Para empresas que realizam inspeções internas, o check list auditoria interna permite registrar informações de forma padronizada e organizada.
Acompanhe o artigo para saber dicas de como fazer um check list auditoria interna e aproveite um modelo digital para coletar dados de maneira automatizada.
Veja também: Modelos de checklists digitais de auditoria para adaptar ao seu segmento!
O que é check list auditoria interna?
Um check list de auditoria interna é uma ferramenta de qualidade que funciona como um roteiro na inspeção de não conformidades.
Por meio de uma lista de verificação de itens, o gestor confere se os procedimentos estão sendo realizados corretamente e registra pontos de atenção que precisam ser corrigidos para que a empresa forneça um serviço de qualidade.
O check list de auditoria interna pode ser usado por empresas de vários segmentos que façam auditorias de não conformidades e outros tipos de vistorias, buscando por melhoria contínua.
É possível criar check lists com as questões específicas a serem analisadas, ou ainda investir em modelos digitais prontos para uso. O importante é realizar a auditoria com eficiência e registrar essas informações para que possam ser usadas como histórico ou para análise.
Como fazer um check list auditoria interna?
Independentemente do formato escolhido para o seu check list auditoria interna (papel ou digital), é preciso seguir alguns passos para garantir que a lista seja eficaz e atenda às suas necessidades. Olha só:
Estude o critério que você vai auditar
Antes de iniciar a auditoria, defina o objeto que será vistoriado, como cumprimento de normas regulamentadoras, uso de EPIs, adequação à ISO 9001 ou outros parâmetros, e busque conhecimento para que seu check list seja baseado em dados confiáveis.
Assim, você elabora sua lista de verificação com questões aderentes ao critério avaliado.
Leia também: Auditoria de conformidade: o que é, objetivos e como fazer
Separe cada um dos seus critérios por processos auditados
Cada área a ser auditada deve ter um check list próprio. Então, quando os critérios de cada auditoria estiverem definidos, vamos separar cada um deles conforme os processos a serem vistoriados, de modo que o check list esteja aplicável a cada um.
Estude a informação documentada da empresa
Após elaborar seu check list, busque também todo o histórico de documentação da empresa. A partir dele, você pode comparar o modo de execução dos processos com a maneira como a empresa executa seus procedimentos atualmente.
Com isso, as perguntas do seu check list vão levar em conta não somente o critério avaliado, mas também o histórico da empresa.
Compare critério e informação documentada
Por fim, compare seus objetivos com o histórico documentado e também com os critérios que irá avaliar. Assim, você elabora um check list auditoria interna direcionado às necessidades da sua empresa e embasado em fontes confiáveis.
Quais são as perguntas que não podem faltar no check list auditoria interna?
Agora que você já sabe como fazer um check list auditoria interna, vamos ver algumas perguntas que podem entrar na sua lista de verificação?
Segurança
A inspeção de segurança é essencial para avaliar o cumprimento de normas regulamentadoras, uso de equipamentos de proteção individual (EPIs), instalação de EPCs e outros pontos que visam à preservação da segurança dos trabalhadores.
Algumas sugestões de perguntas para entrar no seu checklist de segurança são:
- Os funcionários receberam orientações para cuidar corretamente dos EPIs?
- Os lacres, selos do INMETRO e adesivos orientativos estão em perfeito estado de conservação?
- Os dispositivos de segurança das máquinas e equipamentos funcionam corretamente?
- Os pisos apresentam uma superfície segura para o trabalhador, sem buracos e se possível com antiderrapante?
- A ficha de controle de EPIs está em dia?
Se a sua empresa atua com inspeções de segurança, uma boa opção é o checklist segurança do trabalho do Produttivo. Esse modelo digital já vem pronto para o preenchimento com questões de conformidade relacionadas à segurança do trabalho.
Veja como fica o checklist preenchido no sistema e exportado em PDF:
Conheça esse e outros modelos de checklist prontos para uso
Materiais
O controle de materiais também pode fazer parte do check list auditoria interna. Para controlar seu estoque e garantir que a equipe tenha todos os recursos necessários, invista em perguntas como:
- Há algum material ou produto em falta?
- Caso haja algum item em falta, qual é a quantidade que precisa ser adquirida para atender às necessidades da empresa?
- Qual a quantidade de determinado produto em estoque?
- Todos os colaboradores receberam os itens necessários para realizar suas respectivas funções?
- Quantas entradas e quantas saídas de determinado produto foram registradas?
Leia também: Curva ABC: o que é e como usar na manutenção?
Movimentações
As movimentações estão relacionadas à rotina dos colaboradores e ao seguimento do procedimento padrão. Pensando nisso, podemos incluir no check list algumas questões como:
- Todas as etapas da linha de produção estão sendo seguidas corretamente?
- Caso alguma etapa não esteja sendo seguida, qual é o motivo da interrupção?
- Há alguma não conformidade no produto ou serviço final que indique problemas na movimentação da equipe?
- Qual é o passo a passo que determinado funcionário está seguindo para executar suas funções?
Layout e localização do posto de trabalho
Outro ponto que pode entrar no seu check list auditoria interna é a adequação dos postos de trabalho às necessidades da equipe, bem como às medidas de segurança.
O mesmo vale para a localização dos banheiros, saídas de emergência e áreas comuns. Por isso, algumas perguntas que podem ser feitas são:
- Todos os trabalhadores têm acesso a uma saída de emergência próxima?
- O posto de trabalho fica próximo a um banheiro que atenda às necessidades do colaborador?
- A localização da estação de trabalho de determinado funcionário faz sentido com relação às atividades por ele executadas?
- O ambiente de trabalho comporta todos os funcionários confortavelmente?
- Da sua estação de trabalho, o colaborador tem acesso a todas as ferramentas e materiais necessários para a execução do serviço?
Registro de problemas
Um dos principais objetivos do check list auditoria interna é o registro de problemas encontrados durante a vistoria. Ao documentar e mapear as não conformidades, a empresa cria uma cultura de qualidade e melhoria contínua.
Vamos ver algumas perguntas que podem fazer parte do check list de não conformidades:
- Foi encontrado algum problema no produto ou serviço final?
- A equipe registrou algum problema durante a execução do serviço?
- Há alguma não conformidade que pode gerar punição por parte dos órgãos competentes em caso de fiscalização?
- Caso tenha sido identificada uma não conformidade, qual foi a ação tomada para resolver o problema?
- O que pode ser feito para evitar reincidência do problema?
Uma ferramenta que pode te auxiliar no registro de problemas é o relatório de não conformidade do Produttivo. Ele conta com recursos como registro fotográfico e assinatura digital que ajudam na comprovação da falha, além de questões de checklist.
Olha só como fica o relatório depois de pronto:
Conheça esse e outros modelos de checklist prontos para uso
Documentação do processo
Para que os processos internos sejam realizados corretamente, a documentação do passo a passo não pode faltar.
Utilize o check list auditoria interna para documentar todos os procedimentos da empresa, com questões como:
- Todos os colaboradores têm acesso às instruções para realização das tarefas?
- O passo a passo está registrado de forma clara, detalhada, acessível e fácil de entender?
- O registro de procedimentos está atualizado?
- Caso a documentação não esteja atualizada, quais modificações serão necessárias?
Follow-up
O acompanhamento, ou follow-up, das medidas implementadas permite entender se elas estão sendo eficazes e abre espaço para a identificação e correção de outros problemas. Seu check list de follow-up pode ter questões como:
- Qual será a periodicidade do acompanhamento a ser realizado?
- Quais critérios serão avaliados no processo de follow-up?
- Quais mudanças serão implementadas com base no resultado da auditoria?
- Quando as mudanças serão implementadas?
Eficácia
Por fim, utilize o check list auditoria para acompanhar se os problemas foram corrigidos e se as soluções implementadas estão funcionando como esperado.
Para isso, você pode perguntar:
- Quais foram as mudanças implementadas desde a última auditoria?
- Dentre as mudanças implementadas, quais estão se mostrando eficazes?
- Dentre as mudanças implementadas, quais estão se mostrando ineficazes ou prejudiciais?
- Ainda há alguma alteração pendente de ser implementada?
Esperamos que você tenha gostado das sugestões acima! Lembre-se que seu check list auditoria interna não precisa seguir um formato — o importante é que ele atenda às suas necessidades.
Então, acrescente todas as perguntas relevantes ao seu check list e vá adaptando conforme necessário.
Quais são os benefícios de um check list auditoria interna?
O uso do check list auditoria interna é indicado para diversos tipos de empresa porque pode trazer benefícios como:
- Padronização dos itens a ser verificados, de modo que todas as auditorias sigam os mesmos critérios;
- Orientar o trabalho do auditor, que pode se guiar pela lista de itens para fazer a verificação;
- Registro das informações coletadas com rapidez e confiabilidade;
- Inspeções mais rápidas tanto para o auditor quanto para o funcionário encarregado de transcrever os dados obtidos;
- Comprovação da análise realizada para histórico ou até para órgãos fiscalizadores.
Além disso, o uso de um checklist online traz ainda mais vantagens, já que dispensa o retrabalho de transcrever as informações, não exige gastos com papel e o armazenamento é feito em nuvem, muito mais prático e confiável.
O Produttivo conta com modelos de checklist digital pronto para uso, e também possibilita a criação de checklists personalizados, para você realizar sua auditoria interna da forma que fizer mais sentido para sua empresa.
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Modelo digital de check list auditoria interna
O check list auditoria interna pode ser registrado tanto em papel quanto no computador. As versões digitais, elaboradas em Word ou em softwares próprios, são mais confiáveis, já que os dados coletados são armazenados diretamente e não há risco de rasuras ou perda.
Para quem prefere checklists em Word, o Produttivo disponibiliza gratuitamente o Kit Checklist, com 16 modelos de lista de verificação para vários segmentos.
O kit vem com checklists prontos para uso, como:
- Checklist de manutenção preventiva;
- Checklist de manutenção corretiva;
- Checklist de manutenção predial;
- Checklist de limpeza;
- Checklist de caminhão;
- Checklist EPI;
- Checklist NR 10;
- Checklist NR 12;
- Checklist NR 20;
- Checklist de sistemas contra incêndios;
- E outros seis modelos!
O Produttivo, um sistema para gerenciar sua operação de ponta a ponta, também oferece modelos digitais para serem preenchidos dentro do aplicativo. O gestor atribui a tarefa, e o auditor faz o preenchimento do check list na tela do celular ou tablet.
Olha só o modelo digital de check list de auditoria:
Além do preenchimento ágil e confiável, o checklist digital ainda conta com recursos como:
- Relatório fotográfico com marcação de data e hora;
- Cálculo de pontuação automático;
- Lista de peças e materiais com orçamento;
- Preenchimento automático do cabeçalho com base nas informações cadastradas;
- Questões totalmente personalizáveis;
- Assinatura digital;
- Relatório personalizado com as cores e logo da sua empresa;
- Envio automático do relatório por e-mail ou WhatsApp logo após o preenchimento.
Você também pode acompanhar os indicadores da sua empresa por meio de gráficos fáceis de entender, olha só:
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