A gestão de demanda é praticada pelas empresas para administrar todas as atividades a serem realizadas, assegurando que as tarefas sejam executadas da forma mais organizada possível.
É necessário gerenciar as demandas para que as atividades sejam feitas na prioridade adequada, sem que haja acúmulo de tarefas no backlog e outras dores de cabeça.
Veja qual a importância da gestão de demanda, como fazer e conheça alguns softwares que podem ajudar no controle dos serviços. Boa leitura!
Veja também: Software para gestão de demanda em campo
O que é gestão de demanda?
Gestão de demanda é um processo que envolve o planejamento, previsão e controle das demandas recebidas pela empresa por seus produtos e serviços.
O objetivo é equilibrar as solicitações dos clientes com a capacidade de oferta da empresa, assegurando que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e que os níveis de serviço sejam mantidos. Ou seja, a gestão de demanda ajuda a administrar o volume de trabalho para que tanto a empresa quanto o cliente tenham suas necessidades atendidas.
Existem dois principais tipos de demandas nas empresas, as externas e as internas. Vamos conhecer as diferenças entre elas:
Gestão de demandas internas
As demandas internas surgem dentro da própria empresa. Sua gestão envolve melhorar a eficiência operacional, otimizar processos internos, promover a inovação e garantir que todos os setores da empresa funcionem de maneira coesa e eficaz.
Veja alguns exemplos de demandas internas:
- Necessidades de diferentes departamentos, como TI, RH, finanças, produção, entre outros;
- Solicitações de equipamentos, materiais, treinamento e outros recursos necessários para o funcionamento eficiente dos processos internos;
- Requisitos de projetos internos, como desenvolvimento de novos produtos, melhorias de processos, iniciativas de inovação, etc.
Gestão de demandas externas
Já as demandas externas vêm de fora da empresa. Nesse caso, o objetivo da gestão é satisfazer os clientes, aumentar a participação no mercado e assegurar conformidade com as normas e regulamentos externos.
Alguns exemplos de demandas externas são:
- Pedidos e necessidades dos clientes por produtos ou serviços;
- Tendências de mercado, mudanças nas preferências dos consumidores, concorrência e condições econômicas que impactam a demanda por produtos ou serviços;
- Requisitos legais e regulatórios que a empresa precisa atender.
Para que serve a gestão de demanda?
A gestão de demanda serve para vários propósitos dentro de uma empresa, ajudando a alinhar a oferta com a demanda e a otimizar recursos. Aqui estão seus principais objetivos e benefícios:
- Equilibrar oferta e demanda: assegurar que a capacidade de produção e os recursos disponíveis atendam à demanda dos clientes, evitando excessos ou faltas de produtos;
- Melhorar a satisfação do cliente: garantir que os serviços oferecidos estejam disponíveis quando e onde os clientes desejarem, aumentando a satisfação e fidelidade do consumidor;
- Otimizar recursos: utilizar recursos como mão de obra, materiais e equipamentos de maneira mais eficiente, reduzindo custos e desperdícios;
- Planejar de forma eficaz: facilitar o planejamento de produção, distribuição e fornecimento, ajudando a empresa a programar seu cronograma de forma inteligente;
- Aumentar a lucratividade: melhorar a gestão de estoques e reduzir os custos operacionais, o que pode resultar em margens de lucro mais altas;
- Adaptar-se às mudanças do mercado: permitir que a empresa responda rapidamente às mudanças na demanda do mercado, como variações sazonais ou tendências emergentes.
Qual a importância da gestão de demanda?
A gestão de demanda é muito importante para que a empresa dê conta de todas as solicitações recebidas, considerando suas prioridades e o fluxo de trabalho dos colaboradores. Vamos entender melhor:
Identificar melhorias
Ao implementar um processo de gestão de demanda, ficará mais fácil identificar processos ineficientes e pontos de melhoria. E quando a gestão faz parte da rotina da empresa, gargalos são rapidamente detectados e corrigidos, já que a equipe tem uma visão abrangente sobre o volume de trabalho e as medidas necessárias para administrá-lo.
Processos mais assertivos
A gestão de demanda também torna os processos mais assertivos, já que as fontes de desperdício são eliminadas e as tarefas são planejadas para que utilizem o mínimo possível de recursos com o máximo de qualidade, alcançando a excelência operacional.
Além disso, a gestão de demanda fornece dados e análises precisas que embasam decisões estratégicas e melhoram a previsibilidade das operações, permitindo um melhor planejamento financeiro e operacional.
Redução de falhas
A gestão de demanda está diretamente ligada com a gestão da qualidade. Por isso, as falhas são rapidamente identificadas e corrigidas, e o processo de gestão ainda pode incluir medidas para eliminar a causa raiz do problema, assegurando que não volte a acontecer.
Por exemplo: imagine que um técnico foi designado para dois serviços diferentes no mesmo horário. Com o acompanhamento regular, esse problema é detectado o quanto antes e a equipe pode descobrir porque o erro foi cometido e a partir disso implementar soluções para que não haja reincidência.
Cumprimento de prazos
O cumprimento de prazos é um dos pontos mais importantes da gestão de demanda: ao ter uma visão clara sobre todas as demandas da empresa, é possível fornecer prazos realistas e assim evitar atrasos.
Também é possível organizar as demandas em um calendário, assim fica fácil de ver quando há alguma tarefa em atraso e que precise ser concluída o mais rápido possível.
Qual a diferença entre gestão de demanda interna e externa?
As demandas em empresas e organizações normalmente são separadas em demandas externas e demandas internas.
As demandas internas surgem dentro da própria empresa, como solicitações de outros colegas ou departamentos. Alguns exemplos são:
- Pedidos realizados diferentes departamentos, como TI, RH, finanças, produção, entre outros;
- Aquisição de equipamentos, materiais, treinamento e outros recursos necessários para o funcionamento eficiente dos processos internos;
- Requisitos de projetos internos, como desenvolvimento de novos produtos, melhorias de processos, iniciativas de inovação, etc.
Já as demandas externas vêm de fora da empresa, como atender solicitações de clientes, responder às tendências de mercado e cumprimento de normas e leis. Vamos ver alguns exemplos:
- Pedidos e solicitações dos clientes por produtos ou serviços;
- Necessidades do mercado, mudanças nas preferências dos consumidores, concorrência e condições econômicas que impactam a demanda por produtos ou serviços;
- Requisitos legais e regulatórios que a empresa precisa atender.
Como fazer a gestão de demanda?
Para ajudar sua empresa a controlar todos os chamados, separamos algumas dicas para fazer a gestão de demanda, confira:
Identificar as demandas do negócio
O primeiro passo é identificar quais são as demandas (internas e externas) atuais da sua empresa. Faça um mapeamento de tudo que é exigido hoje, como solicitações de clientes e necessidades internas.
Para isso, você pode usar um checklist de auditoria, que registra todas as informações coletadas de forma organizada e confiável.
Utilizar fluxogramas de processos
Utilize também diagramas, gráficos e outros recursos visuais para facilitar o entendimento das demandas.
Organizar as tarefas por prioridade
Tendo um levantamento de todas as demandas da empresa, organize-as conforme a prioridade em que devem ser atendidas. Faça uma análise de criticidade para diferenciar o que é urgente do que é importante, definindo o que deve ser feito primeiro.
Você pode usar os fluxogramas que citamos acima para elencar as prioridades.
Compreender a sazonalidade das demandas
Também é importante analisar se há alguma demanda sazonal, ou seja, aquelas que só aparecem em determinados períodos do ano ou até do mês. Por exemplo: nos meses mais frios, a tendência é que haja mais pedidos de manutenção de piscinas, já que esse é o momento em que elas menos são utilizadas.
Já no verão, o que tende a aumentar é a procura por manutenção de aquecedores a gás, para que estejam prontos para funcionar no inverno.
Entendendo a sazonalidade das demandas, ficará mais fácil se planejar para os períodos mais agitados, assegurando que a empresa só se comprometa com o que é capaz de entregar.
Garantir a comunicação eficiente com a equipe
Um ponto muito importante da gestão de demanda é a comunicação com a equipe. Seja transparente com seus colaboradores e crie uma cultura de comunicação clara, com o máximo possível de compartilhamento de informações.
Assim, há menos chances de mal entendidos e ruídos que prejudicam a performance da empresa.
Realizar treinamentos com a equipe
Junto com a comunicação, faça treinamentos regulares com a equipe para que seus conhecimentos estejam sempre atualizados e todos saibam o que fazer com as demandas recebidas.
Usar softwares para auxiliar na gestão
Uma dica é usar softwares de controle para auxiliar na gestão de demanda. Existem sistemas, como o Produttivo, que recebem chamados dos clientes, permitem o agendamento automático de serviços e exibem todas as atividades da equipe em formato de painel ou calendário.
Como o software Produttivo pode ajudar na gestão de demanda?
O Produttivo é um sistema para planejamento, execução e comprovação de serviços de campo. O software funciona por computador e também pelo celular, permitindo o agendamento, direcionamento e conclusão das atividades com apenas alguns cliques.
Vamos conhecer alguns recursos do Produttivo que ajudam na gestão de demanda:
Sistema de abertura de chamado
Com o Produttivo, os clientes podem abrir chamados utilizando um link exclusivo e personalizado ou ainda um QR Code anexado ao equipamento.
Veja só como fica:
As solicitações são recebidas pela empresa na hora, aí só direcionar a atividade para o técnico, que recebe as instruções no celular e pode seguir para a visita técnica sem precisar retornar ao escritório.
Relatórios inteligentes
Junto com as instruções do serviço a ser realizado, você pode selecionar um modelo digital de relatório, checklist, ordem de serviço ou outro formulário a ser preenchido.
O preenchimento é feito pelo celular, é possível anexar fotos tiradas na hora e até assinatura digital, e as informações registradas ainda ficam armazenadas em nuvem, disponíveis para consulta sempre que necessário.
Depois de preencher, é só exportar em PDF e enviar na hora por e-mail ou WhatsApp. Ah, os formulários inteligentes podem ser personalizados com as cores e logo da sua empresa, e ficam disponíveis para o gestor em tempo real.
Plano de atividades
O plano de atividades é uma funcionalidade que permite o agendamento automático de serviços recorrentes, assim não é preciso criar uma atividade manualmente toda vez que a tarefa precise ser feita.
Olha só:
Você escolhe a periodicidade e recebe alertas para não esquecer. O plano de atividades ainda é integrado à agenda dos técnicos.
Dashboard de indicadores
Por meio do dashboard de indicadores, é possível extrair métricas sobre sua operação, como volume de trabalho, tempo de atendimento, indicadores das inspeções, entre outros.
Os dados são apresentados em formato de gráficos. Assim, você fica ciente de não conformidades e pode tomar decisões embasadas.
Pesquisa de satisfação
Quer saber se seus clientes estão satisfeitos com a gestão de demanda da empresa? Envie pesquisas de satisfação automáticas para medir a reputação do seu negócio e receber feedbacks dos clientes.
Confira um exemplo de pesquisa criada dentro do Produttivo:
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