Os formulários digitais são ideais para empresas que atuam com checklists, ordens de serviço e outros relatórios, automatizando parte do trabalho de coleta e registro de informações.
Além do modelo de formulário pronto para uso, alguns softwares oferecem recursos para criar seu próprio formulário do zero e personalizar como preferir.
No artigo a seguir, veja como criar um modelo de formulário digital que atenda às suas necessidades e conheça as funcionalidades do Produttivo para digitalização dos laudos e relatórios. Boa leitura!
Veja também: Modelos prontos de relatórios, ordens de serviço, checklists e outros formulários digitais
- O que é um modelo de formulário digital?
- Para que serve um modelo de formulário digital?
- Quais são as vantagens do modelo de formulário digital?
- Quais são os tipos de formulários digitais?
- O que é importante ao criar um modelo de formulário digital?
- Como fazer um modelo de formulário digital?
- Modelos de formulário digital
O que é um modelo de formulário digital?
O modelo de formulário digital é indicado para pessoas e empresas que trabalham com muitas informações e desejam digitalizar e automatizar seu registro.
Substituindo as versões em papel, o formulário digital permite a documentação de dados sem risco de perdas, rasuras e outros problemas muito comuns com formulários analógicos.
Um modelo de formulário tem a vantagem de já vir pronto para uso e favorecer a padronização das informações preenchidas. Na versão digital, ele ainda traz benefícios como facilidade no preenchimento em campo, confiabilidade dos dados, armazenamento prático e melhor análise do que foi coletado.
Para que serve um modelo de formulário digital?
O modelo de formulário digital pode ser usado para controlar e registrar as atividades que ocorrem dentro e fora de uma empresa, como serviços em campo.
A partir do documento, o técnico tem um roteiro do que deve fazer e o mesmo formulário, depois de preenchido, pode ser encaminhado para o cliente para comprovação e para o gestor, como ferramenta de histórico para acompanhamento.
Existem diferentes tipos de formulários, como veremos mais adiante. Na versão eletrônica, o modelo de formulário ainda tem o objetivo de automatizar o preenchimento de determinados dados e simplificar ou até eliminar algumas tarefas (como transcrição do documento), o que agiliza a rotina de serviços.
Quais são as vantagens do modelo de formulário digital?
Agora que você já conhece os formulários digitais, vamos falar das vantagens em escolher esta ferramenta de trabalho para a sua empresa? Conheça alguns dos principais benefícios:
Informações confiáveis, seguras e de fácil acesso
O setor de serviços exige cada vez mais confiabilidade de dados e agilidade na entrega deles.
O uso de formulário digital é uma segurança de que as informações coletadas serão verídicas, e ainda serão tratadas de forma sigilosa, pois o modelo de formulário só pode ser acessado por quem tiver liberação.
Além desse diferencial, o armazenamento em nuvem oferecido pelo Produttivo garante que as informações fiquem protegidas e permite acessá-las de qualquer lugar do mundo e a hora que desejar.
Redução de custos e agilidade na rotina de trabalho das equipes
A redução de custos pode ser contabilizada por meio da diminuição de recursos para a obtenção de informações, como papel, impressões, armazenamento, transcrição e digitalização.
Outro fator que contribui para essa economia é um plano de ação efetivo que reduz os retrabalhos da equipe em campo por falta ou erro de informações.
Colocando tudo isso na ponta do lápis, podemos ver como a tecnologia otimiza os recursos da empresa, que podem ser investidos em melhorias nas entregas, por exemplo.
Já no quesito agilidade, a gestão ganha uma visão ainda mais estratégica, voltada tanto à execução em campo, que fica muito mais rápida e efetiva com o formulário digital, quanto no escritório, onde o gestor pode acompanhar em tempo real o que está sendo realizado e assim propor melhorias.
Relatórios automáticos e em tempo real
Com um modelo de formulário digital, os relatórios podem ser gerados assim que o atendimento ao cliente é finalizado, sem ter que aguardar a entrega dos papéis ou o upload das fotos tiradas pelo técnico em campo.
Isso significa um ganho enorme de produtividade e uma economia no prazo de entrega.
Satisfação do cliente e a oportunidade de novos negócios
Pensamos muito nos prazos de entrega dos relatórios de atendimento ao cliente final e, no meio da correria, a qualidade pode se perder devido a pressão ou imprevistos que ocorrem durante a realização das ações.
Mas esse é um erro gravíssimo cometido pela maioria das empresas. Os clientes valorizam e confiam ainda mais em organizações que padronizam seus relatórios e entregam suas demandas dentro do prazo, sem comprometer a qualidade.
Ótimos relatórios geram também indicações de clientes para empresas parceiras. Portanto, quanto mais valor o seu cliente perceber no seu serviço (e isso inclui o modelo de formulário utilizado), maiores são as chances de garantir novas oportunidades de negócio.
Quais são os tipos de formulários digitais?
O modelo de formulário digital pode ser utilizado para várias funções e segmentos, basta alterar as configurações para que elas atendam às suas necessidades. Vamos conhecer alguns tipos de formulários:
- Formulário de ordem de serviço;
- Formulário de registro de clientes;
- Formulário de checklist;
- Formulário de relatório técnico;
- Formulário de abertura de chamados;
- Formulário de pesquisa de satisfação;
- Formulário de comprovação de serviços.
Além dos tipos de formulários que citamos, também é possível criar um modelo de formulário totalmente personalizado para atender às necessidades específicas da empresa.
O que é importante ao criar um modelo de formulário digital?
Ao elaborar o modelo de formulário digital, é importante ficar de olho em alguns pontinhos que não podem faltar, como:
Clareza nas informações solicitadas
Quanto mais clareza nas informações solicitadas, melhor! Afinal, em uma equipe com muitas pessoas ou até mesmo no repasse dos formulários aos clientes, é bem provável que exista um ruído na comunicação ou na interpretação do que está sendo solicitado.
Sugerimos rever os itens do seu formulário atual, conferir junto ao time para comprovar se todos estão alinhados e só aí salvar essas informações para uso coletivo.
Lembre-se: o que pode parecer muito óbvio para você, às vezes, é algo que outra pessoa possa não ter muita familiaridade. Isso é especialmente importante em formulários de solicitação de serviço e também em documentos que serão encaminhados ao cliente.
Sequência inteligente de preenchimento
Pensar em uma sequência inteligente de preenchimento facilita a vida do seu cliente ou colaborador, economizando tempo e estimulando um modo de pensar mais ágil.
Por exemplo: iniciar o formulário solicitando dados da empresa como endereço, seguir com informações do equipamento (como modelo) e continuar com o tipo de reparo, finalizando com observações sobre o serviço prestado, é uma maneira lógica de organizar as ideias e mais organizada de filtrar as informações preenchidas.
No caso de serviços em campo, uma sugestão é reunir componentes próximos na mesma seção, assim o técnico faz a inspeção de uma vez só, em vez de ficar indo e voltando para acompanhar uma sequência ilógica. Veja um exemplo de um modelo de formulário do Produttivo:
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Escolha melhor a opção de resposta
Você pode personalizar seu modelo de formulário como quiser. Dentro do Produttivo, por exemplo, existem diversos formatos de respostas como checklist, textos curtos ou longos, apenas números, lista de peças e serviços, datas, entre outros.
Esses recursos são grandes diferenciais que só a versão digital proporciona — eles ajudam a garantir mais agilidade e padronização na coleta de respostas e dos dados indispensáveis.
Caso tenha dúvida na hora de escolher uma opção, simule um atendimento na prática com o formulário que você já utiliza apenas para garantir que tudo sairá da maneira correta. Isso contribui diretamente para o crescimento e bom desempenho das atividades durante a rotina do seu time em campo.
Informações indispensáveis precisam ser obrigatórias
Esse é mais um dos pontos positivos que um modelo de formulário digital pode oferecer. A pessoa responsável pela configuração das perguntas tem a possibilidade de escolher campos que devem ser preenchidos obrigatoriamente pelo usuário.
Dessa forma, problemas com falta de informação, despadronização ou esquecimento de preenchimento diminuem significativamente. Olha só como funciona no Produttivo:
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Alertas e planos de ação
Se você trabalha com manutenção, inspeção ou auditoria, fique de olho nessa dica. Alguns sistemas digitais possuem funcionalidades de criação de alertas e planos de ação.
Se a equipe técnica gera um alerta de não conformidade em campo, por exemplo, é possível visualizar facilmente o problema pelo computador e em seguida já criar um plano de ação com planejamento de atividades futuras para resolver a situação.
Ao criar um modelo de formulário digital, você pode selecionar respostas que criem alertas que irão ajudar a programar serviços futuros como reparos e manutenções planejadas.
Recursos antifraude
Para que as informações sejam cada vez mais verídicas, garantindo a confiabilidade do trabalho da equipe e das entregas aos clientes, o modelo de formulário digital também pode ser criado com recursos especiais antifraude.
Com o Produttivo, você pode solicitar que os formulários sejam respondidos com fotos tiradas na hora (sem acesso à galeria do celular), informações com marcações de data, hora e localização, e assinatura digital.
Relatório fotográfico
Outro grande diferencial do modelo de formulário digital é conseguir gerar, ao final do atendimento, um relatório com todas as informações do serviço já com as fotos de comprovação.
Assim, não é necessário voltar ao escritório para passar essas fotos para o computador e imprimi-las para só então anexar ao formulário preenchido.
O relatório fotográfico digital é ideal para serviços que precisam de comprovação ou para mostrar o “antes e depois”. Com o Produttivo, as fotos são anexadas ao formulário durante o preenchimento.
É possível inserir imagens da galeria ou tiradas na hora, com registro de data e horário. Após a finalização do preenchimento, o modelo de formulário pode ser exportado e compartilhado já com as fotos.
Como fazer um modelo de formulário digital?
Criar um modelo de formulário digital não é uma tarefa difícil, mas é preciso prestar atenção para que o documento fique completo e seja fácil de preencher. Separamos algumas dicas para te ajudar, olha só:
- O primeiro passo é escolher o formato do seu formulário digital: você pode criar modelos de formulários em programas como Word e Excel, ou até em softwares específicos para isso, como é o caso do Produttivo;
- Depois, determine claramente o propósito do formulário e as informações que você precisa coletar. Isso ajudará a orientar o formato e os campos que serão incluídos;
- Organize o formulário em seções lógicas. Por exemplo, comece com informações básicas e depois vá para detalhes mais específicos. A estrutura lógica facilita o preenchimento pelo técnico;
- Selecione também quais questões devem ser respondidas obrigatoriamente, e quais têm opções limitadas de resposta. Um exemplo são os checklists de conformidade, em que as respostas normalmente são Conforme e Não conforme;
- Não se esqueça de incluir um cabeçalho que contenha todas as informações da sua empresa, dados do cliente e outros detalhes referentes ao serviço, como ficha técnica do equipamento que receberá a manutenção;
- Antes de colocar seu modelo de formulário em prática, faça um teste com a equipe. Peça a opinião de todos e faça as modificações necessárias para que seu formulário digital seja o mais completo e eficaz possível;
- Faça a personalização do relatório com recursos como logo da empresa e cores. Isso demonstra profissionalismo e ajuda a reforçar sua marca;
- Uma vez que o modelo de formulário esteja pronto para ser utilizado, faça treinamentos com a equipe para que todos entendam sua importância e preencham corretamente;
- Por fim, use um dashboard de indicadores para monitorar o desempenho da equipe e encontrar pontos de melhoria no serviço prestado. As informações registradas nos formulários são um bom ponto de partida, pois reúnem dados como tempo de serviço, falhas mais comuns encontradas, entre outros;
- À medida que for utilizando seu modelo de formulário digital, faça alterações sempre que necessário em busca da melhoria contínua.
Agora que já sabemos a importância do modelo de formulário digital e como fazer, vamos ver alguns exemplos de ferramentas que permitem a criação dos documentos. Continue lendo para saber!
Modelos de formulário digital
Como falamos anteriormente, o modelo de formulário digital pode ser feito em ferramentas do computador, como Word e Excel, ou em sistemas próprios para a criação de relatórios. Vamos conhecer alguns exemplos de cada um:
Em Word
O modelo de formulário em Word pode ser criado facilmente pelo computador. Esse tipo de formulário é gratuito e fácil de usar, mas tem suas limitações.
Para quem está em busca de modelos de formulários gratuitos em Word, uma sugestão é o Kit Checklist do Produttivo. Ele vem com 16 modelos de formulários em checklist prontos para baixar, olha só como fica o checklist de manutenção preventiva:
Você pode baixar todos os modelos do Kit Checklist gratuitamente. É só fazer o download no seu computador, alterar as informações de exemplo e colocar seu modelo de formulário em prática!
Baixe grátis: Kit Checklist com 16 modelos de formulários em Word
Em Excel
Já o modelo de formulário em Excel é um pouco diferente. Embora também seja gratuito e ofereça diferenciais como criação de gráficos, ele apresenta dificuldade na hora de inserir imagens e textos mais longos.
Para quem prefere os formulários em Excel, o Produttivo disponibiliza o Kit Ordem de Serviço, que conta com sete modelos diferentes de formulários de ordem de serviço em formato de planilha:
Para ter acesso a todos os modelos do Kit Ordem de Serviço, acesse a página, faça o download ou uma cópia online, e substitua as informações padrão pelos dados da sua empresa.
Baixe grátis: Kit Ordem de Serviço com 7 modelos de formulários
Em software
Para empresas que lidam com grande volume de serviços e querem ter ainda mais praticidade e confiabilidade em seus relatórios, o melhor é usar um software para criação de modelo de formulário digital.
Sistemas como o Produttivo oferecem modelos prontos para uso, e ainda disponibilizam a opção de criar seu próprio modelo de formulário do zero, personalizando todas as questões como preferir.
Veja um exemplo ordem de serviço digital preenchida dentro do sistema:
Experimente o modelo de ordem de serviço digital
O relatório de visita técnica também fica mais confiável quando preenchido via Produttivo:
Experimente o modelo de relatório de visita técnica digital
Todos os formulários digitais do Produttivo são preenchidos diretamente pelo celular ou tablet do técnico durante o atendimento, e ainda contam com recursos como:
- Preenchimento automático das informações do cabeçalho;
- Leitura de QR Code para acessar o histórico do equipamento;
- Personalização com a logo da sua empresa ou do cliente, e outros recursos visuais;
- Assinatura digital feita diretamente na tela do dispositivo;
- Preenchimento por voz;
- Funcionamento offline;
- Armazenamento em nuvem;
- E muito mais!
O Produttivo ainda conta com o painel do gestor, que é acessado pelo computador e mostra todas as informações em tempo real. Além disso, você tem acesso a funcionalidades como:
- Criação ou personalização do modelo de formulário inteligente;
- Sistema de chamados para receber solicitações dos clientes com facilidade;
- Plano de atividades que permite planejar serviços recorrentes com antecedência e assim não perder prazos;
- Dashboard de manutenção mostrando os principais indicadores da sua empresa em gráficos automáticos;
- Pesquisa de satisfação automática para ser enviada ao cliente e medir a reputação da empresa.
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