Manutenção de equipamentos hospitalares em 7 passos

A manutenção de equipamentos hospitalares é crucial para garantir a qualidade dos aparelhos, vida útil prolongada e segurança dos pacientes. 

Além disso, a tecnologia usada em equipamentos hospitalares combinada com o alto valor agregado dos ativos, demandam cuidados especiais e periódicos que, ao serem negligenciados, comprometem todo o sistema de saúde. 

Neste artigo você descobre tudo que precisa para fazer a manutenção de equipamentos hospitalares, com dicas de gestão e acompanhamento. 

Veja também: Modelo digital de checklist de manutenção preventiva

Como funciona a manutenção de equipamentos hospitalares?

A manutenção de equipamentos hospitalares é uma exigência do Ministério de Saúde e da ANVISA, previstos na RDC nº 2/2010, que determina um plano de gerenciamento de equipamentos hospitalares a ser seguido por todas as unidades de saúde. 

O plano de gerenciamento de equipamentos deve conter um planejamento de manutenção e o monitoramento do desempenho de ativos, desenvolvido por técnicos. O principal objetivo desse plano é averiguar as condições dos equipamentos utilizados, garantindo a segurança e pleno funcionamento deles. 

Outras funções são acrescentadas ao plano de manutenção de equipamentos hospitalares, como o rastreamento de equipamentos de forma fácil e a rápida identificação e correção de falhas.  

Tipos de manutenção de equipamentos hospitalares

Existem três principais tipos de manutenção de equipamentos hospitalares, sendo elas: 

Manutenção preventiva: Realizadas periodicamente para evitar falhas e garantir o bom funcionamento dos equipamentos. É sempre executada a partir de um plano de manutenção, que determina prazos e cria um cronograma de tarefas.   

Manutenção corretiva: É feita para corrigir problemas nas peças ou nos sistemas dos maquinários. Costuma ser uma manutenção mais cara do que a preventiva e deve ser evitada ao máximo. 

Manutenção preditiva: Essa manutenção faz uso da análise de dados e do reconhecimentos de padrões para prever problemas e consertá-los antes mesmo de acontecerem. Para isso emprega vários recursos tecnológicos que permitem a análise e o acompanhamento dos ativos. 

Além de serem de suma importância para o funcionamento adequado dos ativos, as manutenções de equipamentos hospitalares também contribuem para: 

• Aumentar a qualidade e o desempenho dos equipamentos;
• Reduzir os riscos à segurança e saúde dos pacientes; 
• Reduzir o índice de falhas; 
• Reduzir as despesas e grandes prejuízos; 
• Reduzir paradas não programadas. 
• Eliminar as constantes quebras e trocas de equipamentos; 

Leia também: Relatório de manutenção: como elaborar um de forma eficiente

RDC manutenção de equipamentos hospitalares: quais as principais exigências 

A principal finalidade da RDC de manutenção de equipamentos hospitalares é determinar as diretrizes para o planejamento, controle e acompanhamento das manutenções, de forma a garantir requisitos mínimos de rastreabilidade, qualidade, segurança e desempenho.

A resolução diz como deve ser todo o processo de gestão: desde a compra dos equipamentos até o descarte, estabelecendo as principais manutenções, programas de gerenciamento de risco e procedimentos operacionais padrões (POP), que criam normas e rotinas técnicas a serem seguidas.

Entres as principais exigências da resolução, destacamos: 

• Padronização dos processos de gerenciamento de equipamentos hospitalares;
• Ter um POP acessível aos profissionais envolvidos em cada etapa do gerenciamento; 
• Seguir recomendações técnicas e a legislação sanitária;
• Ter um plano de gerenciamento pronto para consultas das autoridades sanitárias;
• O profissional escolhido para fazer a gestão do gerenciamento deve fazer uma avaliação anual que comprove a efetividade do plano;
• Todas etapas do gerenciamento devem estar documentadas no plano;
• O Programa de educação contínua deve ser realizado com todos os profissionais que trabalham no gerenciamento 
• Uso de EPI ‘s compatíveis com as atividades desenvolvidas. 

Como fazer um POP manutenção preventiva e corretiva de equipamentos hospitalares? 

O POP, também conhecido como Procedimento Operacional Padrão, é um guia que documenta as atividades relacionadas a um equipamento ou processo, garantindo a padronização e qualidade de todas as etapas.. 

Cada etapa de um processo deve ter um POP diferente contendo todos os detalhes das ações que devem ser desenvolvidas. 

Abaixo mostramos quais são as informações mais importantes que um POP de manutenção de equipamentos hospitalares deve apresentar: 

1º Título do procedimento, número de identificação, data da criação ou revisão;

2º Informações como tipo de procedimento e com qual função se relaciona; 

3º Assinatura dos responsáveis pela elaboração do POP;

4º Índice para facilitar a pesquisa por determinados tópicos; 

5º Descrição das atividades a serem realizadas; 

6º Nome do responsável pela atividade;

7º Como o POP deve ser utilizado, quais as principais funções e as entradas e saídas daquele setor;

8º Passo a passo das rotinas de trabalho com o que fazer e o que não fazer;

9º Criação de possíveis cenários de criticidade e descrição de como agir em cada um;

10º Lista de equipamentos e materiais necessários ao desenvolvimento da tarefa, com indicativo de quando serão usados e onde encontrá-los; 

11º Seções com dúvidas comuns ao dia a dia e as respectivas respostas.

Os checklists e as ordens de serviços são alguns exemplos de documentos que compõem o POP na medida em que acompanham as rotinas de trabalho e desenvolvem informações importantes para a operação da manutenção de equipamentos hospitalares. 

Como implementar a gestão da manutenção de equipamentos hospitalares

Depois de criar um POP padronizado é importante se certificar que a manutenção de equipamentos hospitalares está sendo realizada de maneira correta. Aqui vão 5 dicas de como estruturar a sua gestão da manutenção:

Veja também: Cronograma de manutenção: o que é e como fazer? + Modelo

1. Inventário de equipamentos 

O primeiro passo da gestão da manutenção de equipamentos hospitalares é a criação de um inventário, isto é, o mapeamento e cadastro de todos os equipamentos com a identificação de cada um com informações como: 

• Tipo de equipamento;
• Fabricante; 
• Modelo;
• Número de série; 
• Valor de aquisição. 
• Número de reparos nos últimos 6 meses;
• Idade do equipamento;
• Condição de funcionamento; 
• Número médio de utilização por semana; 
• Número de operadores do equipamento; 
• Tempo médio de manutenção.

Veja um exemplo em Excel que pode ser baixado gratuitamente:

Modelo de inventário de equipamentos em Excel pronto para baixar e usar!

O próximo passo é fazer um sistema de codificação que permita localizar os ativos. Para isso, são usados alguns aplicativos e softwares digitais com recursos como cadastro de equipamentos e locais e QR code. 

A criação de um histórico será fundamental para ter controle sobre as manutenções de equipamentos hospitalares e informações que auxiliem na tomada de decisão, tais como: 

• Tipo e quantidade de equipamentos disponíveis;
• Frequência de quebra em cada equipamento; 
• Taxa de ociosidade dos ativos. 

2. Classificação de equipamentos

Em seguida é necessário fazer a classificação dos equipamentos. 

O primeiro agrupamento que você pode fazer é pela função dele, isto é: para qual tratamento o equipamento é indicado. Exemplo: equipamentos para tratamentos cardiovasculares.

A segunda classificação é por especialidade médica, como, por exemplo, equipamentos pediátricos e equipamentos de radiologia.

Além disso, uma boa gestão da manutenção deve mapear e classificar os equipamentos de acordo com o nível de criticidade. Essa informação é fundamental para fazer a priorização dos equipamentos que passarão por manutenção.

Entre os critérios para definir o nível de criticidade, destacamos: 

• Equipamentos mais sensíveis;
• Equipamentos de maior uso;
• Equipamentos com más condições de operação;
• Equipamentos com falhas; 
• Equipamentos com partes móveis que necessitam de ajuste ou lubrificação;
• Equipamentos com filtros que requerem limpeza ou substituição; 
• Equipamentos com bateria que exigem troca ou manutenção periódica;
• Equipamentos que precisam ser calibrados constantemente;
• Equipamentos cuja paralisação compromete a realização de serviços;
• Equipamentos com importância estratégica no contexto hospitalar.

3. Definição dos tipos de manutenção

As manutenções de equipamentos hospitalares mais comuns são as corretivas e preventivas.

As corretivas devem ser realizadas apenas quando algum ativo apresentar algum problema. Ao identificar a falha é necessário realizar a solicitação do serviço através das ordens de serviço, que descrevem toda a prestação de serviço: da solicitação à resolução do problema. 

Entre os serviços mais comuns das corretivas estão a troca de peças e avaliação de qualidade após a realização do serviço e a sugestão de troca de aparelhos.

São procedimento realizados por uma manutenção preventiva:  

• Inspeção visual 
• Limpeza do equipamento 
• Troca de peças 
• Lubrificação
• Calibração de equipamentos 
• Teste de desempenho e segurança 

No tópico 5 você entenderá como o cronograma de manutenções pode ser montado. 

4. Planejamento de custos de manutenção

Ao contrário do que pode parecer, os custos de manutenção vão muito além da mão de obra e da reposição de peças. Assim, também é importante levar em conta: 

• Custos de contrato;
• Exclusão de tarefas previstas no contrato;
• Depreciação dos equipamentos de testes; 
• Custo de armazenagem;
• Custo de treinamentos;
• Softwares de diagnóstico e atualização;
• Custos com o seguro;
• Custo de deslocamento;
• Custos ocasionados pela parada dos equipamentos.

5. Criação de cronograma 

Esta etapa consiste na criação de um cronograma de manutenção para os equipamentos hospitalares, nomeando responsáveis, definindo datas e documentando o que foi realizado em cada vistoria. 

A principal decisão é sobre a frequência e prioridade das manutenções, que devem ser realizadas levando em conta a recomendação de equipes técnicas e fabricantes e alguns requisitos que foram apresentados no tópico 3. 

Equipamentos de nível de criticidade elevado, por exemplo, devem ter um cronograma de manutenção mais rigoroso. 

Outro fator a ser considerado é prever quando o equipamento estará disponível para manutenção, planejando a reposição temporária dele para não afetar a rotina da clínica ou hospital. 

E como saber se o cronograma que você definiu está sendo eficiente? Uma dica é  consultar a tabela disponibilizada na cartilha “Equipamentos médico-hospitalares e o gerenciamento da manutenção” elaborada pelo Ministério da Saúde. Nela são indicados os critérios a serem observados no dia a dia dos equipamentos hospitalares para entender se a frequência de manutenções está baixa, adequada ou muito alta. Confira: 

Muito alta	Adequada	Muito baixa
Equipamento sempre calibrado, sem necessidade de mudanças.	Equipamento ligeiramente fora de calibração, sem ter a sua operação afetada.	Equipamento sempre fora de calibração, gerando resultados errôneos na operação.
Equipamento não precisa de limpeza;  Peças e botões ajustados sem folga;.  Não há necessidade de lubrificação;	É necessária alguma limpeza; Lubrificação fará o equipamento funcionar adequadamente;  Desajustes (folgas leves nos componentes).	Filtros de ventilação sujos, impedindo um fluxo de ar adequado; Desgaste devido à lubrificação inadequada; Falta de porcas ou parafusos;  Botões frouxos e com folgas que tornam incertos os valores ajustados para o funcionamento dos equipamentos.
	Nenhuma reclamação sobre a operação do equipamento.	Reclamações freqüentes sobre a operação do equipamento;
	Frequência reduzida de manutenções corretivas.	A frequência de Manutenção Corretiva aumenta ou fica inalterada.

6. Operação da manutenção

Depois de definido o cronograma, é hora de executar e comprovar que os serviços estão sendo realizados conforme você previu. 

Esse acompanhamento pode ser realizado por meio de documentos como:

As ordens de serviço (OS) descrevem toda a prestação de serviços, auxiliando no controle do fluxo de trabalho e na comprovação dos serviços prestados. Na manutenção ela também serve para formalizar as trocas, reparos e instalações. 

E os checklists são listas de verificação que permitem o acompanhamento das atividades realizadas. Na manutenção ele é utilizado para identificar as não conformidades, gerando um alerta para a criação de planos de ação, de forma a resolver o problema identificado. 

Os laudos técnicos descrevem o resultado de um checklist e servem para indicar falhas e problemas, apontar pontos de melhoria, soluções e propor a otimização de processos. 

Em todos esses relatórios a grande finalidade é promover a padronização e confiabilidade dos processos. E, para deixar cada etapa mais organizada, alguns aplicativos e softwares proporcionam a criação, execução e acompanhamento desses relatórios de forma digital. 

Abaixo separamos alguns modelos criados de forma digital no Produttivo:

Muito além da criação de relatórios padronizados, nos aplicativos é possível: 

• Usar modelos já prontos; 
• Gerar histórico de equipamentos;
• Fazer inventários de equipamentos e ativos, com cadastro de locais;
• Acompanhar indicadores; 
• Criar planos de atividades; 
• Gerar em minutos relatórios inteligentes que comprovam a realização do serviço e encaminhá-los por WhatsApp ou E-mail. 

Para saber mais, teste de forma gratuita em nosso sistema modelos de checklists, relatórios técnicos e formulários digitais. 

7. Controle e mensuração

A avaliação de indicadores aparece como uma forma de assegurar controle e mensuração. Através do acompanhamento de indicadores é possível identificar informações como o aumento de vida útil dos equipamentos e a redução de paradas, custos e falhas críticas. 

Para isso é importante que os dados sejam documentados e avaliados constantemente. Entre os principais indicadores a serem acompanhados estão: 

• Tempo de realização do serviço;
• Tempo entre falhas e tempo de reparo;
• Tempos de inatividade; 
• Principais falhas e insumos utilizados na manutenção; 
• Valor das manutenções; 
• Reincidência de falhas; 
• Depreciação do aparelho; 
• Valor consumido por cada equipamento;
• Custo da manutenção e rendimento do aparelho.

Itens para verificar na manutenção de equipamentos hospitalares

Durante a manutenção de equipamentos hospitalares é indispensável que algumas verificações sejam realizadas. Separamos aqui as principais, para você incluir nas rotinas de inspeção: 

• Lubrificação de motores, dobradiças e articulações; 
• Calibração; 
• Testes de desempenho; 
• Funcionamento do sistema elétrico; 
• Baterias;
• Filtros; 
• Higienização de aparelhos; 

Cuidados na manutenção de equipamentos hospitalares

Para além das verificações de desempenho e degradação de sistemas monitoradas pelas manutenções, é essencial que o uso dos equipamentos seja feito de forma adequada, seguindo todas as recomendações. Abaixo estão algumas boas práticas relacionadas ao uso dos ativos que colaboram para o seu bom funcionamento: 

• Antes de ligar o aparelho verifique o encaixe das peças; 
• Ligue o aparelho na voltagem estipulada pelo fabricante;
• Não faça a limpeza com produtos pontiagudos, abrasivos ou que tragam danos aos aparelhos;
• Evite usar água em equipamentos que não são à prova d’água; 
• Não arraste equipamentos que não tenham rodas; 
• Evite o uso de extensões e não dobre fios; 
• Não coloque pesos acima do permitido nos aparelhos;
• Treine os profissionais que irão manipular os equipamentos. 

Leia também: Plano de manutenção: o que é e como elaborar um [Guia+Modelo]

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