O relatório de campo é a melhor maneira de comprovar a realização de um trabalho ou um atendimento executado em ambientes externos à empresa. Ele aumenta a credibilidade com o cliente e melhora o controle da gestão.
Neste artigo você verá pontos estratégicos que vão te ajudar a gerar relatórios de campo do zero ou a otimizar os que você já usa.
Veja também: Modelos de relatórios de visita técnica digitais para usar em aplicativo
- O que é um relatório de campo?
- Quais informações um relatório de visita de campo deve conter?
- Quem pode utilizar um relatório de trabalho de campo?
- Importância do relatório de atividade de campo
- Exemplo de relatório de campo
- Como fazer um relatório de visita de campo?
- Modelo de relatório de campo
- Dicas de como apresentar seu relatório de serviço de campo
- Programa para relatório de serviço de campo
O que é um relatório de campo?
O relatório de campo é um documento que serve para comprovar a realização de uma visita, um atendimento ou um serviço em campo.
No documento devem estar contidas todas as informações coletadas durante a visita técnica que comprovem a realização do serviço: observações, análises, soluções aplicadas a uma não conformidade, além de informações gerais sobre a vista.
Quais informações um relatório de visita de campo deve conter?
De modo geral o relatório de visita de campo deve conter os seguintes dados:
- Data e hora do começo e do fim da visita;
- Dados do cliente (CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Dados do equipamento (Marca, modelo, número de identificação, localização);
- Procedimentos realizados durante a visita (verificação de não conformidades, reparos, inspeções, manutenções);
- Dados do profissional que realizou a visita de campo (nome completo e assinatura).
Essas informações são preenchidas em modelos de checklist ou ordens de serviço e o relatório de campo é o resultado final dessa coleta de dados.
Leia também: Software para gestão de equipes externas: qual escolher?
Quem pode utilizar um relatório de trabalho de campo?
O relatório de campo pode ser utilizado para toda atividade realizada por equipes externas, como:
- Aulas de campo;
- Pesquisas;
- Manutenções;
- Inspeções;
- Visitas técnicas;
- Auditorias;
- Construção civil;
- Entre outros.
Veja também: Software para Gestão de Equipes Externas
Importância do relatório de atividade de campo
O relatório de serviço de campo traz benefícios para toda a operação, os principais são:
- Melhora na comprovação dos serviços;
- Serve como evidência da qualidade do serviço prestado.
- Facilita o acompanhamento e a gestão de serviços;
- Organiza as informações coletadas;
- Padroniza processos;
- Cria históricos de informações sobre os serviços prestados;
- Aumenta a credibilidade da empresa ou do prestador de serviço com o cliente.
Exemplo de relatório de campo
Existem vários modelos de relatório de atividade de campo. O modelo mais adequado vai depender do seu objetivo com a produção do relatório e também do segmento de atuação.
É comum que os relatórios de campo sejam feitos em formato de ordem de serviço ou de checklist, incluindo registros fotográficos sobre o trabalho realizado.
Abaixo separamos alguns exemplos de relatórios gerados no software e aplicativo do Produttivo. Você pode testar cada um dos modelos, de forma gratuita, clicando aqui!
Relatório de campo de manutenção
O relatório de campo de manutenção pode ser utilizado para diversos tipos de manutenção:
- Manutenção preventiva;
- Manutenção corretiva;
- Manutenção preditiva;
- Manutenção de ar condicionado;
- Manutenção de elevadores;
- Manutenção de placas solares;
- Manutenção de aquecedor a gás;
- Manutenção mecânica;
- Manutenção elétrica;
- Manutenção industrial;
- Manutenção de máquinas agrícolas;
- Manutenção predial;
- Entre outros.
É comum que o relatório apresente informações gerais sobre a empresa, o cliente, o ativo inspecionado; o checklist de conformidade, os registros fotográficos de “antes e depois”, o diagnóstico do serviço e as assinaturas, tanto do responsável pela manutenção, quanto do cliente.
Veja o modelo de checklist de manutenção preventiva do Produttivo:
Use esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Relatório de campo de não conformidade
O relatório de campo de não conformidade pode ser usado por qualquer segmento que deseje avaliar o cumprimento de diretrizes, parâmetros ou normativas.
Ele serve para que seja possível identificar quais itens estão fora dos padrões estabelecidos, pensando rapidamente em soluções que resolvam os problemas encontrados.
No relatório de não conformidade, além de evidenciar os problemas identificados, é necessário apontar o diagnóstico e a descrição de ações corretivas que foram empregadas.
Veja um exemplo gerado dentro do sistema do Produttivo:
Teste esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Relatório de campo ambiental
O relatório de campo ambiental geralmente é criado por engenheiros ou técnicos ambientais, responsáveis por:
- Acompanhar projetos em áreas urbanas;
- Gerenciar o cumprimento de normas ambientais;
- Avaliar as condições e aspectos ambientais de novos empreendimentos;
- Comprovar a adoção de uma política de gestão de resíduos;
- Entre outros.
No relatório devem constar as informações sobre o ambiente avaliado, os parâmetros norteadores para a avaliação do responsável e o registro fotográfico como evidência das informações apresentadas.
Veja abaixo um modelo de relatório de campo ambiental gerado no Produttivo:
Use esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Relatório de campo de visita técnica
Ao relatório de campo de visita técnica, cabe comprovar a realização da visita e dos serviços prestados. Por isso, é comum que os relatórios venham acompanhados da descrição dos serviços realizados, bem como dos valores e quantidades de peças e materiais utilizados.
No exemplo gerado no Produttivo, o cálculo de peças, materiais e serviços é feito de forma automática, poupando tempo na hora do preenchimento. Veja como o relatório sai no final do serviço:
Use esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Relatório de campo de inspeção
Fundamental para averiguar a segurança de locais, sistemas e maquinários, com base nas normas regulamentadoras, o relatório de campo de inspeção pode ter diferentes aplicações.
Seu formato também compreende questões de checklist para averiguação dos itens da inspeção, registros fotográficos e observações sobre os principais problemas identificados.
Veja abaixo um exemplo de relatório de segurança do trabalho gerado no Produttivo:
Use esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Relatório fotográfico de campo
Como o próprio nome já sugere, o relatório fotográfico de campo é focado em apresentar evidências fotográficas a respeito da realização do serviço.
Com a ajuda da tecnologia já é possível aplicar legendas nas imagens ou colocar a data e a hora de onde as fotos foram tiradas, um recurso antifraude poderoso.
No Produttivo é possível gerar inúmeros tipos de relatórios fotográficos, para diversos segmentos. Veja um exemplo abaixo:
Use esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Como fazer um relatório de visita de campo?
Quer aprender a como criar o seu próprio relatório de campo ou ver algumas dicas que vão te ajudar a incrementar o relatório que você já usa? Então siga esses 5 passos que preparamos.
1. Escolha o melhor formato
O relatório de campo pode ser feito em dois formatos principais: Word ou em aplicativos e softwares especializados em geração de relatórios.
O formato em Word possui algumas desvantagens: Apesar da produção dos relatórios serem digitais, o preenchimento é realizado em papel, o que faz com que ele não seja o melhor formato para ser preenchido em campo. Além disso, ele não permite que assinaturas sejam colhidas ou que fotos sejam inseridas na hora em que o registro é feito.
Já os relatórios de campo feitos em aplicativos ou softwares são 100% digitais. Neles é possível fazer todo o preenchimento, coleta de informações e de assinaturas e até a inclusão de registros fotográficos no momento da visita. Assim, quando o serviço é finalizado já é possível gerar o relatório totalmente configurado para enviar para os clientes ou gestores.
Outra vantagem desses sistemas é que eles têm recursos que facilitam o preenchimento, deixando o registro de informações muito mais rápido e confiável. No Produttivo, por exemplo, você encontra recursos como:
- Preenchimento automático de informações sobre a empresa, o cliente, o serviço prestado e os equipamentos, realizados com base no cadastro feito no sistema;
- Cálculo automático do horário de início, de finalização e do tempo de atendimento;
- Cálculo automático dos valores de peças e materiais utilizados durante o serviço;
- Localização GPS;
- Campos de seleção múltipla ou única;
- Possibilidade de preenchimentos em textos por comando de voz;
- E muito mais!
Para conhecer todas as funcionalidades do Produttivo para incrementar o seu relatório de campo, teste a plataforma por 15 dias grátis!
2. Inclua informações gerais da empresa, do cliente e do equipamento
Existem informações que todo relatório de campo deve apresentar. Elas ajudam na comprovação do serviço e também no controle da gestão.
Por isso, quando for criar o seu relatório de visita de campo não se esqueça de preencher os seguintes dados:
- Informações da empresa (CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Informações do cliente (CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Informações do ativo (Marca, modelo, número de identificação e localização);
- Horário de chegada e saída;
- Identificação do responsável pelo serviço.
Lembre-se que essas informações vão ajudar na organização, na criação de histórico dos serviços prestados e na procura de informações, que passa a ser mais ágil.
3. Descreva a realização do serviço
A descrição do serviço deve ser detalhada, evidenciando todos os problemas encontrados e as soluções aplicadas. Assim, o cliente sabe exatamente o que foi trocado, reposto ou reparado ou as ações corretivas que precisam ser implementadas.
Veja um exemplo do que pode ser abordado nos campos de diagnóstico:
4. Verifique o cumprimento de parâmetros e padrões através de questões de checklist
Incluir questões de checklist no relatório de campo ajuda o técnico a não esquecer quais verificações precisa realizar.
É possível inclusive colocar orientações que auxiliem o técnico na checagem. Um exemplo é colocar na questão valores de referência para a temperatura ou vibração que um determinado ativo deve atingir, facilitando a coleta de dados da termografia e a análise de vibração, como no exemplo abaixo:
5. Adicione fotos para uma comprovação com maior fidelidade
O registro fotográfico do trabalho de campo é fundamental para a comprovação da sua realização.
As fotos servirão para evidenciar o “antes e depois” de um serviço, para realizar o acompanhamento do andamento de obras, comprovar uma limpeza, o uso de um EPI, uma inconformidade ou qualquer outra evidência que você deseje registrar.
Modelo de relatório de campo
Agora que você já sabe das diversas possibilidades de recursos e informações que pode incluir no seu relatório de campo, conheça os principais formatos de relatórios que existem:
1. Relatório de campo no papel
O papel é o modelo mais tradicional e antigo. Você provavelmente já deve ter visto uma prancheta com uma folha de papel cheia de opções de preenchimento, onde é preciso colocar todas as informações manualmente. Assim é o relatório de campo em papel.
As desvantagens são inúmeras:
- Rasuras de informações;
- Esquecimento de preenchimento;
- Acúmulo de papel;
- Dificuldade no armazenamento e localização de informações;
- Impossibilidade de inclusão de fotos;
- Possibilidade de fraudes na apresentação das informações.
2. Relatório de campo em Word ou Excel
O Word e o Excel são opções mais modernas para gerar o seu relatório de serviços. Mas ainda assim o preenchimento é feito no papel e quando o documento chega no administrativo precisa ser digitalizado pelo supervisor.
As fotos (quando tiradas) são passadas do celular ou câmera para o computador e enviadas por e-mail ao cliente.
Um formato que gera muito trabalho e faz com que relatórios que levariam segundos para serem entregues quando criados em um aplicativo, levem dias ao serem feitos nesses sistemas.
3. Relatório de visita de campo digital
Os relatórios digitais de trabalho em campo contam com uma tecnologia mais atual e avançada, dispondo de recursos que automatizam e digitalizam a produção dos relatórios, sem depender de acesso à internet.
Com um software de relatório de serviço tudo é feito direto no celular, com poucos cliques. As fotos são tiradas e anexadas automaticamente no relatório e as assinaturas digitais podem ser feitas na tela do dispositivo móvel.
Em aplicativos como o Produttivo, o gestor acompanha em tempo real e à distância o preenchimento do checklist ou ordem de serviço e, ao final, já pode enviar o relatório de serviço para o cliente, por Whatsapp ou e-mail.
A imagem abaixo mostra como fica um relatório de campo pronto depois da visita:
Use esse modelo dentro do sistema e de forma gratuita, clicando aqui
Dicas de como apresentar seu relatório de serviço de campo
Alguns itens são indispensáveis na hora de apresentar seu relatório de prestação de serviço, seja para a sua equipe ou para o seu cliente. Vamos ver quais são:
Organize e padronize as informações contidas no relatório
Informações ordenadas de forma lógica, além de serem mais fáceis de apresentar também são mais simples de serem preenchidas. Por isso, não deixe itens perdidos ou desnecessários no seu relatório.
Invista na personalização do relatório de campo
Nada melhor do que sentir que alguém de fato está falando do nosso negócio, não é?! Seu cliente também espera isso. Por isso, dedique-se a criar um relatório de campo padronizado, bonito, com a logo e as cores do seu cliente. Isso faz toda a diferença!
Evite descumprir prazos
Os prazos de entrega e de apresentação do relatório nunca devem extrapolar o acordado com o cliente.
Já ouviu aquele ditado: “o combinado não sai caro”? Manter a satisfação dos clientes passa por cumprir com os combinados, por isso considere o tempo médio (e real) das entregas da sua equipe.
Outra dica é se prevenir contra atrasos e marcar a apresentação de um a dois dias após o prazo que a equipe disse que conseguiria estar pronta para a apresentação. Esses dias podem servir para implementar ajustes finais e se preparar para a reunião.
Aposte na melhoria contínua
Sua equipe precisa estar sempre por dentro do que está sendo realizado, de novas técnicas e melhorias contínuas propostas. E o relatório de campo é peça fundamental para essas análises.
Caso tenha tempo para reuniões semanais, busque os últimos relatórios de serviços gerados e faça comparativos, ouça sua equipe e crie em conjunto ideias de otimizações.
Programa para relatório de serviço de campo
Os programas para relatórios de serviço de campo surgiram para acabar com os problemas da produção de relatórios em papel, oferecendo maior controle sobre a gestão de serviços e maior otimização da entrega de relatórios através de recursos que agilizam o preenchimento.
Um exemplo de sistema é o Produttivo, um software e aplicativo de gestão de serviços em que é possível criar um número ilimitado de relatórios, para diversos segmentos e com recursos que melhoram a confiabilidade das informações.
O Produttivo é um sistema completo, nele é possível:
- Acompanhar indicadores e o andamento dos serviços através do painel web;
- Criar formulários com mais de 13 opções de resposta (Texto, fotos, assinatura, checklist e muito mais);
- Preencher os relatórios, checklists e ordens de serviço direto do aplicativo, mesmo sem ter acesso à internet;
- Configurar relatórios padronizados com logo e cores da empresa e do cliente;
- Enviar pesquisas de satisfação aos clientes de forma automática, assim que um serviço é finalizado;
- Receber solicitações de serviços através de uma página de abertura de chamados.
Nunca foi tão fácil entregar relatórios técnicos completos, profissionais, com mais rapidez e sem perder qualidade.
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Você pode escolher um modelo de relatório de campo pronto ou adaptar para o software um modelo que você já usa, de maneira fácil e em poucos cliques!
