Gastos elevados com manutenção e aluguéis de carros são problemas comuns em empresas que possuem uma frota própria. Além da necessidade de investir milhares de reais para aumentar a quantidade de veículos, o que pode atrasar o crescimento da empresa, a frota própria gera mais demandas para os setores administrativo e financeiro.
Uma solução para esse problema pode ser a terceirização de frota. Ela consiste em contratar empresas especializadas para fornecer veículos para utilização durante as atividades cotidianas do negócio. Neste artigo, vamos falar sobre benefícios, passo a passo na contratação e cuidados. Boa leitura!
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O que é terceirização de frota?
A terceirização de frota é uma estratégia comumente utilizada por empresas de segmentos como logística, vendas, construção civil e alimentos. A prática consiste em, ao invés de comprar veículos próprios, firmar um acordo com uma empresa terceirizada que fica responsável por serviços que envolvem meios de transporte.
Existem diferentes planos, empresas e plataformas. É possível contratar a frota somente para realizar atividades específicas ou para cobrir toda a demanda de veículos necessária para o funcionamento do negócio.
Além de fornecer os meios de transporte, também é papel da empresa contratada lidar com questões burocráticas, seguros, manutenção e, dependendo do plano contratado, gestão de motoristas.
Quais são as vantagens da terceirização de frota?
A terceirização de frotas apresenta várias vantagens para as empresas que contratam esse tipo de serviço. Reunimos aqui as principais para você:
Condições dos veículos
Ao utilizar frota própria, a empresa é responsável por todos os gastos com reparos e também pela substituição periódica de veículos, caso seja necessário.
Contratando uma frota terceirizada, a empresa tem a garantia de que os veículos estarão nas melhores condições possíveis, com revisões em dia, combustíveis de boa qualidade e suporte técnico especializado disponível a qualquer momento.
Gestão de frotas
Muitas vezes, a frota própria não é suficiente para suprir as necessidades da empresa. Por isso, é necessário ter uma pessoa responsável por agendar quando cada veículo será utilizado, montando uma espécie de quebra-cabeça com as atividades que utilizam meios de transporte. Os impactos vão desde a necessidade de pagar horas extras para os funcionários, devido à falta de veículos para cumprir as tarefas no horário regular, até precisar chamar carros de aplicativo ou alugar veículos.
Com a terceirização de frotas, a empresa contrata o número de veículos necessário para a realização de todas as atividades programadas, pagando muito menos do que pagaria para ampliar a frota própria ou manter uma parcela de veículos particulares e alugar o restante.
Além disso, a única tarefa que precisa ser realizada pela empresa contratante é solicitar o transporte com as especificações necessárias para o dia e hora escolhidos. A gestão de veículos e, por vezes, da equipe, é realizada pela empresa contratada.
Menos burocracia
Ter veículos próprios envolve, além dos gastos financeiros, manter a documentação em dia. Isso quer dizer que a empresa precisaria ficar de olho em multas, conduta profissional adequada, validade da habilitação dos motoristas e conformidade dos documentos dos veículos.
As demandas nesse sentido exigiram ações dos setores de recursos humanos, administrativo e financeiro. Seria necessário treinar motoristas, orientá-los sobre a importância de estar com a documentação em dia, garantir que as questões burocráticas estejam resolvidas e pagar possíveis multas.
Com uma frota terceirizada, todas essas questões são responsabilidades da empresa contratada, o que diminui gastos inesperados com multas, economiza o tempo que seria utilizado documentando veículos ou pensando em estratégias educacionais e aplicando treinamentos.
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Indicadores de performance
Alguns planos de terceirização de frotas contam com indicadores de performance,
como tempo de viagem, quantidade de combustível consumido por quilômetro, pontualidade e índice de acidentes.
Esses dados podem ser efetivos para detectar gargalos ou atividades que poderiam ser realizadas de maneira mais eficiente ou econômica, por exemplo.
Assistência rodoviária
Quando um carro de frota própria apresenta falhas de funcionamento durante uma viagem, é obrigação da empresa enviar suporte. Se houver disponibilidade, ela pode também enviar outro veículo para continuar o serviço, mas, caso contrário, há a possibilidade de enfrentar atrasos.
Por outro lado, em uma frota terceirizada, a responsabilidade em caso de acidentes recai sobre a empresa contratada. Você não precisa se preocupar com o envio de ajuda ou assistência técnica. Dependendo do plano contratado, a companhia também deve enviar um veículo substituto para realizar a tarefa.
Serviços, manutenção e conserto
Dependendo do tipo de veículo necessário para cumprir as atividades da empresa, da frequência de uso e das condições do percurso, é possível que os gastos com manutenções sejam extremamente altos, especialmente se seus veículos não tiverem seguro.
A maioria dos planos de terceirização de frotas inclui seguro dos veículos, o que evita totalmente os gastos com manutenções preventivas, consertos e serviços em geral.
Como fazer a terceirização de frota?
Separamos um passo a passo para você ter a melhor experiência possível com a terceirização de frotas. Vamos conferir?
Escolher a fornecedora
O primeiro passo é entender as suas necessidades e pesquisar o plano que atenda melhor as suas expectativas. Trouxemos uma lista do que é necessário considerar:
- Qual tipo de veículo você precisa? Precisa de mais de um tipo?
- Qual a quantidade de veículos necessária?
- Quanto você está disposto a gastar?
- Que aspectos você considera indispensáveis?
Levando esses pontos em consideração, você poderá escolher o plano que mais se encaixe com as suas necessidades.
Analisar dados
Após a escolha e contratação do plano, é importante se atentar aos resultados. Monitorar questões como quantidade de acidentes, porcentagem de atrasos, produtividade e satisfação da equipe e dos clientes.
Assim, é possível mapear se o plano contratado atende às necessidades da empresa e está beneficiando os processos.
Monitorar a frota
É interessante também observar as condições dos veículos que estão sendo enviados, observando se eles estão apresentando ruídos, aquecimento, ou qualquer outro tipo de problema.
Isso vai explicitar se a empresa contratada preza por utilizar estratégias de manutenção adequadas e evitar acidentes.
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Estipular metas
A partir da observação, é importante analisar se as expectativas da empresa foram ou não atendidas a partir da contratação de uma frota terceirizada. Caso ainda estejam faltando resultados, é recomendável que seja traçado um plano de desenvolvimento, que explicite os seguintes aspectos:
- Qual o objetivo da empresa com a terceirização de frota? Economizar dinheiro, ter mais veículos, ter mais velocidade na entrega de produtos ou serviços, por exemplo?
- Aonde a empresa quer chegar? Em 30% de economia com frotas, em 10 veículos circulando simultaneamente ou em 100% de satisfação de clientes quanto à pontualidade?
- O que falta para que a empresa tenha esses resultados, em números? Economizar 5 mil reais, ter mais 3 veículos ou conseguir 65 avaliações 5 estrelas sobre a rapidez na entrega?
A partir dessas respostas, reflita se esses resultados podem ser alcançados utilizando o plano de terceirização de frotas atual ou se será necessário contratar um diferente.
Mesmo que o plano contratado esteja suprindo as necessidades da empresa, é interessante traçar metas para manutenção ou crescimento dos números, dependendo do objetivo.
É possível fazer terceirização de frota com quais tipos de veículo?
Existem alguns tipos diferentes de veículos que podem ser terceirizados. Vamos ver as especificações de cada um deles?
Veículos leves
Os veículos leves são carros diversos, adaptados à necessidade dos usuários, e utilitários. Trouxemos alguns exemplos de negócios que podem ser beneficiados pela terceirização da frota de veículos leves:
- Empresas que fazem entrega a domicílio: independentemente do segmento da empresa, se são feitas entregas de itens a domicílio, ter uma frota terceirizada pode evitar gastos com empresas de transporte e driblar a flutuação de preços nos aplicativos de locomoção;
- Empresas de eventos: empresas que organizam festas, feiras ou convenções, por exemplo, podem se beneficiar de uma frota terceirizada para transportar itens de decoração, som e iluminação, além de convidados;
- Agências de turismo: para empresas que focam em oferecer atendimento especializado para famílias e grupos, uma frota de veículos leves terceirizada garante conforto para os clientes e praticidade para trabalhadores;
- Setor de manutenção: empresas que trabalham com manutenção de equipamentos e outros serviços de campo, como jardinagem e limpeza, são beneficiadas pela terceirização de frota de veículos leves porque muitas vezes enfrentam questões relativas à necessidade de levar equipamentos e ferramentas por longas distâncias.
Veículos pesados
Os veículos pesados são maiores, como caminhões e ônibus. Separamos alguns segmentos de empresa em que terceirizar a frota de veículos pesados pode ser uma boa ideia:
- Construção de infraestruturas: empresas que trabalham com o transporte de materiais para construção de grandes obras ganham mais segurança e agilidade ao contratar uma frota terceirizada;
- Empresas de mudanças: companhias que trabalham auxiliando pessoas no transporte de móveis durante o processo de mudança de endereço garantem mais rapidez na entrega;
- Transporte de produtos perigosos: num processo delicado como transportar produtos químicos, é necessário que a frota esteja em ótimas condições, o que é facilitado com a terceirização de frota.
Veículos agrícolas
Você sabia que veículos agrícolas, como colheitadeiras, pulverizadores e tratores, também podem ser terceirizados? Utilizar veículos agrícolas terceirizados ao invés de uma frota própria garante que sua empresa pode manter as tecnologias da frota atualizadas por um valor muito menor.
Veículos elétricos
Para empresas que desejam tornar-se mais sustentáveis, terceirizar uma frota de veículos elétricos pode ser um ótimo caminho. Levando em conta que o cuidado com o meio ambiente é um fator que ganha cada vez mais espaço na sociedade, a terceirização de veículos elétricos pode ser uma maneira de cativar públicos e cuidar da natureza gastando bem menos do que se gastaria com a renovação da frota própria.
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Como a tecnologia pode ajudar na gestão de frotas?
A terceirização de frotas é uma solução que promete maior produtividade e eficiência operacional. Existem outras tecnologias que, aliadas à terceirização de frotas, podem garantir a maior eficácia possível nos processos.
O Produttivo é um software de planejamento, execução e comprovação de serviços. Ele pode ser aliado a frotas terceirizadas para chegar a diversos objetivos e conta com diversas funcionalidades. Separamos as que podem ser mais úteis na terceirização de frotas:
Checklists
Com o Produttivo, você personaliza checklists e adiciona planos de atividade e ordens de serviço que vão diretamente para os trabalhadores. É possível incluir fotografias com data e hora, geolocalização, questões de não conformidade, assinatura digital e preenchimento offline.
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Relatórios
A partir do preenchimento das checklists, são gerados relatórios automáticos. Eles podem ser exportados em PDF ou Excel para o email e Whatsapp da gestão e de seus clientes.
Relatórios servem para comprovar serviços e observar se eles estão sendo feitos de maneira completa e pontual. Podem ser úteis para observar se os trabalhos que dependem da pontualidade de uma frota terceirizada estão sendo realizados a tempo.
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Pesquisa de satisfação
Com o Produttivo, é possível gerar pesquisas de satisfação e enviá-las diretamente para os seus clientes e sua equipe. Isso pode ajudar a entender se a terceirização está surtindo os efeitos desejados e sendo vantajosa, tanto para seus funcionários quanto para seus clientes.
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Além dessas e outras funcionalidades incríveis, o Produttivo tem também modelos prontos editáveis. Confira alguns que podem te auxiliar na observação de condições das frotas terceirizadas:
Checklist de veículos
Essa checklist possui recursos que visam garantir agilidade e confiabilidade na inspeção dos veículos da frota. Com ela, você sabe o que observar quando for analisar os veículos que a empresa terceirizada envia para você. Veja um relatório preenchido no app:
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Checklist de caminhões
A checklist de caminhões conta com questões de check list, pontuação, fotos com localização e outros. Além disso, tem também funcionalidades integradas, como planos de manutenção e histórico dos veículos. Isso permite que você registre as condições observadas nos caminhões da sua frota terceirizada e acompanhe ao longo do tempo.
Veja um relatório produzido no app:
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