O contrato de manutenção de ar condicionado é muito importante para estabelecer direitos e deveres ao fechar um acordo para reparo do aparelho e seus acessórios.
No artigo a seguir, saiba a importância do contrato de manutenção de ar condicionado, o que não pode faltar e veja um modelo de ordem de serviço digital para substituir o documento de forma prática e confiável.
Veja também: Modelo de PMOC digital para controle da manutenção de ar condicionado
- O que é o contrato de manutenção de ar condicionado?
- Como funciona o contrato de manutenção de ar condicionado?
- Quais cláusulas e termos devem constar no contrato de manutenção de ar condicionado?
- Exemplo de contrato de manutenção de ar condicionado
- Como fazer um contrato de manutenção de ar condicionado?
- A ordem de serviço pode substituir o contrato de manutenção de ar condicionado?
- Como fazer uma ordem de serviço de ar condicionado?
- Ordem de serviço de ar condicionado digital
- Como controlar a manutenção de ar condicionado com o Produttivo
O que é o contrato de manutenção de ar condicionado?
O contrato de manutenção de ar condicionado é um documento que formaliza o que foi acordado entre as partes (normalmente, cliente e prestador de serviço), listando as responsabilidades e direitos de cada um.
Ele pode ser usado para diferentes tipos de manutenção, detalhando informações como serviços a serem executados, prazos, preços e formas de pagamento.
O contrato, ou outro documento equivalente, é importante porque estabelece exatamente o que deve ser esperado do serviço, e medidas a serem tomadas em caso de descumprimento por alguma das partes. Em casos mais sérios, o contrato pode ser levado à justiça como evidência.
O ideal é que o contrato seja elaborado por uma equipe jurídica especializada, mas alguns documentos menos formais podem cumprir a mesma função, como o recibo de serviços e a ordem de serviço.
No caso do contrato de manutenção de ar condicionado, normalmente são estabelecidos termos e condições referentes a inspeções de manutenção preventiva, limpeza, substituição de peças e manutenção corretiva conforme necessário para garantir o bom funcionamento do sistema.
Como funciona o contrato de manutenção de ar condicionado?
O funcionamento do contrato de manutenção de ar condicionado é muito simples: após as duas partes chegarem a um acordo sobre o serviço, o documento registra e formaliza o que foi acordado.
Em caso de descumprimento de alguma cláusula por uma das partes, a outra parte tem seus direitos devidamente registrados, podendo exigir algum tipo de compensação.
Por exemplo: se um cliente atrasou o pagamento pelo serviço de manutenção e o contrato estabelece multa nessa situação, o prestador de serviço pode exigir o pagamento do valor adicional, além do preço do serviço.
O mesmo é válido para o cliente — se o prestador de serviços não realizar as tarefas conforme combinado, tal como deixar de trocar uma peça que estava prevista em contrato, o cliente pode ter direito a desconto ou reembolso no pagamento.
O contrato não se refere apenas a preços e multas, mas sim a todas as condições relacionadas ao serviço que devem ser cumpridas, incluindo prazos, atividades pertinentes ao serviço, rescisão, entre outras.
Se uma das partes se recusar a cumprir os termos do contrato, a outra pode entrar na Justiça e utilizar o documento como evidência de que ambos estavam cientes de seus direitos e deveres.
Quais cláusulas e termos devem constar no contrato de manutenção de ar condicionado?
Para que o contrato seja válido, ele deve conter algumas cláusulas e termos importantes. Vamos entender melhor quais são eles:
Das partes
As partes são as pessoas ou empresas envolvidas, normalmente o cliente que solicitou o serviço e o prestador (pessoa física ou jurídica) que irá realizar essas atividades.
Ao elaborar o contrato, é importante colocar informações detalhadas sobre as partes, incluindo:
- Nome e razão social;
- Endereço, telefone e outras informações de contato;
- CPF ou CNPJ;
- Registro profissional, se aplicável.
Do objeto
Em um contrato de manutenção de ar condicionado, o objeto é o aparelho de ar condicionado e seus acessórios ou periféricos que deverão receber os serviços de manutenção preventiva e corretiva.
Caso o contrato inclua a manutenção de diferentes equipamentos, é preciso diferenciá-los no documento, inserindo também a localização de cada um, modelo e outras informações pertinentes.
Das obrigações
Já as obrigações são as responsabilidades das duas partes. Veja um exemplo das obrigações do prestador de serviços que podem constar em um contrato de manutenção de ar condicionado:
- Realização de inspeção periódica na frequência estabelecida;
- Limpeza do painel e filtros;
- Manutenção corretiva quando necessário.
Entre as obrigações do cliente estão:
- Disponibilidade de horários para receber a equipe técnica;
- Pagamento dentro do prazo combinado;
- Fornecimento de recursos necessários para a realização do serviço.
Cada contrato vai ter obrigações diferentes para as partes envolvidas, por isso é importante detalhar o objetivo do serviço e o que a empresa oferece, de modo a não haver confusão. Por exemplo: se uma empresa de manutenção oferece serviços de manutenção corretiva de ar condicionado, mas não de manutenção preventiva, isso precisa estar claro no contrato.
Dos serviços
Os serviços são as atividades que serão realizadas pela empresa, como falamos acima. Eles incluem uma explicação mais detalhada, das obrigações, especificando quais serviços serão realizados dentro daquela proposta.
Por exemplo: se a empresa está fornecendo serviços de manutenção preventiva, é preciso explicar quais atividades esse serviço engloba.
Do pagamento
O pagamento envolve o preço a ser cobrado do cliente pelo prestador de serviços, mas também deve incluir informações como:
- Valor da hora-homem;
- Preço das peças utilizadas, caso tenha havido substituição;
- Gastos com deslocamento, se for o caso.
Também é imprescindível que o contrato informe as condições de pagamento (dinheiro, cartão, transferência bancária), possibilidade de parcelamento e eventuais descontos que podem ser oferecidos.
Sugerimos colocar também o prazo para pagamento, bem como as datas-limite em caso de condições especiais.
Da rescisão
A cláusula da rescisão estabelece as consequências caso uma das partes não cumpra com suas obrigações, levando ao cancelamento do contrato. Isso pode incluir multas e medidas compensatórias, por exemplo.
Também é importante definir o que configura quebra de contrato, como inexecução ou execução parcial dos serviços e descumprimento de prazos.
Ainda é possível incluir uma cláusula para situações que levem à dissolução do contrato por mútuo acordo.
Do prazo
O prazo envolve tanto a data de validade do contrato em si quanto o período estimado para realização das atividades e pagamento. É importante inserir as informações com muita clareza, estipulando todos os prazos relacionados.
Fotos e assinaturas
Por fim, inclua as assinaturas do cliente e do prestador de serviços (ou de seus representantes, em caso de pessoa jurídica) para atestar a veracidade do contrato e o conhecimento de todos os envolvidos.
Para um contrato de manutenção de ar condicionado, uma opção é acrescentar fotos do aparelho, principalmente se o serviço envolver algum tipo de reparo em que seja importante mostrar a diferença no equipamento antes e depois do serviço.
Lembre-se que cada contrato é diferente, por isso é essencial contar com representação jurídica na hora de elaborar e assinar os documentos.
Exemplo de contrato de manutenção de ar condicionado
Agora que você já sabe o que precisa constar em um contrato de manutenção de ar condicionado, veja um modelo de contrato que pode ajudar na elaboração do seu próprio documento:
20/04/2024
CONTRATO DE MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO
CONTRATO Nº 001/2024
Termo de contrato de prestação de serviços, representado por:
O contratado, (nome da empresa contratada), registrado sob o CPF/ CNPJ (número do documento), localizado à (endereço), doravante denominado apenas CONTRATADO, e por seu contratante (nome do cliente), registrado sob o CPF/ CNPJ (número do documento), localizado à (endereço), doravante denominado apenas CONTRATANTE, vêm por meio deste firmar os termos do contrato enunciados a seguir.
CLÁUSULA PRIMEIRA – OBJETO
1.1 É responsabilidade do contratado fornecer ao contratante o serviço de manutenção preventiva mensal em aparelho de ar condicionado conforme os termos previstos neste documento.
1.2 Os aparelhos abrangidos por este contrato são:
-Equipamento da marca X, modelo Y, ano 0000;
-Equipamento da marca A, modelo B, ano 1111;
-Equipamento da marca 1, modelo 2, ano 3333.
1.3 Os serviços abrangidos por este contrato referem-se exclusivamente a atividades de natureza preventiva, não cobrindo serviços corretivos ou outros não firmados por este contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA – PRAZO
2.1 O prazo de vigência deste contrato tem início na data de 20/04/2024 com encerramento em 19/04/2025, podendo ser prorrogado por até 90 (noventa) dias desde que:
2.1.1 Sejam cumpridas as condições de pagamento previstas neste contrato;
2.1.2 A prorrogação seja de interesse do contratante;
2.1.3 A prorrogação seja de interesse do contratado;
2.1.4 Seja observada a necessidade da prorrogação.
CLÁUSULA TERCEIRA – PAGAMENTO
3.1 O preço total dos serviços contratados fica estabelecido em R$1.200,00 (hum mil e duzentos reais), considerando o valor mensal de R$100,00 (cem reais) conforme a frequência do serviço presente nos incisos 5.2.3 e 5.2.4 deste contrato.
3.2 O valor supracitado cobre todas as despesas previstas para realização do serviço contratado, inclusive encargos trabalhistas, taxa de deslocamento e outras despesas necessárias à realização do serviço contemplado.
3.3 O valor supracitado não inclui despesas extraordinárias, tais como multas por atraso ou rescisão previstas nas cláusulas 8 e 9 deste contrato, custos adicionais por danos causados à CONTRATADA, ou outros tributos não especificados.
CLÁUSULA QUARTA – CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
4.1 O pagamento deverá ser efetuado pelo CONTRATANTE em até 30 (trinta) dias após a realização do serviço, contados a partir da data do mesmo.
4.2 O pagamento poderá ser efetuado em espécie ou por meio de transação bancária para o CONTRATADO, mediante apresentação de comprovante.
4.3 Após a efetuação da ordem de pagamento conforme indicado no comprovante, cabe ao CONTRATADO emitir nota fiscal em um prazo de até 3 (três) dias úteis.
4.4 Havendo descumprimento do prazo de pagamento, será incumbido aditivo por inadimplência de 0,5% do valor total da parcela para cada dia de atraso.
CLÁUSULA QUINTA – SERVIÇOS
5.1 Os termos deste contrato preveem a realização dos seguintes serviços:
5.1.1 Manutenção preventiva prestada mediante agendamento prévio, com o objetivo realizar a limpeza, ajustes, vistoria, reparos, testes e inspeção dos equipamentos;
5.1.2 Visita técnica ao local previamente informado para realização da manutenção.
5.2 Os serviços a serem prestados pelo CONTRATADO ao CONTRATANTE referem-se:
5.2.1 Aos equipamentos previamente citados na cláusula 1;
5.2.2 No endereço fornecido pelo CONTRATANTE e registrado neste contrato;
5.2.3 Realização mensal do serviço de manutenção pela vigência de 1 (hum) ano, conforme estabelecido na cláusula segunda deste contrato;
5.2.4 Com comparecimento mensal respeitando o intervalo de 30 (trinta) a 40 (dias) entre cada visita.
5.3 Os serviços devem ser realizados por meio de visita técnica, a ser agendada em dias úteis (de segunda a sexta-feira, exceto feriados) e horário comercial de 09:00 (nove horas) a 12:00 (doze horas) ou 14:00 (quatorze horas) a 18:00 (dezoito horas).
5.4 Data e horário do serviço devem ser previamente agendados mediante a disponibilidade de CONTRATANTE e CONTRATADO.
CLÁUSULA SEXTA – OBRIGAÇÕES DO CONTRATANTE
6.1 Exigir o cumprimento dos termos previstos no inciso 5.1.1 deste contrato.
6.2 Fornecer dia e horário de sua disponibilidade, respeitando os termos dos incisos 5.2.3, 5.2.4 e 5.3.
6.3 Pagar ao CONTRATADO o valor previsto no inciso 3.1, dentro do prazo referido no inciso 4.1.
6.4 Solicitar comprovante de pagamento à instituição bancária em duas vias.
6.5 Fazer o envio do referido comprovante de pagamento ao CONTRATADO.
6.6 Realizar o adiamento ou cancelamento do atendimento em até 24 (vinte e quatro) horas úteis da data previamente agendada, sob risco de sanção conforme previsto no inciso 8.2.1.
6.7 Respeitar os termos de sanções e rescisão previstos nas cláusulas 8 e 9.
CLÁUSULA SÉTIMA – OBRIGAÇÕES DO CONTRATADO
7.1 Executar os serviços conforme especificados no inciso 5.1.1 deste contrato em sua totalidade.
7.2 Fornecer todos os materiais e equipamentos necessários à realização do serviço.
7.3 Direcionar empregados capacitados e devidamente equipados para execução do serviço conforme Norma Regulamentadora vigente.
7.4 Comunicar ao CONTRATANTE irregularidades causadas ao equipamento por terceiros para que este possa solicitar manutenção corretiva não prevista neste contrato.
7.4 Comunicar imediatamente ao CONTRATANTE danos de sua responsabilidade causados ao equipamento e fazer os reparos necessários sem ônus ao CONTRATANTE.
7.5 Respeitar a vigência deste contrato conforme cláusula segunda.
7.6 Fornecer dia e horário de sua disponibilidade, respeitando os termos dos incisos 5.2.3, 5.2.4 e 5.3.
7.7 Emitir a Nota Fiscal dentro do prazo previsto no inciso 4.3 e disponibilizá-la ao CONTRATANTE.
7.8 Realizar o adiamento ou cancelamento do atendimento em até 24 (vinte e quatro) horas úteis da data previamente agendada, sob risco de sanção conforme previsto no inciso 8.2.2.
7.9 Respeitar os termos de sanções e rescisão previstos nas cláusulas 8 e 9.
CLÁUSULA OITAVA – SANÇÕES
8.1 Considera quebra de contrato passível de sanção:
8.1.1 Inexecução total ou parcial dos serviços previstos no inciso 5.1;
8.1.2 Descumprimento dos prazos acordados nos incisos 5.2.3 e 5.2.4 deste contrato;
8.1.3 Fraude na execução do contrato;
8.1.4 Infração à legislação vigente durante a execução do contrato;
8.1.5 Descumprimento dos termos deste contrato.
8.2 Os termos de quebra de contrato ficam passíveis das seguintes sanções:
8.2.1 Multa por adiamento ou cancelamento com menos de 24 (vinte e quatro) horas por parte do CONTRATANTE terão acréscimo de 10% de moratória no próximo pagamento;
8.2.2 Multa por adiamento ou cancelamento com menos de 24 (vinte e quatro) horas por parte do CONTRATADO terão desconto de 10% no próximo pagamento;
8.2.3 Multa compensatória por inexecução total dos serviços no valor de 100%;
8.2.4 Multa compensatória por inexecução parcial dos serviços no valor de 30%;
8.2.5 Multa por descumprimento dos termos deste contrato no valor de 5%;
8.2.6 Suspensão dos termos deste contrato sem ônus de rescisão por fraude ou infração à legislação.
CLÁUSULA NONA – RESCISÃO
9.1 O presente contrato poderá ser rescindido pelo CONTRATANTE sem ônus ao CONTRATADO em caso de descumprimento dos termos do incisos 5.1.
9.2 O presente contrato poderá ser rescindido por CONTRATANTE e CONTRATADO nos casos previstos nos incisos 8.1.3 e 8.1.4.
9.3 Cabe amplo direito à defesa e refutação da outra parte em caso de rescisão prevista no inciso 9.2.
9.3 O termo de rescisão deverá ser acompanhado de indenização e multa conforme previsto no inciso 8.2.3, exceto se comprovada quebra de contrato conforme os termos dos incisos 8.1.3 e 8.1.4.
9.4 A rescisão deste termo não exime o pagamento e recebimento dos valores referentes aos serviços já concluídos, desde que não se comprove má-fé ou quebra de contrato de acordo com os incisos 8.1.3 e 8.1.4.
Curitiba, 20 de abril de 2024.
(assinatura) (assinatura)
Fulano de Tal Fulano de Tal
Cargo Cargo
Nome da empresa Nome da empresa
_________ _________
Contratado Contratante
Não se esqueça de que os contratos devem ser escritos em linguagem formal e separados em cláusulas numeradas. As cláusulas podem ser divididas para abranger todas as informações pertinentes ao tópico em questão.
Como fazer um contrato de manutenção de ar condicionado?
Separamos algumas dicas práticas para te auxiliar na elaboração do seu contrato de manutenção de ar condicionado, olha só:
Dê atenção às principais informações
Mostramos ali em cima as informações que não podem faltar no contrato. É muito importante dar atenção a essas informações para que estejam completas e não haja ausências que possam invalidar o documento.
Esclareça o que você está oferecendo
Além de fornecer informações completas, é preciso que elas também estejam claras para todas as partes. Busque usar termos de fácil entendimento e certifique-se de que todos os dados incluídos sejam esclarecedores.
Escreva por extenso
Números, como valores e datas, podem gerar muita confusão dependendo da interpretação da outra pessoa. Se possível, além dos numerais, escreva os números por extenso — uma possibilidade é usar parênteses, como no exemplo abaixo:
“O preço total dos serviços contratados fica estabelecido em R$1.200,00 (hum mil e duzentos reais), considerando o valor mensal de R$100,00 (cem reais) conforme a frequência do serviço.”
O mesmo é válido para outras palavras e termos técnicos: sempre que possível, evite abreviações e escreva por extenso para não dar margem a dúvidas.
Fale sobre a rescisão
Todas as informações formalizadas devem ser acordadas entre as partes antes, e uma cláusula que deve ser falada é a rescisão. Tanto o prestador de serviço quanto o cliente devem estar cientes das consequências em caso de quebra de acordo e concordar com essas medidas antes de assinar o contrato.
Leia e releia
O contrato é um documento de valor legal, portanto leia e releia para garantir que todas as informações estejam corretas. Além disso, é importante prestar atenção em todas as cláusulas para estar ciente de todas as obrigações a que está se comprometendo.
Uma sugestão é rubricar cada página, isso mostra que ambas as partes revisaram o contrato e estão de acordo com o que ele diz.
A ordem de serviço pode substituir o contrato de manutenção de ar condicionado?
No dia a dia, a ordem de serviço pode, sim, substituir o contrato de manutenção de ar condicionado. Isso porque muitos contratos são feitos sem supervisão jurídica e não possuem validade legal.
Dessa forma, a ordem de serviço de ar condicionado cumpre a mesma função, de estabelecer as obrigações e direitos de todas as partes envolvidas, mas é mais fácil de fazer e ainda pode ser usada como evidência em eventuais processos, se necessário.
A ordem de serviço de ar condicionado pode ser emitida antes da realização, servindo com um orçamento ou proposta comercial, ou após a conclusão do serviço, atuando como relatório de visita técnica.
Como fazer uma ordem de serviço de ar condicionado?
A ordem de serviço de ar condicionado é mais prática e rápida de fazer do que o contrato de manutenção de ar condicionado. Preparamos alguns passos para te ajudar na elaboração da ordem de serviço, acompanhe:
- Inclua todos os dados: apesar de não ser tão formal quanto o contrato, a ordem de serviço precisa incluir as mesmas informações, como nome, CPF/ CNPJ e dados de contato;
- Faça a gestão de ordem de serviço: acompanhe de perto todas as ordens de serviço emitidas pela empresa para assegurar que não haja problemas como atrasos, falta de padronização e conflito de agendamento;
- Reforce sua marca: inclua sua logomarca e as cores da empresa na ordem de serviço, isso ajuda a reforçar sua marca para o cliente e mostra profissionalismo;
- Compartilhe com o cliente: a ordem de serviço pode ser usada para controle interno da operação, mas também tem um papel muito importante na comunicação com o cliente, fornecendo informações e servindo como comprovação. Portanto, compartilhe as ordens de serviço com o cliente;
- Invista na tecnologia: existem programas e softwares que digitalizam a ordem de serviço e automatizam seu preenchimento e controle. Leia logo abaixo como sistemas como o Produttivo trazem mais praticidade para sua operação!
Ordem de serviço de ar condicionado digital
Conforme falamos mais acima, a ordem de serviço é um documento que pode substituir o contrato de manutenção de ar condicionado, com a vantagem que não precisa ser elaborado por advogados — o próprio prestador de serviço pode fazer o preenchimento.
O Produttivo conta com um modelo digital de ordem de serviço de ar condicionado que foi especialmente desenvolvido para o segmento de AVAC. A ordem de serviço pode ser preenchida direto pelo celular do técnico enquanto ele realiza as atividades.
Veja como fica a ordem de serviço de ar condicionado digital preenchida e exportada em PDF:
Além de não ficar sujeita aos danos e rasuras do papel, a ordem de serviço digital do Produttivo pode ser elaborada pelo gestor direto do painel web, proporcionando maior controle sobre as informações que devem ser preenchidas. Ainda é possível tornar questões obrigatórias, impedindo a conclusão do preenchimento até que sejam respondidas.
Enquanto o gestor acompanha o serviço pelo painel web, o técnico faz todo o preenchimento durante a visita técnica, sem precisar de acesso à internet. Após o preenchimento da ordem de serviço, as informações são armazenadas em nuvem, ficam disponíveis no sistema para consulta e o relatório final pode ser encaminhado ao cliente por e-mail ou WhatsApp.
Os modelos digitais do Produttivo também oferecem benefícios como:
- Preenchimento automático do cabeçalho com informações do cliente, da empresa e do aparelho, agilizando o trabalho do técnico e assegurando que todos os dados necessários estejam presentes;
- Questões com mais de 13 opções de resposta, incluindo textos longos, curtos, cálculo de peças e serviços, múltipla escolha, entre outras;
- Preenchimento por voz das questões em texto, assim o técnico não precisa parar seu trabalho para digitar;
- Registro automático de data e hora que é ideal para atestar a validade do documento;
- Fotos para comprovação ou para mostrar o “antes e depois” do serviço realizado;
- Assinatura digital feita na tela do celular ou tablet, atestando que todas as partes estão cientes das informações preenchidas;
- Personalização do formulário com a logomarca da empresa.
Você pode usar os modelos prontos de ordens de serviço, checklists e relatórios, ou criar seu próprio formulário totalmente personalizado para atender às necessidades da sua empresa.
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Como controlar a manutenção de ar condicionado com o Produttivo
O Produttivo é um sistema que ajuda também no controle da operação por meio de funcionalidades como:
Sistema de abertura de chamados
Por meio de um QR Code anexado ao equipamento ou por uma página exclusiva e personalizada, o cliente pode abrir chamados e solicitar a realização de serviços nos aparelhos de ar condicionado e outros equipamentos.
Plano de atividades
Para serviços recorrentes, o plano de atividades permite agendar as tarefas, é totalmente integrado à agenda dos técnicos e ainda gera alertas para não esquecer dos serviços.
Pesquisa de satisfação
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