A planilha de manutenção de veículos desempenha um papel fundamental na gestão de frotas: é a responsável por garantir o cumprimento das inspeções nos prazos corretos, diminuindo gastos com manutenções corretivas emergenciais e aumentando o desempenho da frota.
Como o processo de criação de uma planilha do zero pode ser muito desafiador, neste artigo disponibilizamos uma planilha pronta em Excel para ser baixada gratuitamente. Também ensinamos como usá-la passo a passo e oferecemos dicas práticas para um controle de frotas ainda mais eficiente.
Modelo pronto: Checklist digital de veículos para controle de frota
- O que é uma planilha de controle de manutenção de veículos?
- Planilha para controle de manutenção de veículos grátis
- Quais são as vantagens em utilizar uma planilha de manutenção de veículos?
- Como fazer um controle de manutenção de veículos eficiente?
- Sistema de gestão de frotas para controle de manutenções
O que é uma planilha de controle de manutenção de veículos?
A planilha de controle de manutenção de veículos é um documento digital, feito comumente em sistemas de planilha eletrônica como Excel e Google Sheets, com recursos que permitem registrar e controlar dados sobre a realização das manutenções.
Geralmente essas planilhas de manutenção funcionam como um calendário, no qual é possível registrar a periodicidade das inspeções, as datas agendadas e o que será verificado. Veja um exemplo abaixo:
O objetivo da planilha de manutenção de veículos é assegurar que as inspeções foram realizadas, respeitando o manual de fabricação e recomendações específicas de cada veículo relacionadas a quilometragem rodada e tempo de uso. Só assim é possível ter máximo aproveitando no desempenho da frota e prolongamento de vida útil.
A planilha de manutenção de veículos também colabora para uma melhor programação da revisão e para a redução de paradas não programadas nas frotas, podendo ser agendada no melhor momento para a operação.
O que é manutenção de veículos?
A manutenção de veículos é um processo de revisão, em que são inspecionados diversos sistemas importantes para o funcionamento da frota, como freios, nível de óleo, água, suspensão e pneus.
Por ser realizada de forma periódica, a manutenção previne os veículos de apresentarem falhas graves, identificando problemas e desgastes logo quando aparecem, resolvendo-os de forma simples.
Experimente: Modelo digital de checklist de manutenção de caminhão para registro de inspeções
Planilha para controle de manutenção de veículos grátis
A planilha de controle de manutenção de veículos pode ser criada nos mais variados formatos e estilos. Tudo depende das informações que você deseja acompanhar.
Para facilitar o trabalho da gestão, o Produttivo criou uma planilha de manutenção de veículos em Excel simples e prática, que pode ser baixada gratuitamente. Veja como a planilha é:
Baixe grátis: Planilha de manutenção de veículos
Funcionando como um calendário para criação do cronograma das manutenções, a planilha de manutenção de veículos está em formato de tabela, dividida pelas periodicidades das inspeções (diárias, semanais, quinzenais, mensais, trimestrais, semestrais e anuais). A seguir entenda como utilizá-la na prática:
Como funciona a planilha de manutenção de veículos?
A planilha de manutenção de veículos elaborada pelo Produttivo foi pensada para ser simples de usar e com fácil aplicação no dia a dia dos gestores que precisam realizar o controle de frota.
Para facilitar o uso do material, preparamos um vídeo que te ensina passo a passo como preenchê-la com suas informações. Confira:
Em resumo, você deve:
- Fazer uma cópia da planilha de manutenção de veículos ou baixá-la no seu computador no formato que preferir;
- Alterar as informações de exemplo colocando: a sua logo ou a logo do seu cliente, os dados de contato e o nome da empresa ou do cliente;
- Caso você não utilize todas as periodicidades de inspeções contidas na planilha, basta selecionar as células referentes àquela periodicidade e excluir;
- Tenha em mãos uma lista contendo os veículos da frota e as rotinas de manutenção necessárias para cada um. Para ajudar no mapeamento dos seus veículos, você pode utilizar o nosso material gratuito de inventário de máquinas e equipamentos, que também pode ser baixado gratuitamente!;
- Em seguida, passe as informações da lista para a planilha de manutenção de veículos. O material está dividido por sistemas e a cada sistema você deve incluir as atividades a serem realizadas durante aquela inspeção, assim você terá mais organização e visibilidade sobre cada atividade.
Através dessa planilha de manutenção de veículos, você contribui para o prolongamento da vida útil da frota, mantendo todos os veículos em boas condições de uso.
Quais são as vantagens em utilizar uma planilha de manutenção de veículos?
A planilha de manutenção de veículos te ajuda a criar um cronograma claro e simples, para que as inspeções de toda a frota sejam acompanhadas. Isso traz resultados como:
Mais segurança para a empresa e para os motoristas
Ao realizar manutenções preventivas na sua frota, as falhas nos veículos são identificadas logo no começo, o que reduz a incidência de problemas mecânicos e operacionais que possam causar acidentes.
Além disso, ter a inspeção da frota em dia é uma exigência de legislações do setor e o não cumprimento pode gerar multas para a empresa, sanções e até a paralisação das atividades.
Redução de custos com manutenções corretivas
Como o ditado diz “é melhor prevenir do que remediar”. E para a gestão de frotas isso tem muito sentido, afinal os custos envolvidos em uma manutenção emergencial são muito mais altos do que os de manutenções preventivas.
Ou seja, ao cumprir o que a planilha de manutenção de veículos define, é possível diminuir os custos de manutenções corretivas e ter mais controle e previsibilidade sobre os gastos das frotas, entendendo o período de substituição e a vida útil de peças.
Melhora do desempenho e vida útil da frota
Se as manutenções preventivas são empregadas do jeito certo, a vida útil da frota é prolongada, assim como o desempenho dos veículos melhora.
Por exemplo, é comum que veículos que passam por manutenção preventiva periódica consumam menos combustível do que veículos que não são inspecionados, isso acontece porque constantemente os sistemas da frota são revisados, peças são trocadas e ajustes são feitos, garantindo boas condições de funcionamento.
Além disso, a confiabilidade e disponibilidade da frota aumentam ao mesmo tempo em que o desgaste excessivo e a depreciação acelerada são minimizados.
Criação de registros e históricos de informações sobre a frota
A planilha de manutenção de veículos é um ótimo recurso para empresas que desejam ter histórico de informações, porque permite um registro completo e detalhado dos serviços realizados e dos problemas mais recorrentes.
Ao ter acesso a todos esses dados, a gestão pode consultar os históricos de manutenção, entender padrões de falhas dos veículos e ter uma visão geral de pontos de melhoria para serem implementados na operação.
Decisões mais estratégicas com base em dados
Com base nos dados e informações gerados pela planilha de manutenção de veículos, é possível tomar decisões informadas sobre toda a operação.
São exemplos de ações que podem ser tomadas com base nos dados: avaliação da necessidade de substituição ou atualização da frota e identificação da necessidade de realização de treinamentos com os motoristas.
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Como fazer um controle de manutenção de veículos eficiente?
Que tal criar o sua própria planilha de manutenção de veículos? Separamos quatro dicas para te ajudar, confira:
1. Crie um cronograma de manutenção
O cronograma é a base para a realização de qualquer atividade e para a manutenção da frota não seria diferente. Nesse caso, o cronograma deve apresentar o planejamento das manutenções de forma clara, considerando os serviços no curto e no longo prazo.
Antes de construí-lo é fundamental que você saiba a periodicidade de manutenção ideal para cada tipo de veículo. Para ter essa informação, basta consultar as recomendações dos fabricantes, avaliar as opiniões da equipe de manutenção e utilizar a sua experiência.
Depois de estabelecer os critérios que vão guiar a frequência das manutenções, fica muito mais fácil criar um calendário e definir prazos e datas para programar as manutenções para o melhor momento, considerando a operação da frota.
Conforme as manutenções são colocadas em prática e novas informações e dados sobre os veículos são documentados, é possível fazer ajustes no plano de manutenção adequando a frequência de inspeções em cada caso.
É possível criar um cronograma de manutenção de duas formas principais. Veja abaixo quais são elas:
Planilha de manutenção de veículos em Excel
O Excel é uma ótima ferramenta para a criação de planilhas de manutenção de veículos. Além de permitir o registro de informações de forma organizada e personalizada, as planilhas em Excel podem ser uma excelente fonte de dados, uma vez que a ferramenta permite a criação de gráficos e o aprofundamento de análises.
No sistema é possível criar todo tipo de planilha, desde as mais simples que servem para registro e controle de informações, até dashboards com gráficos e tabelas dinâmicas, tudo depende do seu objetivo!
Sistemas digitais de gestão de frotas
Os sistemas digitais de gestão de frotas em software e aplicativo, também permitem a criação de cronogramas de manutenção de forma prática, e o melhor de tudo: automática!
Se você está em busca de um controle de manutenção de frota integrado, completo e que elimine ao máximo tarefas burocráticas, essa é a melhor escolha. Isso porque esses sistemas permitem o agendamento automático das inspeções, sem falar na emissão de relatórios inteligentes e no acompanhamento de indicadores e dados gerados pelo próprio sistema.
Um exemplo de sistema de gestão de frotas que oferece esse controle é o Produttivo, um software e aplicativo de gestão de serviços em campo que oferece uma variedade de funcionalidades, as quais facilitam o trabalho da equipe técnica e tornam o trabalho da gestão mais estratégico e baseado em dados.
Conheça as funcionalidades do sistema de gestão de frotas do Produttivo
2. Defina o que deve ser verificado em cada inspeção
Junto da criação do cronograma de manutenção dos veículos, é preciso definir quais serão os sistemas e componentes que serão averiguados em cada inspeção.
Faça uma lista e, de preferência, separe as checagens por seções. Para auxiliar esse trabalho o ideal é criar um relatório em formato de checklist que possa ser utilizado pela equipe técnica responsável pelo serviço. Falaremos disso de forma mais aprofundada no próximo tópico!
3. Use relatórios, checklists e ordens de serviço para registro
Os relatórios, checklists e ordens de serviço são indispensáveis para organizar o que precisa ser checado em cada manutenção, assim como para guiar o trabalho da equipe técnica e fornecer registros e evidências dos problemas encontrados, das soluções aplicadas e dos próximos passos.
Para implementar uma manutenção de veículos estratégica, esses documentos devem ser padronizados e criados para servir como uma fonte confiável de dados, que pode ser consultada como histórico sempre que for necessário.
Esses modelos de checklist podem ser criados em Word, para serem impressos e levados junto à equipe técnica, ou em aplicativos que permitem o preenchimento direto do celular e sem a necessidade de conexão com a internet, tornando o processo de resposta do formulário mais rápido e automático.
Veja um exemplo de checklist de veículos, criado no sistema do Produttivo, de forma digital e com recursos que agilizam a produção do relatório:
Experimente o modelo de checklist de veículos e adapte do seu jeito!
Como fazer um relatório de manutenção de veículos?
O processo de criação de um relatório de manutenção é simples e pode ficar ainda mais fácil se realizado de forma digital em sistemas próprios. Para criá-lo basta seguir esse passo a passo:
- Crie um cabeçalho com informações da empresa, do veículo e do cliente;
- Inclua um campo para inclusão da data e hora de início e finalização do serviço;
- Deixe um campo para registro da quilometragem apresentada pelo veículo no momento da inspeção;
- Crie um checklist para a inspeção, separando os itens que precisam ser verificados por seções que façam sentido com a sequência que o técnico precisa seguir para fazer as verificações. Os campos para marcação podem ser “conforme”, “não conforme” e “N/A”;
- Insira um campo para inclusão de registros fotográficos feitos durante a inspeção;
- Finalize com um campo para inclusão de observações e coleta das assinaturas necessárias.
Em sistemas digitais, como o Produttivo, tanto a criação como o preenchimento dos relatórios são facilitados. Isso acontece por alguns motivos:
- A empresa cadastra uma única vez os seus dados, dos seus clientes e dos veículos da frota e eles já saem de forma automática nos relatórios, poupando tempo da equipe técnica;
- É possível exportar relatórios de manutenção com todos os checklists feitos sobre um veículo durante o ano, tendo um histórico completo do que foi realizado;
- A equipe técnica pode consultar de forma facilitada informações sobre os ativos e históricos de preenchimentos já realizados anteriormente, apenas escaneando o QR Code do veículo;
- O próprio sistema calcula o tempo entre o início e finalização do preenchimento do relatório;
- As questões “não conforme” dos checklists geram alertas no painel dos gestores;
- As fotos são inseridas no relatório final com marcação de data e horário em que foram tiradas;
- As assinaturas são digitais e realizadas na tela do celular da equipe técnica.
Crie checklists automáticos para a manutenção dos veículos com o Produttivo
4. Analise dados sobre a operação, crie planos de ação e implemente melhorias
Para fechar o processo de criação do controle de manutenções de veículos, é preciso acompanhar os dados gerados a partir das formas de controle escolhidas e aplicadas, como:
- Quantas manutenções corretivas foram realizadas nos veículos;
- Quantas manutenções preventivas foram realizadas nos veículos;
- Quais foram as não conformidades mais recorrentes apresentadas pelos veículos;
- Qual foi o custo com manutenção preventiva vs manutenção corretiva;
- Entre outros.
Tudo isso vai ajudar a gestão a identificar oportunidades de melhoria, implementando planos de ação que melhorem cada vez mais a durabilidade e o desempenho da frota, resolvendo seus problemas em suas causas raízes e economizando mais.
Sistema de gestão de frotas para controle de manutenções
O Produttivo é um sistema de gestão de frotas, pensado para solucionar os desafios enfrentados tanto pela gestão quanto pelos técnicos na execução dos serviços.
No Produttivo, os gestores são responsáveis por administrar o painel web, que conta com os seguintes recursos:
- Cadastro de dados da empresa, dos clientes, de locais, veículos, serviços, peças e materiais;
- Criação e personalização dos relatórios, escolhendo entre mais de 13 campos de resposta, configuração do tamanho de fonte, cores e inclusão de logos;
- Agendamento de cronogramas de manutenção e demais serviços necessários;
- Monitoramento do status de cada atividade;
- Recebimento de alertas advindos de não conformidades marcadas nos relatórios e criação de planos de ação em forma de atividade para sua resolução;
- Gerenciamento de chamados;
- Acompanhamento de indicadores.
Já no aplicativo, a equipe técnica consegue consultar informações de histórico sobre os veículos e realizar o preenchimento dos relatórios, utilizando uma série de recursos que agilizam seu trabalho, como:
- Preenchimento automático de informações com base nos cadastros realizados no sistema;
- Anexação de fotos feitas diretamente no relatório final;
- Fotos tiradas na hora com marcação de data e horário em que foram tiradas;
- Possibilidade de preenchimento por comando de voz em campos textuais;
- Cálculo automático de valores de serviços, peças e materiais utilizados;
- Assinatura digital.
Te convidamos a conhecer mais das soluções do Produttivo para gestão e manutenção de frota. Para experimentar o sistema de forma gratuita, basta fazer seu cadastro aqui! Veja na prática como os sistemas digitais podem ser ainda melhor do que planilhas de manutenção de veículos!
