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Plano de inspeção: 4 exemplos e modelo para baixar

Se é com planejamento que se vai longe, o plano de inspeção é um dos documentos mais importantes no sucesso dos negócios. Afinal, ele garante que as checagens sejam realizadas no tempo correto e seguindo um padrão de qualidade. 

Neste artigo te mostramos o que é um plano de inspeção na prática, como ele pode ser construído do zero e ainda oferecemos um plano de manutenção de equipamentos que você pode baixar gratuitamente e adaptar as suas inspeções! 

Veja também: Checklists de inspeção digitais para diversos segmentos

O que é plano de inspeção?

O plano de inspeção é um documento que organiza as inspeções realizadas nas empresas. Nele estão contidas informações sobre quais itens precisam ser inspecionados (ativos, frotas, edifícios, produtos), o tipo de inspeção que deve ser realizada, periodicidades de checagens e os responsáveis por cada atividade. Veja um exemplo:

Exemplo de plano de inspeção em excel

Baixe esse modelo gratuitamente! 

Para ser montado é necessário que avaliações prévias sejam realizadas, de modo a entender o tipo de inspeção necessária para cada item e a frequência ideal. 

São exemplos de inspeções que podem ser realizadas: 

kit-plano-de-manutenção

Para que serve o plano de inspeção? 

O plano de inspeção organiza as checagens e contribui para que elas sejam realizadas dentro do prazo estipulado, evitando negligências que podem prejudicar as operações. 

Além disso, o plano de inspeção também colabora para:

  • Prolongamento da vida útil dos ativos;
  • Redução de falhas em equipamentos; 
  • Criação de produtos com mais qualidade;
  • Identificação de não conformidades nos itens inspecionados;
  • Aumento da segurança dos processos;
  • Diminuição dos riscos de acidentes de trabalho.

Quais são as vantagens do plano de inspeção?

O plano de inspeção auxilia as empresas de forma prática e estratégica ao: 

  • Identificar e reduzir riscos;
  • Evidenciar não conformidades;
  • Permitir a realização de análises de falhas com base nos padrões apresentados;
  • Reduzir custos;
  • Garantir cumprimento aos padrões de qualidade;
  • Aumentar a qualidade do processo de produção. 

Como funciona o plano de inspeção?

Antes de listar quais checagens precisam ser realizadas, o plano de inspeção deve fazer uma avaliação detalhada sobre os itens que vão passar por inspeção, considerando alguns pontos: 

  • Quais são as situações de risco no ambiente de trabalho?
  • Quais acidentes e doenças podem acontecer de acordo com cada atividade?
  • Quais normas regulamentadoras precisam ser cumpridas?
  • Quais os ativos mais críticos da companhia?
  • Como é a depreciação dos ativos e taxas de falhas?
  • Quais são os principais indicadores de manutenção, de segurança do trabalho e de produção?
  • Quais devem ser as instruções das inspeções para cada avaliação?
  • Como serão os procedimentos de amostragem?
  • Quais metodologias de avaliação serão utilizadas?
  • Quais serão os parâmetros de qualidade adotados?
  • Como as informações das inspeções serão coletadas?

Depois de todas essas informações mapeadas, o calendário do plano de inspeção pode ser montado. Ele deve contemplar as datas em que as inspeções serão realizadas, o que será inspecionado em cada uma e os responsáveis. 

Para cumprir o plano de inspeção é fundamental que relatórios de inspeção sejam criados, de forma a estabelecer padrões na coleta de informações e facilitar o registro das avaliações. Veja um exemplo de relatório de inspeção de segurança do trabalho:

Nesse caso, a ficha de inspeção foi montada em formato de checklist, no qual as perguntas orientam o que deve ser verificado. Veremos em detalhes, mais adiante, como montar uma boa ficha de inspeção.

Modelo de plano de inspeção e manutenção 

Simplificando a criação de planos de inspeção e manutenção, o Produttivo criou uma planilha em Excel, que pode ser baixada gratuitamente. Ela é dividida pelas periodicidades das inspeções (diárias, semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais). Veja só:

Imagem do plano de manutenção predial conforme NBR 5674 em excel para baixar gratuitamente

Baixe gratuitamente o modelo de plano de inspeção e manutenção

Você pode adaptá-la do seu jeito, editando os exemplos e incluindo os itens que precisam ser inspecionados na sua empresa. 

Preparamos também um passo a passo em vídeo que te ensina a como utilizar a planilha. Você pode acessá-lo aqui!

Plano de inspeção exemplos

Os planos de inspeção podem ser criados com diferentes objetivos e para os mais diversos segmentos. Veja alguns exemplos: 

Plano de inspeção e manutenção

Esse tipo de plano serve para controlar a realização de manutenções e reparos nos ativos. Seu foco é diminuir as falhas apresentadas pelos equipamentos, garantindo uma melhora na saúde e vida útil. 

Para isso faz uso de um cronograma que leva em conta o tipo de manutenção mais indicada para cada maquinário e a frequência ideal.

A implementação desse plano de inspeção traz uma série de benefícios para as empresas, como: mais segurança aos operadores, redução no consumo de energia e diminuição no número de falhas. 

Plano de manutenção em excel pronto para baixar gratuitamente

Plano de inspeção de equipamentos

O plano de inspeção de equipamentos se preocupa com a segurança. Por isso, avalia as condições de uso dos maquinários e o funcionamento de equipamentos de proteção. 

Sua função é identificar não conformidades e quebras de padrão no funcionamento dos equipamentos, que representem riscos à operação dos maquinários e aos técnicos responsáveis, para então enviá-los à manutenção. 

Esse tipo de inspeção deve acontecer de forma periódica e se baseia nos requisitos e exigências das normas regulamentadoras do setor. 

Modelo de checklist digital para controle de equipamentos e máquinas

Plano de inspeção de qualidade 

A conformidade dos produtos, com os padrões de qualidade estabelecidos pelas empresas, são averiguados a partir do plano de inspeção de qualidade, que estabelece as rotinas de avaliação e cria critérios para a inspeção dos itens. 

É o plano de inspeção de qualidade que contribui para que os produtos sejam produzidos de forma eficiente, reduzindo a ocorrência de desperdícios, erros ou refugos. 

Plano de inspeção de recebimento

Como o próprio nome diz, o plano de inspeção de recebimento serve para controlar a entrega de produtos ou equipamentos da empresa.  

Os produtos precisam passar por uma avaliação prévia que comprove que as especificações técnicas estão em conformidade com as exigências. Isso garante a qualidade das matérias-primas utilizadas no processo de produção e a comprovação da qualidade dos fornecedores. 

Como fazer um plano de inspeção?

O plano de inspeção precisa ser claro e detalhado ao mesmo tempo, indo muito além de um simples cronograma com datas e responsabilidades. 

Para ser seguido de forma eficiente, ainda conta com outros recursos e ferramentas que melhoram a sua aplicação.

Entenda como fazê-lo do zero: 

1. Faça um mapeamento de equipamentos ou produtos a serem inspecionados

O mapeamento é a base do plano de inspeção, porque a partir dele será mais fácil identificar o que deve ser avaliado, como e quais recursos serão necessários nesse processo.

No mapeamento de equipamentos o recomendado é criar um inventário de máquinas que traga as principais informações: nome, número de identificação, fabricante, marca ou modelo do equipamento. Veja um exemplo abaixo: 

planilha em excel kit inventário de máquinas e equipamentos

Baixe grátis esse modelo de inventário de máquinas e equipamentos

Para produtos também é necessário entender quais deles serão avaliados, suas principais características e como acontece o procedimento padrão da produção. Crie um relatório para registrar todas as informações coletadas. 

Kit inventário de máquinas e equipamentos pronto para baixar gratuitamente

2. Crie um cronograma com as rotinas das inspeções 

Em seguida, parta para a construção do cronograma do plano de inspeção. Liste quais processos ou ativos devem passar por avaliação e as periodicidades em que as inspeções vão acontecer. 

As inspeções podem ser diárias, semanais, quinzenais, trimestrais, semestrais ou anuais, tudo depende do objetivo do plano de inspeção e das necessidades do item que será averiguado. 

No caso dos equipamentos, para ajudar nesse processo de definição de periodicidades, existem alguns critérios que podem ser utilizados: 

  • Recomendações de fabricantes, normas ou leis: As recomendações variam de acordo com o segmento, mas de modo geral, para identificá-las, basta consultar as orientações dos fabricantes e os manuais de uso e manutenção dos equipamentos. Existem também normas regulamentadoras, como a NR 12, responsáveis por exigir algumas adequações aos ativos, por isso as legislações também devem ser consultadas. 
  • Mapa de criticidade: Indica o quanto a manutenção de um determinado equipamento é importante. Para descobrir essa informação, você pode analisar quais são os impactos que a falta de manutenção pode trazer para questões financeiras, ambientais ou de segurança do trabalho;
  • Uso da sua expertise: Use o conhecimento que você já tem em relação ao equipamento, para definir o que é prioridade naquele determinado momento. Confiar no seu trabalho é uma escolha que te leva ao sucesso.

3. Armazene as informações

Neste momento, você precisa adicionar em uma planilha todas as informações que foram definidas acima. O documento não pode ser desenvolvido de qualquer forma. 

No material abaixo, você não precisa ser um especialista em Excel ou em números para desenvolver a sua própria ferramenta. Ela já está organizada e pronta para utilizar. Basta modificar de acordo com as informações da sua empresa.

kit-plano-de-manutenção

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4. Identifique os critérios da inspeção

Para ter sucesso, as inspeções devem estar baseadas em critérios que permitam ao inspetor indicar se os itens avaliados estão em conformidade ou não com o que é exigido. 

Nesses casos uma série de parâmetros podem ser adotados para nortear a inspeção. São exemplos: 

  • Cumprimento de normas regulamentadoras;
  • Exigências de certificações internacionais (como a ISO 9001);
  • Cumprimento de características físicas (comprimento, largura, voltagem, viscosidade);
  • Cumprimento de características sensoriais (gosto, aparência, cor, temperatura, vibração);
  • Orientação temporal (confiabilidade, durabilidade, praticidade);
  • Valores mínimos ou máximos;
  • Valores específicos de tolerância;
  • Valor conforme ou não conforme. 

Leia também: Relatório de não conformidade: o que é e como elaborar

5. Crie uma rota de inspeção 

Nos casos em que é preciso se deslocar para colocar em prática o plano de inspeção é preciso criar uma rota de inspeções, levando em consideração: 

  • O que será inspecionado;
  • Quando a inspeção será realizada;
  • Quais são os responsáveis;
  • Quais recursos e materiais serão necessários;
  • Qual será o tempo estimado de duração;
  • Qual o caminho mais lógico a ser seguido;
  • Quais pontos fundamentais devem ser inspecionados;
  • Quais são os riscos do local;
  • Quais critérios e parâmetros serão utilizados;
  • Quais EPIs são necessários.

As respostas desse questionário contribuem para que as inspeções sejam realizadas de forma otimizada, garantindo que a equipe estará preparada, que os materiais necessários não serão esquecidos e que as melhores rotas foram definidas. 

6. Crie uma ficha de inspeção 

A ficha de inspeção é o documento em que as informações sobre avaliação dos produtos, processos ou equipamentos são registradas. 

Através dela as irregularidades são evidenciadas e ações corretivas podem ser sugeridas para tratá-las. 

Uma dica é montar o relatório de inspeção no modelo de checklist, em que as questões servem para orientar a coleta de informações e as respostas podem ser “conforme” ou “não conforme”. Veja um exemplo de relatório de inspeção de manutenção: 

As próprias questões podem vir acompanhadas dos critérios e padrões que devem ser inspecionados. 

Para elaborar a ficha de inspeção, você pode seguir alguns passos: 

  1. Identificar dados da empresa, do cliente e do responsável pela inspeção;
  2. Descrever de forma breve a atividade a ser desenvolvida;
  3. Registrar a data e hora em que a inspeção foi iniciada e finalizada;
  4. Evidenciar a data da próxima inspeção (caso seja programada);
  5. Incluir informações do equipamento;
  6. Inserir o checklist da inspeção;
  7. Complementar com registros fotográficos;
  8. Acrescentar o diagnóstico das inspeções;
  9. Finalizar com as assinaturas. 

Crie sua própria ficha de inspeção no Produttivo com várias opções de campo de resposta

7. Revise o Plano de Inspeção 

Recomendamos também que a revisão do plano de Inspeção seja feita regularmente. 

Verifique se todos os equipamentos foram adicionados, se a periodicidade está correta, se o material está organizado e compreensível. Ao confirmar todas essas questões, o trabalho pode ser concluído com êxito.

8. Analise os dados e indicadores

Por último, porém não menos importante, está a análise de todas as informações recolhidas durante a aplicação do seu plano de inspeção.

É através desses dados que você obtém embasamento para sugerir melhorias, criar planos de ação e apresentar informações concisas para a equipe, cliente ou superiores.

Importância do plano de inspeção

O plano de inspeção é uma ótima ferramenta para reunir dados e transformá-los em informações importantes para a empresa.

Para que você entenda melhor o poder deste documento, vamos colocar como exemplo a inspeção de troca de óleo.

Em equipamentos que contêm mais de mil litros de óleo, o responsável pelo plano de inspeção pode remover uma amostra dessa substância.

Com esse material, é possível descobrir informações importantes. Dentre as mais comuns, encontram-se: viscosidade, cor, fluidez, volume de resíduos e sujeira.

Ao fazer a inspeção de forma regular, é possível analisar a performance da máquina, descobrindo qual é o melhor período para fazer a substituição.

Em um primeiro momento, essa inspeção pode parecer básica, mas ela traz efeitos positivos para a empresa, uma vez que ela ajuda a diminuir, por exemplo: a quantidade de interrupções que são oriundas de problemas com as máquinas.

A regra é clara: quanto mais detalhes sua empresa registrar sobre as inspeções, mais capacidade ela terá para melhorar a performance e eficiência de todas as etapas de produção. 

Quais ferramentas utilizar no processo de inspeção?

Algumas ferramentas podem otimizar a implementação do plano de inspeção e a coleta de informações. Veja as principais:

Formulários em Word 

O Word é uma ferramenta simples e prática de usar. Permite a criação de formulários e relatórios de forma ilimitada e descomplicada. 

É possível utilizar a ferramenta no celular, desde que com acesso à internet; ou imprimir o documento em papel para levar nas inspeções. 

Apesar de ser prático, o Word tem recursos restritos, que prejudicam a criação de formulários complexos, a coleta de assinaturas e a anexação de fotos no momento da inspeção. 

Ao ser utilizado em papel, o Word também traz desafios para as inspeções, que enfrentam dificuldades e retrabalhos na digitalização das fichas de inspeção, problemas de esquecimento de preenchimentos, rasuras e perdas de documentos.

Baixe gratuitamente: Checklists de inspeção para diversos segmentos 

Planilhas em Excel 

As planilhas em Excel são outra alternativa para aqueles que desejam digitalizar o plano de inspeção, tendo maior controle sobre os dados coletados nas checagens e reduzindo o uso do papel. 

Nas planilhas é possível criar planos de inspeção completos, checklists e gráficos visuais para acompanhar as principais não conformidades relatadas nas inspeções.

Por outro lado, o Excel também apresenta algumas desvantagens na criação e preenchimento dos formulários, como necessidade de acesso à internet e dificuldades no uso direto do celular. 

Por isso, é uma ferramenta indicada para começar a organizar os planos de inspeção, mas conforme seu uso vai ficando mais complexo, outros sistemas são mais recomendados. 

Aplicativos e softwares 

Os aplicativos e softwares especializados na criação de planos de inspeção, são completos e resolvem boa parte dos problemas enfrentados ao utilizar modelos em Word ou Excel. 

Nos aplicativos, existem uma série de recursos que facilitam as inspeções, automatizando processos e tornando a verificação mais rápida e segura. 

São exemplos de funcionalidades que podem ser encontradas nesses sistemas e que contribuem para uma inspeção eficiente:

  • Uso dos recursos mesmo offline;
  • Tipos de resposta dos formulários totalmente personalizáveis;
  • Inclusão de fotos feita na hora do preenchimento com marcação de data e hora em que foram tiradas;
  • Bloqueio de galeria para que apenas fotos tiradas na hora possam ser incluídas nas fichas de inspeção;
  • Marcação de questões como obrigatórias, evitando esquecimentos;
  • Marcação de geolocalização automática, feita com base nas coordenadas geográficas de onde o preenchimento foi realizado;
  • Criação de relatórios digitais personalizados; 
  • Criação de planos de inspeção automáticos;
  • Acompanhamento do status das inspeções;
  • Questões de checklists com pontuação e geração de alertas;
  • E muito mais!
Relatório de inspeção digital para usar no sistema do Produttivo. Relatórios com mais de 13 opções de campo de respostas, questões de não conformidade, recursos de confiabilidade e personalização de questões

Por que automatizar o plano de inspeção? 

O plano de inspeção automático, feito por meio de sistemas e aplicativos, traz mais eficiência e segurança às operações. Isso porque, os recursos foram criados para resolver problemas comuns na hora de realização, acompanhamento e análise das inspeções. 

Ao automatizar o plano de Inspeção, é possível ter informações mais organizadas, consultas à histórico facilitadas e redução nas chances de perda dos documentos. 

Sem falar na economia de tempo e aumento de produtividade relacionadas às tarefas que o próprio sistema realiza, dispensando atividades manuais, como é o caso do preenchimento de informações já cadastradas no sistema e do agendamento das inspeções. 

Soluções do software do Produttivo para a criação de planos de inspeção automáticos 

Uma dica interessante é contar com o apoio de softwares, como o do Produttivo, que otimizam a geração, acompanhamento e comprovação dos planos de inspeção. Nele você tem acesso a inúmeros recursos que poupam tempo da gestão e da equipe técnica, como: 

  • Agendamento automático de planos de inspeção e manutenção;
  • Cadastro e gestão de clientes e ativos;
  • Impressão de QR Code para todos os equipamentos ou edifícios;
  • Checklists online com recursos como: alertas em tempo real sobre as conformidades relatadas, fotos para comprovação de serviços, assinatura digital, entre outros;
  • Histórico de não conformidades e planos de ação;
  • Funcionamento offline;
  • Relatórios customizáveis com diferentes opções de cores e possibilidade da inclusão da logomarca da empresa e dos clientes;
  • Painel para acompanhamento de indicadores sobre as inspeções e sobre o desempenho da equipe técnica. 
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