Imagine uma empresa que não mantém controle sobre os serviços que oferece aos seus clientes, não sabe o que foi feito, a data e local, nem o valor pago. Parece caótico, não é? É exatamente para evitar esse caos que o recibo de prestação de serviços existe. Mais do que apenas um pedaço de papel ou arquivo digital, esse documento pode ser escudo um contra vários problemas, além de ajudar na construção da confiança com o cliente e proteger judicialmente todos os envolvidos.
Neste artigo, você vai descobrir de que maneira os recibos de prestação de serviço podem ser ferramentas de organização financeira e proteção jurídica. Além disso, verá sete modelos eficazes para você personalizar como quiser para o seu negócio. Boa leitura!
Veja também: Modelo de Recibo de Prestação de Serviços digital em aplicativo
E mais: Crie recibos personalizados em segundos com a IA do Produttivo
- O que é um recibo de prestação de serviço?
- Qual a importância de emitir um recibo de prestação de serviço?
- Quando o recibo de prestação de serviços deve ser emitido?
- Recibo de prestação de serviço e nota fiscal: qual a diferença?
- Como preencher um recibo de prestação de serviço?
- Exemplos de recibo de prestação de serviço
- Modelo de recibo de prestação de serviço
O que é um recibo de prestação de serviço?
O recibo de prestação de serviços é um documento que formaliza a realização de um trabalho e o seu pagamento. Ele comprova que a transação foi concluída, e deve conter informações essenciais, como o nome das partes envolvidas, o valor pago e a descrição detalhada do serviço prestado.
Geralmente, é usado por profissionais liberais e autônomos, auxiliando no acompanhamento do fluxo de caixa, na prestação de contas e na comprovação de prestação de serviços. Para garantir sua validade jurídica e fiscal, é fundamental incluir informações como data, assinatura e descrição do serviço.
De acordo com a Lei 8.846/94, é obrigatória a emissão de um recibo para todas as transações financeiras no momento da compra. Assim, o recibo de prestação de serviços, além de ser uma exigência legal, ajuda as empresas a:
- Padronizar seus serviços;
- Garantir o compliance;
- Oferecer mais controle nos lançamentos financeiros.
Qual a importância de emitir um recibo de prestação de serviço?
Emitir um recibo de prestação de serviço vai muito além de registrar um pagamento. Esse documento, apesar de simples, pode ser essencial para garantir a segurança e a organização tanto para o prestador quanto para o contratante.
Quer entender por que ele é tão importante? A seguir, vamos explorar algumas das principais razões:
Conformidade com a lei e proteção jurídica
Emitir um recibo de prestação de serviços é uma prova formal de que o serviço foi realizado e pago. Isso pode ser útil para evitar problemas legais, como disputas jurídicas sobre o cumprimento de um contrato, e também para facilitar processos em auditorias fiscais.
A proteção proporcionada pelo recibo é valiosa tanto para o prestador de serviços quanto para o contratante. Ao mesmo tempo que registra o serviço, comprova que a transação foi concluída conforme o combinado, reduzindo o risco de conflitos judiciais.
Melhor controle financeiro
O recibo de prestação de serviços também contribui bastante para um melhor controle financeiro, já que ele é um registro claro das transações realizadas. Ter esses documentos facilita o acompanhamento de entradas e saídas de dinheiro, evita surpresas no fluxo de caixa e permite um planejamento financeiro mais eficiente.
Outra vantagem é a possibilidade de identificar padrões de pagamento e monitorar a pontualidade dos clientes. Saber informações como essa é essencial para garantir a saúde financeira do negócio.
Organização para futuras consultas
Mais do que ter os recibos, é necessário armazená-los da maneira correta, facilitando o acesso a informações importantes quando for necessário. Tanto numa conferência rápida quanto para esclarecer dúvidas sobre transações passadas, o recibo é uma referência confiável.
Outro benefício de manter esses documentos bem arquivados, é a agilidade em processos administrativos e fiscais. Numa auditoria, por exemplo, ter um histórico bem organizado de recibos pode ser uma maneira de demonstrar conformidade e transparência nas operações da empresa.
Confiança e transparência entre as partes
A emissão de recibos de prestação de serviços fortalece a confiança entre prestador e contratante, pois estabelece um registro das transações realizadas. Isso reduz a probabilidade de mal-entendidos e assegura que ambas as partes tenham a mesma visão sobre os termos acordados, incluindo valores, prazos e serviços prestados.
Além disso, o recibo demonstra profissionalismo e compromisso com a transparência. A clareza nas informações transmite segurança e aumenta a credibilidade da empresa, criando uma relação mais sólida e duradoura com o cliente.
Quando o recibo de prestação de serviços deve ser emitido?
O recibo deve ser emitido toda vez que um serviço é prestado e seu pagamento é feito. Gerado em duas vias, ele protege tanto o prestador, comprovando a realização do trabalho, quanto o cliente, atestando que o pagamento ocorreu dentro das condições exigidas.
Uma dica é sempre emitir o recibo imediatamente após a realização do pagamento, detalhando informações sobre o serviço realizado, o valor pago, a forma de pagamento e assinaturas das partes envolvidas. Assim, são evitados esquecimentos e mal entendidos.
Recibo de prestação de serviço e nota fiscal: qual a diferença?
É comum que o recibo de prestação de serviços e a nota fiscal sejam confundidos, afinal eles têm funções parecidas. Mas os propósitos e exigências de cada um são distintos.
O recibo serve para comprovar o pagamento pelo serviço contratado, comum em transações informais ou realizadas por profissionais autônomos. Já a nota fiscal serve essencialmente para a prestação de contas e recolhimento de impostos, registrando oficialmente a transferência de bens ou serviços.
Embora possa funcionar como comprovante de pagamento em determinados casos, a nota fiscal nem sempre representa entradas financeiras para a empresa, já que o pagamento pode não ocorrer.
A principal diferença entre os dois está no alcance e na obrigatoriedade: o recibo apenas atesta o pagamento, enquanto a nota fiscal oficializa a transação e é exigida por lei em diversas situações, como na regularização de doações, validação de empréstimos ou autorização para transporte de bens.
Outra diferença relevante é que a nota fiscal não pode ser emitida por empresas que ainda não possuem o CNPJ regularizado, situação comum nas primeiras semanas de operação. Por isso, o recibo de prestação de serviços é uma alternativa útil durante o período de tramitação para a criação do CNPJ.
Como preencher um recibo de prestação de serviço?
Não há mistério para preencher um recibo de prestação de serviços: é uma tarefa simples, mas que exige atenção para incluir as informações certas. O documento deve conter dados essenciais, como detalhes do serviço realizado, valor pago e informações do contratante e contratado. É possível personalizá-lo de acordo com as especificidades do seu negócio.
Abaixo, você encontra um passo a passo simples para criar o seu recibo de prestação de serviços sem complicações.
Veja também: Orçamento de serviço: como fazer
1º Padronize a descrição do recibo
A regra é que todo recibo deve conter as seguintes informações:
- Serviço prestado: a descrição clara do que foi feito;
- Valores a serem pagos: de preferência escritos em números e por extenso;
- Dados do contratante e contratado: incluindo nome completo, CPF ou CNPJ;
- Local e data da emissão: onde e quando o recibo foi gerado;
- Assinaturas: de quem recebeu e de quem realizou o pagamento.
Além disso, o título do recibo precisa deixar claro o objetivo do documento, como “Recibo de Pagamento de Entrada” ou “Recibo de Pagamento de Serviços Complementares”. Isso ajuda a identificar rapidamente a finalidade do recibo e ajuda a manter a organização financeira.
Por fim, no corpo do recibo, insira todos os dados que citamos acima de maneira clara e organizada, evitando possíveis confusões futuras. Veja o exemplo que preparamos:
“Eu, __________ (nome da pessoa que recebeu o pagamento), recebi de ___________ (nome da sua empresa ou da pessoa que realizou o pagamento) a importância de _________ (valor pago numérico seguido de sua escrita por extenso), pelos serviços de ___________________ (descreva o fato ou serviço que está sendo pago).”
Caso seja um pagamento parcelado, não se esqueça de identificar a quantidade de parcelas.
2º Use valores e números por extenso
Além de incluir os valores numéricos, é fundamental escrevê-los por extenso logo em seguida. Isso é importante não apenas para garantir a clareza, mas também porque, em caso de contestação, a legislação considera como base o valor escrito por extenso, e não o numérico. Dessa forma, essa prática evita mal-entendidos e aumenta a segurança jurídica do documento.
Uma dica extra é sempre revisar os valores antes de emitir o recibo, verificando se não houve erros de digitação ou de cálculo.
3º Deixe espaços em branco a serem completados
Para padronizar o recibo de prestação de serviços, uma boa prática é criar um modelo de documento com espaços em branco, prontos para serem preenchidos com as informações necessárias. Isso permite que o recibo se ajuste facilmente a diferentes situações, sem a necessidade de criar um novo documento do zero a cada caso.
Nesses espaços em branco é importante deixar campos para inclusão de data, local e assinatura. O local deve ser especificado com a cidade e o estado. Já a assinatura deve ser acompanhada pelo nome completo de quem está assinando, além de um número de documento de identificação, como CPF ou CNPJ.
4º Faça duas vias do recibo de prestação de serviços
Para garantir a efetividade e a segurança do comprovante, é essencial que o recibo de prestação de serviços seja emitido em duas vias: uma para o prestador e outra para o cliente. Assim, o responsável pelo serviço terá a comprovação do pagamento e o pagante a comprovação do serviço realizado.
Ao emitir o recibo, lembre-se de preencher ambas as vias com as informações corretas e de obter as assinaturas de ambas as partes em cada uma delas.
5º Personalize o recibo
No próximo tópico vamos mostrar alguns exemplos de recibo de prestação de serviços. Cada um tem um objetivo diferente e, para torná-los ainda mais profissionais e adequados às necessidades do seu negócio, você pode personalizá-los.
É possível inserir sua logo, agregando identidade visual e reforçando a imagem da sua empresa. Além disso, é interessante incluir informações extras, que facilitem o processo, como termos de garantia, condições especiais de pagamento ou especificidades do cliente.
Outro exemplo de como melhorar e personalizar o recibo é através da ordem de serviço, um documento muito utilizado por prestadores de serviço. Ela reúne informações como o tipo e o custo do serviço, os dados de quem receberá o serviço, formas de pagamento acordadas, materiais utilizados, prazos de execução e outras especificações importantes. Essa integração pode tornar o processo mais organizado e transparente para ambas as partes.
Exemplos de recibo de prestação de serviço
Existem diversos tipos de recibos de prestação de serviços, e para facilitar, separamos aqui os modelos mais comuns para você utilizar:
Recibo de prestação de serviço simples
O recibo de prestação de serviço simples é o modelo mais utilizado para comprovar a realização de um serviço. Confira abaixo um modelo que você pode adaptar para suas necessidades:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Recibo de pagamento de mão de obra
Este recibo é utilizado para comprovar o pagamento por serviços de natureza manual. É fundamental que o documento deixe claro que o valor pago refere-se exclusivamente à mão de obra, sem incluir materiais ou produtos, por exemplo. Veja:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Recibo de pagamento complementar
O recibo de pagamento complementar deve ser emitido quando há a necessidade de contratar um serviço adicional, além daquele acordado previamente. Nesse caso, não é necessário revisar o valor do serviço original, apenas deixar claro que o comprovante refere-se à inclusão de um novo serviço. Para isso, você pode utilizar o seguinte modelo:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Recibo de pagamento de locação
No caso da locação de casas ou apartamentos, por exemplo, o recibo de prestação de serviço serve para comprovar o cumprimento do contrato de aluguel. É essencial que o documento contenha informações como o mês e ano do pagamento, além do endereço completo do imóvel, conforme o exemplo abaixo:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Recibo de pagamento de entrada
Alguns serviços exigem o pagamento de uma entrada. Nesses casos, além de um recibo para o pagamento final, é necessário emitir um recibo específico para o sinal. Embora não seja preciso registrar o valor total a ser pago, é importante indicar que o pagamento será feito em parcelas. Abaixo, mostramos um exemplo:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Recibo de pagamento de parte da dívida
Este recibo é emitido quando apenas uma parte da dívida é quitada, e não o valor total. Entre os dados que o comprovante precisa apresentar estão o valor total da dívida, o montante pago, as parcelas quitadas e a data da última atualização. Também é possível incluir o saldo restante a ser pago. Abaixo, apresentamos um exemplo:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Recibo de quitação antecipada
Diferente do caso anterior, este recibo de prestação de serviço deve ser emitido exclusivamente quando a dívida for completamente quitada. O comprovante precisa detalhar quais parcelas foram pagas, as respectivas datas de vencimento e, no texto, confirmar que não há pendências financeiras, conforme o modelo abaixo:
(Cidade e estado), (dia) de (mês) de (ano).
(Assinatura)
(Nome do recebedor)
Baixe grátis: Todos os modelos de recibo em formato Word para você personalizar
Não encontrou o modelo para o que você estava procurando? Com a Manu IA, Inteligência Artificial do Produttivo, é fácil gerar recibos personalizados para as suas necessidades com apenas alguns cliques.
Modelo de recibo de prestação de serviço
É possível fazer um recibo de prestação de serviço de várias maneiras. O Produttivo disponibiliza esse documento em dois formatos diferentes, para você escolher qual faz mais sentido para o seu negócio.
Vamos conhecer qual a vantagem de cada um deles?
Recibo de prestação de serviço Word
O recibo de prestação de serviço Word pode ser impresso ou preenchido de maneira digital e enviado como PDF.
No nosso Kit Recibo, separamos todos os modelos usados no tópico anterior para você baixar gratuitamente em Word. Todos são editáveis e personalizáveis para você usar conforme a necessidade da sua empresa.
Recibo de prestação de serviço digital
A emissão de recibo de prestação de serviço também pode ser feita de forma online em sistemas e aplicativos. É a opção mais indicada para empresas que possuem contratos de serviços ou que precisam demonstrar para o cliente o trabalho executado, como instalações, inspeções, manutenções preventivas, corretivas e visitas técnicas.
Veja exemplos de recibos de prestação simples criados no aplicativo do Produttivo:
O recibo de prestação de serviços é preenchido pelo aplicativo. Além dele, pode ser gerado também um relatório de ordem de serviço, que comprova o trabalho realizado com a ajuda de vários recursos que aumentam a confiabilidade e facilitam o trabalho do prestador, como:
- Preenchimento automático de informações sobre o cliente;
- Fotos com marcação de data e localização GPS;
- QR Code para identificar ativos;
- Questões de não conformidade com pontuação;
- Orçamento automático de serviços e peças;
- Preenchimento por voz;
- Assinatura digital.
Os gestores podem acompanhar o preenchimento das informações e a execução do serviço à distância. Ao final do trabalho, com alguns cliques o cliente recebe o relatório do serviço em Excel ou PDF por email ou Whatsapp, com um formato personalizado. Veja alguns exemplos de ordem de serviço preenchida pelo Produttivo:
Se interessou pelo modelo digital? Comece agora mesmo a testar o Produttivo, grátis por 15 dias. Se preferir, você pode também entrar em contato com um de nossos consultores para saber mais sobre condições e planos.
