A locação de equipamentos pode ser vantajosa tanto para a empresa fornecedora dos ativos quanto para quem aluga, mas é preciso boas práticas de ambas as partes.
Vamos entender melhor como a locação de equipamentos funciona, quais as melhores práticas e como fazer o controle. Acompanhe!
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Como funciona a locação de equipamentos?
A locação de equipamentos é um serviço em que uma empresa ou indivíduo fornece itens específicos para um período determinado, em troca de um pagamento. Esse serviço é comum em diversos segmentos, como construção civil, eventos, audiovisual, tecnologia, entre outros.
Diferente da compra, a locação de equipamentos permite o contrato de uso por tempo determinado, trazendo benefícios como:
- Investimento menor;
- Disponibilidade dos equipamentos nas datas previstas;
- Pagamentos flexíveis;
- Manutenções zero;
- Entre outros.
O aluguel de equipamentos é uma excelente alternativa para quem procura resolver demandas pontuais e não quer gastar com a compra de um ativo novo.
Porém, para quem loca, é preciso ter muito controle e organização financeira, pois estabelecer determinadas regras e padrões pode facilitar o dia a dia e ser fundamental para se entregar um serviço de qualidade.
Quais são os tipos mais comuns de locação de equipamentos?
A locação de equipamentos pode ser usada em diversos segmentos. Vamos conhecer as áreas em que essa prática é mais comum:
Construção civil
No caso da construção civil, a construtora responsável pode fazer o aluguel de máquinas que serão usadas para a fundação de uma edificação. Como são usadas apenas em alguns períodos, locar é uma ótima escolha.
Administração de condomínios
As manutenções prediais, em alguns casos, exigem o aluguel de ativos usados para limpeza de caixa d’água, conserto da parte elétrica, serviços de alpinismo industrial, andaimes, entre outros.
Isso porque a frequência de uso nem sempre justifica o investimento em um equipamento próprio, tornando a locação mais vantajosa.
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Equipamentos hospitalares
Em alguns casos, a locação de equipamentos hospitalares é a mais indicada. Podemos citar como exemplos os desfibriladores, oxímetros, ventiladores pulmonares, bombas de infusão, eletrocardiógrafos e monitores multiparamétricos.
Equipamentos agrícolas
A locação de equipamentos agrícolas é, com certeza, um dos ramos que mais vem crescendo no país e é muito interessante ficar de olho.
Entre os equipamentos que podem ser locados estão: tratores, adubadeiras, plantadeiras, pulverizadores, colheitadeiras, enfardadoras cilíndricas, entre outros.
Qual a importância da gestão da locação de equipamentos?
Para que a locação de equipamentos seja vantajosa para a empresa fornecedora do maquinário, é preciso uma boa gestão.
O maior indicativo de que sua gestão de locação de equipamentos está sendo eficiente é quando não existe nenhum prejuízo financeiro. E para não haver esses prejuízos é necessário ter planejamento e organização, pois as decisões da empresa serão tomadas de forma mais assertiva.
Alguns objetivos da gestão da locação de equipamentos incluem:
- Melhorar os resultados da empresa;
- Criar e acompanhar o planejamento;
- Otimizar as tarefas, garantindo o bom desempenho do time com ferramentas como checklists e ordens de serviço;
- Ter o controle de todos os ativos, com históricos e indicadores de manutenção;
- Estar de olho nas inovações do mercado, trazendo ideias e soluções para os desafios da empresa.
Por isso, esse é um papel fundamental dentro de uma empresa que busca sucesso.
Quais são as boas práticas na locação de equipamentos?
Separamos abaixo algumas das boas práticas de locação de equipamentos para que você saiba como realizar e manter a empresa dentro dos parâmetros necessários. Veja só:
Manter as inspeções em dia
Garantir que as inspeções dos equipamentos estejam em dia é fundamental para a segurança de quem utiliza o ativo em questão.
Na locação dos equipamentos, é bem comum que essas inspeções sejam feitas na entrada e saída do ativo. Assim, você evita desgastes e garante a qualidade do maquinário.
Além disso, as inspeções proporcionam melhor previsibilidade dos reparos que precisam ser realizados nos ativos e evitam prejuízos com manutenções corretivas inesperadas.
Criar planos de manutenção dos equipamentos
Com um plano de manutenção dos equipamentos você pode, por exemplo, ter o controle da periodicidade das manutenções que serão realizadas nos ativos que disponibiliza para o mercado.
Além da organização, o plano de manutenção também gera históricos das inspeções realizadas, sendo uma ótima fonte de comprovação da qualidade dos seus equipamentos para quem os aluga.
Ter um controle de equipamentos e serviços eficiente
Lembra do checklist e da ordem de serviço que citamos anteriormente? Eles são fundamentais para termos o controle necessário para uma boa gestão de locação de equipamentos.
É através desses documentos que você vai saber o que foi reparado nos equipamentos, quais ativos precisam de reparos recorrentes, ter a comprovação dos serviços, entre outros.
Os contratos, que geralmente querem atenção aos pontos de comprovação do antes e depois do uso das máquinas, podem ser averiguados tendo esses documentos como embasamento.
Ter todos os custos na ponta do lápis
Por último, controle todas as manutenções e não conformidades das inspeções e análise dos custos envolvidos para manter a qualidade do equipamento e a saúde financeira da empresa. Todos esses detalhes vão fazer a diferença no orçamento total do fim do mês.
Como controlar a locação de equipamentos?
Controlar a locação de equipamentos é essencial para garantir eficiência, minimizar custos e evitar problemas durante o uso dos ativos. Vamos ver algumas práticas recomendadas para um controle eficaz dos equipamentos para locação:
Planejamento e orçamento
Identifique antecipadamente quais equipamentos serão necessários em cada etapa do projeto, levando em consideração o tempo de uso e a quantidade.
A partir disso, estime os custos de locação com base no tempo de uso e nos valores negociados, e assegure-se de que esses custos estejam dentro do orçamento do projeto.
Seleção de fornecedores
Escolha fornecedores confiáveis, que ofereçam equipamentos de qualidade, suporte técnico e manutenção.
Não se esqueça de negociar contratos que definam claramente os termos de locação, incluindo responsabilidades, prazos, condições de pagamento, manutenção e devolução.
Sistema de gestão
Utilize softwares específicos para gerenciamento de locação de equipamentos. Esses sistemas permitem rastrear a utilização, registrar locações, monitorar custos e alertar sobre prazos de devolução.
Você também pode manter um registro detalhado de todas as transações, incluindo datas de locação, valores, status dos equipamentos e histórico de manutenção.
Monitoramento e controle
Crie checklists para inspeção dos equipamentos antes e depois da locação. Isso ajuda a garantir que os equipamentos estejam em boas condições e que qualquer dano seja registrado.
Manutenção e conservação
Realize manutenções periódicas nos equipamentos locados para garantir seu bom funcionamento e evitar paradas inesperadas.
Além disso, instrua a equipe sobre o uso correto dos equipamentos e a importância de seguir as diretrizes do fabricante para conservação.
Gestão de prazos
Mantenha um calendário atualizado com as datas de devolução de cada equipamento para evitar multas ou cobranças por atraso.
Configure alertas automáticos para lembrar os responsáveis sobre os prazos de devolução e necessidade de renovação de contratos.
Análise de Desempenho
Gere relatórios sobre o uso dos equipamentos, custos envolvidos, tempo de ociosidade e desempenho geral. Isso ajuda a identificar oportunidades de otimização.
Analise também se a locação foi a opção mais eficiente em termos de custo-benefício ou se seria mais vantajoso adquirir determinados equipamentos no futuro.
Gestão de riscos
Verifique se os equipamentos estão cobertos por seguro durante o período de locação. Isso protege contra possíveis perdas ou danos.
Tenha ainda planos de contingência para o caso de falhas nos equipamentos locados, incluindo contratos com fornecedores alternativos.
Treinamento da equipe
Treine a equipe responsável pela gestão e uso dos equipamentos para garantir que todos saibam como operar e cuidar dos itens locados. Reforce a importância de seguir os procedimentos de controle e gestão de equipamentos, para minimizar erros e danos.
Comunicação eficiente
Estabeleça um canal de comunicação claro entre todos os envolvidos na gestão de equipamentos, incluindo fornecedores, equipe técnica e administração. Incentive o feedback contínuo da equipe sobre a qualidade dos equipamentos e a eficiência do processo de locação.
O Produttivo é um sistema digital para controle de serviços e equipamentos. O software oferece recursos como:
- Cadastro de equipamentos, clientes, endereços e equipe técnica;
- Portal de abertura de chamados para receber solicitações dos clientes;
- QR Code anexado aos equipamentos para consultar o histórico e facilitar o preenchimento dos formulários;
- Relatórios, ordens de serviços e checklists digitais para acompanhamento das manutenções e outros serviços;
- Plano de atividades para agendar serviços recorrentes com antecedência e receber lembretes;
- E muito mais!
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