Backlog manutenção é um dos indicadores de manutenção que pode ser usado como indicador de tempo. Ele ajuda a mensurar o serviço acumulado e a controlar o fluxo de trabalho, levando em consideração as demandas recebidas e a disponibilidade da equipe para atendê-las.
No artigo a seguir, vamos entender melhor como calcular o backlog e qual sua importância para os serviços de manutenção. Boa leitura!
Veja também: Software de manutenção para planejar, executar e comprovar serviços com indicadores para uma gestão baseada em dados
O que é backlog manutenção?
O backlog manutenção é um indicador de tempo que pode ser usado para calcular o acúmulo de tarefas, considerando todas as atividades pendentes (ou seja, que ainda não foram concluídas, mesmo que não estejam atrasadas).
Ao somar todas as pendências, a fórmula do backlog permite calcular qual o tempo necessário para concluir todas as demandas com base na mão de obra disponível.
Por isso, o backlog manutenção é um aliado na gestão do fluxo de trabalho, já que indica se a empresa é capaz de atender a todas as demandas que recebe.
Na manutenção, o backlog inclui todos os serviços oferecidos pela empresa, como manutenção preventiva, manutenção corretiva, vistorias, visitas técnicas e outras atividades.
O backlog manutenção pode ser medido em homem-hora ou dias. Continue acompanhando o artigo para entender!
O que é backlog?
Podemos traduzir backlog do inglês como atraso ou acúmulo. No setor de serviços, o backlog são as tarefas em fila de espera, ou seja, que já foram solicitadas (como o chamado de um cliente), mas ainda estão pendentes de serem finalizadas.
Isso não significa só atividades atrasadas: serviços que estão em andamento ou já estão programados, mesmo que ainda não estejam em atraso, também devem entrar na conta, já que o backlog estabelece uma relação entre o volume de trabalho e a disponibilidade da equipe.
Qual a importância do backlog para a manutenção?
Embora o conceito de backlog seja utilizado em diversas áreas, na manutenção ele ajuda a garantir o cumprimento de todos os serviços dentro do prazo, indicando também se a demanda está muito alta e se é necessário contratar mais mão de obra.
Por isso, alguns dos benefícios do backlog manutenção são:
- Mede o volume real de trabalho a ser concluído;
- Estima o tempo a ser gasto com base na disponibilidade de mão de obra;
- Ajuda a gerenciar o tempo da equipe e encontrar gargalos;
- Organiza demandas;
- Auxilia na priorização de tarefas;
- Diminui os atrasos.
Com isso, o backlog manutenção traz mais produtividade para a sua equipe e ajuda na satisfação dos clientes.
Como a tecnologia pode ajudar a otimizar o backlog manutenção?
O cálculo do backlog manutenção pode ser feito manualmente, mas o uso de tecnologias, como a automação, facilita o acompanhamento dos serviços da empresa, evitando atrasos.
No Produttivo, por exemplo, é possível criar um plano de atividades para agendar automaticamente as tarefas, assim sua equipe pode se planejar para não perder nenhum serviço e o agendamento é enviado diretamente para a agenda dos técnicos.
Além disso, o uso de um software de manutenção é ideal para executar e comprovar os atendimentos, já que as ordens de serviço, checklists e relatórios podem ser registrados diretamente no sistema.
Olha só como fica um relatório de visita técnica gerado no Produttivo:
Todas as informações da visita e do equipamento são inseridas diretamente no sistema pelo celular do técnico. Após o atendimento, um relatório em PDF pode ser enviado automaticamente ao cliente, e o gestor acompanha cada etapa do serviço por meio do painel web.
Além disso, todas as informações ficam armazenadas em nuvem, assim você pode ficar a par de todas as atividades do backlog pelo computador, em tempo real, sem depender dos relatórios em papel.
O resultado é um acompanhamento completo do dia a dia da empresa, ajudando a controlar os serviços pendentes e evitando atrasos na execução das tarefas.
Teste grátis todas as funcionalidades do Produttivo
Como calcular o backlog manutenção?
Para calcular o backlog manutenção, precisamos levar em conta qual seria o tempo necessário para finalizar todas as pendências até o momento, sem incluir novas demandas que podem chegar a qualquer hora.
Essas pendências não são apenas os serviços em atraso, mas também as atividades programadas. Além disso, é preciso estimar a carga horária a ser aplicada nessas tarefas, levando em consideração os recursos disponíveis, com mão de obra.
Por isso, antes de calcular o backlog manutenção, vamos precisar de alguns dados:
Fator de produtividade: também conhecido como Wrench Time, é o tempo gasto pelo colaborador em suas atividades. Esse fator deve considerar somente o tempo produtivo, ou seja, excluindo o tempo gasto com deslocamento, pausas, intervalos e ociosidade em geral.
Ainda que o técnico trabalhe por um período de 8 horas, ele gasta tempo com atividades como deslocamento até o posto de trabalho, pausa para descanso, atrasos e outras interrupções, de modo que seu tempo produtivo representa apenas uma porcentagem da jornada diária.
É preciso ter em mãos o fator de produtividade dos colaboradores para que o cálculo do backlog seja preciso.
Homem-hora total: já homem-hora total (também chamada de hora-homem) é o tempo disponível para conclusão das tarefas.
Podemos nos referir a esse indicador como capacidade semanal (esse é o intervalo de tempo que escolhemos, mas você pode usar outro período como base). Iremos obter esse dado ao multiplicar a quantidade de horas trabalhadas pelo número de pessoas, e multiplicar esse número pela quantidade de dias trabalhados.
Se seu quadro de funcionários conta com 3 técnicos e cada um deles trabalha 40 horas por semana (8 horas ao dia), seu HHT é de 120.
HH OS: para referência, vamos usar o termo ordens de serviço (OS) para representar cada demanda recebida. O tempo de trabalho necessário para cada serviço será representado na fórmula como hora-homem ordem de serviço, ou seja, o tempo estimado para conclusão daquele chamado.
Vamos imaginar que um atendimento para manutenção de placas solares exija três horas de tempo produtivo de um colaborador. O valor de homem-hora total para o serviço é 3.
É preciso estimar o tempo HH para executar cada serviço, bem como calcular o tempo gasto efetivamente. Com o Produttivo, o tempo do atendimento fica registrado na ordem de serviço ou relatório de visita, assim você sabe certinho o tempo gasto em cada atendimento.
HH disponível: homem-hora disponível é a multiplicação de homem-hora total pelo fator de produtividade. Ou seja: considerando o tempo produtivo da sua equipe (fator de produtividade) e HH total (tempo estimado para conclusão do serviço), obtemos a capacidade.
Guarde bem essas informações. Agora, chegou a hora de calcular o backlog manutenção.
Primeiro, vamos selecionar o período que queremos calcular o backlog manutenção. Vamos usar como exemplo uma semana, com cinco dias úteis. Precisaremos somar todas as ordens de serviço desse período — as OS planejadas, pendentes, programadas e até as que já foram executadas.
Com isso, a fórmula para calcular backlog manutenção deve ser:
Sendo que:
Vamos voltar para os dados que vimos anteriormente. Imagine que as horas-homem para conclusão das ordens de serviço planejadas para aquela semana somam 30 HH. Já as horas-homem para as OS pendentes somam 10, enquanto as HH para ordens de serviço programadas somam 20. Por fim, as horas-homem para ordens de serviço já executadas somam 45 HH.
Já o HH total, como falamos acima, é o número de funcionários multiplicado pelo número de horas. No exemplo que usamos, chegamos a 120 HHT.
E o fator de produtividade dos colaboradores da empresa (ou seja, o tempo produtivo) é de 40% da jornada de trabalho. Isso significa que, em uma jornada de trabalho de 8 horas, o tempo de produtividade do colaborador é de 3,20 horas.
Com isso, calculamos que:
HH disponível = 120 x 0,40 = 48
Backlog = 30 + 10 + 20 + 45 / 48
Backlog = 105 / 48
Backlog = 2,18
Com base no cálculo de HH, nosso backlog manutenção é de 2,18. Mais abaixo explicaremos se esse valor é bom ou ruim, não perca!
Backlog manutenção em HH
Além da fórmula que vimos, também podemos estimar o backlog em HH ou dias, mensurando a quantidade de horas-homem que serão necessárias para conclusão dos serviços solicitados.
Para facilitar a conta, vamos considerar que cada ordem de serviço recebida necessita de 10 HH para ser concluída. Na coluna entrada, vemos a quantidade de OS recebidas e, na coluna saída, vemos a quantidade de OS que foram concluídas naquela semana.
Lembre-se que vamos usar a medida em HH.
| Abril/2023 | ||||
| Semana | Entrada | Saída | Saldo semanal | Saldo mensal |
| 1 | 5 OS = 50 HH | 30HH | -20HH | -20HH |
| 2 | 60HH | 20HH | -40HH | -60HH |
| 3 | 30HH | 30HH | 0HH | -60HH |
| 4 | 40HH | 50HH | +10HH | -50HH |
| 5 | 10HH | 15HH | +5HH | -45HH |
Na primeira e segunda semanas, a entrada de ordens de serviço recebida foi maior que o volume concluído (saída), de modo que ficamos com um saldo negativo de serviços a serem realizados nas próximas semanas.
Na terceira semana, a quantidade de OS recebidas e concluídas foi igual, de modo que o saldo semanal ficou zerado (nenhum backlog), mas já tínhamos pendências anteriores, então nosso saldo mensal continua negativo.
Nas semanas 4 e 5, concluímos mais ordens de serviço do que foi recebido, então ficamos com saldo semanal positivo e assim reduzimos a fila de espera mensal. Como ao longo do mês tivemos mais entradas do que saídas (mais solicitações recebidas do que concluídas), nosso backlog ficou negativo.
Assim, podemos concluir que finalizamos o mês com tarefas atrasadas que precisarão de 45HH para serem finalizadas. Essas horas-homem não se aplicam a um único indivíduo, mas à equipe inteira.
O ideal é que o backlog não ultrapasse a capacidade de atendimento da empresa. Portanto, seu saldo deve ser sempre zero: a quantidade de serviços recebida foi atendida, não havendo atraso nas atividades (saldo negativo) nem tempo ocioso da equipe (saldo positivo).
Backlog manutenção em dias
O cálculo do backlog em HH é o mais utilizado, sendo feito pela fórmula que vimos anteriormente, mas também é possível estimar quantos dias serão necessários para concluir todas as atividades acumuladas. Com base em todas as HH estimadas, em quanto dias o serviço será terminado?
Como exemplo, vamos considerar que em um único dia recebemos os seguintes chamados:
- uma manutenção de elevadores, em que serão necessários 2 técnicos, cada um trabalhando 6 horas;
- uma manutenção de aquecedor a gás, que necessita de 2 técnicos, cada um trabalhando 4 horas;
- uma manutenção de empilhadeira, exigindo 1 técnico que trabalhe por 6 horas;
- uma manutenção de equipamentos hospitalares, necessitando de 2 técnicos que trabalhem cada um por 5 horas;
- uma manutenção de caminhão, em que é precisos 1 técnico um trabalhando por 4 horas;
- e uma manutenção de trator, com um 2 técnicos trabalhando 5 horas cada.
Nosso HHE (homem-hora estimado) é a soma de horas a serem gastas nas tarefas solicitadas. Portando: 2 x 6 + 2 x 4 + 1 x 6 + 2 x 5 + 1 x 4 + 2 x 5. Essa é a estimativa do total de horas que nossa equipe precisará trabalhar para atender aos chamados recebidos em uma semana. Assim, o HHE = 50.
Anteriormente, consideramos que nossa capacidade semanal é de 120 HH, mas agora estamos lidando com dias. Com isso, nossa capacidade diária é de 24 HH (isso porque contamos com três técnicos, e cada um deles trabalha 8 horas diariamente). Esse dado será o HHD (hora-homem disponível). Portanto, nosso HHD = 24.
Sabemos que a fórmula para calcular o backlog manutenção em dias é:
Backlog = HHE ÷ HHD
Logo:
Backlog = 50 ÷ 24
Backlog = 2,08 dias
Assim, para executar todos os serviços solicitados naquele dia, precisamos de pouco mais que dois dias. Nosso backlog manutenção é de 2,08 dias.
A recomendação é que o backlog não ultrapasse 15 dias, pois isso gera atrasos. Quanto mais elevado for o resultado, menos capacidade a empresa tem para atender as demandas que chegam até ela diariamente.
Entendendo o resultado do backlog
Como o backlog ajuda a mensurar pendências e atrasos, o ideal é que ele se mantenha estável e com valores baixos. Afinal, quanto mais itens na fila de espera, mais chances de atraso nas entregas.
Para facilitar a visualização, o resultado do cálculo pode ser representado em gráfico, mostrando não somente o backlog atual, mas também seu desenvolvimento.
Se seu gráfico apresentar tendência de crescimento, podemos entender que sua empresa está recebendo muitos serviços, mas não está conseguindo executar todos. Isso se reflete em atrasos e até cancelamento, já que o atendimento pode se perder no meio de tantas demandas.
Por outro lado, quando há tendência de queda, é preciso buscar a estabilidade — caso contrário, haverá mais mão de obra do que trabalho, e isso não é saudável para o financeiro da empresa.
Qual o valor de backlog na manutenção ideal?
O resultado ideal do cálculo do backlog deve ser 1. Caso sua empresa obtenha um resultado maior, significa que possui muito serviço para pouca capacidade, e a tendência é que as demandas se acumulem.
Por outro lado, se o resultado for menor que 1, é porque a empresa possui muita equipe disponível, mas poucos serviços em demanda.
Quando o resultado do backlog manutenção é igual a 1, a empresa equilibra mão de obra adequada e volume de trabalho saudável.
No exemplo que usamos anteriormente, obtivemos o valor 2,18. Isso significa que nosso backlog está pendendo para o acúmulo de tarefas, já que temos mais demanda do que disponibilidade.
Seu objetivo deve ser o de diminuir a maior quantidade de pendências possível, obtendo um valor cada vez mais próximo de 1 e que se mantenha estável, com pouca variação a cada período analisado.
Gestão do backlog manutenção
Um backlog saudável é aquele em que não há tarefas acumuladas ou atrasadas, mas que possua um volume saudável de demandas sem deixar a equipe ociosa.
Além do acompanhamento que sugerimos acima, você também pode investir em uma ferramenta que possibilite o acompanhamento de todos os chamados recebidos pela empresa.
É o caso do Produttivo, um software para planejamento, execução e comprovação do serviço. O cliente pode solicitar o atendimento por meio de um link exclusivo, e o chamado chega para o gestor na hora.
Então, é só encaminhar a solicitação para a agenda do técnico, que fará o preenchimento do relatório, ordem de serviço ou checklist diretamente pelo celular.
Pelo painel do gestor, é possível acompanhar todas as atividades, concluídas e pendentes, e fazer os encaminhamentos necessários para que nenhum serviço fique para trás.
E não tem problema se você precisar consultar a informação de um atendimento já finalizado: os dados do serviço ficam registrados no sistema e em relatórios inteligentes. E para deixar sua gestão ainda mais completa, o Produttivo mostra os dados e indicadores da sua operação.
Entre os indicadores, é possível filtrar por tempo de atendimento, volume de trabalho e muitos outros. Tudo isso para você acompanhar cada detalhe da rotina da sua empresa e fazer a gestão do backlog baseada em dados confiáveis.
Que tal fazer um teste grátis e conhecer todos os nossos recursos?
