O funcionamento das atividades de uma empresa é garantido pelo facility management, que proporciona um ambiente de qualidade para que as demandas dos setores sejam desenvolvidas. Entre as atividades da gestão de facilities estão limpeza, manutenção e atividades de conservação. O facility management busca garantir eficiência e redução de custos. Entenda mais abaixo!
Veja também: Checklist digitais para manutenção, instalação e outros serviços
O que é facility management (gestão de facilities)?
O Facility Management, também conhecido como gestão de facilities, promove a união dos setores de uma empresa, gerenciando atividades essenciais para seu bom funcionamento.
O termo vem do inglês e significa “Gestão de facilidades”. O facility se refere a serviços prestados por empresas terceirizadas com foco na prestação de serviços gerais relacionados a limpeza e manutenção, por exemplo.
As principais atividades na gestão de facilities estão relacionadas com a manutenção do ambiente de trabalho, preservação da infraestrutura, inspeção de equipamentos e coordenação de pessoal e espaços.
Quem faz o facility management pode ser um profissional da organização ou, o que é mais comum, uma empresa terceirizada especialista na área. O gestor de facilities pode ter formação em engenharia, arquitetura, administração e até mesmo em hotelaria.
Entre as empresas que se beneficiam com esse tipo de serviço estão: escritórios, indústrias, escolas, hospitais, hotéis e centros comerciais.
Qual a importância da gestão de facilities para uma empresa?
O facility management garante para os gestores das empresas que os ativos e toda a infraestrutura está sendo bem conservada e suas necessidades atendidas, evitando prejuízos com deterioração de equipamentos, acidentes, falta de insumos e outras situações.
Assim, o grande papel do facility management em uma organização é:
- Gerar economia de tempo aos gestores;
- Aumentar a produtividade da empresa, uma vez que oferece condições ideais para o desenvolvimento de todos os setores;
- Oferecer uma gestão estratégica dos recursos das empresas;
- Ampliar a vida útil dos aparelhos;
- Evitar corretivas emergenciais;
- Reduzir os custos das operações (Uma pesquisa realizada pela ABRAFAC [Associação Brasileira de Facilities] revelou que com a aplicação de facility management uma empresa pode reduzir em até 20% os custos de operação.)
Os 3 serviços mais comuns dentro do facility management
Confira quais são os principais serviços relacionados ao facility management e quais são suas atribuições.
1. Manutenção
A manutenção tem o objetivo de minimizar erros, prejuízos, acidentes e atrasos. Além disso, ela é fundamental para a segurança das pessoas.
Alguns exemplos de manutenção são de instalações elétricas, hidráulicas e equipamentos contra incêndio. São realizadas inspeções e reparos para garantir a conformidade de todos os sistemas e ativos.
Vamos imaginar, por exemplo, que uma manutenção preventiva não foi realizada dentro do prazo em um sistema hidráulico e uma infiltração aparece. O problema pode prejudicar a vida útil do prédio, a segurança dos ocupantes e também gerar gastos extras com corretivas emergenciais.
Existem normas que regem a periodicidade das manutenções prediais como a NBR 5694, que orienta todos os procedimentos de manutenções prediais estabelecendo requisitos, recomendando planejamento orçamentário e ditando diretrizes para a documentação.
Com as manutenções preventivas e periódicas é possível ter pleno controle sobre a situação de ativos, equipamentos e estruturas.
Caso exista um bom plano de manutenção, a necessidade de corretivas emergenciais pode diminuir, evitando o alto custo que esse tipo de manutenção acarreta para a empresa.
Assim, o ambiente é conversado e a saúde das pessoas preservadas.
2. Segurança
Na gestão de facilities a segurança é responsável por cuidar da propriedade da empresa, dos funcionários, da segurança digital e eletrônica.
Entre os itens eletrônicos que são supervisionados pela segurança, estão: portarias eletrônicas, interfones, elevadores, câmeras de vigilância e cercas elétricas.
A segurança de dados contribui para que as organizações se adequem à LGPD, protegendo os dados de seus clientes.
Vigilância, escolta armada e transporte de valores são outras funções dos facility management e que requerem profissionais experientes.
3. Limpeza
A limpeza é importante em vários níveis do processo de produção das organizações:
- Para promover um ambiente de trabalho limpo, sem riscos ao colaborador, garantindo conforto e produtividade;
- Para que os equipamentos continuem funcionando corretamente e as máquinas preservem sua vida útil;
- Para que o produto final seja entregue com qualidade e dentro das normas das leis.
A limpeza é um tipo de facilities muito utilizado em condomínios, shoppings, indústrias, escolas, prédios comerciais e empresariais.
Como fazer a gestão de facilities de uma empresa?
Você viu que a gestão de facilities conecta uma série de setores. Mas como aplicá-las nas empresas?
Preparamos dicas importantes e que vão te auxiliar nessa implementação.
Compliance e capacitação de gestores
Nas empresas, o conceito de compliance é primordial para a conduta empresarial. Ele significa estar dentro das normas e legislações.
Como cada setor no facility management tem regras e leis específicas, as empresas precisam estar atualizadas e em conformidade com as exigências.
Por isso, é importante que os gestores estejam treinados e por dentro das obrigações a serem cumpridas.
O acompanhamento do facility management e aprimoramento do gestor é imprescindível.
Estabeleça e cumpra indicadores de qualidade
Para garantir que o facility management esteja trazendo resultados para a empresa e entregando serviços de qualidade, é necessário criação e acompanhamento de indicadores com o intuito de medir a entrega dos serviços prestados.
Depois de montar um plano de ação, identificando as necessidades da empresa, a gestão de facilities precisa eleger quais indicadores serão analisados. Tempo de realização do trabalho, gastos com materiais e tempo médio de resposta são algumas opções.
Principais indicadores da gestão de facilities
Como destacamos anteriormente, para a execução de um facility management de qualidade, é primordial o monitoramento de indicadores.
Separamos os principais deles para você acompanhar e usufruir de todos os benefícios proporcionados por uma gestão de facilities bem estruturada:
- Tempo médio para a resolução do problema;
- Gastos com equipamentos;
- Saúde de ativos e equipamentos;
- Volume de trabalho;
- Não conformidades;
- Número de chamados;
- Custo operacional;
- Satisfação do cliente;
- Produtividade das equipes;
- Ordens de serviço abertas.
Leia também: Guia – 10 indicadores de manutenção
Invista em uma empresa especializada em gestão de facilities
A gestão de facilities pode ser muito complexa.
Por esse motivo algumas organizações preferem contratar empresas especializadas que fazem todo o acompanhamento, gestão e entrega dos serviços de facilities.
Uma garantia de que o serviço será de qualidade, atenderá as conformidades exigidas pela lei e que gestores poderão se envolver em outras atividades da organização.
Os profissionais que atuam como gestores de facility management normalmente têm formação em engenharia e administração. E costumam ter competências que envolvem comunicação, liderança e estratégia.
A atuação do gerente de facilities para otimizar o ambiente de trabalho
O grande desafio do gerente de facilities é coordenar processos que aproveitem de maneira eficaz os recursos da organização e, consequentemente, gerem maior produtividade à empresa.
Com esse objetivo, a atuação do gestor se pautará pela junção de demandas nas diferentes esferas de facilities, propondo uma melhor organização para oferecer qualidade em cada etapa do processo de produção das organizações.
Para chegar a essa otimização e qualidade, é necessário padronizar os serviços, acompanhar indicadores e garantir que cada execução tenha a qualidade esperada. Por esse motivo, os recursos digitais são grandes aliados do gestor de facilities, que pode unir todas as demandas em um único aplicativo.
Um exemplo de ferramenta que possibilita a execução e gestão das atividades dos prestadores de serviço é o Produttivo. Com ele é possível:
- Criar ordens de serviço, checklists, relatórios e planos de manutenção;
- Acompanhar o desenvolvimento de atividades em tempo real;
- Criar planos de ação com base em não conformidades;
- Fazer abertura de chamados;
- Acompanhar indicadores que mostram: tempo de trabalho, não conformidades, volume de trabalho, saúde dos ativos e muito mais!
Cada um desses fatores irá certificar a qualidade do serviço prestado.
Agora que você já sabe tudo sobre facility management, chegou a hora de colocar em prática os conhecimentos.
O Produttivo te ajuda com o planejamento, a execução e a gestão de prestadores de serviço.
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