A gestão predial é o conjunto de práticas, processos e controles que garantem o bom funcionamento de um imóvel, desde a manutenção dos equipamentos até a limpeza, segurança, inspeções e rotinas operacionais.

É ela que assegura que um prédio, condomínio, empresa ou instalação funcione de forma segura, eficiente e dentro das normas.

Mas, com operações cada vez mais complexas, maior número de serviços envolvidos e equipes internas e terceirizadas atuando ao mesmo tempo, fazer essa gestão apenas com planilhas, papel ou mensagens soltas se torna inviável. É aí que entram os métodos, os processos bem definidos e, claro, as ferramentas certas.

Neste conteúdo, você vai entender em profundidade o que é gestão predial, como ela funciona, o que um gestor predial faz, quais são seus principais desafios, além de conhecer um sistema digital que automatiza e integra toda a operação; da manutenção ao facilities.

Boa leitura!

Veja também: Modelo digital de Laudo de Inspeção Predial para vistorias automatizadas em condomínios

O que é gestão predial?

Gestão predial é o processo de administração de um edifício para garantir seu bom funcionamento, a manutenção adequada e a valorização do imóvel. Ela envolve uma série de atividades que abrangem desde a manutenção das facilities até a gestão financeira e operacional do prédio.

A gestão predial pode ser realizada por um síndico eleito, por um gestor predial contratado ou por uma empresa especializada em administração de propriedades, que oferece conhecimento técnico e experiência para lidar com rotinas mais complexas.

Com o apoio de um sistema ou de uma metodologia estruturada, a gestão predial acompanha de forma organizada os espaços, instalações, equipamentos e operações do edifício. Isso permite planejar intervenções, como serviços de manutenção, troca de componentes, rotinas de limpeza e outros cuidados essenciais para manter o imóvel em boas condições.

O que faz um gestor predial?

O gestor predial é o profissional responsável por garantir que todas as operações do edifício funcionem de forma segura, eficiente e dentro das normas.

Ele atua coordenando serviços, acompanhando manutenções, monitorando equipamentos, organizando rotinas e garantindo que o prédio ofereça boas condições a moradores, colaboradores ou usuários do espaço.

Entre as principais responsabilidades de um gestor predial estão:

• Coordenar serviços essenciais
Supervisiona atividades como portaria, limpeza, jardinagem, segurança, controle de acesso e demais services de facilities.

• Acompanhar manutenções e inspeções
Garante que equipamentos, sistemas e estruturas recebam manutenção preventiva e corretiva, evitando falhas e prolongando a vida útil dos ativos.

• Gerenciar equipes e fornecedores
Organiza o trabalho de funcionários próprios e empresas terceirizadas, estabelece prioridades e acompanha a execução dos serviços.

• Monitorar custos e orçamento
Acompanha despesas relacionadas ao prédio, como contratos, insumos e serviços, contribuindo para uma gestão financeira mais eficiente.

• Garantir conformidade e segurança
Verifica o cumprimento de normas técnicas, rotinas obrigatórias, checklists e inspeções que asseguram a segurança do imóvel e das pessoas.

• Registrar informações e gerar relatórios
Mantém controle das atividades realizadas, histórico de ocorrências e dados operacionais, permitindo decisões mais rápidas e baseadas em evidências.

Essas responsabilidades exigem organização, comunicação clara, conhecimento técnico sobre sistemas prediais e a capacidade de usar ferramentas digitais que centralizam informações e automatizam rotinas.

Quais são os benefícios da gestão predial?

A gestão predial traz ganhos significativos para quem administra, utiliza ou presta serviços no imóvel. Ela aumenta a eficiência operacional, reduz custos, padroniza processos, garante conformidade com normas e amplia o ciclo de vida dos ativos. Quando bem estruturada, também diminui chamados emergenciais, melhora a produtividade das equipes e integra rotinas de facilities.

A seguir, veja os principais benefícios.

Apoio aos funcionários

A gestão predial organiza as atividades das equipes e facilita o trabalho diário. Com processos claros e um cronograma bem definido, é possível coordenar tarefas, acompanhar a execução dos serviços e orientar os colaboradores com mais precisão.

Esse acompanhamento ajuda a identificar gargalos, falhas e problemas que afetam a produtividade, criando oportunidades para ajustes rápidos sem comprometer a operação.

Estabelecimento de processos

A gestão predial garante que os sistemas do edifício funcionem de forma eficiente. Isso inclui elevadores, sistemas de aquecimento, refrigeração, além das instalações hidráulicas e elétricas.

Rotinas de manutenção e inspeção reduzem interrupções, aumentam a segurança e diminuem a necessidade de chamados emergenciais, permitindo que o prédio permaneça operacional por mais tempo.

Manutenção e melhoria das instalações

A combinação de manutenção preventiva e corretiva preserva a infraestrutura, reduz custos inesperados e prolonga o ciclo de vida dos ativos. Um sistema de gestão ajuda a identificar quando uma nova manutenção deve ser feita, priorizar intervenções e estruturar um bom planejamento para evitar falhas.

Redução de custos e eficiência operacional

Com processos organizados e rotinas bem definidas, o gestor predial consegue reduzir desperdícios, otimizar o uso de recursos, economizar energia e evitar retrabalhos. A previsibilidade das ações diminui gastos emergenciais e ajuda a manter o orçamento sob controle.

Padronização e conformidade

A gestão predial também ajuda a garantir que serviços, inspeções e rotinas estejam alinhados às normas técnicas e aos requisitos de segurança. Isso reduz riscos, evita multas e melhora a qualidade das entregas.

Ciclo de vida dos ativos

O controle adequado das manutenções prolonga a vida útil de equipamentos, sistemas e estruturas, o que diminui a necessidade de trocas prematuras e custos inesperados.

Integração de tecnologia

Com a adoção de ferramentas digitais, a gestão predial deixa de ser manual e passa a ser automatizada. O Produttivo, por exemplo, é um software que permite planejar serviços, registrar atividades e acompanhar a execução pela equipe de manutenção. A tecnologia centraliza informações e integra rotinas, reduzindo falhas e aumentando a eficiência.

Veja um exemplo de plano de manutenção predial criado dentro do Produttivo:

Experimente grátis: Software de gestão com planejamento automático de serviços

Como fazer a gestão predial?

A gestão predial eficaz depende de planejamento, organização e acompanhamento contínuo das atividades do edifício. Quando processos, equipes e ativos são administrados de forma integrada, o prédio funciona melhor, os custos diminuem e as rotinas ficam mais previsíveis. A seguir, veja as principais ações para estruturar uma gestão predial eficiente.

Planeje as ações

O primeiro passo é estabelecer metas claras para a gestão do edifício, como melhorias na infraestrutura, redução de custos ou aumento da segurança. Essas metas devem ser definidas com base nas necessidades observadas e nos resultados que se deseja alcançar.

Também é importante elaborar um orçamento que contemple despesas essenciais, como manutenção, reparos, salários de funcionários, reposição de materiais e eventuais emergências. O planejamento serve como guia para definir qual sistema, metodologia ou processo será adotado e quais métricas serão usadas para avaliar a gestão predial.

Foque na manutenção preventiva

Depois do planejamento, implemente um plano de manutenção preventiva para os sistemas essenciais do edifício. Isso inclui elevadores, sistemas de prevenção e combate a incêndio, sistemas de climatização como AVAC, além das instalações elétricas.

O objetivo da manutenção preventiva é realizar inspeções regulares para identificar e resolver problemas antes que causem falhas maiores ou paralisação total de um equipamento. Um bom plano de manutenção aumenta a segurança, reduz custos inesperados e melhora a confiabilidade das operações.

Dê urgência à manutenção corretiva

Se algum sistema apresentar falha, a manutenção corretiva precisa ser feita rapidamente para recuperar o funcionamento do ativo. No dia a dia, a prioridade é manter a regularidade da manutenção preventiva para evitar problemas. Ainda assim, quando ocorrerem imprevistos, a correção deve ser imediata para reduzir riscos e impactos no prédio.

Não se esqueça de nenhum local

A gestão predial deve contemplar todas as instalações do edifício. Para isso, é importante listar todos os ambientes, equipamentos e ativos, como sistemas de climatização, bombas hidráulicas, circuitos elétricos e aparelhos de ar condicionado.

Com o Produttivo, é possível cadastrar esses locais e seus equipamentos no sistema, o que facilita o direcionamento dos serviços e evita que alguma área seja esquecida.

Organizar os fluxos de trabalho ajuda a padronizar entregas, garantir que os serviços sejam realizados no prazo e manter o prédio funcionando sem interrupções. Com um sistema digital, também fica mais fácil acompanhar o desempenho das equipes e registrar todo o histórico das atividades.

Monitore indicadores essenciais

Medir resultados é fundamental para garantir que a gestão predial seja realmente eficiente. Alguns indicadores ajudam a identificar gargalos e priorizar ações:

• quantidade de chamados
• tempo médio de atendimento
• custos de manutenção
• disponibilidade dos equipamentos
• frequência de falhas
• produtividade das equipes

Considere limpeza e conservação

A gestão predial não envolve apenas manutenção. Serviços de conservação e limpeza também fazem parte do funcionamento adequado do edifício. Utilizar checklists de limpeza ajuda a garantir que os espaços permaneçam organizados, seguros e em boas condições de uso.

A gestão predial eficaz requer uma combinação de boas práticas administrativas, comunicação eficiente, e manutenção regular. Separamos algumas dicas para te ajudar a fazer a gestão predial de maneira eficiente, olha só:

Veja um exemplo de modelo de checklist de limpeza preenchido dentro do Produttivo e exportado em PDF:

Experimente grátis: Software para criação e preenchimento de checklists personalizados

Faça vistorias

Por fim, invista em vistorias para averiguar o que está sendo feito corretamente e identificar pontos de melhoria. Por meio de inspeções periódicas e auditorias, será possível incluir mais serviços na gestão predial conforme as necessidades do imóvel.

Gestão predial e facilities: qual a relação?

Na prática, gestão predial e facilities caminham juntas no dia a dia da operação. Enquanto a gestão predial foca principalmente na estrutura física do edifício, como instalações, sistemas e manutenção, a gestão de facilities amplia esse olhar para os serviços de apoio que mantêm o prédio funcionando, como limpeza, portaria, jardinagem, recepção e conservação.

Em muitos casos, o mesmo gestor é responsável por coordenar tanto a parte predial quanto as rotinas de facilities. Por isso, é comum que as empresas busquem uma visão integrada, unindo infraestrutura, serviços e manutenção numa mesma estratégia.

De forma resumida:

• gestão predial cuida da estrutura, sistemas e ativos do edifício
• gestão de facilities cuida dos serviços que mantêm o prédio operacional e confortável

Quando as duas áreas são gerenciadas em conjunto, a operação fica mais eficiente, os custos são mais previsíveis e os riscos de falhas diminuem. Uma boa gestão integrada também ajuda a manter o imóvel valorizado, melhora a segurança e organiza a rotina das equipes.

Sistemas digitais como o Produttivo apoiam essa integração ao centralizar chamados, manutenções, checklists, planos de atividades e indicadores em um só lugar, facilitando a gestão tanto da estrutura predial quanto dos serviços de facilities.

Sistema digital para gestão predial

O Produttivo é um software e aplicativo que facilita o controle de sistemas, instalações e serviços do edifício. Por meio de recursos digitais como modelos de checklist, ordens de serviço e relatórios, o gestor consegue acompanhar a operação sem depender de papel, planilhas ou processos manuais.

Painel web

O painel web permite que o gestor acompanhe tudo em um só lugar. Pelo computador, é possível:

• receber chamados enviados pelos usuários
• criar formulários digitais ou usar modelos prontos
• direcionar serviços para os técnicos em campo
• acompanhar o status das atividades em tempo real
• planejar e agendar serviços futuros
• monitorar os principais indicadores da operação
• manter registros organizados e acessíveis

Com isso, o gestor tem visibilidade total da operação e mais segurança para tomar decisões.

Aplicativo

O aplicativo, usado pelos técnicos em campo, reúne tudo o que eles precisam para executar os serviços de forma eficiente. Entre os recursos estão:

• recebimento dos chamados enviados pelo gestor
• preenchimento de relatórios digitais durante o serviço
• funcionamento offline
• fotos registradas pelo app com data e hora
• assinatura digital
• perguntas obrigatórias que garantem o preenchimento completo
• envio automático do relatório por e-mail ou WhatsApp
• armazenamento em nuvem, mantendo todo o histórico salvo

Esses recursos ajudam a comprovar o serviço realizado, evitam perda de informações e tornam o fluxo de trabalho mais rápido e organizado.

São muitos recursos para facilitar o planejamento, execução e comprovação dos serviços!

Quais são os diferenciais do Produttivo para gestão predial?

O Produttivo oferece diferentes funcionalidades que podem ser usadas na gestão predial, vamos conhecê-los?

Página de abertura de chamados

A página de abertura de chamados do Produttivo é totalmente personalizada para a sua empresa. Os chamados podem ser solicitados pelos clientes por meio de um QR Code anexado ao equipamento ou um link exclusivo.

A solicitação é enviada diretamente ao gestor, que pode direcionar o chamado para a equipe na mesma hora.

Conheça: Sistema de serviços com página exclusiva para abertura de chamados

Checklist de Manutenção Predial digital

O modelo digital de checklist de manutenção predial é perfeito para registrar os serviços de manutenção realizados no edifício. Todo o preenchimento é feito pelo celular do técnico durante a realização do serviço. Veja como fica:

Todos os modelos digitais do Produttivo oferecem:

• Preenchimento automático dos cabeçalho com base nas informações cadastradas no sistema;
• Informações do serviço como endereço, horário de início e término e tempo total de duração;
• Cálculo automático de peças e serviços para orçamento;
• Mais de 13 opções de respostas, como lista de itens, questões de não conformidade, textos curtos ou longos, entre outros;
• Preenchimento por voz.

Experimente grátis: Modelo digital de Checklist de Manutenção Predial no aplicativo

Plano de atividades

O plano de atividades é indicado para serviços recorrentes, que podem ser agendados com antecedência para assegurar que sempre sejam realizados dentro do cronograma conforme o planejamento.

Ele gera alertas, é vinculado ao histórico dos equipamentos cadastrados e integrado à agenda dos técnicos. Veja como funciona na prática:

Aproveite: Plano de manutenção digital para planejar serviços de forma automatizada

Dados e indicadores

Para saber se os serviços de gestão predial estão atendendo às necessidades do imóvel, acompanhe os dados e indicadores para averiguar as métricas da empresa.

Com o Produttivo, os dados obtidos através dos relatórios são condensados em gráficos fáceis de entender que mostram os pontos fortes e fracos da operação:

Faça o teste: Dashboard de manutenção com os principais indicadores da empresa

---

Você pode testar todos os recursos do Produttivo agora mesmo: é só fazer o teste grátis e aproveitar 15 dias sem custo com todas as funcionalidades liberadas.

Ficou com alguma dúvida sobre como usar o Produttivo na gestão predial? Agende uma demonstração com os nossos consultores e veja na prática como podemos te ajudar!

Perguntas frequentes sobre gestão predial

O que é gestão predial?

Gestão predial é o conjunto de práticas, processos e controles usados para administrar um edifício, garantindo o bom funcionamento das instalações, a segurança das pessoas, a realização das manutenções e a valorização do imóvel ao longo do tempo.

O que faz um gestor predial?

O gestor predial coordena serviços, acompanha manutenções, organiza rotinas, gerencia equipes e fornecedores e garante que o prédio funcione de forma segura e eficiente. Ele também monitora custos, estrutura processos e utiliza sistemas digitais para registrar dados e apoiar a tomada de decisão.

Qual a diferença entre gestão predial e facilities?

A gestão predial foca na infraestrutura física do edifício, como sistemas elétricos, hidráulicos, climatização e demais ativos estruturais. Já a gestão de facilities concentra-se nos serviços de apoio, como limpeza, portaria, segurança, recepção e conservação. Na prática, as duas áreas se complementam e muitas vezes são gerenciadas pela mesma equipe.

Qual a diferença entre gestão predial e manutenção predial?

A manutenção predial é uma parte da gestão predial. Ela trata diretamente das ações de manutenção preventiva e corretiva dos sistemas e equipamentos. Já a gestão predial envolve um escopo mais amplo, que inclui planejamento, controle financeiro, gestão de equipes, facilities, contratos e indicadores.

O que é um sistema de gestão predial?

Um sistema de gestão predial é uma ferramenta digital que centraliza informações sobre ativos, serviços, manutenções, chamados e equipes. Ele ajuda o gestor a planejar atividades, acompanhar a execução em tempo real, registrar históricos e gerar relatórios para tomada de decisão.

O que é um sistema de gestão de manutenção predial?

É um tipo de sistema voltado especificamente para organizar a manutenção dos equipamentos e instalações do prédio. Com ele, é possível criar planos de manutenção, registrar intervenções, acompanhar chamados, controlar peças e serviços e monitorar indicadores de manutenção, como custos e tempo de resposta.

Quem pode ser gestor predial?

O gestor predial pode ser um profissional contratado exclusivamente para essa função, um síndico com apoio de consultoria especializada ou uma empresa de administração de propriedades. O mais importante é que tenha conhecimento sobre sistemas prediais, manutenção, facilities, normas de segurança e uso de ferramentas digitais para gestão.

Quais são os quatro princípios da gestão aplicados à gestão predial?

Os quatro princípios clássicos da gestão são planejamento, organização, direção e controle. Na gestão predial, isso significa planejar ações e manutenções, organizar rotinas e recursos, direcionar equipes e fornecedores e controlar resultados por meio de dados e indicadores.

Quais atividades fazem parte da gestão predial?

Entre as principais atividades estão: planejamento e execução de manutenções, gestão de contratos e fornecedores, organização de serviços de limpeza e conservação, controle de acesso e segurança, acompanhamento de chamados, uso de checklists e monitoramento de indicadores operacionais e de manutenção.

Como a tecnologia ajuda na gestão predial?

A tecnologia permite centralizar informações, automatizar processos e acompanhar a operação em tempo real. Sistemas como o Produttivo integram abertura de chamados, checklists, planos de manutenção, relatórios e dashboards de indicadores, reduzindo o uso de papel, evitando retrabalho e aumentando a eficiência da gestão.