Como saber se os resultados esperados pela empresa podem ser alcançados e se os processos estão acontecendo em perfeita ordem? Com uma inspeção bem executada e um relatório de auditoria redigido de forma correta e eficiente é possível ter a resposta a essas perguntas.
Afinal, é através do relatório de auditoria que o auditor poderá evidenciar como caminham todos os processos da empresa, oferecer recomendações de mudanças e identificar não conformidades a serem tratadas. Descubra mais sobre o relatório de auditoria neste artigo:
Veja também: Modelo de checklist de auditoria digital para personalizar como quiser!
- O que é um relatório de auditoria?
- Qual a importância do relatório de auditoria?
- Quais as diferenças entre relatório de auditoria interno e externo?
- Conheça os tipos de relatório de auditoria
- O que deve constar nos relatórios de auditoria?
- Passo a passo para um modelo de relatório de auditoria
- Características de um modelo relatório de auditoria eficiente
- Como o uso de checklists pode ajudar nos relatórios de auditoria?
O que é um relatório de auditoria?
O relatório de auditoria é um documento emitido após a realização de uma auditoria, seja ela interna ou externa. Nesse documento o auditor precisa divulgar os dados coletados, apontando irregularidades de processos, evidenciando pontos positivos e sugerindo planos de ação para a resolução de problemas encontrados.
É por meio do relatório de auditoria que os gestores conseguem avaliar os rumos da empresa, alterando processos e replicando os que estão dando certo. Além disso, a auditoria é essencial para a redução de riscos que podem impactar negativamente nos resultados de uma companhia.
A auditoria externa é exigida para empresas de grande porte para verificação das obrigações contábeis, de acordo com a lei 11.638/07.
Os relatórios de auditoria devem apresentar de forma clara:
- Metodologia utilizada na auditagem;
- Procedimento realizados;
- Parâmetros que baseiam as análises (políticas internas, normas regulamentadoras, legislações);
- Descrição dos fatos apurados;
- Compilado das evidências coletadas;
- Riscos que as não conformidades verificadas trazem à empresa;
- Conclusões com sugestões de melhoria.
Abaixo separamos um exemplo de relatório de auditoria interna para verificação da qualidade dos processos na construção de obras de edificação:
Qual a importância do relatório de auditoria?
Ao verificar controles financeiros, operacionais e contábeis e identificar se as políticas da empresa e legislações da área estão sendo cumpridas, o relatório de auditoria traz uma série de benefícios e vantagens às empresas. Entre eles:
- Documentação e criação de um histórico de informações com não conformidades encontradas e planos de ação para correção;
- Compilado de informações necessárias à tomada de decisões;
- Contribuição para ações mais ágeis e assertivas;
- Identificação de problemas de processo, apontando possíveis soluções;
- Acompanhamento do andamento de melhorias e planos de ação;
- Prevenção de falhas que poderiam gerar grandes prejuízos às empresas;
- Garantia do cumprimento de normas, legislações e procedimentos internos.
Veja também: Auditoria de conformidade: o que é, objetivos e como fazer
Quais as diferenças entre relatório de auditoria interno e externo?
Existem dois tipos de relatórios: o interno e o externo. Cada um tem um tipo de execução e objetivos diferentes. Descubra para o que cada um serve:
Relatório de auditoria interno
O relatório de auditoria interno é produzido por uma equipe de colaboradores da própria empresa. Eles não precisam ter uma formação na área, muito menos serem especialistas em auditoria. Mas é claro que precisam ter uma base de conhecimento sobre os processos auditados para conseguirem identificar não conformidades de acordo com normas e legislações vigentes.
O objetivo desse tipo de auditoria é a introdução de uma política de melhoria contínua nas empresas. É realizado por pequenas e médias empresas que não precisam realizar uma auditoria externa, mas mesmo assim desejam estar no controle de seus processos.
As auditorias internas também são executadas antes de uma empresa passar por uma auditoria externa, para confirmar que tudo está funcionando de forma correta.
Relatório de auditoria externo
Já o relatório de auditoria externo é elaborado por uma equipe de fora da empresa, contratada para analisar registros, documentos e verificar a adequação às legislações de forma independente e imparcial.
Como vimos anteriormente é uma exigência da lei para empresas de grande porte e como principal vantagem tem a isenção e a autonomia para elaboração de pareceres técnicos e a sugestão de mudanças em procedimentos de forma isenta, uma vez que não tem nenhum vínculo empregatício com a empresa auditada.
É muito comum que o processo de auditoria externa também aconteça quando a empresa deseja ser certificada, seja pela qualidade dos processos ou pela adoção de boas práticas ambientais, como é o caso da certificação ISO. Nesse caso, ao ser auditada e comprovar que todos os requisitos estipulados pela norma estão sendo cumpridos, a empresa recebe a certificação.
Conheça os tipos de relatório de auditoria
Existem cinco tipos principais de relatório de auditoria. Abaixo você conhece cada um deles e entende para quais situações cada um é mais indicado:
Sintético:
Como o próprio nome já diz, o relatório sintético deve sintetizar ou resumir as principais evidências encontradas na auditoria, informando a gerência de forma concisa, objetiva e clara.
Fazem parte deste relatório de auditoria as não conformidades, erros e riscos encontrados. A ideia é que a partir dessas informações a diretoria fique informada e consiga tomar ações de forma rápida.
Para exemplificar separamos esse relatório sintético que dispõe sobre a execução de uma obra, passando de forma resumida pelos principais pontos do projeto:
Analítico:
O relatório de auditoria análitico é destinado a quem executa as tarefas auditadas. Assim como o sintético, é redigido de forma resumida, mas ao mesmo com mais detalhes.
Esse relatório também deve ser elaborado de forma clara e simples, evidenciando os caminhos levantados para a resolução dos problemas encontrados e deixando de lado os contextos que levaram a identificação daquele problema, como contas e números. O foco está em apresentar a execução dos planos de ação estipulados.
Especial:
O relatório de auditoria especial é emitido sempre que existem dados confidenciais ou através de uma solicitação da diretoria quando ela deseja saber sobre um processo específico.
Abaixo temos um exemplo de relatório especial solicitado para a verificação das fragilidades de processos de pagamentos na Subsecretaria de finanças (SUBFIN) no Rio de Janeiro:
Parcial:
Quando uma irregularidade que pode prejudicar a empresa é encontrada, o auditor pode emitir um relatório parcial, em que concentra as informações como apresentação da não conformidade e a ação corretiva sugerida. Um exemplo pode ser um cálculo errado realizado por parte da gestão e que impacta diretamente no controle da organização.
Esse tipo de relatório também pode ser criado caso o auditor encontre alguma dificuldade na execução do seu trabalho, denunciando os impeditivos para a sua realização.
Como tem um caráter imediato não existem regras ou formatos para a sua apresentação. É comum que ele seja entregue de uma forma simples, afinal seu objetivo principal é corrigir uma falha de forma ágil.
Abaixo temos um modelo que pode ser adotado para esses casos:
Verbal:
O relatório verbal funciona quase como uma apresentação, em que o auditor explica os principais pontos encontrados durante a auditoria, dando atenção para as recomendações de plano de ação.
Por isso, precisa ser um relato objetivo, claro e de fácil entendimento para todos que o escutam.
O que deve constar nos relatórios de auditoria?
Existem alguns elementos que não podem ficar de fora de nenhum relatório de auditoria. Para você saber o que um relatório precisa apresentar separamos aqui os principais elementos:
Nome dos profissionais envolvidos
Todo relatório de auditoria precisa evidenciar quem são os auditores e também os responsáveis pelos processos auditados em conjunto com as respectivas funções e cargos.
Ao final do relatório é importante que exista um espaço destinado à assinatura do auditor responsável pela emissão do relatório e também de algum responsável pela diretoria ou gestão, atestando todo o trabalho desenvolvido.
Objetivo
O objetivo é parte fundamental do relatório de auditoria, porque deixa claro os motivos que levaram a sua realização.
São exemplos de objetivos:
- Avaliar a conformidade de processos em relação à uma norma, legislação ou política da empresa;
- Examinar a execução de um processo em específico (segurança do trabalho, manutenção, prevenção de riscos);
Junto ao objetivo, evidencie o período de ocorrência da auditoria, atividades que serão verificadas e quais são os critérios utilizados para comprovar que os processos estão em conformidade.
Ocorrências
As ocorrências são as falhas, fragilidades e não conformidades encontradas durante a inspeção. São exemplos a falta de controle de ordens de serviços, preenchimentos incompletos de checklists ou o negligenciamento de cronogramas de manutenção preventiva.
Também fazem parte desse tópico as eventuais limitações sobre a qual a auditoria esbarrou e que de alguma forma prejudicou a execução de seu trabalho, como falta de verba, falta de mão de obra e falta de realização de testes específicos.
É importante que a descrição da fragilidade encontrada seja acompanhada das evidências que demonstram a ocorrência: quais documentos foram consultados? Que profissionais foram entrevistados? Que tipo de conta, fórmula ou comparação foi feita para se chegar nesse dado?
Oportunidade de melhorias
Nesse tópico o auditor deve revelar os riscos, prejuízos e inconsistências ocasionadas pelas ocorrências encontradas e, a partir disso, indicar planos de ação com oportunidades de melhoria.
Os riscos apontados podem ser desde prejuízos financeiros, até impactos em outros processos, quedas de produtividade e de diminuição dos níveis de satisfação dos clientes.
Como um exemplo, o auditor ao constatar que os planos de manutenções preventivas dos ares-condicionados não foram cumpridos e, ao fazer suas apurações e verificações, estimou que essa não conformidade colaborou para o aumento em tantos por cento de falhas em aparelhos e um determinado número de afastamento por doenças respiratórias.
A partir disso, o auditor pode sugerir algumas oportunidades de melhoria, como o estabelecimento de um cronograma de manutenção e um método de controle de suas execuções, que pode ser através de ordens de serviço, checklists e aplicativos que ajudam na comprovação do serviço prestado.
Registros em documentos e checklists
É indispensável que o relatório de auditoria apresente uma seção com os documentos utilizados durante a auditoria, de forma a documentar as evidências coletadas na operação. Esses documentos podem ser:
- Checklists;
- Planos de amostragem de auditoria;
- Formulários.
Mas entre todos os documentos usados nas auditorias o mais utilizado é o checklist, um documento de verificação em que o auditor preenche de acordo com sua avaliação se um processo está em conformidade ou não.
O checklist pode ser usado para verificar requisitos de segurança do trabalho (como uso correto de EPIs, materiais, equipamentos e aplicação de protocolos de segurança) de qualidade, adequação a políticas e legislações e execução correta de processos.
Abaixo separamos um modelo que você encontra em nosso kit checklist e que você pode baixar de forma gratuita:
Ao usar o checklist a auditoria identifica de forma rápida às ocorrências, auxilia no registro e documentação de informações que servirão para a realização de auditorias futuras e ainda assegura a criação de um planejamento com melhorias baseadas nos dados coletados através do checklist.
Demonstrações de cálculos
As demonstrações dos cálculos são essenciais para comprovar as evidências as quais a auditoria chegou. É muito comum em auditorias contábeis e financeiras e servem para explicar quais cálculos foram feitos e de que forma foram calculados.
São exemplos de cálculos a serem demonstrados no relatório de auditoria: contas a receber, aplicações financeiras, adiantamentos salariais e de fornecedores, IOF e outros.
Metodologia utilizada
Nessa parte o auditor deve esclarecer quais metodologias, técnicas e procedimentos foram utilizados nas inspeções promovidas pela auditoria. Para isso responda perguntas como:
- Quais testes foram realizados? Quem os realizou?
- Houve visitas in loco? Como elas aconteceram?
- Quais locais recebem as visitas e o que foi observado a partir delas?
- Foram realizadas entrevistas? Como foram conduzidas e com quais profissionais aconteceram?
- Houve verificação e auditagem de documentos? Como foi esse processo?
- De onde os relatórios e documentos avaliados foram extraídos?
- Qual o período analisado?
- Houve uma validação dos dados reunidos?
Observações e sugestões
As observações, sugestões e planos de ação integram o tópico das evidências e ocorrências, como vimos anteriormente. Mas é preciso pensá-las de forma separada, porque devem seguir uma estrutura própria. Abaixo indicamos quais informações devem compor o campo de recomendações:
1. Título
Breve descrição da ocorrência encontrada e a oportunidade de melhoria que foi identificada a partir dela.
Seguindo nosso exemplo, o título poderia ser: “Falta de cumprimento do PMOC”
2. Histórico
Deve descrever todo o histórico de informações que comprovam a não conformidade: análises, cálculos, entrevistas e demais apurações.
Utilizando nosso exemplo a descrição poderia ser a seguinte: “Verificamos que X equipamentos dos Y aparelhos em posse da empresa estavam com manutenções preventivas atrasadas”
3. Padrão ou critérios
Aqui são descritos os padrões, critérios, normas e legislações utilizadas como base para a auditoria.
No exemplo da falta de manutenção preventiva de ar condicionado, o critério escolhido poderia ser o cumprimento de um Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC) exigido pela lei 13.589 que determina que todos os edifícios de uso coletivo com ambientes climatizados devem dispor do PMOC.
4. Causa
Aqui você deve empreender uma análise de causa raiz, para identificar a real motivação da ocorrência.
Temos um artigo especial que te explica como fazer uma análise de causa raiz, com um passo a passo e indicando as melhores ferramentas.
No caso do nosso exemplo a conclusão poderia ser que não existe uma política de acompanhamento e controle da realização do PMOC.
5. Consequência ou efeito
Nesse tópico é importante evidenciar os riscos e prejuízos que a não conformidade traz para a organização.
Por exemplo: Como resultado da negligência da realização de manutenções preventivas nos ares-condicionados as falhas de equipamento aumentaram em tantos por cento, a empresa desembolsou tantos reais para a realização de manutenções corretivas que poderiam ser evitadas e tantos colaboradores apresentaram problemas respiratórios.
6. Plano de Ação
E, por último, sugira como o problema pode ser superado, criando planos de ação, indicando a data da recomendação e o responsável.
Finalizando com nosso exemplo, o plano de ação criado pelo auditor poderia ser a contratação de uma empresa especializada para a realização do PMOC e a exigência de um sistema de controle, comprovando que as manutenções foram realizadas dentro do período estipulado.
Conclusões e recomendações
O relatório de auditoria acaba com o campo de conclusões e recomendações. Nele devem estar dispostos os pontos mais importantes observados pelo auditor e também os mais críticos e que requerem maior atenção da gestão.
É essencial que a conclusão traga a grande resposta esperada pela empresa: os objetivos estão sendo cumpridos? Os processos estão acontecendo de acordo com os parâmetros? O sistema de controle da empresa é eficaz? E indo mais fundo, o objetivo da auditoria conseguiu ser cumprido?
Passo a passo para um modelo de relatório de auditoria
Agora que você já sabe os principais componentes de um relatório de auditoria, chegou a hora de descobrir como montar um e quais são as dicas para ter um relatório completo, bem redigido e eficiente:
Passo 1: Capa bem apresentável
A capa é o primeiro contato que as pessoas vão ter com o relatório de auditoria, então vale à pena caprichar e fazer algo bem profissional.
Entre as informações que devem estar dispostas na capa, priorize:
- Título da auditoria;
- Nome do auditor responsável;
- Data de conclusão;
- Nome da empresa, unidade ou setor auditado.
Passo 2: Introdução bem redigida
A introdução precisa trazer um breve resumo dos objetivos da auditoria, processos a serem auditados e demais informações importantes para o entendimento do relatório. O objetivo da introdução é que todo mundo entenda os motivos que levaram a sua realização. Por isso não deixe de incluir:
- Finalidade da realização daquela auditoria;
- Metodologias e parâmetros a serem utilizado nas inspeções;
- Empresa, área ou setor a ser auditado;
- Histórico com informações das últimas auditorias realizadas, retomando os planos de ação que deveriam ter sido desenvolvidos.
Passo 3: Resumo executivo
No resumo o auditor deve antecipar as principais conclusões às quais seu trabalho conseguiu chegar. É preciso começar com uma breve contextualização explicando sobre quais processos foram auditados, objetivos, escopo e data de realização da auditoria e em seguida discorrer sobre as principais conclusões obtidas.
Como um exemplo, o resumo executivo pode apontar que o objetivo da realização da auditoria foi averiguar a adequação do canteiro de obra às normas de segurança do trabalho e que, ao final da auditoria, foi constatado que algumas diretrizes para a sinalização, exigidas pela NR 18 não foram cumpridas e que a empresa precisa providenciar a adequação.
Passo 4: Metodologia e terminologia aplicadas
É comum que os relatórios de auditoria apresentem determinadas terminologias. Mas para que todos consigam entendê-las é necessário a descrição de cada uma.
São exemplos de terminologias a serem apresentadas:
- ISO (Organização Internacional para Padronização);
- PBQP-H (Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade do Habitat)
- NR (Normas regulamentadoras)
- ART (Anotação de responsabilidade técnica)
Depois de descrever as terminologias usadas é importante criar um tópico só para a exposição das metodologias utilizadas para a condução da auditoria, como entrevistas, visitas in loco, pesquisa documental, reuniões, uso de checklists, etc.
Passo 5: Plano de Auditoria
Em seguida é hora de criar o plano de auditoria, nele são especificados quem são os auditores, procedimentos realizados durante a auditoria e possíveis limitações que de alguma forma impactaram a execução da auditoria.
Também deve constar informações sobre documentos avaliados, quem foi entrevistado, as etapas seguidas durante a auditoria e os critérios utilizados para selecionar os documentos.
Passo 6: Ocorrências verificadas
Nessa etapa, o auditor deve reunir todas as ocorrências, riscos e não conformidades encontrados no processo ou setor, descrevendo as evidências coletadas e demonstrando quais critérios essas ocorrências descumprem.
Passo 7: Providências e conclusões
Por último, é o momento de descrever todas as recomendações de melhorias e planos de ação que orientem a empresa na superação das ocorrências e adequação às normas e legislações.
É importante que o auditor tome o cuidado de ser específico nas sugestões, detalhando quais devem ser os próximos passos para que não existam dúvidas.
Características de um modelo relatório de auditoria eficiente
Todo bom relatório de auditoria têm em comum três qualidades. Neste tópico mostraremos quais são elas e como você pode incluí-las na hora em que estiver redigindo seu relatório.
Positividade
Apesar de uma das grandes funções de um relatório de auditoria ser apresentar os erros e falhas de processos para que a empresa consiga aprimorá-los, é essencial que o auditor não se esqueça de dar destaque também às ações bem sucedidas.
Afinal, a organização também precisa entender o que está dando certo e tem trazido bons resultados, para replicar e servir de exemplo.
Representatividade
O maior compromisso de uma auditoria é com a confiabilidade e veracidade das informações. Por isso, a auditoria deve ser representativa na medida em que evidencia todas as falhas da empresa, o não cumprimento de legislações e não deixa nenhuma não conformidade passar despercebido.
Lembre-se que o objetivo não é mostrar o quanto a empresa é boa e tem bons resultados, mas procurar os gargalos pensando em formas de solucioná-lo.
Brevidade
Não existe a necessidade da elaboração de um relatório de auditoria longo e repleto de detalhes, pelo contrário o relatório deve ser claro e objetivo, dando destaque aos pontos mais importantes encontrados durante a auditoria.
Isso ajuda na visão da diretoria e numa tomada de decisão mais ágil e assertiva.
Como o uso de checklists pode ajudar nos relatórios de auditoria?
O checklist é a alma de um bom relatório de auditoria, porque ajuda na verificação de processos, na organização e facilita a avaliação técnica dos auditores.
Além disso, é possível criar checklist para vários objetivos: averiguação das conformidades de segurança do trabalho, conferência de documentos, checagem da adequação dos critérios de qualidade e muito mais!
O checklist também permite planejar antecipadamente os itens que serão verificados durante a auditoria e criar um padrão de checagem que poderá ser utilizado sempre que houver necessidade. Outro ponto positivo é que os preenchimentos ficam registrados e servem como um histórico de informações.
A produção do relatório de auditoria pode ser mais otimizada quando o auditor faz uso de checklists digitais em aplicativos e softwares. Através deles é possível acabar com o controle de papel, minimizando erros; criar planos de ação para cada não conformidade encontrada e personalizar os relatórios para ficar mais profissional e com a cara da sua empresa. Veja abaixo um exemplo gerado no app:
O Produttivo é um software que te ajuda com todas as fases de uma auditoria, do planejamento à comprovação de sua realização. O app oferece uma série de recursos, checklists, relatórios de não conformidade e ordens de serviço. Confira algumas das funcionalidades disponibilizadas:
- Funcionamento offline;
- Número ilimitados de modelos;
- Personalização de questões;
- Registro de data, local e hora nas fotos;
- Marcação de questões obrigatórias para preenchimento;
- Personalização de logo, cor e fonte;
- Assinatura digital;
- Envio automaticamente após o preenchimento;
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