A gestão de facilities é uma área que está cada vez mais integrada aos processos de uma empresa, pois a redução de custos e a gestão do espaço de trabalho são fundamentais.
Gestão de facilities é o nome dado ao gerenciamento de serviços realizado por profissionais para garantir a manutenção e conservação da estrutura de uma empresa. O foco é manter o ambiente seguro, limpo e sempre agradável.
Neste texto vamos abordar dicas tanto para quem faz a gestão de facilities internamente na empresa, quanto para prestadores de serviço na área.
Leia também: Laudo de Inspeção Predial: o que é, como fazer + exemplo
O que é facilities?
O termo facilities está relacionado a todos os serviços de infraestrutura de uma empresa e tudo que pode melhorar o dia a dia de trabalho, sendo conhecida também como área de serviços gerais.
Facilities pode ser realizado por equipe interna, terceirizada ou um misto das duas. Em todos esses casos, é importante contar com processos que garantam a qualidade dos serviços, organização e a segurança dos colaboradores.
Nesse sentido, entra a gestão de facilities.
Tipos de serviços que a gestão de facilities gerência
São vários os tipos de serviços de facilities, como:
- Limpeza;
- Recepção;
- Portaria;
- Manutenção predial e de equipamentos;
- Segurança;
- Paisagismo;
- Serviços de entrega;
- Alimentação;
- Recrutamento e seleção;
- Treinamentos;
- Entre outros.
A seguir, vamos te apresentar alguns exemplos de atividades dentro da área de facilities que a gestão de facilities pode acompanhar.
🧹️ Limpeza
O serviço de limpeza é necessário para manter a organização dos espaços, garantindo também um ambiente saudável e seguro para quem o utiliza.
Além disso, aqui também pensamos e cuidamos dos equipamentos, que precisam de limpeza e manutenção periódicas para prolongar a vida útil e não dar prejuízos.
Algo bem comum dentro de empresas, principalmente médias e grandes, é a terceirização da equipe que trabalha com a limpeza, pois é essa é uma forma de facilitar a vida da gestão, que contrata e acompanha o trabalho realizado.
Quando for contratar esse serviço, faça a definição de todas as atividades que serão realizadas, exemplo:
- Quantidade de dias que será feita a limpeza;
- Quais ambientes precisam de limpeza;
- Que tipo de serviço será realizado;
- Quem será o profissional responsável pela atividade;
- Qual o período total de contrato;
- Entre outros.
Dessa forma fica mais fácil acompanhar toda a execução.
🔧 Manutenção
As manutenções estão ligadas aos equipamentos e ativos da empresa, por exemplo: manutenção predial, geradores, elevadores, ar condicionado, motores elétricos, compressores, entre outros.
A função da manutenção é inspecionar estes equipamentos de forma detalhada.
Existem diferentes tipos de manutenção aplicada à gestão de facilities.
O técnico pode consertar alguma falha ou defeito que esteja impedindo o perfeito funcionamento de um equipamento, utilizando o tipo de manutenção corretiva.
Outra manutenção muito comum é a preventiva, que tem uma visão antecipada dos problemas, buscando garantir sempre a qualidade do equipamento, do ambiente e a segurança das pessoas.
Na manutenção predial, por exemplo, é muito comum que se aplique um plano de manutenção.
Seja qual for o tipo de manutenção que o seu planejamento trace, o que não pode faltar é uma inspeção periódica, para que os seus ativos não parem ou gerem prejuízos, como a substituição dos equipamentos, por exemplo.
🚪 Portaria
A portaria de um prédio ou condomínio, por exemplo, é outra área de muita procura dentro do mercado de facilities.
Aqui a contratação de profissionais terceirizados também diminui os gastos para manter um bom treinamento e a gestão das equipes em campo.
Atualmente, a tecnologia tem atuado de maneira muito positiva para quem oferece os serviços, que é o caso das portarias remotas, e também para o gestor(a) de facilities que consegue acompanhar o serviço de ponta a ponta remotamente.
No caso desse tipo de gestão de facilities, o acompanhamento próximo de toda a escala de trabalho pode ser feito com o auxílio de tecnologias, como aplicativos que auxiliam no planejamento, controle e análises dos serviços prestados.
🔒 Segurança
Hoje em dia, a segurança está relacionada não apenas com um ativo físico ou um local específico, mas também com as informações e dados armazenados pelo seu negócio, o que chamamos de segurança da informação.
A gestão de facilities, nesse caso, faz o acompanhamento para garantir com que nenhum dos equipamentos seja extraviado ou alguma informação perdida.
Como fazer uma boa gestão de facilities?
A terceirização dos serviços é uma das opções mais escolhidas nesse caso, pois diminui o gasto com treinamento do time e isso porque a empresa contratada geralmente tem profissionais qualificados e experientes que têm conhecimento na função.
Entretanto, não se esqueça que um dos passos mais importantes para que esse serviço seja realizado da maneira correta, é preciso estabelecer um contrato entre ambas partes para atender todas as necessidades do negócio.
Além disso, também existem outros fatores que contribuem para uma gestão de facilities ser eficiente:
Acompanhar as atividades e garantir a qualidade dos serviços
Como citamos anteriormente, terceirizar é um caminho que ajuda na execução dos serviços e entregas, mas o gestor de facilities deve estar por dentro dos prazos de entrega, da periodicidade dos serviços, das peças que foram trocadas, enfim, tudo isso deve estar descrito e anotado nos relatórios de serviço.
Aqui a sugestão é contratar prestadores de serviço confiáveis e que cumpram com o prazo e qualidade dos serviços, comprovando o que foi executado. Se você prestar os serviços, certifique-se de ter processos que garantam isso.
Contratar bons prestadores de serviço
Falando em contratar prestadores de serviço confiáveis, é sempre bom lembrar que pesquisar as empresas, comparando não apenas orçamentos, mas como são as entregas de cada uma delas.
Perguntas como:
- A empresa está no mercado há quanto tempo?
- Quantos profissionais atuam na empresa?
- Qual o prazo médio de entrega dos serviços?
- A empresa comprova o trabalho executado?
- A empresa usa algum tipo de tecnologia para comprovar os serviços e garantir a qualidade deles?
Entre outras questões que precisam ser prioritárias, além do custo da contratação. Fique de olho!
Estar atento ao compliance da empresa
Compliance é um conjunto de leis, normas e regras que podem ser estipulados por órgãos governamentais ou dentro da própria empresa para que ambos os lados estejam de acordo com o que precisa ser feito/entregue.
A área de facilities requer uma atenção redobrada neste ponto, pois as exigências de contrato, seja por parte do contratante ou das empresas terceirizadas, são, em sua maioria, bem específicas e precisam ser cumpridas.
Fique atento!
Software para gestão de facilities
Um software para gestão de facilities, como o Produttivo, por exemplo, é uma evolução do trabalho já realizado através do papel ou planilha Excel que a sua empresa já deve usar/conhecer.
Essa tecnologia garante a tão sonhada padronização dos processos, agilidade das entregas e a comprovação dos serviços prestados, além é claro do acompanhamento de ponta a ponta por parte da gestão.
Como os benefícios de um software para gestão de facilities acontecem na prática?
Através de funcionalidades e recursos como estes:
- Abertura de chamados feitas direto pelo cliente já dentro da plataforma. Imagine seu cliente acessar um link e poder descrever o serviço, inserindo até fotos. Um software para gestão de facilities como o Produttivo proporciona isso, organizando e padronizando os serviços desde o primeiro contato com o cliente;
- Agendamento automático de atividades recorrentes, muito utilizado por empresas que trabalham com manutenção preventiva e corretiva. Na prática, esse recurso te lembra dos serviços periódicos que precisam ser realizados, evitando que você esqueça de algum atendimento, além de ser um forte aliado quando o assunto é oferecer novos serviços, agregando ainda mais valor ao seu trabalho;
- Checklists com questões de conforme e não conforme, afinal, com tantos detalhes é necessário ter uma lista do que inspecionar. Diferente do checklist manual, onde o técnico imprime em papel uma lista única para todos os clientes, numa plataforma digital você pode editar conforme as necessidades de cada serviço, personalizando ainda mais seu atendimento. Ah! Outro recurso muito bacana são os alertas gerados através das não conformidades, dados que vão te ajudar na análise do serviço, identificando quais são os pontos de melhoria de cada caso;
- Leitura de QR Code nos ambientes e equipamentos, facilitando o preenchimento das informações em campo. Imagine você chegando no cliente, colocando o QR Code na máquina e fazendo a leitura das informações diretamente no celular. Além da agilidade, com certeza isso vai impressionar o seu cliente, trazendo uma visão ainda mais profissional e moderna para o seu negócio;
- Geração e entrega de relatórios eficiente de verdade! Como tudo é feito em um único lugar, você não precisa redigir nenhuma informação, com um software para gestão de facilities é só preencher o checklist ou ordem de serviço em campo e, ao final, enviar para o seu cliente por e-mail ou WhatsApp, como preferir. Outra vantagem é a forma como você pode personalizar os relatórios, colocando a logo da sua empresa. O ganho de tempo é absurdo e o atraso das entregas não vão mais te fazer arriscar perder contrato algum;
- Dados e indicadores de serviços, com informações sobre os serviços, históricos dos equipamentos e tudo que você precisa para planejar, comprovar ou melhorar as suas entregas, isso faz de uma gestão de facilities sólida, distante de achismos e com tomadas de decisões ainda mais assertivas;
- Comprovação de ponta a ponta, você e seu cliente recebem e-mails desde o início da visita técnica, até o final do atendimento em campo. Isso é um controle eficiente real!
A ASC Service, é um dos clientes Produttivo que comprovou na prática todas essas facilidades, conheça essa história aqui.
Caso você também queira conhecer mais sobre o Produttivo, faça um teste grátis, ou fale com um de nossos consultores.
Cursos de gestão de facilities: veja algumas opções
E para que essa profissão seja desempenhada por pessoas cada vez mais especializadas, nada melhor do que ter um curso de facilities, não é mesmo?
Essa é uma área multidisciplinar que tem destaque para cursos de Engenharia, Comunicação, Administração, Tecnologia da Informação e até mesmo Arquitetura.
Separamos algumas opções:
Facilities Management – Senac
Esse curso traz diversas teorias e elementos da administração de empresas e garante com que o aluno saiba administrar organizações de vários segmentos diferentes com ações preventivas.
Além disso, como agir em momentos de crise, uso de ferramentas de controle de qualidade, avaliação de contratos, escolha e contratação de equipes internas ou terceirizadas e liderança de pessoas.
Gerenciamento de facilidades – Poli Integra – USP
A segunda opção, conta com uma grade que aborda o gerenciamento de facilidades em 16 disciplinas de 24 horas, distribuídas em 3 grupos, totalizando 384 horas de aula.
E tem mais, são oferecidas pela USP atividades de apoio à elaboração de monografia. O curso é operacionalizado por meio do programa Poli-Integra.
Mais uma ótima dica é acompanhar o Serviço em Destaque, um portal dedicado ao mercado de prestação de serviços que traz muito conteúdos e uma página sempre atualizada de cursos nas mais diversas áreas.
