Condomínios e prédios comerciais precisam ser administrados como uma empresa. Diante disso, é necessário uma gestão condominial completa, que faça o controle financeiro, a gestão de recursos e garanta a preservação da saúde das edificações; administrando todas as demandas dos edifícios.
Neste artigo você entende quais são as obrigações da gestão condominial, dicas sobre como fazer uma boa administração e indicações de cursos para se especializar na área.
O que é gestão condominial?
A gestão condominial envolve todas as atividades necessárias para garantir a conservação das edificações, o bem-estar dos ocupantes e o completo funcionamento do prédio.
Ela é a responsável por organizar processos comuns ao dia a dia dos prédios, atender às solicitações de condôminos e assegurar que as legislações sobre administração de condomínios estão sendo seguidas e respeitadas.
Para isso é comum que o encarregado pela gestão condominial seja alguém com conhecimentos diversos sobre administração financeira, contábil e jurídica; gestão de pessoas, comunicação e infraestrutura.
As atividades realizadas por uma gestão condominial envolvem:
- Convocação de assembleias;
- Fiscalização do cumprimento da convenção coletiva;
- Garantia do bem-estar e harmonia dos condôminos;
- Mediação de conflitos;
- Contratação de funcionários;
- Gestão de subsíndicos e prestadores de serviço terceirizados;
- Realização do pagamento de funcionários;
- Inspeção de serviços realizados por empresas terceirizadas;
- Realização e controle de manutenções prediais;
- Fiscalização e vistoria na infraestrutura dos prédios;
- Proteção do patrimônio;
- Garantia da segurança dos ocupantes dos edifícios;
- Adoção de medidas para redução de gastos;
- Realização de investimentos em tecnologia;
- Controle financeiro de recursos;
- Prestação de contas.
Importância da gestão condominial
A gestão condominial é de extrema importância para o bom funcionamento dos edifícios, porque garante a conservação da estrutura dos prédios, a aplicação das decisões das assembléias e o clima harmônico entre moradores.
Além disso, uma boa gestão condominial também é capaz de:
- Garantir que a rotina dos prédios ocorra sem maiores problemas;
- Garantir o cumprimento de cronogramas;
- Empregar os recursos de maneira certa e de forma que sejam bem aproveitados;
- Facilitar a convivência coletiva;
- Preservar a saúde das edificações;
- Aumentar a satisfação dos moradores.
Principais tipos de gestão condominial
A lei exige que todos os condomínios tenham um representante legal, que é o responsável por toda a gestão condominial e que será autuado em caso de problemas e não conformidades.
Pensando nisso, existem vários modelos de gestão a serem adotados. Cada um atende melhor um objetivo. Entenda qual tipo de gestão é mais indicada para cada caso:
Autogestão
Como o nome sugere, na autogestão, a administração do condomínio é realizada pelos moradores. O responsável é eleito em votação por uma assembleia junto a um corpo diretivo que presta apoio à gestão.
Nesse modelo de gerenciamento não existe vínculo empregatício com o morador escolhido para realizar a gestão, nem piso para o valor que ele pode vir a receber pela execução da atividade.
Entre todos os modelos de gestão condominial essa é uma das menos populares, porque não é uma boa solução para grandes edifícios e também pela quantidade de demandas e de conhecimentos específicos exigidos para a função.
Autogestão assistida
Na autogestão assistida o responsável pela gestão condominial continua sendo o síndico morador, mas enquanto ele é responsável pelas atividades internas e mais operacionais, um profissional autônomo o auxilia com algumas atividades mais técnicas. São exemplos o controle financeiro, contábil e jurídico.
Cogestão
Diferente da autogestão assistida, na cogestão o síndico morador conta com o apoio de uma empresa administradora de condomínios, no lugar do profissional autônomo. A empresa também fica encarregada de realizar as tarefas que demandam um conhecimento mais técnico e aprofundado, enquanto o síndico foca nas manutenções e na mediação de conflitos.
Gestão com síndico profissional
O síndico profissional é um especialista em gestão condominial e tem conhecimento aprofundado sobre área. Ele pode trabalhar por meio de uma empresa terceirizada ou de forma autônoma, sempre mediante um contrato assinado com o condomínio.
Pelo fato do síndico profissional trabalhar sozinho, essa é uma alternativa para condomínios de pequeno porte, com poucos moradores.
Gestão terceirizada ou empresa administradora
Na gestão terceirizada, síndico e conselheiros do edifício escolhem uma empresa terceirizada que fica responsável por todas as atividades administrativas: contabilidade, recursos humanos, manutenção e até cobrança das taxas de condomínio. Ao síndico cabe apenas fiscalizar a execução dos serviços.
Obrigações da gestão condominial de empresas
A gestão condominial de empresas, assim como qualquer administração de condomínios, precisa se preocupar em preservar a estrutura dos prédios e proporcionar um ambiente cômodo, funcional e seguro; através de ações como:
- Instalação, manutenção, controle e monitoramento de sistemas de CFTV;
- Investimento em equipes de agentes de segurança capacitadas;
- Automatização de portarias remotas;
- Instalação e conservação de catracas eletrônicas;
- Manutenção de elevadores;
- Criação de cronogramas de limpeza;
- Controle de estoque de materiais de limpeza e higiene;
- Entre outros.
Obrigações da gestão de condomínios residenciais
Além das questões estruturais dos prédios, a gestão de condomínios residenciais também deve realizar um trabalho de resolução de conflitos e de preservação da harmonia entre os moradores. Logo, são responsabilidades da gestão:
- Orientação dos condôminos;
- Regulamentação do uso de espaços coletivos;
- Reclamação do cumprimento das normas votadas em assembleia;
- Controle do acesso de pessoas e veículos;
- Resolução de conflitos entre moradores, sem tomar partido;
- Acompanhamento e fiscalização da realização de obras e reformas;
- Comunicação aos condôminos quando existirem obras em espaços coletivos;
- Delimitação dos horários para a realização de reformas;
- Esclarecimento aos moradores a respeito das regras para uso de espaços coletivos;
- Entre outros.
Como fazer uma boa gestão de condomínios?
Uma gestão de condomínios eficiente está baseada em alguns pilares: planejamento, digitalização de processos, acompanhamento de serviços e conhecimento técnico. Veja como implementar todas essas estratégias na sua administração:
1. Crie planejamentos e padronize processos
Tudo começa com planejamento e com a gestão condominial não poderia ser diferente. É preciso que todas as ações recorrentes sejam mapeadas. Comece listando as atividades exigidas pela gestão, a periodicidade em que devem ocorrer e os responsáveis envolvidos.
Dentro do planejamento e das necessidades do condomínio, entenda quais são as prioridades e comece por elas.
Caso a gestão seja compartilhada com uma empresa terceirizada, acompanhe tudo que for realizado, exija a entrega de relatórios periodicamente e a comprovação dos serviços realizados.
Não se esqueça que o planejamento vem junto com a padronização de processos. Crie padrões de checklists de manutenção predial, laudos de inspeção e até a abertura de chamados por parte dos condôminos.
Veja também: Sistema de chamados e a importância para uma boa gestão
2. Aposte em um sistema de gestão de condomínios
Investir em um software que permita o controle e a comprovação dos serviços realizados na gestão condominial é o que vai fazer a sua administração se destacar das demais.
Ao usar sistemas que automatizam processos, trazem as informações do papel para o digital e criam histórico de dados; a gestão condominial é muito mais estratégica, reduzindo custos, ganhando produtividade, diminuindo a incidência de erros humanos e melhorando a comunicação entre síndico e condôminos.
Um exemplo é o software de manutenção predial do Produttivo que ajuda na padronização de processos, no agendamento de manutenções, na comprovação de serviço com relatórios digitais e na gestão inteligente com dados e indicadores coletados com base no preenchimento dos relatórios.
3. Não negligencie as manutenções
A manutenção predial é uma parte muito importante da gestão de condomínios, porque é quem garante a conservação da estrutura dos edifícios e o correto funcionamento de equipamentos como o ar condicionado de espaços coletivos e elevadores.
Além disso, a manutenção preventiva predial é a maior aliada da redução de custos do condomínio, porque identifica as falhas em equipamentos logo no início, evitando quebras e a necessidade de manutenções corretivas emergenciais.
Sem falar nos acidentes que são evitados pelo bom funcionamento de equipamentos e que poderiam representar sérios riscos aos condôminos se não fossem constantemente inspecionados.
Entre as atividades realizadas na manutenção predial estão:
- Limpeza de espaços coletivos;
- Jardinagem;
- Manutenção de elevadores;
- Manutenção de equipamentos de climatização e refrigeração;
- Manutenção de equipamentos de academia;
- Manutenção de brinquedos infantis;
- Manutenção elétrica predial;
- Manutenção hidráulica;
- Pintura;
- Entre outros.
Para fazer o gerenciamento das manutenções você pode contar com softwares e aplicativos como o Produttivo. No sistema é possível criar relatórios de auditoria e checklists personalizados com recursos que aumentam a confiabilidade do serviço prestado; criar página de abertura de chamados; acompanhar o andamento das manutenções e indicadores de operação.
Veja um exemplo de um checklist de manutenção predial gerado no Produttivo:
4. Realize inspeções e auditorias
A execução de inspeções e auditorias se torna ainda mais importante quando o condomínio trabalha com uma empresa terceirizada, porque serve para garantir que os serviços estão sendo realizados da maneira correta e com qualidade, que o condomínio está em conformidade com a lei e que o contrato está sendo cumprido.
Além disso, auditorias recorrentes ajudam a identificar erros e corrigi-los de forma rápida, sem que tragam prejuízos ou prejudiquem o condomínio.
Uma opção é contratar uma empresa especializada na realização de auditorias para realizar a auditoria do condomínio, dando mais transparência e confiabilidade às informações coletadas.
Lembre-se que os resultados apurados devem ser expostos em assembleia.
5. Conheças leis e normas
Existem uma série de normas que estabelecem diretrizes para a gestão condominial e para os serviços executados e geridos por ela.
A Lei do Condomínio (4.591), por exemplo, estabelece como devem ser os processos de convocação de assembléia, despesas do condomínio, utilização do espaço pelos condôminos e muito mais.
A norma regulamentadora 35 trata das regras e orientações para o trabalho em altura, muito comum em edificações, estabelecendo uma série de exigências que garantem a segurança de quem está realizando o trabalho.
Já a lei 13.589 estabelece os requisitos para elaboração do Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC), que deve ser implementado em todos os sistemas de climatização e refrigeração de espaços de uso coletivo.
Por isso é imprescindível que a administração tenha conhecimento sobre essas normas, o que cada uma exige e como elas podem ser aplicadas pela gestão.
6. Tenha controle financeiro
Na gestão condominial o controle financeiro ajuda evitar custos altos com a operação do edifício, aumentos na taxa de condomínios, cobrança de taxas extras emergenciais e desperdício de recursos.
Para realizar o controle de forma correta tenha uma previsão orçamentária anual, levantando em consideração quais são os custos anuais do edifício e as despesas necessárias. Implemente ações como:
- Controle da Inadimplência: Monitorar o pagamento das mensalidades é importante porque essa é a principal fonte de entrada de recursos do condomínio. Através de um acompanhamento é possível identificar os ciclos das receitas, as datas de vencimentos do boletos e pensar em medidas para reverter a inadimplência.
- Acompanhe o fluxo de caixa: O controle das entradas e saídas garante melhor organização e planejamento para a gestão, que pode, por exemplo, programar os melhores dias para realização de pagamentos e identificar gargalos como a própria inadimplência.
- Administre as contas do edifício: Saiba quais são as despesas fixas do condomínio e os valores a serem pagos, evitando surpresas. Entram na conta a luz, a água, o gás, o pagamento de funcionários, serviços terceirizados e outros.
7. Realize uma boa gestão dos colaboradores
Se o condomínio precisa de colaboradores para execução dos serviços, você deve se aperfeiçoar em técnicas de gestão de pessoas para construir um bom quadro de funcionários e um ambiente de trabalho que os estimule e motive a oferecer o seu melhor e a se desenvolver profissionalmente e pessoalmente.
Crie bons critérios para a seleção dos colaboradores e invista em treinamentos e capacitações para garantir que eles estejam aptos a realizar suas funções.
8. Faça a mediação de conflitos
Saber mediar conflitos é uma habilidade que todo bom síndico precisa desenvolver. É preciso amenizar os conflitos, manter a boa convivência e, quando necessário, tomar as medidas cabíveis.
Por essa razão é essencial manter um canal aberto de diálogo e comunicação com os condôminos e ter um espaço para discutir as questões levantadas, como reuniões, cujo objetivo principal precisa ser a resolução do impasse, chegando numa solução que atenda ambas as partes envolvidas, sem parcialidade.
Gestão de condomínios curso
Para se aprofundar e desenvolver novos conhecimentos sobres gestão condominial aqui vão algumas dicas de cursos em que você pode ingressar:
- Curso gestão da infraestrutura e da operação de condomínios (SENAC): O curso tem como objetivo capacitar profissionais para realizarem a gestão operacional, tarefas administrativas e legais dos condomínios. Além de estimular soluções criativas e sustentáveis para redução de custos e modernização dos edifícios.
- Técnico em condomínio (IFPR): Através de visitas técnicas e estudos de caso esse curso desenvolve as competências gerenciais e operacionais para uma boa administração de condomínios com matérias como manutenção predial, segurança patrimonial e contabilidade.
- MBA em gestão condominial (Unyleya): Abordando conteúdos sobre gestão de pessoas, construção civil, normas técnicas e segurança em condomínios, esse MBA busca preparar profissionais para serem especialistas na área de gestão condominial.
Veja também: Download – Check list manutenção predial completo
Pra ter uma gestão condominial completa, te convidamos a conhecer as soluções que o software de manutenção predial do Produttivo têm para que você consiga acompanhar e executar manutenções preventivas da melhor forma: com checklists padronizados, integração de informações e rapidez na realização do serviço.
O Produttivo tem recursos que facilitam a rotina dos técnicos como preenchimento automático de informações, comando por voz para resposta de questões e campos para inserção de fotos direto no app. O relatório sai pronto assim que o técnico finaliza a visita.
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