Controle interno: um guia para gestão eficiente

Você com certeza já escutou um barulho parecido com um sino quando a pessoa responsável pelo caixa de algum comércio recebia um valor em dinheiro, não é? Esse mecanismo, inspirado na caixa registradora, invenção do fim do século XIX, é uma maneira de exercer o controle interno.

Quando, ao estacionar o seu carro, você se certifica que as portas estão trancadas, as janelas estão fechadas e não há nenhum objeto de valor visível dentro dele, você também está praticando o controle interno. 

Empresas aplicam sistemas de controle interno com o intuito de proteger seu patrimônio, aprimorar a produção e alcançar resultados melhores. Reunimos todos os aspectos nos quais você precisa estar atento para realizar o controle interno na sua empresa. Boa leitura!

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O que é controle interno?

O controle interno é um conjunto de práticas que, juntas, servem para identificar padrões, evitar riscos numa empresa, melhorar o desempenho e alcançar objetivos. Algumas medidas são:  monitoramento de recursos financeiros, análise de desempenho, desenvolvimento de relacionamentos no trabalho e avaliação da produtividade e dos resultados. 

É um processo contínuo, que deve fazer parte do cotidiano da organização. É importante que o controle interno leve em conta tanto questões legais quanto regras da própria empresa.

O ideal é que ele seja implementado pela direção e setor administrativo da empresa, mas um bom funcionamento exige que todos os funcionários estejam cientes e engajados com as orientações, objetivos e procedimentos. Muito mais do que um conjunto de regras, o controle interno é um conjunto de ações individuais que devem ser incentivadas pensando no bem-estar coletivo.

Qual a importância do controle interno?

O controle interno é um sistema que garante uma série de benefícios para a instituição. Reunimos alguns dos principais:

Proteção do patrimônio da empresa

O controle interno possui várias práticas que visam registrar ativos, dividir responsabilidades e verificar a conformidade das condutas. Assim, é mais fácil perceber inconstâncias e identificar de onde elas vêm.

Coleta e registro de dados

Ao incentivar o registro e monitoramento das informações, o controle interno acaba sendo útil para gerar um banco de dados amplo e completo, que facilita a identificação de melhorias. 

Por exemplo, para empresas que possuem equipamentos e máquinas, o acompanhamento periódico facilita perceber a frequência ideal de manutenções preventivas para garantir o bom funcionamento das máquinas e evitar desgastes.

Já ao analisar a produtividade, é visível em quais tarefas cada trabalhador se destaca e em quais áreas eles trabalham melhor, aumentando a satisfação, produtividade e ajuda a tomar decisões como promoções.

Aumento da eficiência operacional

O ideal é que todos os funcionários saibam que a empresa aplica uma política de controle interno. Além disso, eles precisam estar cientes de quais são os comportamentos que a empresa espera de cada um, quais atitudes são inadmissíveis e o que é necessário para se destacar. Isso aumenta a produtividade e evita posturas indesejáveis.

Conformidade com a legislação

Um bom plano de controle interno leva em consideração o que a legislação e as diretrizes têm a dizer sobre o tipo de trabalho realizado. Em trabalhos que exigem utilização de equipamentos de proteção individual, por exemplo, o controle interno é uma ótima maneira de se certificar que eles estão sendo usados da maneira correta.

Quais são as regras de controle interno?

Controle interno é um termo usado também para órgãos públicos, mas nas empresas é implementado de maneira diferente. Veja o histórico do termo na legislação brasileira e qual documento costuma direcionar os controles internos empresariais:

Órgãos governamentais

A primeira vez que ouvimos falar de  “Controle Interno” na lei brasileira foi em  1964 com a Lei Federal n° 4.320/64, focando especialmente em questões sobre o orçamento e prestação de contas dos órgãos do governo.

Já em 1988, a Constituição Federal trouxe a expressão “sistema de controle interno” nos artigos 70 e 74. Os artigos destacam  a importância de manter esse controle integrado nos poderes Legislativo, Judiciário e Executivo, focando na  fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial. 

O objetivo é garantir que tudo esteja dentro da lei, seja legítimo e econômico sustentável, além de informar ao Tribunal de Contas sobre irregularidades ou ilegalidades. 

Mais recentemente, em 2008, a Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 16.8 definiu o controle interno como um conjunto de métodos e processos adotados pelo governo para garantir a execução dos planos da administração, a proteção aos ativos, a regularidade das transações e a confiabilidade do sistema.

Esses documentos são muito relevantes para órgãos governamentais, como prefeituras. Mas, na gestão empresarial, não costumam ser aplicados. Vamos ver qual documento pode ajudar nas políticas de controle interno do seu negócio?

Empresas

Empresas não possuem legislação específica para realizar o controle interno, mas é recomendável levar em conta as diretrizes do documento “Controle Interno – Estrutura Integrada”, reunidas pela organização estadunidense COSO (traduzido como  Comitê das Organizações Patrocinadoras da Comissão Treadway) que  reúne as principais recomendações e  dicas para o bom funcionamento de um controle interno.

Lembre-se de que esse documento é apenas um guia para facilitar o entendimento sobre o assunto, mas você pode organizar as práticas de controle interno de acordo com os objetivos e obstáculos encontrados no seu negócio.

Quais são os objetivos do controle interno?

De acordo com o documento sobre controle interno organizado pela COSO, o controle interno tem três tipos de objetivos.

Operacional

Os objetivos operacionais são aqueles relacionados à eficácia e à eficiência das operações da empresa. Inclui metas de desempenho financeiro e operacional, e também os cuidados tomados para evitar perdas de ativos.

Divulgação

Os objetivos de divulgação estão relacionados com a comunicação das decisões da empresa, tanto para os colaboradores quanto para o público externo. É importante divulgar os dados, que podem ou não ser relacionados com a questão financeira do negócio, para obedecer aos princípios de confiabilidade, oportunidade e transparência.

Conformidade

Os objetivos de conformidade são aqueles que se preocupam em alinhar as práticas dentro do negócio com diretrizes e leis. Eles  são aplicáveis à área de atuação da organização. A conformidade com as Normas Regulamentadoras, por exemplo, precisa ser exigida dentro das empresas que executam os serviços aos quais elas se direcionam. E é trabalho do controle interno criar práticas que comprovem que isso está acontecendo.

Como realizar o controle interno na prática?

A COSO também listou, no documento “Controle Interno – Estrutura Integrada”, uma lista de coisas que você precisa saber para realizar o controle interno. Fizemos um resumo desses componentes para você:

Ambiente de controle

Um dos itens mencionados no documento do COSO é o “ambiente de controle” que nada mais são que as normas e processos da empresa. São documentos que esclarecem a integridade e os valores da empresa, como a supervisão deve ser feita, quem é responsável pelo o quê, o que fazer se algo der errado e as medidas a recompensas por bom desempenho.

Todos os trabalhadores devem conhecer essas medidas e seguir as diretrizes. Assim, eles sabem exatamente  quais são suas responsabilidades, limites, direitos e benefícios.

Avaliação e gerenciamento de riscos

Riscos são coisas que podem dar errado e prejudicar a empresa, atrapalhando seu rendimento ou impedindo que alcance suas metas. A avaliação de riscos ajuda a mapear como esses problemas serão gerenciados.

É necessário avaliar não somente os riscos internos, mas também como questões externas podem impactar a  empresa. Antes de avaliar os riscos, é importante entender as necessidades da empresa e traçar objetivos claros.

Atividade de controle

Depois de mapear os riscos, é importante identificar as ações que vão e garantir que as normas da empresa sejam cumpridas e os perigos sejam diminuídos. A isso se dá o nome de “Atividade de controle”. Essas medidas podem ajudar a   prevenir ou identificar comportamentos ou processos inadequados.

Informação e comunicação

Ter boas  informações sobre processos, resultados da empresa e atuação no mercado é essencial para que o controle interno funcione  e os objetivos sejam alcançados. A responsabilidade de mapear e gerenciar essas informações é da Administração.

Também é importante investir na comunicação dessas informações para todos os colaboradores da empresa, garantindo um canal sempre aberto. Isso  permite que os colaboradores compartilhem suas preocupações e sugiram  melhorias.

Atividades de monitoramento

Acompanhar e monitorar a implementação e aderência das medidas também é muito importante. Para isso, a empresa pode  realizar avaliações contínuas ou pontuais. 

Chamamos de avaliações contínuas aquelas que são planejadas para ter uma periodicidade, e fazem parte do cotidiano da equipe. Lembra do carro que falamos lá em cima? Conferir se ele está trancado, com janelas fechadas e sem objetos de valor à vista é algo que você faz sempre. Quando você volta e seu carro está naquele mesmo lugar, isso é uma prova de que esse controle interno está sendo efetivo. 

Imagine agora que você estacionou o seu carro na mesma vaga de sempre, seguindo todos os processos que sempre faz, num dia frio e chuvoso. Quando você volta, após passar a tarde trabalhando, descobre que choveu granizo e que o gelo danificou a lataria do seu carro. Nesse caso, você foi reprovado numa avaliação independente, e descobriu que suas atitudes de controle interno em dias de chuvas fortes não são efetivas. 

É claro que as avaliações são feitas em circunstâncias controladas, de maneira mais formal, mas esse foi um jeitinho que encontramos para simplificar a diferença entre as avaliações. 

17 práticas de controle interno

Para cada componente de controle interno que comentamos anteriormente, a COSO lista algumas práticas esperadas. Ao todo, são traçados 17 princípios. Separamos pra você:

Princípios do ambiente de controle

Na criação das políticas de controle interno, existem algumas regras:

• Comprometimento com a integridade e valores éticos;
• Independência da governança em relação aos seus executivos e supervisão do desenvolvimento e o desempenho do controle interno;
• Estrutura, níveis de subordinação e responsabilidades bem estabelecidas pela administração da empresa, pensando nos objetivos traçados;
• Comprometimento da empresa para atrair, desenvolver e reter talentos competentes e alinhados com seus objetivos;
• Fiscalização da organização para que as pessoas assumam responsabilidade por suas funções de controle interno na busca pelos objetivos.

Princípios da avaliação de riscos

Quando vamos analisar os possíveis perigos na empresa, também existem normas:

• Objetivos devem ser especificados com clareza, permitindo a identificação e avaliação dos riscos;
• Identificação dos riscos e realização dos objetivos devem ser processos realizados por toda a empresa, tendo a análise dos riscos como base para determinar a forma como devem ser gerenciados;
• Levar em conta o risco de  fraude nos processos de auditoria e avaliação;
• Identificar mudanças que possam  afetar o sistema de controle interno.

Princípios das atividades de controle

Para as traçar as atividades que vão ajudar a minimizar os riscos, é necessário:

• Mapear e desenvolver ações  que contribuem para a redução dos riscos e realização dos objetivos;
• Utilizar a tecnologia a seu favor na realização, planejamento e controle das atividades;
• Documentar o que é esperado pela empresa, em termos de políticas e processos.

Princípios da informação e comunicação

Sobre a divulgação dos dados do negócio, reunimos essas diretrizes:

• A empresa deve  criar e utilizar informações de qualidade;
• A empresa compartilha internamente as informações para os colaboradores;
• A organização comunica informações importantes e relevantes sobre seu funcionamento para a sociedade.

Princípios das atividades de monitoramento

Sobre o monitoramento do controle interno, a COSO orienta que é necessário:

• Selecionar, desenvolver e realizar avaliações;
• Avaliar e comunicar deficiências no controle interno em tempo hábil aos responsáveis.

Dicas de boas  práticas de controle interno utilizadas

Confira algumas das principais ações defendidas para um controle interno efetivo:

Rodízio de funcionários

O rodízio entre funções é importante por evitar que um único colaborador fique muito tempo fazendo uma única tarefa. Quando é claro que apenas um funcionário tem o conhecimento necessário para realizar uma atividade específica, ele se sente confortável, podendo realizar mudanças e desvios. Além disso, quando mais de uma pessoa contribui para a realização de um trabalho, o resultado tende a ser melhor. 

Supervisão das atividades

Implementar uma política de supervisão das atividades em todos os setores e níveis da empresa, além de reduzir a possibilidade de problemas, aumenta a produtividade e garante que o trabalho está sendo feito da melhor maneira possível.

Estabelecimento de responsabilidade

Quando cada um dos funcionários tem uma boa definição de quais tarefas foram delegadas a eles, é mais fácil gerenciar as atividades. É simples mapear gargalos de produção, trabalhar nas melhorias necessárias e reconhecer conquistas.

Segregação de funções

Essa prática procura evitar que uma mesma pessoa seja responsável por várias etapas da mesma função sem supervisão ou orientação. Segregar funções é como proibir que a única pessoa que recebe o dinheiro de uma venda seja também a única responsável pelo registro do produto, prevenindo que ela embolse o valor da venda sem registrar que ela aconteceu no sistema.

Autorização de transação

Ter alguém responsável por autorizar certos processos financeiros é fundamental. Apesar de parecer burocrático, é uma maneira de evitar irregularidades.

Procedimentos documentados

Se houver necessidade de verificar os processos, a documentação é um respaldo para os funcionários e para a empresa. Ela também serve como histórico, facilitando a identificação de melhorias necessárias e os procedimentos que ajudam no crescimento da empresa.

Controles físicos

Pode ser realizado a partir do uso de câmeras de vídeo, máquinas registradoras, alarmes, cofres, fechaduras, pontos eletrônicos e antivírus, por exemplo. Servem como uma maneira de prevenir que alguma pessoa mal intencionada cause problemas para o patrimônio da empresa. 

Verificação independente

Consiste na observação e registro de como estão funcionando os processos da empresa por alguém que não está diretamente envolvido com eles. Em algumas empresas, esse procedimento é padronizado, configurando-se como auditoria interna.

Qual a diferença entre controle interno e auditoria interna?   

O controle interno e a auditoria, apesar de serem importantes, muitas vezes, para as mesmas atividades dentro da empresa, são coisas diferentes.

O controle interno possui vários princípios que dependem um do outro para funcionar bem. É uma atividade que precisa ser de conhecimento de todos os funcionários, e que depende de que cada um cumpra corretamente as próprias responsabilidades.

Já a auditoria interna é uma maneira de verificar se todos os processos estão sendo realizados corretamente, de acordo com o padrão de qualidade estabelecido pela empresa. Não faz parte da autoria, no entanto, traçar soluções a partir dos riscos, distribuir responsabilidades ou comunicar decisões.

É comum que a auditoria interna seja utilizada como parte do controle interno na etapa de atividades de monitoramento, como um método de avaliação independente. Nesse caso, a auditoria necessita ter todas as informações que compõem o controle interno, que devem estar devidamente registradas num relatório.

Guia prático do controle interno 

A elaboração de relatórios não é obrigatória, mas registrar as decisões nesse tipo de documento pode facilitar muito na análise de quais atividades de controle interno estão sendo cumpridas e dão bons resultados, e quais precisam ser trabalhadas. 

Não há um template específico que seu relatório precisa seguir, mas organizamos uma lista com as informações que não podem faltar na construção de um relatório completo. Confira as informações separadas por etapa:

Ambiente de controle

Ao organizar essa etapa, você precisa responder a algumas questões. Organizamos pra você:

• Normas internas e cultura da empresa – quais são os valores que você aprecia e gostaria que fossem exercidos por seus funcionários? Quais são as normas necessárias para que os resultados sejam entregues com qualidade? Quais são as consequências no caso de violação?
• Legislação – o que a lei diz sobre o segmento da sua empresa? Quais são as atividades obrigatórias para cada cargo? 
• Objetivos – quais são as metas que a empresa pretende alcançar? Quais são os prazos? 
• Responsabilidades – o que fazer para alcançar esses objetivos? Quem são os funcionários responsáveis por cada uma das tarefas?

Avaliação e gerenciamento de riscos

Neste passo, essas são as perguntas que você deve utilizar:

• Quais são os riscos que podem atrapalhar o alcance dos objetivos da empresa?
• Quais os resultados da avaliação de riscos realizada?

Atividade de controle

Confira as reflexões que devem ser feitas nesta fase

• Por quais atividades cada pessoa ficou responsável?
• As atividades estão sendo realizadas de maneira correta? O ideal é registrar cada vez que a atividade é cumprida. 
• Durante a realização das atividades, foi detectada alguma informação inédita? 
• Durante a realização das atividades, houve alguma mudança na atribuição das tarefas?

Informação e comunicação

Uma análise sobre sua empresa também precisa considerar:

• Como foram comunicadas as condutas esperadas de cada um aos funcionários? 
• Os colaboradores se sentiram confortáveis para opinar sobre as decisões? A empresa recebeu bem as sugestões?

Atividades de monitoramento

Na avaliação das práticas de monitoramento do controle interno, essas são as questões essenciais:

• Qual foi a frequência de aplicação de avaliações de riscos contínuas?
• Qual foi a frequência de aplicação de avaliações de riscos independentes?
• Quais foram os resultados dessas avaliações, auditorias e autoavaliações?

Como o Produttivo pode ajudar no controle interno?

O Produttivo é um software que pode ajudar no controle interno por meio da criação de relatórios automáticos a partir de checklists digitais. 

Vamos ver algumas funcionalidades do app?

• Inclusão de checklists fáceis de preencher em diversas tarefas;
• Fotos, gps, data e hora e assinatura digital disponíveis na montagem de formulários;
• Gerenciamento de equipamentos e manutenções , com agendamento dos serviços, registro fotográfico, gráficos de indicadores e histórico;
• Inspeção de medidas de segurança e conformidade com normas da empresa;
• Criação de relatórios inteligentes, que podem ser muito úteis nas auditorias.

Veja um relatório de auditoria criado no app do Produttivo:

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