A gestão integrada de facilities, também conhecida como Integrated Facilities Management, é ideal para controlar os processos relacionados à manutenção predial e à administração de condomínios.
Ela pode ser feita por meio de sistemas e aplicativos que reúnem as principais funcionalidades necessárias em um só lugar, automatizando o controle dos serviços. Veja como utilizar a tecnologia para o Integrated Facilities Management e saiba como o Produttivo pode ajudar!
Veja também: Software de manutenção para controle de serviços prediais
- O que é Integrated Facilities Management (IFM)?
- Quais são as principais características do Integrated Facilities Management?
- Quais são os benefícios do Integrated Facilities Management?
- Como implementar o Integrated Facilities Management?
- Como o Produttivo pode auxiliar no Integrated Facilities Management?
O que é Integrated Facilities Management (IFM)?
Integrated Facilities Management, ou gestão integrada de facilities, é uma abordagem estratégica para a gestão de todas as funções e serviços relacionados a instalações como edifícios e empresas.
Isso inclui uma variedade de serviços como manutenção predial, segurança, limpeza, gestão de resíduos, energia, entre outros. O objetivo do Integrated Facilities Management é reunir o controle de todos os serviços em um único espaço, como um software ou planilha.
Assim, em vez de recorrer a diferentes programas, planilhas e ferramentas de comunicação (com técnicos, clientes e fornecedores), a empresa responsável pela gestão de condomínios pode fazer todo o acompanhamento de forma centralizada.
Isso poupa tempo da equipe, que tem todos os recursos centralizados, facilita a comunicação com clientes e ainda proporciona um controle ainda maior sobre as facilities.
O que é facility management?
Facility management, também chamada de gestão de facilities, se refere a atividades com foco na prestação de serviços gerais relacionados a limpeza e manutenção das instalações.
Os principais serviços na gestão de facilities são a manutenção do ambiente, preservação da infraestrutura, inspeção de equipamentos e coordenação de pessoal e espaços.
Qualquer espaço que ofereça ambientes de uso coletivo pode se beneficiar da facility management, como escritórios, indústrias, comércios, hotelaria e hospitalidade.
É muito comum que esse serviço seja terceirizado, e inclui atividades como:
- Limpeza;
- Jardinagem;
- Atendimento, como portaria e recepção;
- Controle de materiais, ferramentas e almoxarifado;
- Manutenção e conservação em geral.
Quais são as principais características do Integrated Facilities Management?
O Integrated Facilities Management é um modelo de gerenciamento que centraliza as atividades para que sejam gerenciadas de forma integrada, reunindo contratos, controle de equipes e gestão de processos em um único lugar.
Por isso, podemos dizer que suas principais características são:
- Integração de todos os aspectos do serviço prestado;
- Controle total da gestão sobre todos os procedimentos;
- Centralização das informações;
- Comunicação aberta com técnicos e clientes;
- Acompanhamento de todas as etapas do serviço.
O diferencial do IFM é centralizar e integrar todas essas questões em só lugar, por isso são usados softwares específicos ou planilhas para acompanhar a metodologia.
Quais são os benefícios do Integrated Facilities Management?
O Integrated Facilities Management pode trazer muitos benefícios para a empresa, vamos conhecer alguns deles:
Redução de custos
A abordagem integrada do IFM permite identificar oportunidades de redução de custos através da otimização de recursos, renovação automática de contratos com fornecedores, implementação de práticas de eficiência energética e redução de desperdícios.
Além disso, como toda a operação fica reunida em um único lugar, há menos gasto com retrabalho, digitalização de informações e perda de dados causados por rasura ou extravio.
Economia de horas
Como o IFM centraliza toda a operação, a fiscalização dos serviços é feita de forma mais rápida e otimizada, como por meio do controle de atividades digital, liberando o tempo do gestor para se dedicar a outras tarefas.
Aumento da produtividade
Tanto a gestão quanto a equipe técnica podem ganhar mais produtividade com o IFM, já que ele tende a agilizar o dia a dia das operações, permitindo concluir serviços mais rapidamente, dispensando a logística de retornar ao escritório para trocar informações e assim possibilitando realizar mais atividades ao longo do dia, sem comprometer sua qualidade.
Otimização de recursos
Por integrar todas as etapas da operação, o IFM otimiza o uso de recursos da empresa, já que dispensa o retrabalho, o tempo de deslocamento em alguns casos e outras fontes de gastos.
Melhoria das práticas e equipamentos
O Integrated Facilities Management também pode integrar o controle de equipamentos e processos, como o calendário de manutenção preventiva, o que assegura as boas práticas na sua manutenção e favorece a boa performance e o aumento da vida útil dos ativos.
Mais controle sobre os indicadores
Outro benefício dos sistemas de Integrated Facilities Management é o monitoramento de indicadores de manutenção e desempenho, já que o IFM reúne os principais dados da operação e com isso mostra gargalos e pontos de atenção.
Veja como o dashboard de manutenção do Produttivo exibe os indicadores em formato de gráficos fáceis de entender:
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Como implementar o Integrated Facilities Management?
Separamos algumas dicas que vão te ajudar na implementação do Integrated Facilities Management, olha só:
Entenda como funciona o processo atual
Antes de implementar o IFM, faça um mapeamento do processo atual e de tudo que ele inclui, como os serviços, equipes envolvidas, fornecedores, custos e a situação como um todo. Assim, fica mais fácil definir prioridades e decidir qual é o sistema de Integrated Facilities Management ideal.
Informe todas as partes interessadas
O Integrated Facilities Management deve ser vantajoso para todas as partes interessadas, portanto converse com gestores, funcionários, clientes e outros stakeholders para que cheguem a um acordo quanto ao que esperar do IFM e quanto investir na sua implementação.
Tenha metas
Outro passo que deve ser seguido antes da implementação do IFM é a definição de metas que vão acompanhar o desempenho do sistema e assegurar que ele está atendendo às expectativas.
Para isso, selecione os principais indicadores que deseja acompanhar para verificar a aderência do Integrated Facilities Management às necessidades da empresa.
Aposte na tecnologia
Embora o Integrated Facilities Management seja um modelo de gestão, existem softwares que fazem esse acompanhamento de forma automatizada e integrada, como o Produttivo.
Aposte em recursos tecnológicos, como planejamento automático de serviços, portal de abertura de chamados, relatórios digitais e dashboards de indicadores, para aproveitar o IFM ainda mais.
Dê tempo ao tempo
Estabeleça um processo de monitoramento e avaliação contínua para acompanhar o desempenho do IFM em relação aos objetivos e metas estabelecidos. Isso permitirá identificar áreas de melhoria e oportunidades para ajustes ao longo do tempo.
Lembre-se que qualquer mudança de estratégia vai levar tempo e pode demorar para apresentar os resultados esperados.
Adote a abordagem IFM
Por fim, esteja preparado para ajustar e adaptar sua abordagem conforme necessário com base no feedback da equipe e dos clientes, mudanças nas necessidades do negócio e outros fatores que podem influenciar. O IFM deve ser uma abordagem flexível e adaptável para garantir sua eficácia a longo prazo.
Como o Produttivo pode auxiliar no Integrated Facilities Management?
O Produttivo é um sistema para planejamento, execução e comprovação de serviços, como manutenção predial e outras atividades. Vamos entender como funciona:
- O gestor tem acesso a todas as informações por meio do painel web, que pode ser acessado por computador de qualquer lugar e mostra informações como atividades pendentes ou em andamento, lista de clientes, serviços oferecidos, entre outras;
- Caso a empresa trabalhe com abertura de chamados, é possível receber solicitações dos clientes por meio de QR Codes anexados aos equipamentos ou links exclusivos e personalizados;
- Através do painel web, o gestor recebe a solicitação do serviço e pode encaminhá-la para o técnico. Também é possível agendar atividades recorrentes, designar relatórios e ordens de serviço específicos para cada serviço, e muito mais;
- O técnico recebe o serviço pelo aplicativo Produttivo em seu celular ou tablet e pode seguir para a visita técnica sem precisar passar pelo escritório;
- Ainda utilizando o celular, o técnico responde questionários, como relatório de visita técnica, que registram as informações verificadas na vistoria e documentam automaticamente a data, horário e local do serviço, e a duração total da visita;
- Após a realização do serviço, todas as informações ficam disponíveis para consulta pelo painel web e podem ser compartilhadas com o cliente em formato PDF via WhatsApp ou e-mail;
- Todos os dados são armazenados em nuvem e não é preciso de conexão com a internet para utilizar o app;
- O gestor pode usar o painel web para obter indicadores sobre os serviços prestados, enviar pesquisas de satisfação aos clientes e agendar serviços futuros.
Quer ver na prática como usar o Produttivo para Integrated Facilities Management? Agende uma demonstração sem custo e veja como utilizar o sistema!
Agora que você já sabe como usar o Produttivo, vamos te mostrar alguns recursos do sistema que podem ser usados no Integrated Facilities Management, veja:
Modelos digitais
O Produttivo conta com modelos digitais de checklists, relatórios, laudos e ordens de serviço, que documentam o serviço realizado. Os formulários são respondidos pelo técnico pelo celular ou tablet durante o atendimento, não é preciso transcrever nem digitalizar as informações depois.
Conheça dois modelos digitais que podem ser usados no Integrated Facilities Management:
Modelo digital de checklist de manutenção predial
O modelo digital de Checklist de Manutenção Predial pode ser usado por administradores de condomínios e empresas de manutenção. Vamos ver como ele fica preenchido e exportado em PDF:
Modelo digital de laudo de inspeção predial
Já o Laudo de Inspeção Predial digital é indicado para documentar inspeções e vistorias técnicas. Olha só:
Além dos modelos prontos, é possível criar formulários totalmente personalizados para atender às necessidades da sua empresa.
Todos os formulários ainda oferecem recursos como:
- Personalização do PDF com as cores e logo da sua empresa e do cliente, trazendo mais profissionalismo e reforçando sua marca;
- Preenchimento automático do cabeçalho com informações sobre a empresa, o cliente e o ativo que vai receber o serviço;
- Registro fotográfico com fotos tiradas na hora;
- Marcação automática de data e horário de início e fim do serviço, além da duração total da visita;
- Preenchimento por voz;
- Mais de 13 tipos de resposta, como lista de peças e serviços, textos curtos ou longos, questões de não conformidades, e muito mais.
Portal de abertura de chamados
O portal de abertura de chamados é uma ferramenta que permite que os clientes solicitem serviços, como manutenções. A solicitação pode ser feita por meio de um QR Code que é anexado ao local ou ao equipamento, ou ainda via link. O link direciona a uma página personalizada para a empresa, possibilitando descrever o problema rapidamente:
O portal de abertura de chamados facilita a comunicação com o cliente e o recebimento de serviços, sem precisar de contatos telefônicos e formulários em papel.
Plano de atividades
O plano de atividades permite agendar automaticamente serviços e contratos para não perder prazos. Ele é vinculado aos equipamentos cadastrados e integrado à agenda dos técnicos, ideal para fazer todo o planejamento dentro do sistema.
Além disso, gera alertas para avisar sobre serviços próximos ou contratos que vão expirar.
Você pode experimentar todas essas funcionalidades sem custo agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste grátis com todas as funcionalidades liberadas!
