Para que o processo produtivo não sofra com paradas de emergência, o estoque de materiais deve ser gerenciado da melhor forma, e a atividade responsável por fazer esse controle chamamos de MRO (Manutenção, Reparo e Operação).
Para ser eficaz, o MRO deve adotar as melhores estratégias de planejamento e controle de estoques. Entenda como fazer um bom gerenciamento e quais práticas evitar!
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O que é MRO?
MRO é uma atividade que compreende todo o gerenciamento de materiais e ferramentas necessários para manter o funcionamento dos processos, reparar maquinários e melhorar a eficiência das operações nas indústrias.
Ao adotar estratégias de planejamento e controle, o MRO busca reduzir custos, evitar desperdícios e promover um nível de estoque adequado, que garanta a continuidade das operações, eliminando paradas não programadas que afetam todo o negócio.
Fazem parte das peças e ferramentas gerenciadas pelo MRO, todos os itens indispensáveis para o funcionamento das indústrias e que não sejam matérias-primas utilizadas na confecção do produto final.
São exemplos os materiais de limpeza e de escritório, peças utilizadas na manutenção dos maquinários e até os equipamentos de segurança usados pela equipe de operação.
Na manutenção de equipamentos, o MRO ganha uma importância a mais, porque é o responsável por garantir que todas as peças necessárias estarão disponíveis no momento das intervenções, contribuindo para uma maior agilidade na resolução dos problemas.
Quais são as três categorias de uma gestão MRO?
A sigla MRO significa Manutenção, Reparo e Operação. Entenda mais sobre cada categoria e quais são os materiais que se encaixam em cada uma:
Manutenção
A manutenção reúne todos os itens necessários para que a operação seja mantida em continuidade. São exemplos ferramentas manuais, materiais de limpeza, materiais elétricos, lâmpadas, entre outros.
Em resumo, são todos os itens necessários para que a operação seja desenvolvida corretamente e ininterruptamente, considerando a organização e limpeza do espaço do trabalho e adequação dos maquinários.
Reparo
Na categoria “reparo” são reunidos todos os materiais necessários para a realização de reparos nos equipamentos, seja os reparos de manutenção preventiva ou de manutenção corretiva, como soldas, parafusos e ferramentas.
A gestão desses itens é o que vai permitir que os equipamentos sejam rapidamente consertados, evitando paradas muito longas que atrapalhem o funcionamento da produção.
Operação
Em “operação” a gestão deve se preocupar com todos os itens que permitam que os trabalhos necessários sejam realizados para fazer a operação acontecer com eficiência.
São exemplos os equipamentos de proteção individual (EPI), uniformes, ferramentas de corte e instrumentos de teste. Esses itens têm influência direta na qualidade do trabalho desenvolvido e na segurança dos colaboradores.
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Quais equipamentos e produtos podem ser geridos no MRO?
O MRO deve gerenciar todos os tipos de materiais, itens e equipamentos que contribuam para o sucesso das operações, incluindo os relacionados a consertos, limpeza, equipamentos de segurança e organização do escritório. Alguns exemplos são:
- Produtos de limpeza (panos, vassouras, desengraxantes, detergentes);
- Papelaria;
- Ferramentas de conserto (chaves de fenda, chaves inglesas, alicates, serras, furadeiras);
- Peças de reposição;
- Equipamentos de segurança (luvas de proteção, capacetes, óculos, botinas, máscara de proteção);
- Iluminação e baterias;
- Materiais elétricos;
- Sistemas de computador;
- Rolamentos;
- Condutores elétricos;
- Compressores;
- Motores;
- Correias;
- Filtros;
- Bombas;
- Válvulas;
- Cabos;
- Acoplamentos;
- Mancais;
- Lubrificantes para máquinas;
- Solventes;
- Graxas;
- Empilhadeiras;
- Guinchos;
- Peças de reposição para veículos (pneus, filtros, correias).
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Qual a importância da gestão MRO?
A gestão de MRO é o que garante a disponibilidade de todos os itens indispensáveis em uma empresa para que as operações aconteçam.
Por isso, sem um bom gerenciamento de MRO paradas por falta de insumos podem ser mais frequentes, prejudicando a qualidade e a eficiência da produção e trazendo prejuízos para as organizações.
Ao planejar a compra de materiais e o nível de estoque, a gestão de MRO garante que nenhum material falte e que não existam desperdícios.
Com isso, o tempo de inatividade e a parada dos equipamentos é reduzida e maquinários considerados como críticos são reparados com mais rapidez e agilidade.
Qual o impacto de uma boa gestão de estoque de MRO nas empresas?
O impacto de uma gestão de MRO eficaz pode ser sentido de ponta a ponta nas operações. Veja os principais benefícios e resultados que esse gerenciamento proporciona:
Gestão de estoque assertiva e inteligente
O estudo e o planejamento realizados pela gestão MRO possibilitam uma visão mais clara sobre o uso dos materiais, sendo possível identificar:
- Quais são os itens de maior consumo;
- Quais são os itens mais críticos para a operação;
- Quando é o melhor momento de realizar a compra de novos materiais;
- Quando investir em conserto e quando comprar peças novas.
Assim as melhores decisões são tomadas com base em dados e históricos apurados pela gestão.
Níveis de estoque ideais e mais otimizados
Uma boa gestão de MRO também garante que os níveis de estoque sejam adequados, ou seja, que não faltem insumos ou que materiais fiquem parados por muito tempo em estoque sem serem utilizados.
Isso acontece porque o real consumo de materiais no dia a dia é avaliado e as compras são programadas para serem realizadas no momento certo, considerando o tempo de entrega dos materiais, o espaço disponível em estoque e o tempo necessário para separar as peças.
Tudo isso garante que desperdícios sejam minimizados e que os materiais não fiquem obsoletos.
Redução de custos
Se com a gestão correta de estoque os desperdícios são minimizados e os materiais não precisam ser comprados em caráter de emergência, inviabilizando a compra com o melhor custo-benefício, isso significa que existe economia de recursos para a organização.
Outra economia se dá porque os equipamentos não precisam sofrer com longas paradas devido a falta de alguma peça ou material, o que prejudica a operação como um todo e pode trazer atrasos e prejuízos para as empresas.
Por sua vez, se os equipamentos estão passando por reparos e manutenções que prolongam sua vida útil, não existe a necessidade de substituições e compras de equipamentos novos.
Mais produtividade e eficiência para a equipe técnica
A gestão de MRO também traz um aumento significativo na produtividade e eficiência das operações porque:
- Mantém os estoques organizados;
- Auxilia no planejamento da equipe técnica, que não precisa perder tempo encontrando ou solicitando a compra das peças que necessita;
- Reduz tempo de inatividade na operação causado por falta de materiais;
- Permite um planejamento mais eficaz das manutenções;
- Melhora a disponibilidade dos equipamentos.
Processos mais otimizados
Ao planejar os estoques de MRO de acordo com a demanda, todos os processos são otimizados: nenhum serviço é deixado de lado por não ter o recurso necessário, materiais não ficam estocados até perder seu prazo de validade e o setor de estoque tem todo um planejamento para se guiar em suas atribuições.
Aumento da disponibilidade e vida útil de equipamentos
Se os níveis de estoque de MRO estão adequados as necessidades da equipe de manutenção, os equipamentos e instalações se beneficiam com aumento da disponibilidade e confiabilidade.
Isso significa que por serem consertados rapidamente e com as peças certas, as máquinas estão sempre disponíveis para uso e trabalham com a performance esperada.
Aumento da segurança das operações
Realizar um bom gerenciamento de MRO também significa aumentar a segurança das operações, uma vez que os recursos certos estão disponíveis para a execução dos trabalhos, como os EPIs. Os maquinários também são continuamente avaliados e melhorados para garantir um funcionamento seguro.
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Melhoria na gestão de riscos
Quando as peças necessárias para a manutenção dos equipamentos estão disponíveis, os maquinários operam com segurança, reduzindo os riscos no ambiente de trabalho.
Por outro lado, se não existe um gerenciamento eficaz de MRO, os equipamentos podem ser obrigados a funcionar com alguma peça danificada, o que aumenta os riscos à operação.
Adequação às normas e legislações
A gestão de MRO assegura o cumprimento de normas e legislações quando proporciona os insumos necessários para que algumas atividades aconteçam, como é o caso da distribuição de equipamentos de proteção individual (EPI) e das peças de reposição necessárias nas manutenções para garantir a segurança na operação dos maquinários.
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Como fazer uma boa gestão de MRO?
Desenvolver uma boa gestão de MRO passa pela implementação de quatro pontos específicos. Veja quais são eles:
1. Estabeleça indicadores
Não existe uma gestão eficaz de MRO sem dados, afinal sem eles como é possível estabelecer valores de referência que vão indicar os níveis adequados de estoque? Ou então como será possível prever tendências de alta ou baixa na utilização de insumos?
Antes de qualquer coisa pense em perguntas, cujas respostas vão te ajudar a entender melhor o comportamento dos setores e da necessidade dos materiais, para só então conseguir fazer um planejamento estratégico sobre os materiais a serem adquiridos.
Uma dica é acompanhar indicadores como:
- Estimativa de gastos com MRO;
- Giro de estoque;
- Perdas no estoque;
- Tempo de reposição;
- Capacidade de estoque;
- Índice de qualidade do fornecedor;
- Vida útil do estoque atual;
- Aumento da utilidade do material versus taxa de reabastecimento;
- Quantidade de estoque de MRO desatualizado;
- Número total de rupturas de estoque;
- Comparação entre a taxa média entre falhas (MTBF) do componente e valor de reposição.
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2. Treine e capacite a equipe
Para que um trabalho seja bem desempenhado, ele precisa do conhecimento, da capacitação e do engajamento da equipe que o realiza.
Nesse sentido, o treinamento dos colaboradores envolvidos na gestão de MRO é o que vai fazer com que os dados corretos sejam avaliados, a previsão das compras se torne assertiva e os níveis dos estoques permaneçam adequados.
Invista em capacitações que explorem tantos os conhecimentos técnicos, como também facilitem o entendimento de todo o processo, desde a aquisição dos materiais, até o impacto que eles têm nos processos produtivos.
3. Utilize softwares
O trabalho de gerenciamento de MRO pode ser facilitado, automatizado e potencializado com a ajuda de softwares que colaboram com o rastreamento, a previsão e a antecipação das necessidades desses materiais.
Esses softwares reúnem funcionalidades que permitem o cadastro de peças e materiais, o gerenciamento de estoque, o acompanhamento e monitoramento dos ativos, a programação de manutenções, entre outras tarefas.
4. Faça uma boa gestão de ativos
Realizar a gestão de ativos é parte das atribuições de uma gestão de MRO, porque é a partir do monitoramento dos equipamentos e do seu funcionamento, que o planejamento do estoque de peças pode ser feito.
A gestão de ativos envolve:
- Planejamento de paradas e programação das manutenções;
- Registro e comprovação dos problemas encontrados;
- Acompanhamento das peças e materiais utilizados;
- Análise de indicadores.
Como forma de ajudar a gestão de MRO, a manutenção preditiva pode ser implementada, pois através de recursos tecnológicos e inspeções esse tipo de manutenção consegue prever quando falhas vão acontecer, melhorando o planejamento de estoque de peças.
Existem ferramentas especializadas na gestão de ativos, como é o caso de Produttivo, um sistema em que é possível fazer todo o controle dos equipamentos: cadastrando peças e materiais necessários, agendando intervenções, documentando o que foi feito por meio de relatórios digitais, acompanhando indicadores, recebendo e gerenciando chamados.
Além disso, o sistema do Produttivo pode ser integrado a outros sistemas de gestão de estoque, o que permite uma visão muito mais completa das operações.
Quais erros evitar no gerenciamento de MRO?
Não basta implementar todas as dicas do tópico anterior, o gerenciamento de MRO ainda precisa se preocupar em não cometer alguns erros comuns, são exemplos:
Cadastrar itens de forma incorreta
O cadastro em sistema sobre os materiais de MRO é a base de todo o planejamento e gerenciamento, por isso um erro nessa etapa inicial pode trazer sérias consequências, como compras e gastos a mais e desperdício de tempo para encontrar itens.
É fundamental que o cadastro seja realizado com cautela e atenção, evitando a inclusão de informações incompletas ou duplicadas.
O posicionamento dos itens em estoque também requer cuidado para que eles sejam localizados com facilidade e agilidade.
Não planejar a compra de materiais
Não planejar as compras de MRO tendo em vista os dados, padrões de uso e itens que já estão em estoque pode causar prejuízos como:
- Compra desnecessária de produtos já existentes;
- Falta inesperada de produtos básicos;
- Perda de produtos que ficaram obsoletos ou com prazo vencido;
- Gastos altos com aquisição de peças de MRO com urgência;
- Paradas de equipamentos demoradas e extensas;
- Falta de manutenção e danificação dos equipamentos;
- Desperdício de tempo para encontrar itens.
O planejamento de compra de MRO também está diretamente ligado ao planejamento financeiro geral da empresa e se não for realizado da forma correta pode resultar em atrasos ou paralisação total das operações.
Além de planejar a compra de materiais, certifique-se de avaliar a validade de itens em estoque e o período de realização de manutenções que demandem reparos e peças específicas.
Realizar compras com quantidades inadequadas
Ambas as compras em quantidades erradas, seja para mais ou para menos, prejudicam a operação.
Quando se compra em alto volume e ele não acompanha a demanda, os materiais correm o risco de ficarem obsoletos ou perderem sua validade, gerando desperdícios.
Já a compra em quantidade insuficiente pode pausar as operações, também causando prejuízos.
Esse é um tipo de problema que pode acontecer tanto pelo cadastro errado de materiais, quanto pela falta de planejamento.
Obsolescência de itens
A obsolescência de itens impulsionada pela compra em volume excessivo é muito comum em peças e itens utilizados em maquinários, quando a evolução tecnológica permite a criação de novos itens com recursos mais avançados e que são melhores para a operação.
Nesses casos o que deve ser avaliado durante a compra é se existem itens mais avançados e que sejam compatíveis com as ferramentas e equipamentos que já são utilizados na empresa, versus o investimento que demandam e a quantidade que deve ser adquirida.
Criticidade
A criticidade é um critério utilizado pela gestão de MRO para definir aqueles materiais que são fundamentais para que o funcionamento das operações não seja pausado e que portanto devem estar em estoque constantemente.
O problema é que a avaliação de criticidade pode ser desenvolvida de forma errada, fazendo com que os estoques fiquem cheios de MRO que não são tão imprescindíveis assim para a continuidade das operações.
A dica é apostar em metodologias e ferramentas que facilitem a identificação de criticidade como a curva de análise ABC ou XYZ.
Você pode melhorar a gestão de MRO de manutenção utilizando o sistema do Produttivo. Nele é possível cadastrar peças e materiais, criar planos de manutenção automáticos, receber e gerenciar chamados, criar relatórios de manutenção digitais e acompanhar indicadores.
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