A gestão predial permite o acompanhamento de todos os aspectos do imóvel, sendo uma aliada na hora de planejar serviços como manutenções ou limpeza dos espaços.
No artigo a seguir, vamos entender melhor o que é a gestão predial, o que ela inclui e te mostrar um sistema digital para fazer a gestão de forma automatizada. Boa leitura!
Veja também: Modelo digital de Laudo de Inspeção Predial para vistorias automatizadas em condomínios
O que é gestão predial?
Gestão predial é o processo de administração de um edifício com o objetivo de garantir seu bom funcionamento, a manutenção adequada e a valorização do imóvel. Esse tipo de gestão abrange uma série de atividades que podem incluir desde a manutenção das facilities até sua gestão financeira e operacional.
A gestão predial pode ser realizada diretamente por um síndico eleito pelos moradores ou por uma empresa especializada em gestão de propriedades, que traz conhecimento técnico e experiência na área.
Por meio de um sistema ou metodologia de acompanhamento, a gestão predial tem controle sobre os espaços, instalações, equipamentos e operações. Com isso, é possível planejar intervenções, como serviços de manutenção, troca de componentes, rotina de limpeza e outros cuidados com o imóvel.
Quais são os benefícios da gestão predial?
A gestão predial pode trazer benefícios para os moradores, proprietários e até para a vizinhança do edifício. Vamos conhecer os principais
Apoio aos funcionários
Com a gestão predial, os funcionários responsáveis pelos serviços no condomínio têm mais orientação e direcionamento no dia a dia. Por meio da gestão, é possível planejar as tarefas a serem realizadas pelos colaboradores, criar um cronograma de atividades, designar cada serviço para um funcionário específico, entre outras vantagens.
Além disso, o acompanhamento ajuda na identificação de problemas que afetam a produtividade da equipe, abrindo espaço para corrigi-los sem que prejudiquem a rotina de trabalho.
Estabelecimento de processos
Uma boa gestão predial assegura que todos os sistemas do edifício funcionem eficientemente, como elevadores, sistemas de aquecimento e refrigeração, e instalações hidráulicas e elétricas.
Com o estabelecimento de processos como rotinas de manutenção dos sistemas, há menos interrupções e inconvenientes para os moradores.
Manutenção e melhoria das instalações
A manutenção preventiva e corretiva de todas as instalações e infraestruturas do prédio garante que tudo funcione corretamente e de forma segura.
Isso só é possível se houver um sistema de gestão que indique a necessidade de manutenção, ajude na definição de um planejamento e liste todos os serviços que precisam ser feitos para que todo o edifício funcione corretamente.
Integração de tecnologia
A gestão predial não precisa mais ser feita manualmente com papel e caneta — com a integração da tecnologia, sistemas digitais fazem todo esse processo de forma automatizada.
Um exemplo é o Produttivo, um software e aplicativo que permite planejar os serviços com antecedência e deixá-los agendados previamente. Assim, a equipe de manutenção realiza todas as atividades no prazo.
Veja um exemplo de plano de manutenção predial criado dentro do Produttivo:
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Como fazer a gestão predial?
A gestão predial eficaz requer uma combinação de boas práticas administrativas, comunicação eficiente, e manutenção regular. Separamos algumas dicas para te ajudar a fazer a gestão predial de maneira eficiente, olha só:
Planeje as ações
Primeiro, estabeleça metas claras para a gestão do edifício, como melhorias na infraestrutura, redução de custos ou aumento da segurança. Baseie-se nas necessidades observadas e também em objetivos que gostaria de alcançar com a gestão predial.
Elabore também um orçamento detalhado que cubra todas as despesas previstas, incluindo manutenção, reparos, salários de funcionários, emergências, entre outras.
O planejamento é essencial para definir qual sistema ou abordagem será utilizado na gestão predial e quais serão as métricas utilizadas para avaliar sua efetividade.
Foque na manutenção preventiva
Após o planejamento, implemente um plano de manutenção preventiva para sistemas críticos como elevadores, sistemas de prevenção e combate a incêndio, sistema de aquecimento, ventilação e ar condicionado (AVAC), e instalações elétricas. Esses são alguns sistemas que não podem parar, de modo que a manutenção preventiva deve ser prioridade para garantir que estejam sempre prontos para uso.
O plano de manutenção preventiva envolve realizar inspeções regulares para identificar e resolver problemas antes que eles se tornem graves e levem à parada total do equipamento ou sistema.
Dê urgência à manutenção corretiva
Por outro lado, caso algum equipamento ou sistema não esteja funcionando corretamente, faça a manutenção corretiva emergencial o quanto antes para resolver a situação e voltar o ativo à operação normal.
Ou seja: no dia a dia, prioriza a manutenção preventiva para que os equipamentos estejam sempre bem cuidados e funcionando. Caso um deles apresente paralisação ou outro dano, faça a manutenção corretiva com urgência para que o problema, que não pode ser evitado, seja corrigido assim que possível.
Não se esqueça de nenhum local
A gestão predial deve englobar todas as instalações do edifício. Para que nenhuma fique de fora, faça uma listagem de todos os locais do prédio e seus equipamentos, como aparelhos de ar condicionado e outros ativos.
Com o Produttivo, é possível cadastrar os locais e seus equipamentos no sistema, assim além de não esquecer nenhum deles, fica mais fácil direcionar os serviços.
Considere limpeza e conservação
A gestão predial não envolve só a manutenção, mas serviços de conservação e limpeza no geral. Portanto, utilize checklists de limpeza e outros recursos para conservar os espaços limpos e organizados.
Veja um exemplo de modelo de checklist de limpeza preenchido dentro do Produttivo e exportado em PDF:
Experimente grátis: Software para criação e preenchimento de checklists personalizados
Faça vistorias
Por fim, invista em vistorias para averiguar o que está sendo feito corretamente e identificar pontos de melhoria. Por meio de inspeções periódicas e auditorias, será possível incluir mais serviços na gestão predial conforme as necessidades do imóvel.
Sistema digital para gestão predial
O Produttivo é um software e aplicativo para controle de sistemas e instalações. Por meio de recursos totalmente digitais, como modelos de checklist, ordens de serviço e relatórios prontos para uso, facilita o acompanhamento dos espaços e seus equipamentos.
Vamos entender melhor como funciona:
Painel web
O painel web é acessado pelo gestor. Ele pode ser acessado pelo computador de qualquer lugar, basta fazer o login. Por meio do painel, o gestor:
- Recebe chamados dos clientes solicitando serviços;
- Cria formulários digitais ou seleciona os modelos prontos que serão usados em cada serviço;
- Direciona o serviço para o técnico;
- Acompanha o status de todas as atividades em tempo real;
- Planeja e agenda serviços futuros através do plano de manutenção e serviços;
- Controla os principais indicadores da empresa, que são mostrados em formatos de gráficos de fácil entendimento;
- E muito mais!
Aplicativo
Já o aplicativo pode ser baixado no tablet ou smartphone dos técnicos e oferece recursos como:
- Recebimento dos chamados enviados pelo gestor, dispensando a necessidade de voltar ao escritório para receber orientações;
- Preenchimento dos relatórios digitais durante a execução do serviço, incluindo diferenciais como:
- Preenchimento offline que pode ser feito mesmo sem internet;
- Fotos tiradas pelo próprio aplicativo com marcação de data e hora;
- Assinatura digital;
- Questões obrigatórias que impedem a conclusão do questionário enquanto não forem respondidas;
- Envio automático do relatório por e-mail ou WhatsApp;
- Entre outras;
- Armazenamento das informações em nuvem, que ficam registradas ainda que o aparelho seja danificado;
- E muito mais!
São muitos recursos para facilitar o planejamento, execução e comprovação dos serviços!
Quais são os diferenciais do Produttivo para gestão predial?
O Produttivo oferece diferentes funcionalidades que podem ser usadas na gestão predial, vamos conhecê-los?
Página de abertura de chamados
A página de abertura de chamados do Produttivo é totalmente personalizada para a sua empresa. Os chamados podem ser solicitados pelos clientes por meio de um QR Code anexado ao equipamento ou um link exclusivo.
A solicitação é enviada diretamente ao gestor, que pode direcionar o chamado para a equipe na mesma hora.
Conheça: Sistema de serviços com página exclusiva para abertura de chamados
Checklist de Manutenção Predial digital
O modelo digital de checklist de manutenção predial é perfeito para registrar os serviços de manutenção realizados no edifício. Todo o preenchimento é feito pelo celular do técnico durante a realização do serviço. Veja como fica:
Todos os modelos digitais do Produttivo oferecem:
- Preenchimento automático dos cabeçalho com base nas informações cadastradas no sistema;
- Informações do serviço como endereço, horário de início e término e tempo total de duração;
- Cálculo automático de peças e serviços para orçamento;
- Mais de 13 opções de respostas, como lista de itens, questões de não conformidade, textos curtos ou longos, entre outros;
- Preenchimento por voz.
Experimente grátis: Modelo digital de Checklist de Manutenção Predial no aplicativo
Plano de atividades
O plano de atividades é indicado para serviços recorrentes, que podem ser agendados com antecedência para assegurar que sempre sejam realizados dentro do cronograma conforme o planejamento.
Ele gera alertas, é vinculado ao histórico dos equipamentos cadastrados e integrado à agenda dos técnicos. Veja como funciona na prática:
Aproveite: Plano de manutenção digital para planejar serviços de forma automatizada
Dados e indicadores
Para saber se os serviços de gestão predial estão atendendo às necessidades do imóvel, acompanhe os dados e indicadores para averiguar as métricas da empresa.
Com o Produttivo, os dados obtidos através dos relatórios são condensados em gráficos fáceis de entender que mostram os pontos fortes e fracos da operação:
Faça o teste: Dashboard de manutenção com os principais indicadores da empresa
Você pode testar todos os recursos do Produttivo agora mesmo: é só fazer o teste grátis e aproveitar 15 dias sem custo com todas as funcionalidades liberadas.
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