Montar checklist do zero toma tempo e pode gerar falhas na execução das tarefas. Por isso, cada vez mais empresas estão recorrendo a modelos de checklist prontos para organizar rotinas, padronizar processos e garantir que nada importante fique de fora.
Neste artigo, você encontra 23 modelos de checklist gratuitos para aplicar agora na sua operação, desde manutenção e limpeza até segurança do trabalho.
Além disso, vai entender como adaptar esses modelos à sua realidade e como a tecnologia pode automatizar o preenchimento e o controle de cada atividade.
Veja, por exemplo, um checklist aplicado na segurança do trabalho:
Experimente grátis: 37 modelos digitais de checklist prontos para usar
- Para que serve um modelo de checklist?
- 23 modelos gratuitos de checklist em Word para baixar agora
- Qual o melhor formato para checklists?
- Qual o melhor formato para checklists?
- Como fazer um modelo de checklist?
- Como o checklist é usado na prestação de serviços?
- Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
- Quais são os benefícios de usar um modelo de checklist?
- Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?
Para que serve um modelo de checklist?
Um modelo de checklist é uma lista de verificação pré-estruturada que ajuda a padronizar tarefas e facilitar o acompanhamento das atividades realizadas no dia a dia.
Com ele, é possível criar um passo a passo claro para cada processo, indicando o que deve ser feito, quem é o responsável e se cada etapa foi concluída ou está em conformidade. Essa estrutura torna o trabalho mais rápido, confiável e fácil de auditar.
Por ser simples de aplicar e atualizar, o modelo de checklist é amplamente usado para coletar dados, organizar fluxos de trabalho e comprovar execuções de serviço — principalmente quando integra recursos como fotos e assinaturas digitais.
Além disso, o mesmo modelo pode ser adaptado para diferentes áreas e finalidades, como:
- Auxiliar equipes em campo com procedimentos padronizados e orientações de execução;
- Verificar não conformidades durante inspeções e manutenções;
- Registrar e comprovar serviços com dados, fotos e assinaturas;
- Coletar informações para futuras análises e planos de ação;
- Verificar a necessidade de consertos, reparos e substituições em equipamentos;
- Organizar tarefas e estabelecer prioridades;
- Agilizar checagens operacionais;
- Padronizar processos e reduzir retrabalho;
- Servir como histórico de serviços e inspeções realizadas.
23 modelos gratuitos de checklist em Word para baixar agora
Para te mostrar na prática todos os benefícios do checklist, o Produttivo criou um kit gratuito com 23 modelos de checklist prontos para baixar, que podem ser usados em diversos serviços e segmentos. Todos eles possuem:
- Cabeçalho para informações da empresa e cliente;
- Seção para identificação do equipamento e do responsável pela inspeção ou serviço;
- Questões de conformidade e não conformidade;
- Campo para fotos;
- Assinatura.
Confira:
1. Modelo de checklist manutenção preventiva
O checklist de manutenção preventiva é ideal para esse tipo de serviço, podendo ser usado também como ficha de inspeção. A partir dessa estrutura, você pode personalizar o questionário de acordo com o tipo do seu equipamento ou ativo.
Baixe gratuitamente: Checklist de manutenção preventiva em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de manutenção preventiva em aplicativo
2. Modelo de checklist de manutenção corretiva
Já o modelo de checklist de manutenção corretiva possui os principais campos de um checklist de manutenção, como: diagnóstico, testes realizados, solução aplicada e peças substituídas.
É indicado para manutenção em diversos tipos de equipamentos, máquinas e ativos.
Baixe gratuitamente: Checklist de manutenção corretiva em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de manutenção corretiva em aplicativo
3. Modelo de checklist de manutenção preditiva
O modelo de checklist de manutenção preditiva é ideal para equipamentos caros e críticos, que precisam de acompanhamento constante por sensores ou monitores e assim é possível identificar possíveis falhas com antecedência.
Baixe gratuitamente: Checklist de manutenção preditiva em Word + 22 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de manutenção preditiva em aplicativo
4. Modelo de checklist de manutenção em sistemas de climatização e refrigeração
Desenvolvido especialmente para o segmento de AVAC-R (Aquecimento, Ventilação, Ar-Condicionado e Refrigeração), esse modelo de checklist atende aos principais equipamentos desse tipo de operação.
Baixe gratuitamente: Checklist de manutenção em sistemas de climatização e refrigeração + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de PMOC em aplicativo
5. Modelo de checklist de manutenção predial
O checklist para inspeção predial contém as principais verificações e serviços que devem ser feitos em edifícios, incluindo instalações elétricas, hidráulicas, civis e sistemas contra incêndio.
Baixe gratuitamente: Checklist de manutenção predial em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de manutenção predial em aplicativo
6. Modelo de checklist de manutenção hidráulica
Indicado para a manutenção de sistemas hidráulicos, esse modelo oferece campos para leitura de hidrômetro e outros componentes do sistema.
Baixe gratuitamente: Checklist de manutenção hidráulica em Word + 22 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de manutenção hidráulica em aplicativo
7. Modelo de checklist de elevadores
O checklist de elevadores ajuda na verificação dos componentes, com campos para inspeção da cabina, portas, quadro geral, sistema de segurança e outras partes que asseguram o bom funcionamento do elevador.
Baixe gratuitamente: Checklist de elevadores em Word + 22 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de elevadores em aplicativo
8. Modelo de checklist CFTV
Já o modelo de checklist CFTV foi especialmente desenvolvido para o acompanhamento dos circuitos fechados de televisão. Ele ajuda na verificação das câmeras, gravadores e monitores, entre outros.
Baixe gratuitamente: Checklist de CFTV em Word + 22 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de CFTV em aplicativo
9. Modelo de checklist de veículos
Para quem precisa fazer o controle de frota, o modelo de checklist para inspeção de veículos (locados ou próprios) reúne diversos itens para conferência, como pneus, estepe, luzes, óleo, água, aparência geral e outros.
Baixe gratuitamente: Checklist de veículos em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de veículos em aplicativo
10. Modelo de checklist para caminhão
Já o checklist para caminhão tem questões voltadas para frota pesada. É indicado manutenção preventiva em caminhões e checklist diário de caminhão.
Baixe gratuitamente: Checklist de caminhão em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist para caminhão em aplicativo
11. Modelo de checklist empilhadeira
O modelo de checklist específico para empilhadeiras conta com verificações nos sistemas de motor, mecânico, frenagem, hidráulico, elétrico, segurança e elevação.
Baixe gratuitamente: Checklist de empilhadeira em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist empilhadeira em aplicativo
12. Modelo de checklist de limpeza
O checklist de limpeza pode ser usado para acompanhar a higienização de edificações residenciais, comerciais e até industriais, listando tudo que precisa ser feito para assegurar a limpeza dos espaços.
Baixe gratuitamente: Checklist de limpeza em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de limpeza em aplicativo
13. Modelo de checklist de EPI
Por sua vez, esse modelo de checklist conta com uma sequência de verificações sobre equipamentos de proteção individual (EPIs). Pode ser respondido tanto pelo colaborador durante a execução do serviço quanto por um inspetor de segurança do trabalho durante as auditorias.
Baixe gratuitamente: Checklist de EPI em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de EPI em aplicativo
14. Modelo de checklist de segurança do trabalho
Para empresas que se encaixam em mais de uma NR, o modelo de checklist de segurança do trabalho ajuda no acompanhamento dos riscos, proporcionando um ambiente seguro e saudável.
Baixe gratuitamente: Checklist de segurança do trabalho em Word + 22 modelos
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15. Modelo de checklist de máquinas NR 12
Também chamado de checklist de máquinas e equipamentos, esse modelo possui os principais itens da norma NR 12, como:
- Áreas de circulação e sinalização;
- Dispositivos de partida, acionamento e parada;
- Sistemas de Segurança;
- Manutenção, inspeção e reparos.
Baixe gratuitamente: Checklist de máquinas e equipamentos NR 12 em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist NR 12 em aplicativo
16. Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 13
Também voltado para máquinas, esse modelo de checklist para NR 13 foi desenvolvido com foco principal em inspeção de caldeiras e vasos de pressão.
Baixe gratuitamente: Checklist de segurança do trabalho NR 13 em Word + 15 modelos
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17. Modelo de checklist NR 26
O modelo de checklist NR-26 faz a verificação da sinalização de segurança nos ambientes, garantindo o uso correto das cores e placas para sinalizar riscos e as medidas de proteção e controle disponibilizadas no local.
Baixe gratuitamente: Checklist NR-26 em Word + 22 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist NR-26 em aplicativo
18. Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 35
Focado para trabalho em altura com risco de queda de nível, esse modelo de checklist possui os principais itens para geração do laudo NR 35.
Baixe gratuitamente: Checklist de segurança do trabalho NR 35 em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist NR 35 em aplicativo
19. Modelo de checklist de segurança do trabalho NR 10
Para acompanhamento do seguimento às normas regulamentadoras, esse modelo atende aos principais itens da NR 10, que busca garantir a segurança nos serviços de instalações elétricas.
Baixe gratuitamente: Checklist de segurança do trabalho NR 10 + 15 modelos
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20. Modelo de checklist de instalações elétricas
Já o checklist para instalações elétricas também atende aos requisitos de normas de segurança, ajudando na proteção dos trabalhadores que realizam serviços relacionados à eletricidade.
Baixe gratuitamente: Checklist de instalações elétricas em Word + 15 modelos
Experimente grátis: Modelo digital de checklist de inspeção e manutenção das instalações elétricas em aplicativo
21. Modelo de checklist de sistema contra incêndio
Indicado para a manutenção e verificação de sistemas contra incêndio, esse modelo de checklist pode ser usado em extintores, hidrantes, portas corta-fogo, sistemas de pressurização e alarmes.
Baixe gratuitamente: Checklist de sistema contra incêndio em Word + 15 modelos
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22. Modelo de checklist de extintores
Já esse modelo é específico para inspeção de extintores, envolvendo os componentes do equipamento (pressão, validade, capacidade, lacre e outros) e também sinalização no local.
Baixe gratuitamente: Checklist de extintores em Word + 15 modelos
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23. Modelo de checklist máquinas e equipamentos
Já o modelo de checklist de máquinas e equipamentos é ideal para a conferência dos ativos, proporcionando uma inspeção ampla que pode ser feita em diferentes tipos de maquinários.
Baixe gratuitamente: Checklist de máquinas e equipamentos em Word + 22 modelos
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Qual o melhor formato para checklists?
Qual o melhor formato para checklists?
O formato ideal de checklist depende do tamanho da operação e do nível de controle que a empresa precisa. Confira as diferenças entre os principais modelos e escolha o mais adequado à sua rotina:
| Formato | Vantagens | Desvantagens | Indicado para |
|---|---|---|---|
| Papel | Fácil de imprimir e preencher | Rasuras, perda de documentos, dificuldade de padronização e armazenamento | Uso eventual, operações simples |
| Word | Simples de montar e editar; permite assinatura manual | Retrabalho para inserir fotos; difícil controle histórico e de envio | Pequenas equipes ou empresas que estão começando a estruturar processos |
| Excel | Permite controle de dados e criação de dashboards | Necessita computador; difícil uso em campo | Empresas que acompanham indicadores e métricas |
| Digital (aplicativo) | Preenchimento no celular; coleta de fotos, assinaturas e dados automáticos; integração em nuvem | Requer sistema ou app | Empresas que buscam agilidade, rastreabilidade e eliminação do papel |
Entre todos os formatos, o checklist digital em aplicativo é o mais completo e eficiente. Ele permite registrar serviços diretamente do celular, incluir fotos e assinaturas e gerar relatórios automáticos, tudo armazenado em nuvem e sincronizado com a gestão da empresa.
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Como fazer um modelo de checklist?
Antes de criar um checklist do zero, é importante entender quais informações realmente fazem sentido para o seu tipo de operação. O modelo ideal deve reunir apenas os campos essenciais para orientar a execução das tarefas, registrar resultados e comprovar serviços realizados.
Veja alguns pontos que ajudam a construir ou adaptar um modelo eficiente:
- Escolha o formato certo: um checklist em Word ou Excel pode atender a operações simples, enquanto um checklist em aplicativo traz mais agilidade e controle para equipes em campo.
- Defina o objetivo: o checklist será usado para comprovar serviços, orientar equipes ou gerar indicadores? Isso define os campos obrigatórios.
- Selecione as perguntas certas: baseie-se em normas de segurança, recomendações técnicas e nas dores mais recorrentes da operação. Inclua campos estratégicos — como tempo de execução, fotos e assinaturas — conforme a finalidade.
- Adapte à periodicidade: crie versões diferentes para manutenções mensais, inspeções trimestrais ou vistorias específicas, por exemplo.
- Personalize o documento: adicione o logo da empresa e cores institucionais para reforçar a credibilidade e identidade visual.
Esses cuidados tornam o modelo mais funcional, reduzem retrabalho e ajudam a manter o padrão de qualidade em todas as inspeções e serviços realizados.
Como o checklist é usado na prestação de serviços?
Justamente por conta das muitas possibilidades de utilização, o checklist pode ser usado em inúmeras áreas da prestação de serviços. Alguns exemplos de uso nesse segmento:
- Acompanhamento de não conformidades durante inspeções e manutenções;
- Passo a passo do que deve ser executado durante um serviço em campo;
- Comprovação de um trabalho;
- Acompanhamento e marcação de serviços a serem realizados;
- Verificação de peças ou ativos;
Além disso, ele permite padronizar a coleta de informações e ainda facilita seu acompanhamento, já que apresenta os resultados obtidos de maneira direta.
Esse formato é comum nos formulários em papel que o técnico leva em cada atendimento para registrar eventuais defeitos de funcionamento. Vamos ver um exemplo:
No modelo acima, usado para combate a incêndio, o técnico marca se cada item do extintor ou porta corta-fogo está conforme ou não. Isso garante padronização na checagem e evita esquecimentos de etapas importantes.
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Qual a diferença entre ordem de serviço e checklist?
A ordem de serviço e o checklist são ferramentas que se complementam, mas têm funções diferentes dentro da operação. Enquanto a OS formaliza o serviço a ser executado, o checklist verifica e comprova se cada etapa foi concluída corretamente.
| Ferramenta | Função principal | O que contém | Quando usar |
|---|---|---|---|
| Ordem de serviço (OS) | Formalizar a solicitação e execução de um serviço | Dados do cliente, descrição do problema, solução aplicada, responsável e assinatura | No início do atendimento ou quando há necessidade de registro formal |
| Checklist | Verificar e comprovar a execução das etapas | Itens de checagem, campos de conformidade, observações, fotos e assinaturas | Durante e após o serviço, para controle de qualidade e comprovação |
Usar os dois documentos juntos traz mais rastreabilidade e transparência: a OS mostra o que foi solicitado e executado, enquanto o checklist detalha como cada etapa foi realizada.
Dica: é possível integrar os dois documentos em formato digital com o Produttivo, automatizando registros, fotos, assinaturas e envio de relatórios.
Quais são os benefícios de usar um modelo de checklist?
Usar um modelo de checklist padroniza processos, economiza tempo e aumenta a confiabilidade das informações registradas. Veja os principais benefícios dessa ferramenta para empresas de diferentes segmentos:
- Facilidade de edição: o modelo pode ser adaptado sempre que necessário, atendendo diferentes setores da empresa.
- Economia de tempo: checklists prontos tornam o preenchimento mais rápido e reduzem o retrabalho.
- Mais produtividade: com processos padronizados, a equipe executa mais tarefas em menos tempo e com menos erros.
- Melhor fluxo de trabalho: a clareza das etapas e o registro automático evitam falhas e aumentam a eficiência.
- Histórico e comprovação: as informações preenchidas criam um histórico de serviços, com registros e assinaturas que comprovam o trabalho realizado.
- Mais qualidade e credibilidade: atividades bem documentadas fortalecem a gestão da qualidade e aumentam a confiança do cliente.
Com essas vantagens, o modelo de checklist se torna uma ferramenta estratégica para monitorar a operação, reduzir falhas e garantir que os padrões da empresa sejam seguidos à risca.
Aplicativo para checklist: como funcionam os modelos digitais?
Os modelos digitais de checklist em aplicativos eliminam o retrabalho e a necessidade de transcrever informações manualmente. Tudo é feito direto no celular ou tablet, de forma simples e integrada.
Com o Produttivo, é possível usar modelos prontos ou criar seus próprios checklists personalizados. O sistema garante padronização e segurança na coleta de dados, com recursos como:
- Fotos com data, hora e geolocalização;
- Campos de conformidade e não conformidade com pontuação;
- Assinatura digital direto na tela;
- Campos automáticos e preenchimento por voz;
- Personalização com logo e cores da sua empresa;
- Armazenamento em nuvem e relatórios automáticos em PDF;
- Envio rápido por e-mail ou WhatsApp.
Assim, o gestor acompanha tudo em tempo real e garante mais confiabilidade no controle de campo.
Chega de planilhas confusas e checklists em papel.
Com o Produttivo, você cria, preenche e envia seus checklists digitais direto do celular, sem precisar de internet e com total rastreabilidade das informações.
Diga adeus ao retrabalho e ganhe padronização, controle e segurança nos seus registros de campo.
