Gestão de facilities: o que é e como fazer?

A gestão de facilities envolve o controle e cuidado de espaços de suporte às operações, sejam elas empresariais ou de administração condominial, preservando os ambientes e serviços relacionados.

No artigo a seguir, vamos entender o que são facilities, como sua gestão funciona e qual a importância do gerenciamento para as empresas. Boa leitura!

Veja também: Modelo digital de Laudo de Inspeção Predial para acompanhamento de facilities

O que são facilities?

Facilities são os ativos físicos e o espaço que uma organização utiliza para realizar suas operações diárias. Isso pode incluir edifícios, escritórios, armazéns, fábricas, terrenos, e quaisquer outros espaços físicos usados para fins empresariais ou operacionais.

Além dos próprios espaços, o termo “facilities” também pode se referir aos serviços de suporte e às infraestruturas que permitem que esses espaços funcionem corretamente, como:

• Sistema de Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (HVAC);
• Iluminação e energia;
• Sistemas de segurança;
• Serviços de limpeza;
• Gestão de resíduos;
• Estacionamento;
• Áreas comuns, como salas de reunião, refeitórios, banheiros, portarias, etc.

Normalmente, o termo é usado para se referir ao departamento responsável pela infraestrutura do local, proporcionando boas condições de uso aos ocupantes.

A área de facilities é muito comum em edificações e na manutenção predial, além de empresas que contam com espaço físico para seus funcionários.

O que é a gestão de facilities?

A gestão de facilities envolve a administração e manutenção de espaços físicos e serviços de suporte de uma empresa, com o objetivo de garantir que tudo funcione de maneira eficiente e segura. 

Enquanto as facilities são ativos parte da infraestrutura, sua gestão é responsável pela organização em geral e administração dos serviços. Vamos ver alguns exemplos:

• Manutenção: cuidar das instalações físicas, como edifícios, equipamentos e sistemas elétricos e hidráulicos, garantindo que estejam em bom estado de funcionamento;
• Serviços de suporte: coordenação de serviços como limpeza, segurança, recepção, jardinagem e portaria;
• Gestão de espaços: otimização do uso dos ambientes, como escritórios, salas de reunião, áreas comuns e estacionamentos, garantindo que eles atendam às necessidades da empresa;
• Meio ambiente e sustentabilidade: implementação de práticas sustentáveis para reduzir o consumo de energia e recursos;
• Segurança e conformidade: garantir que as instalações estejam em conformidade com as normas regulamentadoras locais, além de gerenciar planos de emergência e evacuação;
• Tecnologia e automação: uso de sistemas de gestão e automação para monitorar e controlar as instalações, como Sistema de Gestão Predial (BMS), sensores e IoT.

A gestão de facilities pode ser feita pela própria empresa ou ainda por empresas terceirizadas. Tudo vai depender do porte da organização, dos recursos disponíveis e das preferências dos responsáveis.

Quais são os serviços gerenciados pela gestão de facilities?

São vários os tipos de serviços de facilities, como: 

• Limpeza;
• Recepção;
• Portaria;
• Manutenção predial e de equipamentos;
• Segurança;
• Paisagismo;
• Serviços de entrega;
• Alimentação; 
• Recrutamento e seleção; 
• Treinamentos;
• Entre outros. 

A seguir, vamos te apresentar alguns exemplos de atividades dentro da área de facilities que a gestão pode acompanhar.

Limpeza

O serviço de limpeza é necessário para manter a organização dos espaços, garantindo também um ambiente saudável e seguro para quem o utiliza. 

Além disso, também há cuidado com os equipamentos, que precisam de limpeza periodicamente para prolongar sua vida útil e não dar prejuízos.

Em empresas médias e grandes, é comum a terceirização da equipe que trabalha com a limpeza, pois é essa é uma forma de facilitar a vida da gestão, que contrata e acompanha o trabalho realizado.

Quando for contratar esse serviço, faça a definição de todas as atividades que serão realizadas, como: 

• Frequência de dias em que será feita a limpeza;
• Quais ambientes precisam de limpeza; 
• Que tipo de serviço será realizado e onde;
• Quem será o profissional responsável pela atividade;
• Qual o período total de contrato;
• Entre outros.

Dessa forma, fica mais fácil acompanhar toda a execução da higienização.

Portaria

A portaria de um prédio ou condomínio é outra área de muita procura dentro do mercado de facilities. Aqui, a contratação de profissionais terceirizados também diminui os gastos para manter um bom treinamento e a gestão das equipes em campo.

Atualmente, a tecnologia tem atuado de maneira muito positiva para quem oferece os serviços, que é o caso das portarias remotas, e também para o gestor(a) de facilities que consegue acompanhar o serviço de ponta a ponta remotamente.

No caso desse tipo de gestão de facilities, o acompanhamento próximo de toda a escala de trabalho pode ser feito com o auxílio de tecnologias, como aplicativos que auxiliam no planejamento, controle e análises dos serviços prestados.

Segurança

Hoje em dia, a segurança está relacionada não apenas com um ativo físico ou um local específico, mas também com as informações e dados armazenados pelo seu negócio, o que chamamos de segurança da informação. 

A gestão de facilities, nesse caso, faz o acompanhamento para garantir que nenhum dos equipamentos seja extraviado ou alguma informação perdida.

Há também a segurança das pessoas e dos bens, que pode ser feita por meio de circuito fechado, contratação de vigilantes, instalação de alarmes e outras medidas.

Manutenção

As manutenções estão ligadas aos equipamentos e ativos da empresa ou estrutura, por exemplo: manutenção predial, geradores de energia, elevadores, aparelhos de ar condicionado, entre outros. 

A função da manutenção é inspecionar esses equipamentos de forma detalhada e assegurar que recebam os reparos necessários para estar sempre em bom estado e atendendo às demandas dos ocupantes do espaço.

Quem utiliza a gestão de facilities?

A gestão de facilities é utilizada por empresas de diversos setores que precisam gerenciar e manter seus espaços físicos e serviços de suporte. É mais comum em empresas de médio e grande porte, embora pequenos negócios também possam fazer a gestão.

Vamos conhecer alguns exemplos:

• Empresas privadas: corporações de vários segmentos, como tecnologia, manufatura, finanças e varejo, utilizam a gestão de facilities para administrar seus escritórios, fábricas, centros de distribuição e lojas;
• Instituições educacionais: escolas, universidades e faculdades precisam de gestão de facilities para manter salas de aula, bibliotecas, laboratórios, residências estudantis e outras instalações;
• Hospitais e clínicas: o setor de saúde também depende da gestão de facilities para garantir que hospitais, clínicas e outros estabelecimentos médicos estejam sempre operacionais, limpos e seguros para pacientes e funcionários;
• Governo e setor público: órgãos governamentais, como prefeituras, ministérios e agências, utilizam a gestão de facilities para manter edifícios públicos, escritórios, parques e infraestruturas em geral;
• Hotelaria e entretenimento: hotéis, resorts, centros de convenções e casas de entretenimento (como cinemas e estádios) utilizam a gestão de facilities para assegurar que suas instalações ofereçam uma boa experiência aos clientes;
• Administração de condomínios: empresas que gerenciam propriedades comerciais ou residenciais dependem da gestão de facilities para manter os edifícios e espaços comuns em bom estado, garantindo conforto e segurança para os inquilinos;
• Terceiro setor: ONGs e outras entidades sem fins lucrativos utilizam a gestão de facilities para administrar seus espaços, como escritórios, centros comunitários e instalações de apoio social.

Essas e outras organizações podem se beneficiar da gestão de facilities para o gerenciamento de seus espaços e serviços relacionados.

Qual a importância da gestão de facilities?

A gestão de facilities está diretamente ligada ao sucesso da organização, pois afeta diretamente a eficiência, a segurança e o bem-estar dos funcionários e usuários.

Separamos algumas das principais razões pela qual da gestão de facilities é importante, olha só:

Eficiência operacional

A gestão de facilities assegura que todos os sistemas e serviços necessários para a operação funcionem de maneira eficiente e sem interrupções, desde a manutenção de equipamentos até a gestão de espaços e recursos, o que permite que a empresa se concentre em suas atividades principais.

Redução de custos

Uma gestão eficaz de facilities pode ajudar a reduzir custos operacionais por meio de manutenção preventiva, eficiência energética e melhor utilização dos espaços. Isso também pode prolongar a vida útil dos ativos e evitar reparos emergenciais caros.

Segurança e conformidade

A gestão também garante que os ambientes de trabalho sejam seguros e estejam em conformidade com as normas regulamentadoras aplicáveis. Alguns exemplos são a gestão de riscos, a preparação para emergências e a garantia de que as instalações estão em conformidade com as normas de segurança.

Satisfação e produtividade

Um ambiente de trabalho bem mantido, confortável e seguro contribui para o bem-estar e a produtividade dos funcionários. Espaços de trabalho adequadamente administrados podem melhorar a moral dos funcionários, reduzir o absenteísmo e aumentar a retenção de talentos.

Sustentabilidade e responsabilidade ambiental

A gestão de facilities ainda desempenha um papel fundamental na implementação de práticas sustentáveis, como a gestão eficiente de energia, água e resíduos. Com isso, não só reduz o impacto ambiental, mas também pode melhorar a imagem da empresa e atender às expectativas do mercado e da comunidade.

Flexibilidade e mobilidade

Em tempos de mudanças, como expansões, reconfigurações de espaço ou mudanças na força de trabalho, a gestão de facilities ajuda a empresa a se adaptar mais facilmente, minimizando a interrupção das operações e mantendo a eficiência.

Imagem e reputação

Instalações bem geridas contribuem para uma boa impressão entre clientes, visitantes e parceiros de negócios. Um ambiente bem cuidado reflete profissionalismo e compromisso com a qualidade.

Como fazer a gestão de facilities?

Agora que você já sabe a importância e a abrangência da gestão de facilities, aproveite nossas dicas para colocá-la em prática:

Identifique as necessidades

Antes de tudo, identifique as necessidades da empresa ou do imóvel em termos de espaço, infraestrutura e serviços. Considere o número de funcionários, os tipos de operações realizadas e as expectativas em termos de conforto, segurança e processos.

Faça também uma análise detalhada das instalações existentes para identificar áreas que necessitam de melhorias ou manutenção, como inspeção predial, sistemas de AVAC, energia, segurança, entre outros.

Acompanhe as atividades

Como citamos anteriormente, a terceirização é um caminho que ajuda na execução dos serviços e entregas, mas o gestor de facilities deve estar por dentro dos prazos de entrega, da periodicidade dos serviços, das peças que foram trocadas e outras questões. Tudo isso deve estar descrito e anotado nos relatórios de serviço. 

Aqui a sugestão é contratar prestadores de serviço confiáveis e que cumpram com o prazo e qualidade das atividades, comprovando o que foi executado. Se você for o profissional a prestar os serviços, certifique-se de ter processos que garantam isso.

Crie um plano de ação

Com base nas necessidades e avaliações realizadas previamente, desenvolva um plano de ação estratégico que inclua metas, orçamentos, cronogramas e indicadores de desempenho para a gestão de facilities.

Organize as equipes

Se necessário, contrate empresas especializadas para fornecer serviços como limpeza, segurança, jardinagem, manutenção técnica, entre outros. Monitore o desempenho desses serviços para garantir que eles atendam aos padrões desejados.

Caso opte por recrutar uma equipe interna, forneça treinamentos para capacitação dos funcionários e disponibilize todos os materiais e ferramentas necessários.

Contrate bons prestadores de serviço

Falando em organizar as equipes, é sempre bom pesquisar as empresas prestadoras de serviço, comparando não apenas orçamentos, mas também como são as entregas de cada uma delas.

Faça perguntas como:

• A empresa está no mercado há quanto tempo?
• Quantos profissionais atuam na empresa?
• Qual o prazo médio de entrega dos serviços?
• A empresa comprova o trabalho executado? Se sim, como?
• A empresa usa algum tipo de tecnologia para comprovar os serviços e garantir a qualidade deles? 

Essas, entre outras questões, precisam ser prioritárias para considerar além do custo da contratação. Fique de olho!

Monitore e avalie o desempenho dos serviços

Conforme citamos acima, é preciso definir indicadores de desempenho para acompanhar e monitorar os serviços para verificar sua eficiência. Sem o controle necessário, não é possível identificar áreas de melhoria, o que prejudica a qualidade e efetividade das facilities.

Portanto, faça verificações periódicas de questões como custo de operação, tempo de resposta, satisfação dos ocupantes, vida útil dos ativos, entre outros, e realize as modificações necessárias para alcançar os objetivos traçados anteriormente.

Revise e atualize o plano de gestão

O plano de gestão de facilities também deve ser revisado e atualizado constantemente para assegurar que o planejamento elaborado anteriormente siga sendo eficaz e esteja em processo de melhoria contínua.

Para isso, baseie-se nos indicadores coletados, esteja sempre de olho em novas demandas que possam surgir e peça a opinião dos trabalhadores ou ocupantes que utilizam as instalações.

Use a tecnologia a seu favor

Para facilitir a gestão de facilities, existem softwares e aplicativos que ajudam no planejamento e controle das atividades, como o Produttivo.

Utilize sistemas digitais de gestão para monitorar e controlar as operações, como manutenção, espaço, segurança e recursos. Essas plataformas ajudam a centralizar informações, automatizar processos e gerar relatórios de desempenho.

Você também pode investir em tecnologias de Internet das Coisas (IoT) para monitorar em tempo real o desempenho de sistemas como AVAC, iluminação e segurança. Sensores podem ajudar a detectar problemas antecipadamente e otimizar o uso de energia e espaço, criando uma estratégia de manutenção preditiva.

Quais são os desafios enfrentados na gestão de facilities?

A gestão de facilities pode enfrentar alguns desafios — é importante estar atento aos possíveis problemas para se antecipar a eles e garantir o sucesso da sua administração.

Vamos conhecer os principais:

Adaptação às novas tecnologias

A adoção de novas tecnologias, como IoT, automação e sistemas de gestão de facilities, pode ser desafiadora devido ao custo inicial, resistência à mudança e a necessidade de treinamento dos funcionários.

Porém, os recursos tecnológicos podem ser muito vantajosos para a gestão de facilities, de modo que recomenda-se que gestores façam os investimentos e esforços necessários para implementar os sistemas mais adequados e aproveitar seus benefícios.

Gestão de custos

Controlar os custos de facilities, especialmente em tempos de restrições orçamentárias, pode ser complicado. É difícil saber quando priorizar investimentos em manutenção, modernização e sustentabilidade se o orçamento é limitado.

Para facilitar a gestão dos custos, invista em um plano de manutenção que mostre qual o tipo de intervenção mais adequado para cada situação levando em conta as necessidades da sua empresa e os recursos disponíveis.

Satisfação dos colaboradores

Por fim, garantir que as instalações atendam às expectativas dos usuários em termos de conforto, acessibilidade e funcionalidade é fundamental, mas pode ser difícil equilibrar as diferentes necessidades e preferências com a disponibilidade e o orçamento da empresa.

Colete feedback regularmente dos usuários e, sempre que possível, implemente as melhorias necessárias para assegurar que as instalações ofereçam um ambiente de trabalho satisfatório e produtivo.

Como usar um software para gestão de facilities?

Um software para gestão de facilities, como o Produttivo, é uma evolução do trabalho já realizado através do papel ou planilha que algumas empresas usam.

Os recursos do sistema Produttivo permitem a padronização dos processos, agilidade nas entregas e a comprovação dos serviços prestados, além do acompanhamento de ponta a ponta por parte da gestão.

A gestão de facilities pode contar com o Produttivo para atender necessidades como:

• Abertura de chamados feitas direto pelo cliente já dentro da plataforma. Seu cliente acessa um link e descreve o serviço solicitado, que é recebido pela empresa na mesma hora;
• Agendamento automático de atividades recorrentes, ideal para empresas que trabalham com manutenção preventiva e corretiva e precisam programar seus serviços com antecedência. Na prática, esse recurso te lembra dos serviços periódicos que precisam ser realizados, evitando que você esqueça de algum atendimento ou que a equipe de campo não tenha as informações necessárias;
• Checklists com questões de conformidade e não conformidade, afinal, com tantos detalhes, é necessário ter uma lista do que inspecionar. Diferente do checklist manual, em que o técnico imprime em papel uma lista única para todos os clientes, em uma plataforma digital você pode editar seu checklist conforme as necessidades de cada serviço, personalizando ainda mais seu atendimento;
• Alertas gerados através das não conformidades identificadas nos checklists, fornecendo dados que vão te ajudar na análise do serviço e identificando quais são os pontos de melhoria de cada caso; 
• Leitura de QR Code nos ambientes e equipamentos, facilitando o preenchimento das informações em campo. Basta fazer a leitura do código com o celular que o sistema já puxa o histórico do ativo e até preenche alguns dados automaticamente no seu relatório;
• Geração e entrega de relatórios inteligentes. Como tudo é feito em um único lugar, você não precisa redigir nenhuma informação: com um software para gestão de facilities, é só preencher o checklist, relatório ou ordem de serviço em campo e, ao final do serviço, enviar para o seu cliente por e-mail ou WhatsApp;
• Todos os formulários digitais podem ser personalizados com a logo e cores da sua empresa, trazendo mais profissionalismo e reforçando sua marca;
• Comprovação de ponta a ponta — você e seu cliente recebem e-mails ou notificações desde o início da visita técnica, até o final do atendimento em campo;
• E muito mais!

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