Para gestores, entender o que é auditoria é essencial para implementar essa prática com eficiência. O processo ajuda no controle interno e gestão da qualidade em todas as etapas do serviço, trazendo muitos benefícios.
Neste artigo, vamos entender melhor sobre auditoria, sua importância e como aplicar na sua empresa. Acompanhe!
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O que é auditoria?
Auditoria é o processo de exame ou análise, podendo ser direcionado para um produto, serviço, setor (contábil, por exemplo), resultados apresentados, gastos ou até à empresa como um todo.
Seu objetivo é observar se os procedimentos estão sendo seguidos corretamente, levando em consideração o padrão de qualidade da empresa e a legislação vigente, entre outros critérios pertinentes.
Portanto, podemos considerar que a auditoria é um tipo de inspeção, atuando como estratégia para garantir boas práticas na empresa e ainda sugerir oportunidades de melhorias.
A frequência, responsabilidade e critérios da auditoria devem ser definidos com base nas necessidades da empresa, especialmente quando a vistoria for específica a um setor ou processo.
É muito comum no setor financeiro e contábil, examinando gastos e números em busca de irregularidades, embora não seja restrita a essa área de atuação.
Para que serve a auditoria?
Como a função da auditoria é acompanhar todos os processos para garantir seu funcionamento adequado, o propósito é identificar pontos de atenção (ou seja, quando o resultado não é satisfatório) para então sugerir melhorias.
A auditoria pode ser direcionada à empresa ou ser subdividida, vistoriando o produto final, um determinado setor, as práticas empregadas ou outro ponto que precise de uma análise mais detalhada.
Com vistorias periódicas, é mais fácil reconhecer atividades que estão sendo executadas de maneira errada, entender seu impacto no produto ou resultado final, e ainda abrir espaço para eventuais medidas corretivas.
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Como funciona uma auditoria?
A auditoria pode ser realizada por uma comissão interna ou externa, como veremos mais adiante. Ela pode ser aplicada em empresas de todos os portes na busca por ocorrências e suas possíveis correções.
Para realizar o processo, primeiro é preciso decidir alguns pontos essenciais a serem observados, como:
- O quê: é o objeto da auditoria, podendo ser um departamento, um produto, uma prática, e até uma pessoa. É possível realizar auditorias mais amplas (na empresa inteira) ou seccionar conforme necessário;
- Por quê: qual é o objetivo da auditoria? Ela pode ser de rotina, buscando falhas ocasionais, ou ser motivada por alguma situação, como suspeita de fraude;
- Quem: outro ponto importante é decidir quem será o auditor, como uma comissão, um profissional específico ou uma empresa terceirizada.
Com essas questões definidas, aí então é possível dar início ao procedimento. O auditor, seja ele uma pessoa física, um prestador de serviço externo ou uma comissão de pessoas, vai examinar cuidadosamente o objeto da auditoria, usando métricas e parâmetros para avaliar se há alguma irregularidade, e sugerir intervenções.
Os parâmetros devem ser pertinentes à questão, e também devem ser definidos anteriormente. Por exemplo: imagine uma auditoria de qualidade para avaliar um produto manufaturado.
Para saber se o item produzido atende ao padrão de qualidade, é preciso estabelecer as características que se esperam daquele produto, e o que significa estar fora do padrão dentro dessas métricas. Pode ser o tamanho, a cor, o material, e outras variações.
Muitas vezes, os critérios são definidos por lei ou normas específicas a uma determinada área de atuação. Em outros casos, isso é definido pela própria empresa com base em suas exigências.
Uma vez que a empresa tenha os resultados obtidos com a auditoria, o próximo passo é analisar se há alguma anormalidade e, se houver, estabelecer soluções para que o problema não volte a acontecer.
Recomenda-se realizar avaliações periódicas para evitar a recorrência das irregularidades, e também para analisar, em auditorias posteriores, se os problemas anteriormente identificados foram corrigidos.
No caso das empresas de grande porte (com receita bruta acima de R$ 300.000.000) que atuam com demonstrações financeiras, a Lei Federal nº 11.638/2007 exige a “[..] obrigatoriedade de sociedades anônimas de grande porte em elaborar os demonstrativos contábeis, conforme práticas adotadas no Brasil, e submeter à auditoria independente para emissão de relatório sobre as demonstrações contábeis”.
Isso significa que as empresas que se enquadram nessa definição devem ser auditadas de maneira independente para declarar sua situação financeira.
Tipos de auditoria
Existem muitos tipos de auditoria que podem ser indicados para diferentes segmentos e situações, conforme a necessidade. Vamos conhecer alguns deles:
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada por representantes da própria empresa para examinar questões internas, ou seja, que não têm impacto fora da organização.
Os objetivos podem ser variados, conforme vimos acima, mas normalmente o propósito é assegurar que todos os processos estejam correndo dentro do esperado.
Um exemplo são as inspeções de segurança do trabalho, que analisam se todas as medidas de segurança estão sendo seguidas, como o uso de EPIs, por exemplo.
Auditoria externa
Já a auditoria externa é feita por pessoas que não pertencem ao quadro de funcionários da empresa, como um consultor especializado, ou ainda por órgãos públicos.
Esse tipo de auditoria normalmente é empregado quando a empresa precisa de um ponto de vista imparcial. Isso é comum em casos de:
- Possibilidade de venda da empresa;
- Interesse de investidores;
- Fiscalização do cumprimento de leis;
- Comprovação da veracidade dos dados declarados publicamente;
- Obtenção de certificados.
No caso de fiscalização, normalmente a empresa não pode interferir no processo, já que a auditoria fica a cargo de órgãos públicos especializados.
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Auditoria ambiental
Pode ser interna, para verificar se a empresa está cumprindo suas políticas ambientais internas, ou externa. Nesse caso, é realizada por órgãos como a secretaria do meio ambiente em busca de irregularidades na questão ambiental (como descarte irregular de lixo), ou ainda por consultorias especializadas para obtenção de certificados como a ISO 14001.
O certificado ISO 14001 atesta o cumprimento à Norma Brasileira 14001 da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), que avalia a gestão ambiental das empresas, examinando questões como:
- Proteção à natureza;
- Redução do impacto ambiental;
- Aplicação da sustentabilidade nos processos.
Auditoria hospitalar
Como o nome já entrega, a auditoria hospitalar é realizada em clínicas, hospitais e outros ambientes hospitalares. Normalmente é realizada internamente, e busca auditar processos específicos desse segmento.
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Auditoria de qualidade
A auditoria de qualidade é comum em indústrias, mas não está restrita à produção. Seu principal objetivo é verificar se os resultados estão dentro de um padrão pré-estabelecido, por isso costuma ser interna, mas também pode ser fiscalizada externamente dependendo do segmento.
Pode ser aplicada em diversas áreas dentro da empresa, buscando excelência operacional no serviço prestado.
Auditoria de gestão
A auditoria de gestão também pode ser interna e externa, e faz uma análise ampla sobre a empresa como um todo e como ela é administrada. Alguns pontos avaliados são a eficiência dos processos, os gastos e ganhos, as metas estabelecidas e os resultados apresentados.
É semelhante à auditoria operacional (falaremos mais sobre ela logo adiante), mas observa a cadeia de comando da empresa, e os resultados gerados por ela.
Auditoria de sistemas
Já a auditoria de sistemas é direcionada para o setor de tecnologia, analisando se os softwares utilizados são seguros e adequados às necessidades da empresa.
Além disso, pode envolver a análise de computadores e outros equipamentos de informática, para verificar sua inviolabilidade e confidencialidade das informações ali contidas.
Auditoria operacional
Como falamos anteriormente, a auditoria operacional é similar à de gestão mas, enquanto esta é focada na liderança, a operacional analisa todo o aspecto de funcionamento da empresa. Isso abrange os colaboradores, os processos do dia a dia, os resultados apresentados, e o desempenho da empresa como um todo.
É uma auditoria mais ampla, podendo ser aplicada em todos os setores, e cujo principal objetivo é a eficiência das operações, aliada à saúde financeira da empresa e à qualidade dos processos. Por isso, pode ser feita em conjunto com outros tipos de auditoria.
Auditoria contábil
Um dos tipos mais comuns, a auditoria contábil é responsável por acompanhar a parte financeira, analisando o que entra e o que sai no fluxo de caixa.
É indicada para identificar débitos indevidos, desvios de dinheiro, fraudes processuais, mau uso do patrimônio, erros nos registros e outras prestações de contas.
Por isso, é comum que seja encomendada por investidores antes de injetar dinheiro na empresa, ou por compradores interessados em adquirir a organização. Nesses casos, é feita por um consultor externo, que indicam se o negócio é ou não interessante do ponto de vista financeiro.
Além dos tipos de auditorias que citamos acima, é possível fazer outras análises levando em consideração diferentes critérios e áreas de atuação.
Em todas as situações, o propósito é o mesmo: identificar irregularidades, sinalizar pontos de atenção, e abrir espaço para a implementação de soluções.
Leia também: Como fazer um relatório de segurança do trabalho
Quais são as vantagens da auditoria?
Por chamarem atenção para os pontos fracos da empresa, as vantagens oferecem muitos benefícios quando aplicadas, tais como:
Dificulta os desvios
Muitas auditorias são feitas após haver suspeita de fraude ou algum outro tipo de desvio. Quando elas são realizadas periodicamente, facilitam a identificação desses problemas e inibem desvios futuros, já que sabe-se que não passarão despercebidos.
Também permite a implementação de procedimentos mais rigorosos, dificultando novas fraudes.
Otimiza o controle
A auditoria é uma ferramenta de controle interno, portanto viabiliza mais conhecimento e domínio sobre a operação, e assim favorece a melhoria contínua dos processos.
Estimula boas práticas
Outra vantagem da auditoria é a motivação de colaboradores e gestores para preservar um ambiente saudável e eficiente, já que exemplifica na prática os valores e prioridades da empresa.
Dessa forma, estimula a execução de boas práticas em toda a hierarquia da empresa, extraindo resultados ainda melhores de cada funcionário.
Leia também: Check list auditoria interna: como fazer + modelo digital
Quais são as etapas que compõem uma auditoria?
Agora chegou a hora de ver como executar sua auditoria. Para implementar a ferramenta, você pode seguir as etapas abaixo e garantir mais eficiência no processo:
Crie um plano anual para as auditorias
Para assegurar a máxima eficiência da auditoria, não deixe que seja um evento isolado — recomendamos que faça um planejamento anual para que diferentes tipos de auditoria sejam realizados na frequência ideal para cada necessidade.
Liste quais os aspectos a serem auditados e a periodicidade de cada um, então elabore um plano de atividades para programar as vistorias e garantir que nenhuma seja perdida por esquecimento ou falta de organização.
Informe as equipes sobre os procedimentos
Peça a opinião e ajuda das equipes para executar as atividades com qualidade e excelência no dia a dia, e notifique-as antes de cada auditoria (quando for pertinente, claro) para assegurar transparência e demonstrar confiança nos funcionários.
Isso também dá a oportunidade de implementar melhorias antes mesmo que as falhas sejam registradas formalmente, gerando proatividade.
Saiba quais setores serão auditados
Não planeje sua auditoria de última hora: detalhe com antecedência o que será auditado e por que, assim a coleta de informações é otimizada e o resultado também.
Mapeie e padronize os processos internos
Sua auditoria não vai ser eficaz se a empresa não tiver parâmetros para comparar o resultado. Para isso, mapeie o que espera encontrar em cada aspecto auditado e sinalize quais são os padrões de qualidade estabelecidos.
Outro benefício dessa etapa é que ela dá oportunidade para que as ações corretivas sejam aplicadas antes mesmo da auditoria, já que as equipes têm um registro formal de referência, em vez de agir às cegas.
Estruture e siga um cronograma de ações
O cronograma deve detalhar quando a auditoria irá acontecer, quem realizará e o que será vistoriado, em detalhes para que nenhuma não conformidade passe despercebida.
Desse modo, o auditor otimiza o processo, evita o absenteísmo e garante que todos os aspectos pertinentes sejam realizados.
Leia também: O que é relatório de não conformidade e como elaborar
Faça um checklist com os itens a serem auditados
Uma ferramenta que vai facilitar sua auditoria é o checklist (físico ou digital). As listas permitem planejar com antecedência quais os pontos que precisam ser observados, e também registrar se eles estão conformes ou não.
Assim, você garante que a auditoria seja completa e que todas as informações coletadas sejam registradas de maneira fácil de entender.
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