ISO 9001: o que é, como fazer e checklist para aplicação

A ISO 9001 estabelece padrões de qualidade que podem ser implementados por qualquer empresa, independente do tamanho ou segmento de atuação. Através dos requisitos que exige, a ISO 9001 garante processos mais bem estruturados e máxima qualidade na entrega de serviços ou produtos.

Ao se adequar às exigências da ISO 9001, além de ganhar eficiência operacional, as empresas dispõem de uma certificação internacional que comprova o cumprimento dos padrões de qualidade da empresa.

Neste artigo você descobre como implementar a ISO 9001 na prática, esclarece as principais dúvidas sobre o processo de certificação e o Produttivo ainda disponibiliza um checklist que você pode utilizar dentro do sistema e que te ajuda na adequação às normas.

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O que é ISO 9001?

A ISO (International Organization for Standardization) é um órgão internacional responsável por criar conjuntos de normas que padronizam processos em todos os países do mundo e que sirvam para todo tipo de organização. 

A ISO 9001 é uma dessas normas, que estabelece os requisitos para que as empresas adotem um Sistema de Gestão da Qualidade (SGA) em que os desperdícios são identificados e corrigidos, o que permite que a empresa alcance excelência na produção e entrega de seus produtos ou serviços.  

Logo, a ISO 9001 define ações, etapas e maneiras de realização de atividades que colaboram para o alcance da qualidade em todo o processo. São exemplos de ações orientadas pela norma: 

• Identificação do contexto atual das organizações;
• Diagnóstico sobre os processos da empresa e seus gargalos para uma visão ampla de processos; 
• Identificação de riscos que prejudiquem o desenvolvimento dos processos;
• Avaliação de resultados de desempenho e eficácia das ações; 
• Adoção de práticas de melhoria contínua; 
• Monitoramento do nível de satisfação dos clientes. 

Ao cumprir todos os requisitos exigidos pela ISO 9001 as empresas podem ser certificadas, o que representa um selo de qualidade internacional perante o mercado. 

Qual a diferença entre a ISO 9000 e 9001?

A ISO 9000 pode ser entendida como uma família de conjunto de padrões, que serve para organizar e catalogar as outras ISOs que fazem parte dela. 

Como cada ISO tem um propósito, o da ISO 9000 é reunir em seu conjunto todas as ISO que tratam sobre qualidade de processos. Ela é dividida em três normas técnicas: 

• ISO 9001: Determina ações para alcance da qualidade no desenvolvimento de projetos, na produção, instalação e manutenção de serviços e estipula quais critérios a empresa deve atender para alcançar a certificação; 
• ISO 9004: Demonstra como deve ser o sistema de gestão de qualidade das organizações, que precisam atender a alguns princípios: melhoria contínua, desenvolvimento de lideranças, inovação e desenvolvimento tecnológico; 
• ISO 19011: Institui como devem se desenvolver os processos de auditoria, pautados nos seguintes princípios: integridade, confidencialidade, independência, apresentação justa, cuidado profissional e abordagem baseada em evidências.

Como vimos, a ISO 9001 é uma das normas que compõem a ISO 9000. 

Para que serve a ISO 9001?

A principal função da ISO 9001 é garantir que as empresas estão seguindo um padrão de gestão da qualidade, o que as faz alcançar conformidade com boas práticas, leis e normas de qualidade; otimizar processos e fornecer serviços e produtos que aumentem a satisfação dos clientes. 

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O que é certificação ISO 9001? 

A certificação ISO 9001 funciona como um selo que atesta que a empresa está seguindo os padrões de qualidade exigidos pela norma, o que faz com que a organização esteja sempre em processo de desenvolvimento e melhoria contínua, buscando os melhores resultados e se aprimorando constantemente. 

Abaixo respondemos as principais dúvidas sobre a certificação ISO 9001, confira: 

Quais empresas podem ter a certificação ISO?

Todo tipo de empresa pode ter a certificação ISO, independentemente do tamanho ou do setor de atuação. Para isso a empresa deve atender alguns requisitos como ter um CNPJ ativo e cumprir as legislações específicas do seu setor. 

Para empresas que tenham mais de uma filial é possível escolher certificar apenas uma delas ou todas juntas.

Quem certifica a ISO 9001 no Brasil?

A organização responsável por certificar a ISO 9001 no Brasil é o Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade e Tecnologia), que realiza processos de auditoria na empresa para só então conceder a certificação. 

A ISO 9001 tem validade?

A certificação ISO 9001 é válida por três anos e deve ser renovada quando o período acabar. 

Caso deseje continuar sendo certificada, ao final dos três anos, a empresa deve passar por uma nova auditoria do órgão certificador. Por isso, é importante que a empresa mantenha o cumprimento aos requisitos da norma e o padrão de qualidade alcançado durante os anos. 

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Quanto tempo leva para conseguir a certificação ISO?

O tempo para conseguir a certificação varia de acordo com o tamanho da empresa, complexidade do projeto, disponibilidade de recursos e grau de conformidade com os requisitos da norma.

Mas a média de tempo que uma empresa pode levar para alcançar a certificação é de seis a doze meses.

Quanto custa a certificação ISO?

Assim como o tempo para conseguir a certificação, o custo envolvido também varia. 

Além de considerar os custos da certificação, as empresas precisam considerar os custos de implementação da ISO 9001. 

Uma consultoria para auxiliar no processo de implementação da norma, por exemplo, pode custar de R$ 5 mil até R$ 50 mil, tudo depende do tamanho da empresa e da complexidade do projeto. 

Já o valor da certificação pode ficar entre R$ 3 mil e R$ 12 mil. 

Quais são as principais mudanças da ISO 9001 de 2008 para 2015?

A versão mais recente da ISO 9001 é de 2015 e trouxe mudanças na estrutura de apresentação dos tópicos, na linguagem e em seus padrões. Veja a seguir as principais diferenças: 

Gestão de risco

A gestão de risco com a versão de 2015 passa a ser entendida como conjunto de ações preventivas a serem adotadas para evitar impactos negativos, o que abre espaço para as empresas desenvolverem seus próprios métodos preventivos, implementando um gerenciamento de risco mais amplo e bem estruturado. 

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Participação das lideranças

A falta de participação das lideranças, principalmente nas fases de planejamento e implementação, compromete a adesão às mudanças por parte dos colaboradores, o que atrasa o processo de certificação e a consolidação do sistema de gestão da qualidade. 

Por esse motivo, na versão de 2015 a ISO 9001 exige a participação da alta diretoria e dos gestores, que devem se envolver mais no processo, ganhando mais responsabilidades e demonstrando o comprometimento com o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e com o foco no cliente. 

Ênfase na gestão do conhecimento

A última mudança destacada são os requisitos adotados pela ISO 9001 que permitem que a empresa se proteja da perda de capital intelectual, que acontece quando funcionários saem da organização, levando com eles conhecimentos essenciais, sem antes repassá-los; gerando custos e retrabalho à organização. 

Como conseguir ISO 9001?

Para conseguir a certificação ISO 9001 você deve seguir esse passo a passo: 

1. Implementar os requisitos exigidos pela ISO 9001;
2. Realizar uma auditoria interna para se certificar de que não existem não conformidades e realizar os ajustes necessários;
3. Realizar a auditoria por porte do órgão certificador para atestar que todos os requisitos foram cumpridos e que a certificação pode ser concedida; 

No processo de realização da auditoria interna, se certifique de que a empresa está seguindo os principais requisitos e princípios da ISO 9001. Falaremos mais aprofundadamente sobre eles adiante: 

ISO 9001 requisitos

A ISO 9001 é toda pautada nos princípios de gestão da qualidade e as empresas que escolherem se certificar também devem seguí-los. Veja quais são devem ser os requisitos a serem seguidos: 

1. Escopo: A empresa deve estabelecer o escopo do sistema de gestão da qualidade entendendo o porquê da aplicação da norma e quais processos, produtos e serviços se encaixam nela; 
2. Referência normativa: Mapeamento das normas e documentos necessários para a implementação da ISO 9001;
3. Termos e definições: Fornecimento do vocabulário utilizado e garantia de que eles estão de acordo com os parâmetros da ISO 9001; 
4. Contexto da organização: Compilado de questões importantes à organização, tanto internamente, quanto externamente;
5. Liderança: Garantia do compromisso, responsabilidade e incentivo por parte da liderança na implementação da norma;
6. Planejamento: Compreende a análise de riscos, oportunidades, definição de objetivos e metas de qualidade;
7. Suporte: Listagem dos recursos necessários para a implementação da norma (estrutura, pessoal, ambiente de trabalho, documentação, etc); 
8. Operação: Execução das atividades da empresa levando em consideração o planejamento, os princípios de melhoria contínua e o controle das mudanças realizadas; 
9. Avaliação de desempenho: Acompanhamento e análise dos resultados obtidos;
10. Melhoria: Definição das ações a serem implementadas em casos de melhorias, ações preventivas e correções de não conformidades;

ISO 9001 princípios 

Para garantir a execução dos parâmetros exigidos pela ISO 9001 é preciso seguir os princípios aos quais ela se baseia, só assim os requisitos de sua aplicação podem ser cumpridos.

Confira quais são esses princípios:  

• Foco no cliente: Todas as ações da empresa devem ter como foco o cliente e a melhoria da sua satisfação;
• Liderança: O papel da liderança deve ser o de motivar e engajar os colaboradores, além de só orientar; 
• Engajamento do time: Para que as mudanças ofereçam resultados, os colaboradores devem acreditar nelas e ver propósito em suas funções; 
• Abordagem de processo: Tratar cada procedimento como parte de um processo único, entendendo que todas as atividades estão interligadas e fazem parte de um organismo;
• Melhoria: Garantir que a melhoria seja contínua;
• Tomada de decisão baseada em evidências: As decisões devem ser todas com base em fatos e dados. 

Como implementar ISO 9001? 

Deseja implementar a ISO e não sabe por onde começar? Preparamos um passo a passo que vai te ajudar: 

1. Pesquise sobre a norma

Comece entendendo a norma, suas exigências e como ela pode se encaixar à rotina da empresa. Conhecer os requisitos vai te ajudar a se antecipar na realização de ajustes às não conformidades encontradas. 

Além disso, avalie a contratação de uma consultoria especializada para prestar apoio nas adequações à ISO 9001. A consultoria pode oferecer orientações quanto aos principais requisitos que devem ser atendidos e oferecer treinamentos de interpretação da norma. 

2. Recrute uma equipe para ser responsável pelo projeto 

Depois de entender as exigências da ISO 9001, monte um time de colaboradores responsáveis por iniciar a implementação das diretrizes. 

Comece com um time pequeno, mas que esteja interessado em colocar em prática as exigências da ISO 9001. Garanta que eles estejam engajados e, aos poucos, faça com que todos os colaboradores da empresa entendam a importância das mudanças e das adequações à ISO 9001, mudando assim a mentalidade dos colaboradores e a forma como os processos de cada área acontecem. 

3. Ofereça treinamento sobre ISO 9001

O treinamento dos colaboradores é essencial para garantir o desenvolvimento de uma mentalidade da melhoria contínua, como proposto pela ISO 9001 e a aderência aos novos processos estabelecidos. 

Ele pode ser realizado pela consultoria contratada ou através de cursos online com vídeos, textos e ilustrações que ajudam na compreensão das exigências da norma. 

4. Realize um diagnóstico sobre a empresa

O próximo passo é fazer um diagnóstico sobre a empresa, reúna informações sobre: 

• Como está o sistema de gestão atual da empresa;
• Como está o nível de qualidade dos serviços/produtos;
• Como está o grau de satisfação dos clientes;
• Quais requisitos da ISO 9001 já são cumpridos pela empresa;
• Quais requisitos ainda precisam de adequação. 

Após gerar o diagnóstico os gestores terão uma visão geral sobre os processos da empresa, evidenciando as não conformidades e podendo pensar em planos de ação para sua correção.  

A criação de um checklist de verificação, com todos itens da ISO 9001 que a empresa deve atender, pode ajudar nesse processo. 

5. Crie um cronograma de implantação ISO 9001

Em seguida chegou a hora de planejar as ações e mudanças que serão executadas. Liste quais adequações precisam ser feitas de acordo com o setor, estipule os responsáveis e defina um prazo de execução.

Nessa fase vale também estipular sobre quais serão os custos envolvidos em todo o processo de adequação à norma, desde a contratação de uma consultoria, até mudanças internas que a empresa precise fazer. 

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6. Adeque-se aos requisitos 

Depois do cronograma criado, coloque a mão na massa e garanta que todos os planos de ação mapeados estão sendo colocados em prática. É preciso que todas as irregularidades sejam resolvidas antes da empresa passar pela auditoria do organismo certificador. 

Após a adequação aos requisitos, certifique-se de que as seguintes ações foram desenvolvidas durante o processo: 

• Mapeamento de como acontecem todos os processos da empresa, com suas entradas e saídas;
• Definição das políticas de qualidade a serem adotadas pela empresa; 
• Planejamento do sistema de gestão de qualidade; 
• Planejamento da realização da auditoria interna; 
• Definição de recursos para atender ao planejamento estipulado;
• Estabelecimento de uma liderança responsável por acompanhar a implementação da norma; 
• Definição de ações corretivas. 

7. Realize auditorias internas e aplique checklists 

As auditorias internas servem para garantir que as ações corretivas mapeadas foram colocadas em prática e para que a própria empresa tenha controle sobre o que está em conformidade e sobre irregularidades que ainda devem ser solucionadas. 

Para auxiliar nas checagens as empresas costumam utilizar checklists contendo todos os requisitos que precisam ser atendidos, como esse modelo gerado no sistema do Produttivo que você pode usar: 

Use esse modelo ou crie o seu próprio modelo dentro da plataforma

8. Trate as não conformidades encontradas 

Depois da aplicação do checklist fica fácil ver as não conformidades encontradas e corrigi-las. 

Assim que tudo estiver certo a empresa já pode contratar o órgão certificador para a realização da auditoria, que dará andamento à certificação. No site do Inmetro você tem acesso a uma lista de órgãos certificadores que você pode acionar.

Check list ISO 9001 digital 

Os checklists são instrumentos indispensáveis para empresas que desejam comprovar a realização de serviços e se adequarem a exigências de normas. 

Para garantir o cumprimento de todos os requisitos abordados pela ISO 9001, você também pode utilizar um checklist. 

O Produttivo preparou um modelo que você pode editar e adaptar às suas necessidades. Nele você pode incluir fotos que comprovem as checagens feitas, configurar um sistema de pontuação que gera alertas para todas as não conformidades encontradas durante a inspeção e marcar as questões como obrigatórias para que o auditor interno não se esqueça de verificar nenhum item!

Veja um exemplo de como o checklist fica preenchido: 

Para usar esse modelo ou criar o seu próprio modelo basta clicar aqui!

Quais os benefícios da ISO 9001 para as indústrias? 

A aplicação das diretrizes da ISO 9001 oferece uma série de benefícios para as empresas, que vão desde a redução de custos e desperdícios, até o aumento da eficiência dos processos. Outros benefícios são: 

• Aumento da confiabilidade da empresa; 
• Aprimoramento e melhora da qualidade de serviços e produtos ofertados;
• Melhora da assertividade nos investimentos;
• Aumento da satisfação e fidelização dos clientes; 
• Melhora da tomada de decisão;
• Melhora no diferencial competitivo;
• Melhora na imagem e reputação da empresa;
• Facilita a conformidade com outras regulamentações e legislações; 
• Melhora na gestão de recursos;
• Colabora para uma visão mais ampla da empresa;
• Evidencia os riscos de cada processo colaborando para o gerenciamento de riscos. 

Conheça outros benefícios:

Alinhamento dos processos da indústria com a estratégia

Ao proporcionar uma visão completa da empresa, a ISO 9001 evidencia quais processos precisam ser revisitados e quais mudanças estratégicas devem ser implementadas, o que garante que o gerenciamento esteja alinhado aos objetivos da empresa e, consequentemente, aos da ISO 9001. 

Melhorias na produtividade

Com processos mais bem estruturados e com a eliminação de desperdícios a empresa consegue trabalhar com sua capacidade máxima, aumentando a produtividade e otimizando ainda mais o sistema de gestão. 

Internacionalização facilitada

Um dos papéis da ISO 9001 é garantir que o selo de qualidade seja aceito em qualquer país, o que oferece às empresas reconhecimento internacional pelo serviço que prestam e aumenta a oportunidade de negócios. 

Leia também: Relatório de não conformidade: o que é e como elaborar

Importância da ISO 9001 para as empresas 

A ISO 9001 é importante para as empresas porque: 

• Garante qualidade de ponta a ponta da operação;
• Assegura o foco no cliente;
• Afirma o compromisso da empresa com a excelência operacional;
• Abre portas para novas oportunidades comerciais. 

Curso ISO 9001

Quer se aprofundar no assunto, mas não sabe por onde começar? Aqui estão algumas indicações: 

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Veja também: Modelo de plano de ação: o que é e como fazer?

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