O recibo de prestação de serviço funciona não só como uma forma de comprovação dos serviços prestados e dos pagamentos realizados, mas também como um método de controle contábil em que todas as entradas financeiras são documentadas.
Veja neste artigo como preencher um recibo de prestação de serviço e modelos mais utilizados em Word ou aplicativo.
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O que é um recibo de prestação de serviço?
O recibo de prestação de serviços é um documento que formaliza a realização de um trabalho e o seu pagamento.
Ele geralmente é usado por profissionais liberais e autônomos, auxiliando no acompanhamento do fluxo de caixa, na prestação de contas e na comprovação de prestação de serviços.
De acordo com a lei 8.846/94, é obrigatório a todas as transações financeiras a emissão de um recibo no momento da compra. Assim, o recibo de prestação de serviço, além de ser obrigatório, ajuda as empresas a:
- Padronizarem seus serviços;
- Garantir o compliance;
- Dar mais controle nos lançamentos financeiros;
Quando o recibo de prestação de serviços deve ser emitido?
A emissão de um recibo de prestação de serviços deve ser realizada toda vez que um serviço é prestado e seu pagamento é feito.
A regra para que um recibo de prestação de serviços seja aceito é que ele contenha as informações relativas ao serviço entregue, a forma de pagamento e as assinaturas do contratante e do prestador de serviço, atestando a compra e venda.
Recibo de prestação de serviço e nota fiscal: qual a diferença?
É comum que o recibo de prestação de serviços e a nota fiscal sejam confundidos, afinal eles têm funções parecidas. Mas enquanto o recibo serve para comprovar a execução do serviço e as entradas financeiras da empresa, ajudando na contabilidade; a nota fiscal serve essencialmente para a prestação de contas e recolhimento de impostos.
Em alguns casos a nota fiscal também é usada como comprovante de pagamento, mas é válido lembrar que nem sempre sua emissão significa entradas financeiras para a empresa, porque o pagamento pode não acontecer.
Outra diferença é que o recibo de prestação de serviços é usado quando o CNPJ das empresas ainda não está ativo.
Como preencher um recibo de prestação de serviço?
Não existem segredos para preencher um recibo de prestação de serviços, o documento é simples e precisa conter as principais informações do serviço prestado e do pagamento, além dos dados do contratante e contratado. Você também pode adaptar de acordo com o seu tipo negócio.
Abaixo separamos um passo a passo do que você precisa fazer para criar o seu recibo.
Veja também: Orçamento de serviço: como fazer
1º Padronize a descrição do recibo
A regra é que todo recibo deve conter as seguintes informações:
- Qual foi o serviço prestado;
- Quais são os valores a serem pagos;
- Dados de quem fará o pagamento;
- Dados de quem irá receber o pagamento;
- Local e data da emissão;
- Assinatura de quem prestou o serviço e do pagante;
Todo recibo precisa ter um título que indique o objetivo daquele documento. Pode ser um recibo de pagamento entrada ou de pagamento de serviços complementares, por exemplo. Por isso, a função já deve estar contida no seu nome!
Em seguida, no corpo do recibo, você irá descrever a situação daquele pagamento, usando todos os dados que citamos acima, um exemplo é:
“Eu, __________ (nome da pessoa que recebeu o pagamento), recebi de ___________ (nome da sua empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de _________ (valor pago numérico seguido de sua escrita por extenso), pelos serviços de ___________________ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago).”
Caso seja um pagamento parcelado, não se esqueça de identificar a quantidade de parcelas.
2º Use valores e números por extenso
Além de incluir os valores numéricos, você deve, logo em seguida, escrevê-los por extenso. Isso é importante porque, para fins de contestação, a legislação considerará como base apenas o número que foi escrito por extenso.
Outra dica é conferir os valores antes de emitir o recibo de prestação de serviços, verificando se não houve nenhum erro de digitação.
3º Deixe espaços em branco a serem completados
Para padronizar o recibo de prestação de serviços você pode optar por criar um documento padrão, deixando espaços a serem completados posteriormente de acordo com as informações necessárias a cada comprovante.
Nesses espaços em branco é importante deixar campos para inclusão de data, local e assinatura. O local deve vir acompanhado da cidade e do estado e junto a assinatura deve constar o nome de quem vai assinar e algum documento de identificação, como o CPF ou o CNPJ.
4º Faça duas vias do recibo de prestação de serviços
Para cumprir os dois principais objetivos do recibo de prestação de serviços, é necessário que cada parte fique com uma via. Assim, o prestador de serviços terá a comprovação do pagamento e o pagante a comprovação do serviço realizado.
Por esse motivo, na hora de emissão do recibo, não se esqueça de preencher e solicitar as assinaturas às duas vias.
5º Personalize o recibo
No próximo tópico vamos mostrar alguns exemplos de recibo de prestação de serviços, cada um tem um objetivo diferente e o melhor é que você pode adaptá-los para a sua empresa. É possível inserir sua logo e incluir informações extras, por exemplo.
Outro exemplo de como melhorar e personalizar o recibo é através da ordem de serviço, um documento muito utilizado por prestadores de serviço que reúne informações como: tipo e custo de serviço prestado, dados de quem receberá o serviço, formas de pagamento, materiais utilizados e demais informações a respeito das tarefas realizadas.
Exemplos de recibo de prestação de serviço
Existem vários tipos de recibo de prestação de serviços, separamos aqui os mais comuns para você usar:
Recibo de prestação de serviço simples
O recibo de prestação de serviço simples é o modelo mais comum para comprovar a prestação de serviço e você pode usar o seguinte modelo:
Eu, (nome do recebedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), recebi de (nome de quem realizou o pagamento), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ XXX,XX (valor por extenso), pelos serviços de (descreva o serviço), não restando nenhum pagamento pendente.
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Recibo de pagamento de mão de obra
Neste recibo são comprovados os pagamentos de serviços de natureza manual, sendo necessário que o recibo expresse que o pagamento diz respeito exclusivamente ao valor da mão de obra, sem incluir materiais ou produtos, por exemplo.
Eu, (nome de quem recebe), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome de quem paga), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de serviços de mão de obra relativos a (informe o serviço que foi realizado).
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Recibo de pagamento complementar
O recibo de pagamento complementar deve ser feito quando existe a necessidade de contratação de mais algum serviço, além daquele que foi contratado previamente. Para isso, não é preciso resgatar o valor do serviço solicitado anteriormente, apenas identificar que esse comprovante se refere a inclusão de um novo serviço. Nesses casos você pode usar este modelo:
Eu, (nome do prestador de serviço), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome do devedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento complementar à(ao) (explique a origem do acréscimo de valor).
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Recibo de pagamento de locação
No caso de locação este recibo de prestação de serviço comprova o cumprimento do contrato de aluguel. É fundamental que informações como mês e ano do aluguel estejam presentes, assim como o endereço do imóvel, como no exemplo abaixo:
Eu, (nome do locador), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), recebi de (nome do locatário), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento do aluguel do mês de (especificar) de (ano), do imóvel localizado à (endereço do imóvel locado).
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Recibo de pagamento de entrada
Alguns serviços são realizados mediante ao pagamento de uma entrada. Nesses casos, além de um recibo para o pagamento final, você deverá emitir um recibo referente ao sinal. No recibo não é necessário registrar o valor total do pagamento a ser realizado, mas é importante informar que é um pagamento que será realizado em partes. Abaixo separamos um exemplo:
Eu, (nome de quem recebe), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), recebi de (nome de quem paga), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), a título de entrada, referente à(ao) (informe a que negócio se refere a entrada).
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Recibo de pagamento de parte da dívida
Esse recibo é emitido quando apenas parte da dívida é quitada e não toda ela. Entre os dados que o comprovante precisa apresentar estão o valor total da dívida, a quantia que foi quitada, as parcelas referentes e a data da última atualização. Também é possível incluir o valor restante a ser pago. Uma opção é seguir o seguinte modelo:
Eu, (nome do recebedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), recebi de (nome do devedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar) e no RG nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente ao pagamento de parte da dívida com valor total de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), atualizada até (data em que o débito tinha o valor indicado), relativa à (informe a origem da dívida).
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Recibo de quitação antecipada
Diferente do caso anterior, esse recibo de prestação de serviço só pode ser emitido quando a dívida for 100% quitada. No comprovante é preciso que seja informado quais parcelas foram pagas, a data de vencimento delas e evidenciar no texto que não há mais dívidas a serem pagas, como no modelo a seguir:
Eu, (nome do recebedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), recebi de (nome do devedor), inscrito(a) no CPF sob o nº (informar), a importância de R$ X.XXX,XX (valor por extenso), referente à quitação antecipada das parcelas XX a XX (informar quais parcelas estão sendo quitadas), com vencimento de (data da primeira) até (data da última), referente ao pagamento de (informe a que se refere o parcelamento), não restando nenhum pagamento pendente.
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(assinatura)
(nome do recebedor)
Modelo de recibo de prestação de serviço
É possível fazer um recibo de prestação de serviço de várias formas, abaixo listamos as mais comuns e suas vantagens.
Recibo de prestação de serviço word
O recibo de prestação de serviço word pode ser impresso ou preenchido de maneira digital e enviado como PDF.
Recibo de prestação de serviço online
A emissão de recibo de prestação de serviço também pode ser feita de forma online em sistemas e aplicativos. É a opção mais indicada para empresas que possuem contratos de serviços ou que precisam demonstrar para o cliente o trabalho executado, como instalações, inspeções, manutenções preventivas, corretivas e visitas técnicas.
O recibo de prestação de serviços é preenchido pelo aplicativo com vários recursos que aumentam a confiabilidade da prestação de serviços, como:
- Preenchimento automático de informações
- Fotos com marcação de data e localização GPS
- QR Code para identificar equipamentos e ativos;
- Questões de não conformidade com pontuação
- Cálculo automático de serviços e peças
- Comando por voz
- Assinatura digital
Gestores podem acompanhar à distância o preenchimento das informações e a execução do serviço e, ao final, o cliente já recebe por e-mail ou whatsapp o PDF em um formato bonito e padronizado. Veja exemplos:
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