O histórico de manutenção é um registro de cada intervenção realizada em uma máquina ou equipamento, documentando cada tarefa realizada naquele ativo.
Ele é muito importante para consultas futuras, mostrando o que já foi feito para que ajude na tomada de decisões embasadas em relação às estratégias de manutenção que serão aplicadas mais adiante.
A seguir, entenda a importância do histórico de manutenção das empresas, veja como fazer e conheça uma plataforma digital para criação de ordens de serviço e relatórios de manutenção que podem ser armazenados e usados como histórico.
Veja também: Software de manutenção com histórico para controle automático dos serviços
- O que é um histórico de manutenção?
- Para que serve o histórico de manutenção?
- Quais as vantagens do histórico de manutenção?
- Como o histórico de manutenção pode melhorar a eficiência operacional?
- O que o histórico de manutenção deve conter?
- Como criar um histórico de manutenção?
- Como manter o histórico de manutenção sempre atualizado?
O que é um histórico de manutenção?
Um histórico de manutenção é um registro detalhado de todas as atividades de manutenção realizadas em um equipamento ou sistema ao longo de seu ciclo de vida.
O objetivo desse registro é garantir que o histórico de uso e intervenções de um ativo seja documentado de forma organizada para melhorar a gestão e planejar futuras manutenções, além de ajudar na identificação de padrões que possam indicar a necessidade de substituições ou revisões periódicas.
O histórico de manutenção pode ser um documento em papel ou digital, armazenado em um sistema de nuvem para que fique disponível para consulta sempre que necessário.
Para que serve o histórico de manutenção?
O histórico de manutenção serve para várias finalidades importantes, mas seu principal objetivo é servir como documentação de tudo que foi realizado no equipamento.
A partir disso, histórico serve como base para tomada de decisões. Vamos entender melhor:
- Planejamento de manutenção preventiva: ao analisar o histórico de intervenções, é possível identificar padrões de desgaste e planejar manutenções preventivas regulares, evitando falhas inesperadas;
- Cumprimento de normas regulamentadoras: algumas indústrias exigem que manutenções sejam documentadas para auditorias ou para cumprir requisitos legais de segurança e operação;
- Acompanhamento de desempenho: o histórico permite avaliar a eficiência de um equipamento ou sistema ao longo do tempo, identificando quando ele começa a apresentar problemas ou queda de desempenho;
- Responsabilização e rastreamento: ele ainda ajuda a identificar quem realizou a manutenção e em que circunstâncias, o que pode ser útil para análise de desempenho dos técnicos ou para evitar retrabalhos.
Ou seja, o histórico de manutenção cria uma base de dados que pode ser consultada futuramente pela empresa.
Quais as vantagens do histórico de manutenção?
O uso de um histórico de manutenção pode trazer muitas vantagens para a empresa, conhece algumas delas:
Melhor desempenho dos equipamentos
Manter um registro detalhado das manutenções ajuda a garantir que os equipamentos recebam os cuidados necessários, o que pode prolongar sua vida útil e potencializar seu desempenho, alcançando resultados melhores e duradouros.
Ao observar que algum equipamento está apresentando instabilidade, você pode conferir o histórico para averiguar se está na hora de uma nova manutenção preventiva ou se o problema é um indicativo de falha imprevisível.
Segurança dos equipamentos e da equipe
Ao acompanhar todas as intervenções realizadas no equipamento, sabemos se ele está com a manutenção em dia, reduzindo o risco de acidentes de trabalho que podem danificar o ativo e ameaçar a segurança da equipe que o utiliza.
Caso o histórico mostre que um equipamento esteja apresentando falhas frequentes, pode ser necessário fazer a sua substituição para evitar que os próximos problemas apresentem riscos à saúde e à segurança.
Redução de custos
Com o histórico, a empresa pode identificar quais peças ou componentes falham com mais frequência e otimizar o estoque de peças de reposição, reduzindo custos com reparos emergenciais.
Outra oportunidade de redução de gastos é a estratégia de manutenção: o histórico serve como referência na hora de elaborar um plano de manutenção preventiva, que é financeiramente mais interessante que a manutenção corretiva.
Menos paradas
Mantendo o histórico atualizado, é possível identificar padrões de desgaste e evitar falhas inesperadas, programando manutenções preventivas de maneira eficiente nos horários mais convenientes, o que reduz o risco de paradas não planejadas.
Como o histórico de manutenção pode melhorar a eficiência operacional?
O histórico de manutenção pode melhorar a eficiência operacional de várias maneiras ao fornecer informações detalhadas sobre o desempenho dos equipamentos e das intervenções realizadas.
Vamos ver alguns exemplos de como ele pode contribuir:
Prevenção de falhas e redução de paradas não planejadas
Ao registrar todas as manutenções anteriores e as condições dos equipamentos, a empresa pode identificar padrões de falhas recorrentes e agendar manutenções preventivas antes que ocorram problemas graves. Isso resulta em menos tempo de inatividade dos equipamentos, com mais produtividade e menor interrupção nas operações.
Melhor planejamento de manutenção
Com o histórico de manutenção, é possível planejar intervenções em horários mais convenientes, como em momentos de menor demanda, sem afetar a produção. Assim, ele evita paradas inesperadas durante picos de produção e melhora a coordenação entre manutenção e operações.
Otimização do uso de peças de reposição
O histórico permite rastrear quais peças são mais substituídas ou apresentam desgaste mais rápido. Com essas informações, é possível otimizar o estoque de peças de reposição, reduzindo o tempo de espera por materiais e a compra excessiva, melhorando a gestão de inventário e diminuindo custos.
Aprimoramento das técnicas de manutenção
Ao analisar os dados do histórico, a equipe de manutenção pode identificar quais métodos ou abordagens foram mais eficazes em intervenções anteriores. Dessa forma, as práticas de manutenção são aprimoradas, diminuindo o tempo necessário para reparos e melhorando a qualidade dos serviços.
Apoio à manutenção preditiva
Usando os dados de manutenções anteriores, é possível implementar estratégias de manutenção preditiva, que detectam a necessidade de intervenções com base em condições reais de uso, em vez de intervalos fixos.
A manutenção preditiva reduz o tempo gasto em manutenções desnecessárias e garante que os reparos sejam feitos apenas quando necessário, aumentando a disponibilidade do equipamento.
Identificação de equipamentos ineficientes
O histórico ainda pode revelar que certos equipamentos exigem manutenção com mais frequência, indicando que estão se tornando ineficientes ou que estão perto do fim de sua vida útil. A empresa pode optar por substituir ou modernizar esses equipamentos, reduzindo o número de intervenções e aumentando a produtividade.
Aumento da confiabilidade dos equipamentos
Equipamentos bem monitorados e mantidos de acordo com as necessidades documentadas no histórico apresentam menos falhas inesperadas. Com maior confiabilidade, a operação se torna mais fluida, com menos interrupções e falhas técnicas.
Redução do retrabalho
Um histórico detalhado ajuda a evitar retrabalhos, pois permite verificar quais ações foram tomadas no passado, evitando que intervenções desnecessárias ou inadequadas sejam repetidas. Isso reduz o desperdício de tempo e recursos, tornando o processo de manutenção mais ágil.
Monitoramento e avaliação do desempenho das equipes de manutenção
O histórico também permite avaliar a eficiência da equipe de manutenção, identificando quem realizou as atividades mais rapidamente e com maior eficácia. Essa análise possibilita ajustes na equipe ou processos para garantir que o trabalho seja feito da forma mais eficiente possível.
Integração de novos técnicos
Técnicos novos na empresa podem consultar o histórico de manutenção para entender o histórico dos equipamentos e as intervenções realizadas anteriormente, diminuindo o tempo de aprendizado e aumentando a agilidade dos novos membros da equipe.
Em resumo, o histórico de manutenção melhora a eficiência operacional ao garantir que os equipamentos funcionem de maneira mais confiável, com menos interrupções, maior disponibilidade de máquinas e redução de custos operacionais.
O que o histórico de manutenção deve conter?
As informações contidas no histórico de manutenção vão depender das necessidades da sua empresa e das características do serviço em si, mas alguns dados imprescindíveis são:
- Data de cada intervenção, seja inspeção, manutenção ou outro serviço;
- Tipo de manutenção realizada (preventiva, corretiva, preditiva, etc.);
- Descrição do problema ou da necessidade que motivou a manutenção;
- Soluções aplicadas ou reparos feitos;
- Peças substituídas ou componentes reparados;
- Duração total do serviço, com horário de início e fim;
- Responsáveis pela execução do trabalho (equipe ou técnico);
- Custo da manutenção, incluindo mão de obra, peças, etc.;
- Observações adicionais, como sugestões para futuras manutenções ou pontos de atenção.
Com o Produttivo, informações como data, nome do responsável e duração do serviço são registradas automaticamente no formulário utilizado nas atividades, como relatório de visita técnica ou ordem de serviço.
Como criar um histórico de manutenção?
Agora que você já sabe a importância do histórico de manutenção para uma empresa, vamos ver como criar o seu próprio? Confira as dicas que separamos para você:
Defina um cronograma
O primeiro passo para criar um histórico de manutenção é definir um cronograma que irá estabelecer qual tipo de manutenção será realizado e com que frequência. Cada equipamento deve ter seu próprio calendário, mas você pode usar uma única planilha para isso.
Sugerimos usar o plano de manutenção gratuito do Produttivo, que vem em formato de Excel e conta com os campos já definidos para marcação do tipo de manutenção e da periodicidade. Veja só:
O Kit Plano de Manutenção ainda vem com um guia de boas práticas para te ajudar na definição da programação. Você pode baixar gratuitamente e aproveitar agora mesmo!
Download gratuito: Kit Plano de Manutenção com planilha para cronograma
Crie um checklist de manutenção
Uma vez que o cronograma de manutenção tenha sido estabelecido, você pode criar checklists para cada equipamento. O checklist assegura que todas as partes importantes do equipamento sejam verificadas e documentadas.
Após o preenchimento, o próprio checklist pode ser armazenado e usado como histórico.
Use a tecnologia a seu favor
Para que seu histórico de manutenção seja o mais completo possível, invista em ferramentas digitais, como o Produttivo. Os softwares de manutenção contam com funcionalidades que documentam a manutenção no sistema e ainda automatizam o registro de informações.
Assim, todo o histórico pode ser consultado facilmente e ainda é exibido em formato de gráficos, facilitando a análise de tendências.
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Como manter o histórico de manutenção sempre atualizado?
Não basta apenas criar o histórico de manutenção — ele deve ser atualizado periodicamente para que as informações estejam atualizadas e não fiquem obsoletas. Veja algumas dicas para te auxiliar na atualização regular do histórico de manutenção:
Adotar uma rotina de registro imediato após cada intervenção
Incentive sua equipe a fazer o registro da manutenção imediatamente após o serviço. Para isso, você pode investir em modelos prontos de relatórios, checklists e ordens de serviço que documentam as atividades com facilidade.
As versões digitais tornam essa tarefa ainda mais fácil, já que não é preciso levar papel e prancheta para a visita nem digitalizar as informações depois.
Usar um software de gestão de manutenção para simplificar o processo
Um software para gestão de manutenção permite que todo o processo de criação do histórico seja feito de maneira digital, evitando a vulnerabilidade e o retrabalho do papel.
Com o Produttivo, o técnico pode preencher as informações ainda durante a visita técnica com o celular ou tablet, mesmo sem internet. Os dados ficam salvos automaticamente e ficam disponíveis em nuvem, servindo como histórico.
Além disso, o software ainda pode ser usado para receber chamados dos clientes e distribuir as solicitações aos técnicos, facilitando todo o processo de gestão da manutenção.
Garantir que os técnicos estejam treinados e comprometidos com o registro correto
Forneça treinamentos para que toda a equipe técnica saiba da importância do registro correto do histórico e crie o hábito de documentar os serviços imediatamente. Assim, não é preciso depender da memória dos técnicos, que pode falhar.
Reforce sempre as boas práticas a serem seguidas e crie estratégias de incentivo, como bônus e premiações, para os funcionários que seguirem o procedimento adequadamente.
Revisar periodicamente os registros para identificar áreas de melhoria
Mesmo que os técnicos cumpram rigorosamente com as orientações, ainda é preciso revisar os registros criados para garantir que estejam dentro dos padrões. Os gestores também podem identificar pontos de melhoria, como necessidade de inclusão de novas informações, e ir ajustando os processos de acordo.
O Produttivo é um sistema digital para planejamento, controle e comprovação de serviços de manutenção, contando como recursos como:
- Portal de abertura de chamados por meio de QR Code ou links exclusivos que enviam a solicitação do cliente na hora;
- Aplicativo para celular ou tablet, permitindo o envio das solicitações dos clientes aos técnicos em campo e dispensando a necessidade de retornar ao escritório para receber orientações;
- Modelos digitais de ordens de serviço, checklists, relatórios e outros formulários prontos para usar e registrar as informações da manutenção;
- Personalização dos formulários, criando modelos totalmente personalizados e customizando com as cores e logo da sua empresa;
- Plano de atividades que permite agendar serviços recorrentes com antecedência e receber lembretes para não esquecer;
- Dashboard de manutenção que reúne os principais indicadores dos serviços realizados e mostra os resultados da empresa em gráficos fáceis de entender;
- Pesquisa de satisfação enviada automaticamente após a conclusão do serviço para medir a reputação da empresa com o cliente;
- E muito mais!
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