Contrato de manutenção preventiva: como fazer e modelo

O preenchimento de um contrato de manutenção preventiva registra o que foi acordado e pode ser usado posteriormente para consulta. Veja a importância e como fazer.

O contrato de manutenção preventiva é um documento de valor legal que formaliza o que foi combinado entre o prestador de serviço e o cliente.

Ele pode ser usado por empresas ou trabalhadores autônomos, servindo como uma garantia para todas as partes.

Quando usado para registrar os acordos referentes à manutenção preventiva, auxilia na execução dos serviços previamente agendados. A seguir, veja como elaborar esse documento.

Leia mais: como funciona um sistema e aplicativo para receber, planejar e comprovar manutenções?

O que é contrato de manutenção?

Na manutenção, o contrato é um registro físico e formal do acordo verbal, por isso pode ser usado futuramente para exigir ou comprovar a realização do serviço.

Quando não há registro dos contatos, principalmente dos que envolvem transações financeiras e atividades a serem realizadas, é possível que uma das partes fique no prejuízo se a outra não cumprir seus deveres.

Por outro lado, um contrato bem redigido pode ser usado para cobrar legalmente o cumprimento das tarefas acordadas, e mesmo sem envolver o processo legal, ajuda a alinhar alguns pontos, como:

  • Prazo de realização do serviço;
  • Valores a serem pagos;
  • Valores já pagos pelo cliente;
  • Natureza do serviço em detalhes;
  • Serviços não abrangidos pelo contrato;
  • Outras obrigações da empresa;
  • Obrigações do cliente.

O ideal é que as empresas sempre formalizem suas negociações em contrato, mas isso é ainda mais importante no caso da manutenção preventiva. 

Leia mais sobre tipos de manutenção aqui.

Por que o contrato de manutenção preventiva é importante?

Assim como em outros tipos de serviço, o contrato de manutenção preventiva ajuda a proteger tanto a empresa quanto o cliente. Como as preventivas tendem a ser agendadas periodicamente, o contrato auxilia na execução dessas manutenções.

Imagine que você comprou um ar-condicionado e recebeu a orientação de realizar a manutenção preventiva a cada seis meses para avaliar a necessidade de reparo ou troca das peças.

Com um contrato, você já deixa as visitas pré-agendadas e tem a segurança de que elas serão executadas. Por outro lado, se o acordo foi apenas verbal, o cliente não tem garantia que a empresa vai fazer sua parte, arriscando o funcionamento do aparelho e criando o ônus de buscar uma nova prestadora de serviços.

O mesmo vale para a empresa: com o contrato firmado previamente, você garante o pagamento do serviço (ou o valor da multa, em caso de abstenção do cliente) e evita que outras tarefas sejam solicitadas por fora do acordo.

Isso porque tanto empresa quanto cliente só são obrigados a honrar com os compromissos citados no termo, não podendo ser responsabilizados por demandas que não foram combinadas e registradas.

Portanto, o contrato define o entregável para cada parte, inclusive:

  • Serviços envolvidos;
  • Prazos;
  • Tempo de atendimento;
  • Qualidade;
  • Valores, formas e datas de pagamento;
  • Cláusula de cancelamento.

Como fazer contrato de manutenção preventiva

Agora, é hora de elaborar um contrato de manutenção preventiva formal. Tendo em vista que seu contrato pode ser usado para fins jurídicos, recomenda-se que um profissional da área faça a revisão do conteúdo.

De modo geral, seu contrato deve conter:

Número do contrato

É o número de identificação do contrato, para que tanto sua empresa quanto seus clientes tenham acesso fácil ao documento. Assim, quando você quiser encontrar um contrato específico, pode apenas procurar pelo número, sem precisar ler o conteúdo de cada um.

Dados do contratado

Por ‘contratado’, considera-se o profissional ou a empresa que foi contratada para realizar o serviço. Se for esse o seu caso, coloque todas as suas informações, como nome (razão social e nome fantasia, se houver), CPF ou CPNJ e dados de contato, como telefone, endereço e e-mail.

Dados do contratante

Enquanto o contratado é a empresa, o contratante é o cliente que solicitou o serviço. Esse campo deve conter as mesmas informações do anterior, mas com os dados do cliente.

Serviço

Aqui você deve preencher todas as atividades contempladas. Se seu contrato prevê a realização de inspeção, mas não de troca de peças, deixe isso claro para que não haja margem para interpretações diferentes.

Valor a pagar

Liste também o preço cobrado por cada um dos serviços a serem prestados. Não coloque apenas o total: ao discriminar o valor de cada serviço separadamente, a empresa demonstra transparência e confiabilidade.

Caso o serviço esteja sujeito a outras taxas, como entrega ou multa por cancelamento, acrescente essas informações também para não gerar atrito com o cliente depois.

Valor pago

Se o cliente já pagou o valor, seja total ou parcial (no caso da entrada em um pagamento parcelado, por exemplo), deixe claro no contrato para que não haja cobrança duplicada para o cliente. Você pode fazer uma cláusula adicional para isso; mais abaixo te mostramos como redigir as cláusulas do contrato.

Prazo

Não é só o tipo de serviço e o preço que são importantes: estabeleça um prazo para a realização do serviço. Por exemplo: se as preventivas forem mensais, insira a informação, assim como o período de vigência contemplado (como “de janeiro de 2022 até dezembro de 2022”).

Data

O registro de data permite certificar quando o contrato foi assinado e ainda estabelece uma validade para ele — caso não seja cumprido no tempo determinado, uma das partes já estará em débito e deverá responder juridicamente. Por isso, não se esqueça de colocar até quando o contrato é válido.

Se seu contrato foi assinado em 01/07/2022, você pode estabelecer que ele deverá ser cumprido na íntegra até 01/07/2023, ou outro período que faça sentido para o serviço. Como a manutenção preventiva envolve várias inspeções periódicas, é interessante colocar o prazo para cada uma delas, individualmente.

Outros

Tudo que não foi citado anteriormente deve entrar aqui: eventuais exceções ao serviço contratado, prazos para cancelamento, o que configura quebra de contrato e outras observações.

Assinatura

O contrato de manutenção não é válido se não contiver assinaturas de todas partes envolvidas. Portanto, deixe um campo para assinatura do cliente e outro campo para um responsável da empresa. É essencial que a assinatura no contrato esteja de acordo com a de um documento válido de identificação, como cédula de identidade (RG) ou carteira de motorista (CNH).

Modelo de contrato de manutenção preventiva

Você provavelmente já viu e até assinou algum modelo de contrato, como os exigidos para compra de imóveis ou abertura de conta em bancos. Como você já deve ter visto, os contratos são escritos em linguagem formal e separados em cláusulas numeradas.

As cláusulas são os artigos do contrato e podem ser divididas para abranger todas as informações pertinentes àquele tópico. Veja um exemplo:

1. CLÁUSULA PRIMEIRA – OBJETO

1.1 É responsabilidade do contratado fornecer ao contratante o serviço de manutenção preventiva mensal em aparelho de ar condicionado conforme os termos previstos neste documento.

1.2 Os aparelhos abrangidos por este contrato são:

  • Equipamento da marca X, modelo Y, ano 0000;
  • Equipamento da marca A, modelo B, ano 1111;
  • Equipamento da marca 1, modelo 2, ano 3333.

1.3 Os serviços abrangidos por este contrato referem-se exclusivamente a atividades de natureza preventiva, não cobrindo serviços corretivos ou outros não firmados por este contrato.

Você pode enumerar as cláusulas na seguinte ordem:

  1. Objeto: é o serviço em si;
  2. Vigência: o prazo de validade do contrato, desde a data de início até o fim de sua vigência;
  3. Preço: orçamento estipulado e valor detalhado de cada serviço;
  4. Condições de pagamento: além da forma de pagamento, considere também o prazo para que este pagamento seja efetuado, inclusive se antes ou depois da realização de cada serviço;
  5. Prestação de serviços: quais serviços estão inclusos no preço e quais são os adicionais que o cliente pode solicitar à parte;
  6. Obrigações do contratante: alguns exemplos são pagamento, cancelamento dentro do prazo e outras responsabilidades do cliente;
  7. Obrigações do contratado: separe uma cláusula para cada obrigação, como cumprimento do prazo, natureza do serviço prestado, entre outros;
  8. Sanções: o que seria considerado quebra de contrato e eventuais consequências. Por exemplo: caso o pagamento atraso, você pode instituir multa, não rescisão;
  9. Rescisão: exigências e consequências do cancelamento do contrato por qualquer uma das partes.

Não esqueça que os dados do contratado e contratante, bem como data, devem vir antes das cláusulas.

Lembre-se que os termos do contrato podem mudar conforme a área de atuação da sua empresa. Se o cliente for um órgão público, é provável que o contrato seja feito na forma de licitação e seguindo as diretrizes do órgão em questão.

Outro ponto de atenção é que o contrato deve ser elaborado ou pelo menos revisado por um(a) advogado(a) habilitado(a), que fará a análise jurídica para garantir que não haja brechas e que os termos estão de acordo com a lei.

Considerando essas recomendações, seu modelo de contrato de manutenção preventiva deverá ficar com esse aspecto:

22/02/2022
CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
CONTRATO 001/2022

Termo de contrato de prestação de serviços, representado por:
O contratado, (nome da empresa contratada), registrado sob o CPF/ CPNJ (número do documento), localizado à (endereço), doravante denominado apenas CONTRATADO, e por seu contratante (nome do cliente), registrado sob o CPF/ CPNJ (número do documento), localizado à (endereço), doravante denominado apenas CONTRATANTE, vêm por meio deste firmar os termos do contrato enunciados a seguir.

CLÁUSULA PRIMEIRA – OBJETO
1.1 É responsabilidade do contratado fornecer ao contratante o serviço de manutenção preventiva mensal em aparelho de ar condicionado conforme os termos previstos neste documento.

1.2 Os aparelhos abrangidos por este contrato são:
-Equipamento da marca X, modelo Y, ano 0000;
-Equipamento da marca A, modelo B, ano 1111;
-Equipamento da marca 1, modelo 2, ano 3333.

1.3 Os serviços abrangidos por este contrato referem-se exclusivamente a atividades de natureza preventiva, não cobrindo serviços corretivos ou outros não firmados por este contrato.

CLÁUSULA SEGUNDA – VIGÊNCIA
2.1 O prazo de vigência deste contrato tem início na data de 22/02/2022 com encerramento em 21/02/2023, podendo ser prorrogado por até 90 (noventa) dias desde que:

2.1.1 Sejam cumpridas as condições de pagamento previstas neste contrato;
2.1.2 A prorrogação seja de interesse do contratante;
2.1.3 A prorrogação seja de interesse do contratado;
2.1.4 Seja observada a necessidade da prorrogação.

CLÁUSULA TERCEIRA – PREÇO
3.1 O preço total dos serviços contratados fica estabelecido em R$1.200,00 (hum mil e duzentos reais), considerando o valor mensal de R$100,00 (cem reais) conforme a frequência do serviço presente nos incisos 5.2.3 e 5.2.4 deste contrato.

3.2 O valor supracitado cobre todas as despesas previstas para realização do serviço contratado, inclusive encargos trabalhistas, taxa de deslocamento e outras despesas necessárias à realização do serviço contemplado.

3.3 O valor supracitado não inclui despesas extraordinárias, tais como multas por atraso ou rescisão previstas na cláusulas 8 e 9 deste contrato, custos adicionais por danos causados à CONTRATADA, ou outros tributos não especificados.

CLÁUSULA QUARTA – CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
4.1 O pagamento deverá ser efetuado pelo CONTRATANTE em até 30 (trinta) dias após a realização do serviço, contados a partir da data do mesmo.

4.2 O pagamento poderá ser efetuado em espécie ou por meio de transação bancária para o CONTRATADO, com apresentação de comprovante.

4.3 Após a efetuação da ordem de pagamento conforme indicado no comprovante, cabe ao CONTRATADO emitir nota fiscal em um prazo de até 3 (três) dias úteis.

4.4 Havendo descumprimento do prazo de pagamento, será incumbido aditivo por inadimplência de 0,5% do valor total da parcela para cada dia de atraso.

CLÁUSULA QUINTA – PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
5.1 Os termos deste contrato preveem a realização dos seguintes serviços:

5.1.1 Manutenção preventiva prestada mediante agendamento prévio, com o objetivo realizar a limpeza, ajustes, vistoria, reparos, testes e inspeção dos equipamentos;
5.1.2 Visita técnica ao local previamente informado para realização da manutenção.

5.2 Os serviços a serem prestados pelo CONTRATADO ao CONTRATANTE referem-se:

5.2.1 Aos equipamentos previamente citados na cláusula 1;
5.2.2 No endereço fornecido pelo CONTRATANTE e registrado neste contrato;
5.2.3 Realização mensal do serviço de manutenção pela vigência de 1 (hum) ano, conforme estabelecido na cláusula segunda deste contrato;
5.2.4 Com comparecimento mensal respeitando o intervalo de 30 (trinta) a 40 (dias) entre cada visita.

5.3 Os serviços devem ser realizados por meio de visita técnica, a ser agendada em dias úteis (de segunda a sexta-feira, exceto feriados) e horário comercial de 09:00 (nove horas) a 12:00 (doze horas) ou 14:00 (quatorze horas) a 18:00 (dezoito horas).

5.4 Data e horário do serviço devem ser previamente agendados mediante a disponibilidade de CONTRATANTE e CONTRATADO.

CLÁUSULA SEXTA – OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE
6.1 Exigir o cumprimento dos termos previstos no inciso 5.1.1 deste contrato.

6.2 Fornecer dia e horário de sua disponibilidade, respeitando os termos dos incisos 5.2.3, 5.2.4 e 5.3.

6.3 Pagar ao CONTRATADO o valor previsto no inciso 3.1, dentro do prazo referido no inciso 4.1.

6.4 Solicitar comprovante de pagamento à instituição bancária em duas vias.

6.5 Fazer o envio do referido comprovante de pagamento ao CONTRATADO.

6.6 Realizar o adiamento ou cancelamento do atendimento em até 24 (vinte e quatro) horas úteis da data previamente agendada, sob risco de sanção conforme previsto no inciso 8.2.1.

6.7 Respeitar os termos de sanções e rescisão previstos nas cláusulas 8 e 9.

CLÁUSULA SÉTIMA – OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO
7.1 Executar os serviços conforme especificados no inciso 5.1.1 deste contrato em sua totalidade.

7.2 Fornecer todos os materiais e equipamentos necessários à realização do serviço.

7.3 Direcionar empregados capacitados e devidamente equipados para execução do serviço conforme Norma Regulamentadora vigente.

7.4 Comunicar ao CONTRATANTE irregularidades causadas ao equipamento por terceiros para que este possa solicitar manutenção corretiva não prevista neste contrato.

7.4 Comunicar imediatamente ao CONTRATANTE danos de sua responsabilidade causados ao equipamento e fazer os reparos necessários sem ônus ao CONTRATANTE.

7.5 Respeitar a vigência deste contrato conforme cláusula segunda.

7.6 Fornecer dia e horário de sua disponibilidade, respeitando os termos dos incisos 5.2.3, 5.2.4 e 5.3.

7.7 Emitir a Nota Fiscal dentro do prazo previsto no inciso 4.3 e disponibilizá-la ao CONTRATANTE.

7.8 Realizar o adiamento ou cancelamento do atendimento em até 24 (vinte e quatro) horas úteis da data previamente agendada, sob risco de sanção conforme previsto no inciso 8.2.2.

7.9 Respeitar os termos de sanções e rescisão previstos nas cláusulas 8 e 9.

CLÁUSULA OITAVA – SANÇÕES
8.1 Considera quebra de contrato passível de sanção:

8.1.1 Inexecução total ou parcial dos serviços previstos no inciso 5.1;
8.1.2 Descumprimento dos prazos acordados nos incisos 5.2.3 e 5.2.4 deste contrato;
8.1.3 Fraude na execução do contrato;
8.1.4 Infração à legislação vigente durante a execução do contrato;
8.1.5 Descumprimento dos termos deste contrato.

8.2 Os termos de quebra de contrato ficam passíveis das seguintes sanções:

8.2.1 Multa por adiamento ou cancelamento com menos de 24 (vinte e quatro) horas por parte do CONTRATANTE terão acréscimo de 1% de moratória no próximo pagamento;
8.2.2 Multa por adiamento ou cancelamento com menos de 24 (vinte e quatro) horas por parte do CONTRATADO terão desconto de 1% no próximo pagamento;
8.2.3 Multa compensatória por inexecução total dos serviços no valor de 100%;
8.2.4 Multa compensatória por inexecução parcial dos serviços no valor de 20%;
8.2.5 Multa por descumprimento dos termos deste contrato no valor de 5%;
8.2.6 Suspensão dos termos deste contrato sem ônus de rescisão por fraude ou infração à legislação.

CLÁUSULA NONA – RESCISÃO
9.1 O presente contrato poderá ser rescindido pelo CONTRATANTE sem ônus ao CONTRATADO em caso de descumprimento dos termos do incisos 5.1.

9.2 O presente contrato poderá ser rescindido por CONTRATANTE e CONTRATADO nos casos previstos nos incisos 8.1.3 e 8.1.4.

9.3 Cabe amplo direito à defesa e refutação da outra parte em caso de rescisão prevista no inciso 9.2.

9.3 O termo de rescisão deverá ser acompanhado de indenização e multa conforme previsto no inciso 8.2.3, exceto se comprovada quebra de contrato conforme os termos dos incisos 8.1.3 e 8.1.4.

9.4 A rescisão deste termo não exime o pagamento e recebimento dos valores referentes aos serviços já concluídos, desde que não se comprove má-fé ou quebra de contrato de acordo com os incisos 8.1.3 e 8.1.4.

Curitiba, 22 de fevereiro de 2022.


(assinatura)                                                          (assinatura)
Fulano de Tal                                                     Fulano de Tal
Cargo                                                                 Cargo
Nome da empresa                                           Nome da empresa

Contratado                                                         Contratante

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