A ordem de serviço manutenção é um documento que registra todos os serviços prestados, sendo muito útil tanto para o prestador do serviço quanto para o cliente.
Existem diversos modelos de OS que podem ser usados na manutenção, mas como escolher o melhor? Para te ajudar, listamos no artigo abaixo a importância da ordem de serviço para a manutenção, mostramos como fazer e ainda disponibilizamos sete modelos gratuitos para baixar.
Acompanhe!
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- O que é uma ordem de serviço manutenção?
- Quando devo emitir uma ordem de serviço?
- Quais são os tipos de ordem de serviço manutenção?
- Quais informações uma ordem de serviço manutenção deve conter?
- Qual a importância da ordem de serviço de manutenção?
- Modelos gratuitos de ordem de serviço de manutenção
- Como gerar uma ordem de serviço manutenção?
- Modelo digital de ordem de serviço manutenção em aplicativo
O que é uma ordem de serviço manutenção?
Uma ordem de serviço manutenção é um documento formal utilizado para organizar e controlar atividades como reparo, orçamento e instalação. Ela registra todas as informações necessárias para a execução de serviço, garantindo que os procedimentos sejam realizados de maneira adequada e dentro do prazo.
Esse documento é essencial para manter um histórico de manutenção adequado, comprovar as ações realizadas e proporcionar uma comunicação clara entre cliente, técnico e gestor.
Normalmente, a ordem de serviço é emitida pelo técnico após a conclusão das tarefas, contendo informações como: o que foi realizado, qual o valor das peças e atividades, recomendações futuras e outros dados sobre o equipamento em si e sobre o serviço prestado.
Em alguns casos, a ordem de serviço manutenção pode ser gerada antes da visita técnica, relatando o problema identificado pelo cliente e servindo como um guia para que o técnico saiba o que deve ser analisado.
Quando devo emitir uma ordem de serviço?
A emissão de uma ordem de serviço deve ser feita em diversas situações relacionadas à gestão de manutenção, ao controle de tarefas e à prestação de serviços em geral.
Em regra, uma OS deve ser emitida sempre que houver a necessidade de registrar formalmente uma tarefa de manutenção, instalação ou qualquer outro serviço técnico, tanto para controle interno quanto para assegurar o cliente que o trabalho foi executado de forma organizada e com os recursos corretos.
No caso do controle interno, a ordem de serviço manutenção ajuda a criar um histórico para consulta posterior, facilita o controle de materiais e ferramentas, e dá ao gestor mais informações sobre a rotina de campo da equipe.
Já para o cliente, a OS detalha exatamente o que foi realizado, quais foram os custos atrelados ao serviço, quem é o profissional responsável, e outras informações que dão mais credibilidade para a empresa prestadora do serviço.
Quais são os tipos de ordem de serviço manutenção?
Existem três principais tipos de ordem de serviço manutenção. Vamos conhecê-los?
Ordem de serviço manutenção corretiva
A ordem de serviço manutenção corretiva é utilizada quando um equipamento ou sistema apresenta falhas ou está danificado e precisa de reparos imediatos. A OS é emitida para descrever o problema e solicitar a intervenção técnica.
Um exemplo é quando um aparelho ar-condicionado deixa de funcionar e precisa de conserto o quanto antes. Após a realização do serviço emergencial, uma OS relatando todas as atividades é gerada.
Veja um modelo de ordem de serviço de manutenção corretiva que pode ser baixado gratuitamente:
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Ordem de serviço manutenção preventiva
Já a ordem de serviço manutenção preventiva é emitida em intervalos regulares, conforme um cronograma pré-estabelecido, para realizar inspeções, ajustes ou substituições de peças, com o objetivo de evitar falhas futuras.
Por exemplo: a manutenção periódica de elevadores é feita para garantir que estejam operando corretamente, sem falhas inesperadas. Nesse caso, a ordem de serviço ajuda a registrar os cuidados preventivos.
Olha só um modelo de ordem de serviço de manutenção preventiva disponibilizado gratuitamente pelo Produttivo:
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Ordem de serviço manutenção preditiva
A ordem de serviço manutenção preditiva é semelhante à de manutenção preventiva, porque busca se antecipar às falhas, mas seu conteúdo normalmente detalha os testes que deverão ser aplicados para averiguar os parâmetros do funcionamento dos ativos.
Como exemplo, podemos citar equipamentos industriais que passam periodicamente por ferrografia e termografia. A ordem de serviço detalha quais análises serão feitas e os padrões esperados, podendo também ser emitida após os testes, mostrando os resultados.
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Quais informações uma ordem de serviço manutenção deve conter?
A ordem de serviço manutenção deve conter informações sobre o serviço e do equipamento, assim como dados que ajudem a identificar a empresa prestadora do serviço, o cliente e o técnico responsável, para controle interno.
É possível personalizar a OS para que os campos atendam às suas necessidades, mas alguns deles não podem faltar. Vamos ver quais são:
Número de identificação
Toda ordem de serviço deve ter um cabeçalho que informe o número da ordem, data de emissão e dados do cliente, assim como da empresa prestadora do serviço. Essas informações incluem telefone, endereço e e-mail.
Descrição do serviço
Em seguida, é importante incluir um detalhamento da falha, problema ou manutenção a ser realizada. Quanto mais minuciosa a informação, melhor.
Não se esqueça de especificar o equipamento ou área onde o serviço será feito. Isso é muito importante em locais com vários ativos, mas que só um passará pela manutenção.
Materiais e ferramentas
Faça uma lista de materiais e ferramentas necessários para o trabalho. Essa listagem ajuda no controle do estoque da empresa e também no entendimento do preço pelo cliente, que sabe exatamente o que está incluído no valor cobrado.
Responsáveis
Informe a equipe ou técnico designado para realizar o serviço. Se for o caso, acrescente o número da matrícula e as informações de contato para que o profissional possa ser contatado diretamente se preciso.
Data e hora do serviço
Outra informação importante é a data de início e término do serviço, ou tempo estimado para sua conclusão. Isso é importante para que o gestor saiba quanto tempo sua equipe está gastando nos serviços de campo e qual a duração média de cada tipo de serviço.
Instruções adicionais
Deixe campos disponíveis para quaisquer outras informações que sejam relevantes, como:
- Classificação da urgência do serviço (emergencial, corretivo, preventivo);
- Informações sobre manutenções anteriores que possam ser relevantes;
- Observações com as opiniões da equipe técnica;
- Assinatura do cliente e do técnico para atestar a realização do serviço.
Lembre-se de que a ordem de serviço pode e deve ser personalizada para atender aos interesses da sua empresa.
Qual a importância da ordem de serviço de manutenção?
A ordem de serviço manutenção é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente das atividades de manutenção e possui várias funções importantes. Entenda melhor como ela pode ser importante para a sua operação:
Organização das atividades
A OS de manutenção permite organizar e acompanhar todas as atividades de manutenção da empresa. Ela garante que os serviços sejam realizados conforme planejado, evitando o acúmulo de backlog e a falta de padronização no preenchimento de documentos.
Redução de erros
A ordem de serviço também assegura que as manutenções sejam feitas de acordo com padrões estabelecidos, garantindo que as atividades sejam realizadas corretamente e com qualidade.
Além disso, ela serve como um comprovante de que o serviço foi realizado conforme solicitado. Caso haja alguma divergência, a OS permite que seja identificada e corrigida rapidamente.
Agilidade na comunicação
Com todas as informações documentadas e organizadas, a equipe de manutenção pode realizar suas atividades de forma mais eficiente, sem perder tempo buscando dados ou instruções. Isso otimiza o tempo de execução e reduz o tempo de inatividade dos equipamentos.
O documento também facilita a comunicação entre diferentes setores da empresa, como manutenção, produção e gestão, garantindo que todos saibam o que está sendo feito e quando será concluído. Dessa forma, aumenta a transparência e o alinhamento entre equipes.
Consulta fácil ao histórico de serviços
A ordem de serviço ainda registra todo o histórico das manutenções realizadas, facilitando a consulta sobre intervenções passadas. Isso ajuda a identificar padrões de falhas, antecipar problemas recorrentes e melhorar os planos de manutenção.
Melhoria na segurança
Em alguns setores, é obrigatório manter registros detalhados das manutenções para atender a normas regulamentadoras de segurança e conformidade. A ordem de serviço manutenção fornece essa documentação, essencial em auditorias e inspeções.
Controle financeiro
Ao listar os materiais e ferramentas necessárias, a OS facilita o planejamento e a alocação de recursos, evitando desperdícios e falta de equipamentos no momento da execução.
Manter um controle rigoroso das manutenções também ajuda a evitar que equipamentos que poderiam ser reparados sejam descartados prematuramente, além de reduzir o tempo de paralisação de máquinas e aumentar a vida útil dos ativos.
Modelos gratuitos de ordem de serviço de manutenção
Para facilitar a gestão da manutenção na sua empresa, o Produttivo criou um material gratuito com sete modelos de ordem de serviço em Word ou Excel, e uma planilha de controle.
Veja só alguns dos modelos disponíveis:
Ordem de serviço manutenção corretiva em Word
A ordem de serviço manutenção corretiva em Word pode ser usada no computador, ou ainda impressa. Dê uma olhada:
Material gratuito: 7 modelos de ordem de serviço + planilha de controle
Ordem de serviço manutenção preventiva em Word
Assim como o modelo acima, a ordem de serviço manutenção preventiva em Word pode ser impressa ou usada diretamente no computador. Veja como é:
Material gratuito: Ordens de serviço em Word e Excel + planilha de controle
Ordem de serviço manutenção em Excel
Já a ordem de serviço manutenção em Excel é ideal para ser preenchida no computador, trazendo mais agilidade para a sua operação. Confira:
Material gratuito: Ordem de serviço em Excel + 6 outros modelos
Como gerar uma ordem de serviço manutenção?
A ordem de serviço manutenção pode ser emitida de formas diferentes, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Vamos conhecer quais são elas:
Ordem de serviço manutenção papel
A ordem de serviço manutenção em papel é a mais conhecida e acessível — basta uma prancheta e uma caneta para que o técnico em campo faça suas anotações. Porém, ela também é mais vulnerável a perdas, danos, rasura, dificuldade de armazenamento e falta de padronização.
A ordem de serviço em papel normalmente é criada a partir de uma versão em Word, como veremos logo abaixo, e impressa e distribuída para a equipe.
Ordem de serviço manutenção Word ou Excel
Já as versões em Word e Excel são uma evolução da OS em papel — a tecnologia facilita a distribuição e compartilhamento do modelo, além de ter preenchimento mais rápido.
Assim como o papel, o modelo em Word e Excel também tem suas limitações, como a dificuldade em anexar imagens e a necessidade de levar o computador para a visita em campo (ou fazer a digitalização das informações depois, gerando retrabalho).
Ordem de serviço manutenção digital
A melhor opção para criação de ordens de serviço são os softwares digitais, como o Produttivo, que permitem a emissão do documento em apenas alguns segundos.
Com o Produttivo, o gestor pode determinar qual modelo de ordem de serviço será usado na visita técnica, e o técnico faz o preenchimento pelo celular ou tablet, mesmo sem acesso à internet. Informações como dados do cliente, data e local do serviço, e nome do técnico, são inseridas automaticamente.
Além disso, a ordem de serviço digital ainda conta com recursos como:
- Personalização dos campos, para incluir somente as questões que façam sentido para a sua operação;
- Fotos tiradas na hora com marcação de data e horário, ideal para comprovação do serviço;
- Preenchimento por voz dos campos textuais;
- Customização da aparência do relatório com as cores e logo da empresa;
- Compartilhamento com o cliente na hora por WhatsApp;
- Armazenamento em nuvem, ideal para consulta de histórico;
- E muito mais!
Veja só como é fácil preencher uma ordem de serviço manutenção pelo app Produttivo:
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Modelo digital de ordem de serviço manutenção em aplicativo
O Produttivo, um sistema digital para gestão de serviços, conta com modelos de ordem de serviço que já vêm prontos para usar dentro do aplicativo. Vamos ver como fica um modelo preenchido pelo app e exportado em PDF:
Teste grátis: Modelo digital de ordem de serviço manutenção para usar dentro do sistema Produttivo
Além dos modelos digitais, o Produttivo ainda oferece:
- Portal de abertura de chamados para receber na hora as solicitações dos clientes;
- Painel de atividades com visão de calendário, perfeito para acompanhar o cronograma da sua equipe e as demandas pendentes;
- Plano de manutenção automático que permite agendar serviços recorrentes com antecedência e receber lembretes integrados à agenda dos técnicos;
- Inteligência artificial para ajudar na criação de qualquer modelo de ordem de serviço que você quiser, e garantir que o preenchimento saia sem erros;
- Dashboard de indicadores, reunindo os principais dados da sua empresa em gráficos que ajudam a identificar pontos fortes e gargalos;
- Pesquisa de satisfação para ser enviada ao cliente após o serviço e medir a reputação da sua empresa.
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