O plano de ação 5w2h é uma ferramenta que incentiva o aprimoramento constante de processos e operações, tornando as tomadas de decisão mais assertivas. Pode ser utilizado para pequenos projetos, como contratações, manutenções, instalações de equipamentos, treinamento de equipe, desenvolvimento de novos serviços, produtos, entre outras aplicações.
A matriz 5w2h, também conhecida como metodologia ou plano de ação 5w2h, ajuda gestores a integrar equipes e estabelecer as tarefas necessárias para colocar um projeto, atividade ou plano em prática.
O que é plano de ação 5w2h?
É uma ferramenta de gestão efetiva e fácil de ser utilizada. São perguntas que definem:
- Qual é o objetivo que precisa ser alcançado
- O motivo desse objetivo
- Qual área da empresa, setor, ativo deve alcançar esse objetivo
- O prazo para o projeto ou plano ser concluído
- Quem são as pessoas envolvida
- Qual é o custo para completar o projeto ou plano.
As perguntas do 5w2h ajudam a quebrar um plano de ação em etapas práticas e bem definidas. Isso ajuda na organização de papéis e funções de cada colaborador envolvido no projeto ou na área que precisa de melhoria.
O plano de ação 5w2h simplifica a parte estratégica do planejamento, pois sua estrutura enxuta define os passos necessários para atingir os objetivos traçados. Ou seja, pode ser aplicado de forma ágil e determina com clareza o que precisa ser feito.
O que é a ferramenta 5w2h?
Essa ferramenta é composta de etapas simples que precisam ser respondidas pelo gestor ou equipe envolvida em um determinado projeto. Entenda seu significado!
Os 5W
A primeira parte é composta de perguntas que ajudam a entender o problema/objetivo, com as etapas para resolução.
- What
Traduzindo, o primeiro W significa “O que” e, neste campo, deve ser detalhado o problema a ser resolvido ou qual é o objetivo de um projeto, por exemplo.
- Why
O segundo W significa “Por que” e neste campo ou etapa, deve ser definida a justificativa daquele projeto, mudança, objetivo.
3. Where
Where, ou “Onde”, define o local onde está o problema ou que precisa atingir um objetivo. Não basta colocar o nome da empresa, mas sim, definir um setor/área específica ou até mesmo em qual operação ou máquina será aplicado.
4. When
Significa “Quando”, etapa importante que define a data de início e fim do projeto. Podem ser definidas entregas menores dentro deste prazo, dependendo do tipo de projeto.
5. Who
Significa “Quem” e neste campo devem ser incluídos todos os envolvidos no projeto e seus devidos papéis para alcançar o objetivo listado.
Os 2h
Nestes dois últimos campos, vão ser listadas as ferramentas e atividades que serão realizadas pela equipe, bem como o custo final do projeto.
6. How
No campo How (Como) será detalhado o processo para alcançar o objetivo, quais atividades e até quais variáveis podem afetar o andamento do projeto.
7. How much
Por fim, qual é o orçamento disponível para a realização do projeto ou atividade.
Onde surgiu a ferramenta 5w2h?
A origem do 5w2h é atribuída a diversos estudiosos da área de negócios, desde os escritores Alan G. Robinson, Rudyard Kipling e pensadores como Marco Fábio Quintiliano e Aristóteles. No entanto, os primeiros usos estão registrados no Japão, por profissionais da indústria automobilística, em pesquisas qualitativas.
Por que usar a ferramenta de plano de ação com 5w2h?
O plano de ação 5w2h ajuda não somente a resolver problemas, mas criar planejamentos estratégicos com objetividade. Afinal, não é o suficiente saber apenas o que a empresa almeja, mas também qual caminho precisa ser seguido.
Outro ponto positivo é que a ferramenta evita achismos, porque requer dados e informações exatas para que dê certo.
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As vantagens de usar o 5w2h
Não é apenas a facilidade de aplicação do 5w2h que torna essa metodologia tão eficaz para as empresas. Conheça outras vantagens!
Clareza
Existem etapas claras que ajudam no entendimento de qual é o objetivo e quais atividades precisam ser realizadas. Isso ajuda a todo time entender suas atividades e importância no projeto, ajudando também no senso de colaboração.
Produtividade
Devido a sua simplicidade, o 5w2h também ajuda em problemas menores, incentivando a melhoria contínua e aumentando a produtividade, porque o time não perde tempo tentando descobrir o que precisa ser feito, tudo isso é definido no planejamento.
Ferramenta flexível
Pode se adaptar à realidade de inúmeras empresas e até projetos pessoais. O plano de ação 5w2h serve para resolver problemas, melhorar processos, contratações, treinamentos, metas, etc.
Aprimoramento do planejamento
Criar planejamentos é muito fácil, mas sem um plano de ação, dificilmente será executado. O plano de ação 5w2h é eficiente justamente por “quebrar” o planejamento em etapas menores e de execução.
Para uso individual ou coletivo
Citamos muito o trabalho em grupo, mas o plano de ação 5w2h pode ser usado individualmente ou coletivamente. Por exemplo, mudar o processo de vendas de um único vendedor ou do time todo.
Como elaborar um plano de ação 5w2h? Veja exemplos!
O plano de ação pode ser feito em uma planilha de Excel, no papel ou em um quadro branco visível para um time. Deve conter então 7 colunas com os 5 W e 2H. Se preferir, podem ser 7 linhas e as respostas na frente.
O formato kanban também é bem vindo, pois propõe o uso de post-it para acompanhamento e atualização das etapas. Neste formato, mais de um plano de ação pode ocorrer simultaneamente. Veja exemplos de planos de ação 5w2h abaixo abaixo:
| What (O que) | Why (Por que) | Where (Onde) | When (Quando) | Who (quem) | How (Como) | How Much (Quanto) |
| Realizar preventiva nos geradores | Evitar paradas e corretivas | Gerador pavilhão 1 | Uma vez por mês | Terceirizada | Avaliar equipamento e criar cronograma | R$100 |
| Treinamento equipe de torneiros | Evitar acidentes ocupacionais | Setor de automação | Dezembro | Gestor | Elaborar OS de serviço com instruções | sem custo adicional |
| Contratação software de manutenção | Organizar os processos e agilizar atendimentos | Setor administrativo | Em até 3 semanas | Gestor de equipe | Elencar 3 empresas e solicitar demonstração | Até R$500 mensais |
| Seleção de fornecedores | buscar matéria-prima com mais qualidade | Setor de compras | De 20/09 a 20/10 | Gerente de compras | Avaliação de desempenho do produto e do fornecedor | 15% do budget semestral |
| Reunião áreas | agilidade entre setores | Sala da diretoria | 1x semana | Coordenador de cada área | Reunião presencial | tempo |
O 5W2H como ferramenta fundamental de Planejamento Estratégico e Orçamentário
Além das vantagens citadas acima, o exemplo mostra que mais de um objetivo pode ser definido e isso vai de acordo com cada empresa. Podem ocorrer ciclos de melhorias, alterando as etapas conforme os objetivos forem alcançados. Além disso, o time consegue planejar os custos necessários para resolver problemas e mudanças de processos.
O plano de ação 5w2h também aumenta a participação do time e a criatividade para buscar novas melhorias. Aumentando então a competitividade da empresa frente à concorrência.
Na área de prestação de serviços, o 5w2h também é muito eficiente. Até mesmo a designação de tarefas pode ser automatizada com sistemas como o Produttivo. O gestor pode controlar todos os serviços em tempo real e a equipe técnica realizar atendimentos preenchendo checklists, ordens de serviço e muitos outros formulários via aplicativo.
O sistema possui uma funcionalidade de plano de ação em caso de não conformidades encontradas em inspeções e manutenções. Veja como funciona:
- A equipe técnica realiza os serviços via aplicativo, dispensando o uso de pranchetas e papel. Ao detectar uma não conformidade, sinaliza no formulário. Após a finalização do atendimento, um relatório em PDF é gerado em segundos.
- No painel administrativo, o gestor recebe a não conformidade e já pode criar um plano de ação, abrindo um novo chamado.
Com isso, o cliente não espera dias para ter um problema resolvido. No sistema, o gestor já define o que é o plano de ação, onde será realizado, prazo e quem é o responsável.
O sistema ainda conta com painel de indicadores, trazendo dados sobre volume de serviços, índice de satisfação do cliente, clientes e ativos que mais geram demandas e muito mais.
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