Ordem de Serviço: o que é e como fazer? [Guia+Modelos]

Ordem de Serviço (OS) é um documento que formaliza o trabalho prestado. Assim, quando um negócio é fechado, emite-se uma OS para que exista uma comunicação interna sobre o que precisa ser efetuado e também uma comprovação para o cliente. A ordem de serviço pode ser feita em papel/word, excel ou em aplicativos.  Em seguida, vamos mostrar como fazer uma ordem de serviço, o que não pode faltar e também alguns modelos para você se inspirar e baixar. 

Qual a importância da Ordem de Serviço?

A ordem de serviço é um suporte de dados importante e também uma espécie de autorização para o início de determinado serviço

A partir dela, é possível planejar quando o serviço vai ser realizado, como, por quem e com quais recursos (equipe, ferramenta e peças). O que contribui para: 

  • Melhor gestão financeira da empresa;
  • Organização e planejamento da agenda dos técnicos;
  • Redução de retrabalho e desperdícios;
  • Controle de estoque;
  • Comprovação do trabalho, minimizando possíveis atritos com o cliente.

A OS também serve como um histórico importantíssimo e pode se transformar em fidelização dos clientes, mais indicações e fechamentos de novos contratos. Você pode usá-la como fonte de dados para analisar quais serviços pode oferecer para seu cliente.

relatorio-ordem-de-servico-produttivo

Modelo digital gerado automaticamente no aplicativo Produttivo

Como fazer uma Ordem de Serviço?

Separamos um passo a passo simples para você seguir. Basta ir estruturando sua ordem de serviço com essas informações um abaixo da outra. 

  • Parte 1: Cabeçalho da Ordem de Serviço

    No cabeçalho da OS vão informações como:

    • Identificador: é um número ou algum informação para você se organizar internamente qual ordem de serviço é. Muitas empresas chamam também de “chamado”. Por exemplo, chamado #001
    • Dados da sua empresa: nome, CNPJ, endereço, telefone e outros
    • Dados do cliente: endereço, setor e outras informações
    • Logo: insira a marca da sua empresa e do seu cliente. Vai gerar diferencial para a sua empresa!
  • Parte 2: Informações do equipamento

    Logo abaixo do cabeçalho vem os dados do equipamento ou ativo no qual o serviço vai ser realizado. Aqui você pode inserir informações como: marca, modelo, número de série, fabricante e local onde o equipamento está instalado. Em aplicativos de ordem de serviço, essas informações são puxadas automaticamente por meio da leitura do QR Code.

  • Parte 3: Informações da visita e responsável

    Depois das informações do equipamento, vem a seção com as informações do trabalho, como: técnico(a) responsável pelo serviço e horário de início e fim.

  • Parte 4: Detalhamento do serviço

    Essa etapa pode ser personalizada de acordo com o tipo de serviço que você realiza. Alguns exemplos bem comuns são:

    Ordem de Serviço de Manutenção Corretiva: é comum que a ordem de serviços tenha campos de “Diagnóstico”, “Solução” e “Peças trocadas”. Em diagnóstico, o técnico(a) deve preencher qual foi o motivo do problema, muitas vezes identificado por meio de testes e medições, por exemplo: “Equipamento com baixa pressão devido a vazamento por problemas na soldagem”. Em solução, vem o detalhamento do que foi realizado para solucionar o problema, como “Ponto de vazamento encontrado e solda realizada com tratamento a vácuo adequado”. Por fim, insira, se houver, as peças trocadas para somar no valor total da ordem de serviço.


    Ordem de Serviço de Manutenção preventiva ou Inspeção: 
    aqui o foco são as questões de conformidade e não conformidade. Você deve inserir todas as questões que devem ser verificadas pelo técnico (a) durante o serviço. Por exemplo: verificar nível de óleo, medir tensão, analisar aparência externa e interna do equipamento e outros. Neste link, separamos diferentes modelos de checklist dependendo de sua atuação.


    Ordem de de Serviço de Instalação: você pode substituir os campos de “Diagnóstico” e “Solução” por “Serviço realizado” com o detalhamento.

  • Parte 5: Fotos de comprovação

    O uso das fotos é recomendado para todos os tipos de serviço. Elas comprovam o trabalho executado e geram mais confiabilidade para seu cliente, gerando credibilidade para a sua empresa. Nos aplicativos de ordem de serviço, as fotos saem automaticamente no PDF final da ordem de serviço, eliminando o trabalho de passar para o computador e formatar.

    Você pode usar as fotos para comprovar o antes e depois do serviço ou uma não conformidade, por exemplo.

  • Parte 6: Valor do serviço, aprovação e método de pagamento

    Chegando na fase final da ordem de serviço, aqui você coloca o valor total dos serviços e, se houver, peças utilizadas. Algumas operações inserem também a forma de pagamento e, se precisar da aprovação do cliente, um campo para assinar que foi aprovada.

  • Parte 7: Assinatura

    Por fim, insira a assinatura do técnico responsável e do cliente. Nos aplicativos, também existe esse recursos para ser assinado diretamente na tela do celular.

Ordem de Serviço: 7 modelos prontos para baixar!

Neste link, temos alguns modelos prontos de ordem de serviço grátis para imprimir ou para serem usadas como pdf.

O Kit contém:

1) Ordem de Serviço com cálculo automático de valor do serviço

Ordem de Serviço com cálculo automático de serviço

2) Ordem de Serviço simples word

Ordem de Serviço com cálculo automático de serviço

3) Ordem de Serviço em excel com fotos

Ordem de Serviço com cálculo automático de serviço

4) Ordem de serviço para manutenções preventivas e inspeções

Ordem de Serviço com cálculo automático de serviço

5) Ordem de Serviço com relatório fotográfico

Ordem de Serviço com cálculo automático de serviço

Baixe esse e outros 3 modelos gratuitamente ➡ 

Kit Ordem de Serviço

Software Ordem de Serviço

Hoje em dia muitas empresas já utilizam os softwares para ordem de serviço. Os novos sistemas substituem o papel e as planilhas das operações, eliminando o retrabalho de preencher tudo à mão e passar para o computador. No Produttivo, por exemplo, as ordens de serviços e checklists são preenchidos pelo aplicativo e ao final o relatório já sai pronto com o logo e cores.

Além disso, o aplicativo tem vários recursos para agilizar o atendimento do técnico(a) e garantir maior confiabilidade, como:

  • QR Code para identificação de equipamentos;
  • Fotos com data, hora e localização;
  • Preenchimento por voz,
  • Questões de conformidade com pontuação;
  • Preenchimento automático de informações
  • +7 recursosVeja um modelo abaixo gerado em segundos:

    relatorio-ordem-de-servico-produttivo

    Teste grátis aqui

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