O controle de frota auxilia no acompanhamento da entrada e saída de veículos, seu estado de conservação e outras informações relevantes para a gestão dos automóveis.
Além disso, a gestão da frota pode ser feita com o auxílio de planilhas gratuitas e até um sistema de manutenção, que automatiza as tarefas. Neste artigo, vamos entender a importância do controle de frotas e como realizar esse acompanhamento.
Veja também: Checklists digitais para caminhões, veículos e outros modelos para controle de frota
- O que é o controle de frota?
- Qual a importância do controle de frota?
- Quais as vantagens do controle de frota para a empresa?
- Quais são os desafios do controle de frota?
- Como fazer um controle de frota?
- Como a manutenção preventiva pode impactar o controle de frota?
- Como a tecnologia pode ajudar no controle de frota?
O que é o controle de frota?
O controle de frota é o processo de gerenciamento e monitoramento de veículos pertencentes a uma empresa ou utilizados por ela, em caso de locação. Seu objetivo é garantir a eficiência, segurança e economia nas operações de transporte, seja de carga ou pessoas.
Por meio de controle de frota, é possível acompanhar o estado de conservação dos veículos, planejar manutenções preventivas e corretivas, acompanhar os indicadores dos automóveis e dos motoristas, e traçar estratégias para aproveitar melhor o desempenho da frota.
Ele pode ser usado por empresas de diversos segmentos, desde aquelas que possuem frotas próprias até às que terceirizam os veículos. Alguns exemplos são transportadoras de entrega e logística, companhias de táxi, empresas de turismo, entre outros.
Qual a importância do controle de frota?
Para empresas que trabalham com o uso de veículos, o controle de frota permite identificar quais automóveis estão disponíveis, além de fazer o acompanhamento das peças e da necessidade de manutenção preventiva ou corretiva.
Sem o controle adequado, a empresa fica sujeita a uso indevido e até furto do veículo ou suas partes. Também aumenta o risco de danos evitáveis, como falhas causadas por falta de manutenção e multas por mau funcionamento.
Empresas de transporte, logística, entregas ou até organizações com grandes frotas internas utilizam esses sistemas para melhorar a produtividade, reduzir custos operacionais e aumentar a segurança.
Quais as vantagens do controle de frota para a empresa?
O controle de frota oferece diversas vantagens para as empresas, especialmente aquelas que dependem de veículos para suas operações diárias. Vamos conhecer quais são elas:
Redução de custos
Com a gestão correta da frota, você pode identificar o que está causando gastos (como manutenção) e tomar as medidas necessárias para reduzir os custos.
Além disso, ao monitorar rotas, comportamento de motoristas e otimizar viagens, a empresa pode reduzir significativamente o consumo de combustível.
Acompanhar a manutenção preventiva também evita falhas inesperadas, que geralmente são mais caras e podem deixar veículos inoperantes.
O controle de velocidade e comportamentos de direção ainda ajudam a evitar multas e incidentes que geram custos adicionais.
Economia de tempo com manutenção
O controle de frota está diretamente ligado à gestão da manutenção dos veículos. Ao saber exatamente quando a manutenção deverá ser feita em cada veículo, é possível programar as intervenções para que elas sejam feitas em momentos mais convenientes e de forma mais rápida.
Além disso, também é possível se planejar para que as atividades da frota não sejam prejudicadas pela ausência dos veículos em manutenção.
Otimização das rotas
Caso seja relevante para seu negócio, realizar a vistoria cada vez que o veículo entra e sai permite identificar as rotas escolhidas e acompanhar se estão de acordo com o esperado ou se há alguma irregularidade.
Dessa forma, além de identificar problemas mais facilmente, a empresa também pode traçar rotas inteligentes, que reduzam o gasto de tempo e combustível.
Ao planejar rotas eficientes, as empresas podem melhorar a produtividade e o tempo de entrega, reduzindo os atrasos e melhorando a satisfação do cliente.
Redução de problemas na operação
O controle de frota abrange a operação como um todo, reduzindo problemas quando é feito corretamente. Com a gestão adequada das frotas, a empresa pode diminuir problemas com disponibilidade de veículos, desempenho dos motoristas, organização interna, entre outros.
Com isso, a operação ocorre de forma mais tranquila, confiável e vantajosa para todos os envolvidos, dos operadores ao cliente.
Quais são os desafios do controle de frota?
Embora o controle de frota traga muitos benefícios, as empresas enfrentam vários desafios ao implementar e gerenciar esse tipo de sistema. Vamos conhecer alguns deles:
Desperdício de combustível
O desperdício de combustível e outros recursos pode ser causado tanto por problemas mecânicos nos veículos, quanto por maus hábitos dos motoristas. Para melhorar esse indicador, invista no cronograma de manutenção da frota e faça treinamentos regulares com a equipe.
Baixa produtividade
A baixa produtividade também pode ser causada por vários fatores, como desmotivação da equipe e mau uso dos recursos. Por isso, o controle de frota deve levar em conta a situação da empresa como um todo, fazendo o que for possível para melhorar o aproveitamento dos veículos e outros insumos, assim como implementar estratégias para motivar a equipe.
Utilização inapropriada do veículo
O uso impróprio dos veículos da frota para fins pessoais ocorre por membros da equipe ou até da gestão é uma grande fonte de problemas como desgaste, gasto de combustível e até multas.
É preciso criar políticas rigorosas para assegurar que a frota não seja utilizada fora do expediente.
Rotatividade de motoristas
Esses desafios são comuns, mas com planejamento adequado, a empresa pode superá-los e garantir que o controle de frota ofereça os benefícios desejados.
Como fazer um controle de frota?
O controle de frota pode ser feito com um documento de papel, uma planilha ou ainda um sistema digital. Apesar dos diferentes formatos, o objetivo é o mesmo: armazenar as informações para histórico e manter questões padronizadas para o acompanhamento.
Separamos algumas dicas para te ajudar na hora de fazer o controle de frota, olha só:
Tenha um bom gestor
O gestor é o profissional responsável por toda a parte de acompanhamento, centralizando a coleta e análise das informações. É importante recrutar um profissional capacitado, fornecer treinamentos adequados e assegurar que ele tenha todas as ferramentas e materiais necessários para a execução do trabalho.
Conheça os gastos de manutenção
O controle de frotas está relacionado ao acompanhamento de muitos custos, como gastos com manutenção, combustível, mão de obra e outras despesas.
Para que a frota não se torne uma fonte de prejuízo, é preciso investir em um controle desses gastos, sabendo exatamente onde o dinheiro está sendo investido e procurando alternativas para economizar, como manutenções preventivas, orçamentos e acompanhamento de indicadores que mostrem possíveis gargalos.
Preveja as despesas
Diretamente relacionado com os gastos de manutenção, o controle das despesas envolve planejamento para que a empresa esteja preparada para custos futuros, como manutenção emergencial, substituição de veículos, despesas trabalhistas, entre outras.
Ao fazer essa previsão, a empresa assegura que sempre haja dinheiro em caixa para cobrir os gastos, garantindo estabilidade financeira e o procedimento da operação.
Faça a manutenção preventiva
Você quer que seus veículos tenham uma vida útil longa e lucrativa, certo? Então, invista em no plano de manutenção preventiva para se antecipar a possíveis problemas e ter um plano de ação pronto caso haja algum imprevisto.
A manutenção preventiva, além de ser mais barata que outros tipos de manutenção, pode ser agendada para períodos mais convenientes e evita o desgaste dos veículos, assegurando que continuem funcionando bem por mais tempo.
Monitore e gerencie as rotas
A roteirização dos trajetos percorridos é essencial para acompanhar se os motoristas estão seguindo as rotas mais inteligentes. Faça o acompanhamento das rotas e, se necessário, indique alterações para otimizar o tempo dos motoristas, o uso dos veículos e as expectativas dos clientes.
Avalie o desempenho dos motoristas
Realize treinamentos periódicos com os motoristas sobre direção defensiva, economia de combustível, manutenção básica de veículos e outros tópicos relevantes. Incentivar boas práticas de direção melhora a segurança e reduz custos.
Você também pode usar a telemetria para acompanhar hábitos de direção (como excesso de velocidade, frenagens bruscas, entre outros). Isso permite intervenções e treinamentos personalizados para melhorar o desempenho.
Além disso, é importante garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas, monitorando a jornada de trabalho e os períodos de descanso dos motoristas.
Estabeleça metas
Monitore métricas como custos de manutenção por veículo, consumo médio de combustível, tempo médio de viagem, taxa de incidentes e satisfação dos motoristas. Esses indicadores ajudam a medir a eficácia do controle de frota.
Utilize os dados e os indicadores-chave para ajustar rotas, manutenção e treinamentos. O controle de frota é um processo dinâmico, que requer ajustes constantes para atingir os melhores resultados.
Tenha um sistema de gestão
Utilize sistemas digitais de gestão que podem automatizar tarefas, fornecer análises detalhadas e simplificar o monitoramento da frota.
Alguns softwares, como o Produttivo, automatizam o controle e facilitam o acompanhamento dos automóveis. Um exemplo é o modelo digital de Checklist de Veículos, ideal para registrar entrada e saída, conformidade das peças e outras informações pelo celular.
Olha só como fica o relatório preenchido e exportado:
Teste grátis: Modelo digital de checklist de veículos em aplicativo
Como a manutenção preventiva pode impactar o controle de frota?
A manutenção preventiva é fundamental no controle de frota, pois ajuda a evitar problemas mecânicos que podem impactar negativamente as operações da empresa. Entenda melhor:
- Prevenção de falhas graves: realizar manutenção preventiva regularmente ajuda a detectar problemas mecânicos em estágios iniciais, evitando falhas maiores e mais caras;
- Menos reparos emergenciais: manter os veículos em bom estado evita falhas inesperadas e a necessidade de reparos urgentes, que tendem a ser mais caros e podem paralisar as operações enquanto não forem corrigidos;
- Redução do tempo de inatividade: com a manutenção preventiva, é possível programar paradas para revisão de forma planejada, evitando que veículos fiquem fora de operação por problemas inesperados;
- Mais produtividade: com os veículos em boas condições, a frota pode operar de maneira contínua e confiável, aumentando a eficiência das operações e o número de viagens concluídas;
- Segurança dos motoristas: a manutenção preventiva garante que componentes importantes, como freios, pneus e sistemas de direção, estejam em bom estado, reduzindo o risco de acidentes;
- Confiabilidade em viagens longas: a manutenção regular ajuda a identificar e resolver possíveis problemas antes de comprometerem a segurança nas estradas, protegendo os motoristas e a carga;
- Otimização do consumo de combustível: veículos bem conservados consomem menos combustível, o que representa uma economia significativa para a frota;
- Vida útil prolongada: manter uma rotina de manutenção preventiva aumenta a longevidade dos veículos, reduzindo a necessidade de substituições frequentes e investimentos em novos veículos;
- Programação de paradas de manutenção: a manutenção preventiva permite que as empresas planejem as paradas de cada veículo, ajustando a logística e garantindo que a frota funcione de forma mais organizada;
- Documentação e controle do histórico de manutenção: ter um registro detalhado de todas as manutenções realizadas permite uma visão clara do histórico de cada veículo, facilitando o planejamento de novos reparos e a tomada de decisões sobre renovação da frota;
- Cumprimento de normas de segurança: o cuidado preventivo permite que os veículos estejam em conformidade com regulamentos de emissões e segurança, evitando multas e sanções;
- Facilidade nas inspeções e auditorias: com a manutenção em dia, a frota estará mais preparada para passar por inspeções e auditorias sem complicações.
A manutenção preventiva, portanto, impacta positivamente o controle de frota ao garantir operações mais seguras, econômicas e eficientes. Ela facilita o planejamento, reduz custos e aumenta a confiabilidade dos veículos, além de melhorar a imagem e a sustentabilidade da empresa.
Como a tecnologia pode ajudar no controle de frota?
A tecnologia fornece ferramentas mais eficientes e confiáveis para o controle de frota, como sistemas digitais que automatizam o controle dos veículos. É o caso do Produttivo, um software e aplicativo em que você pode:
- Preencher checklists digitais prontos ou personalizados para atender às necessidades da sua frota;
- Agendar planos de manutenção automáticos, programando serviços recorrentes com antecedência;
- Visualizar o histórico de manutenção e serviços por veículo e assim saber exatamente o que já foi realizado em cada um;
- Acompanhar quais veículos estão gerando mais não conformidades e alertas;
- Verificar o custo das peças e manutenções;
- E muito mais!
Olha só alguns dos recursos digitais do Produttivo para o controle de frota:
Checklist digital de caminhões
O modelo digital de checklist de caminhão é ideal para verificar todos os aspectos do veículo, assegurando que ele está pronto para uso. Veja só:
Teste grátis: Software com checklist digital de caminhões
Checklist digital de entrada e saída de veículos
Já o checklist para controle de entrada e saída de veículos permite a conferência de itens da frota, o registro de imagens e de dados sobre o momento das entradas e saídas. Confira:
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Todos os checklists digitais do Produttivo contam com recursos:
- Preenchimento automático dos dados do veículo;
- Questões de conformidade que geram alertas em caso de não conformidade;
- Registro fotográfico com fotos tiradas na hora e marcação de data e horário;
- Preenchimento por voz dos campos textuais;
- Assinatura digital feita na tela do celular ou tablet;
- Personalização das questões para que elas atendam às suas necessidades;
- Customização do relatório para incluir as cores e logo da sua empresa;
- Envio automático por WhatsApp ou e-mail após o preenchimento;
- Armazenamento em nuvem, para consultar o histórico sempre que desejar.
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Plano de manutenção automático
Por meio do plano de manutenção automático, é possível agendar manutenções e outros serviços com antecedência, evitando esquecimentos e assegurando que os veículos da frota sempre recebam os cuidados necessários.
Dashboard de indicadores
Os resultados das inspeções e manutenções registrados nos checklists são automaticamente transformados em gráficos, mostrando os principais indicadores da sua empresa para facilitar a tomada de decisão.
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