software para gestão de equipes externas

Software para Gestão de Equipes Externas

O software para gestão de equipes externas é uma ferramenta que ajuda gestores na comunicação da equipe em campo, no acompanhamento do trabalho e no controle da jornada, evitando problemas como atrasos, retrabalhos e insatisfação do cliente.

O que é gestão de equipes externas?

A gestão de equipes externas é focada nos colaboradores que realizam seus trabalhos fora da empresa. Alguns exemplos são vendedores, representantes,prestadores de serviços e técnicos. Além da coordenação do trabalho, é preciso controlar o tempo de trabalho, cumprimento de prazos, engajamento da equipe, refinamento dos processos e aumento da qualidade do trabalho.

Fazer uma boa gestão não é impossível, mas é preciso utilizar ferramentas para ajudar nos desafios que surgem no dia a dia  entre os gestores e os trabalhadores..

Principais desafios na gestão de equipes externas

Veja os principais desafios na gestão de equipe externas e como um software para gestão de equipes externas pode ajudar.

Acompanhamento de atividades

O gestor precisa ter um processo no qual saiba quais foram as atividades realizadas pela equipe. Por isso, é preciso ter um alinhamento diário ou semanal sobre as demandas e também a cultura do envio de relatórios ao fim do dia ou também com outra periodicidade, de acordo com a necessidade de cada empresa.

Para prestadores de serviço, são indicados softwares como o Produttivo, no qual é possível planejar e acompanhar em tempo real a agenda da equipe, além de ter todo a comprovação e histórico dos serviços.

Já para vendedores e outras áreas, softwares como Pipefy, Trello e alguns CRMs podem ajudar.

Falhas na comunicação

Sem processos bem estabelecidos e tarefas claras para a equipe externa, o trabalho pode apresentar problemas, se tornando custoso para a empresa. Por isso, a comunicação com a equipe externa deve ser clara, objetiva e constante, para que a equipe não fique ociosa ou em dúvida.

O WhatsApp é muito utilizado aqui, porém requer atenção. Muitos gestores utilizam como ferramenta para tudo: falar com a equipe, com o cliente, documentar informações do trabalho que está sendo realizado e outros. E aí surgem problemas como falta de organização, atrasos, perda de histórico, falta de dados para tomar decisões, entre outros.  

Por isso, o WhatsApp deve ser utilizado exclusivamente para comunicação. 

Para prestadores de serviços, o Produttivo também tem recursos que facilitam a comunicação automática e organizada entre gestor, técnico e cliente. 

Falta de capacitação

O investimento em treinamento da equipe deve ser algo contínuo, acompanhando a evolução e desempenho de cada colaborador. Isso é importante para manter a equipe engajada com a empresa, melhorando também a qualidade do trabalho realizado.

Software para gestão de equipes externas: 6 opções para sua empresa

Já existem no mercado centenas de ferramentas e softwares que organizam processos de trabalho e tornam a gestão de equipes externas mais eficiente. Vamos listar seis opções com objetivos diferentes. Veja qual melhor se adapta à realidade do seu negócio!

Produttivo – Controle de serviços de ponta a ponta

O Produttivo é um software e aplicativo para prestação e comprovação de serviços, voltado para manutenções, inspeções, laudos técnicos, relatórios fotográficos, entre outros documentos de máquinas e ativos. É voltado para planejar, executar e comprovar serviços.

Através do software, o gestor pode abrir novos chamados e designar para o corpo técnico, acompanhando a realização da atividade. Os relatórios de comprovação são gerados em poucos instantes após a execução do serviço, tornando o trabalho mais confiável e de qualidade.

O técnico preenche formulários através do aplicativo, eliminando papel e o retrabalho de transferir informações para o computador. O cliente também pode abrir chamados por meio de um link personalizado, agilizando o processo de atendimento.

Ao final de cada atendimento podem ser enviadas pesquisas de satisfação e o software fornece dados e indicadores de volume e tempo de trabalho, assim como o nível de satisfação do cliente.

Você pode testar gratuitamente clicando aqui.

Oitchau – Controle de Horas

A OiTchau é um software focado no controle de horas trabalhadas. É possível criar jornadas de trabalho personalizadas de acordo com o cargo. Também possui funcionalidades para alguns segmentos, como transportadoras, permitindo o acompanhamento em tempo real via GPS.

A plataforma oferece um aplicativo para funcionários, como também um quiosque com tablet para bater ponto, utilizando reconhecimento facial.

Smartleader – Gestão de Desempenho

Essa plataforma auxilia as lideranças a avaliarem o desempenho da equipe por competências, gestão de metas, gestão de feedback contínuo e módulos de treinamentos.

Ainda oferece relatórios de desempenho automáticos, ajudando gestores na tomada de decisões.

Pontomais

O Pontomais é uma ferramenta para controle de ponto, onde gestores podem ter o controle da jornada de trabalho dos funcionários. É possível bater o ponto com registro simples, QR Code, reconhecimento facial e ponto offline, via aplicativo.

O sistema permite a centralização de todas as informações sobre faltas, bancos de horas e horas faltantes em um único lugar.

Trello

O Trello possui planos gratuitos para quem precisa organizar times, criar fluxos de trabalho, em formato kanban, ou seja, com colunas as quais você consegue personalizar e visualizar projetos divididos em tarefas e ações.

O painel é compartilhado com mais colaboradores, incluindo recursos para finalização de atividades, priorização e checklists.

Pipefy

Assim como o Trello, o Pipefy permite a criação de Workflows, substituindo formulários, planilhas, manuais e até e-mails. É possível designar atividades para outros times, em painéis diferentes.

Um grande diferencial é a possibilidade de trabalho em conjunto entre empresa e cliente, onde eles podem fazer pedidos dentro da plataforma, garantindo a centralização e organização das tarefas.

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