A preservação da vida útil das edificações é assegurada pelas diretrizes da NBR 5674, que exige que todas as construções tenham uma gestão de manutenção, responsável por organizar, acompanhar e comprovar a realização de inspeções nos principais sistemas dos edifícios.
Entenda quais são as exigências da norma, como garantir seu cumprimento e tenha acesso a materiais prontos para uso, que vão te ajudar a estabelecer uma gestão da manutenção mais eficiente, produtiva e econômica, respeitando a NBR 5674.
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O que é a NBR 5674?
A NBR 5674 é uma norma técnica que determina os requisitos para a realização das manutenções prediais, auxiliando na criação de uma gestão da manutenção mais eficiente e preocupada em garantir a conservação dos imóveis.
A norma traz em seu texto exigências como:
- Criação de um plano de manutenção com as devidas periodicidades e mecanismos para controle e cumprimento dos prazos definidos;
- Adoção de diferentes tipos de manutenção (rotineira, preventiva e corretiva) levando em consideração as características e especificidades de cada sistema;
- Monitoramento de indicadores de manutenção para garantir a eficiência dos serviços;
- Criação de relatórios de manutenção que atestem a degradação dos sistemas e que sejam acompanhados de recomendações de ações futuras;
- Controle de orçamentos de manutenção, respeitando todas as informações que devem ser apresentadas;
- Regras para registro e arquivamento dos documentos.
Todas as medidas estipuladas pela NBR 5674 têm como objetivo facilitar a criação de um planejamento anual de manutenções, além de contribuir para o controle de seu cumprimento e para a comprovação das ações executadas.
Quais normas se relacionam com a NBR 5674?
Em seu próprio texto, a NBR 5674 reúne uma série de normas que são fundamentais para o cumprimento de suas diretrizes. São elas:
- NBR 9077: Regulamenta as saídas de emergência dos edifícios, estabelecendo regras para diversos tipos de escadas, quantidades necessárias de saídas de emergência e largura mínima;
- NBR 14037: Determina como devem ser elaborados os manuais de operação, uso e manutenção destacando a importância de explicações claras e do detalhamento das instruções, além do uso de recursos visuais como ilustrações para melhorar o entendimento do conteúdo abordado;
- NBR 15575-1: Trata do desempenho das edificações habitacionais de até cinco pavimentos, sendo dividida em seis partes. Na primeira parte a norma aborda os requisitos gerais;
- NBR 15575-2: Estabelece os requisitos para os sistemas estruturais;
- NBR 15575-3: Estipula os requisitos para os sistemas de pisos internos;
- NBR 15575-4: Indica os requisitos para os sistemas de vedações verticais externas e internas;
- NBR 15575-5: Define os requisitos para os sistemas de coberturas;
- NBR 15575-6: Regulamenta os requisitos dos sistemas hidrossanitários.
Leia também: LTIP – Laudo Técnico de Inspeção Predial: como fazer?
Qual a importância da NBR 5674?
Problemas elétricos, infiltrações, quedas de revestimentos em fachadas e degradação dos edifícios são situações comuns no dia a dia de um edifício quando o plano de manutenção predial não existe ou não é cumprido à risca.
Isso acontece porque se as manutenções não são realizadas dentro dos prazos estipulados, não existem ações para conservação dos sistemas e equipamentos, o que no longo prazo colabora para que os problemas se agravem de forma a gerar prejuízos ao prédio.
Por isso a implementação das diretrizes da NBR 5674 é tão importante. Ao adotar uma gestão de manutenção com estratégias para controle dos planos de manutenção, algumas ações que contribuem para a preservação dos edifícios são colocadas em prática, como:
- Identificação e correção de falhas em estágios iniciais, antes que possam colocar em risco os usuários dos edifícios e gerar prejuízos financeiros;
- Adequação das condições de temperatura, iluminação e ventilação;
- Preservação das características originais do edifício.
Quais os benefícios da aplicação da NBR 5674?
Ao garantir o cumprimento de todos os itens contidos na NBR 5674, as edificações têm sua vida útil preservada, evitando que a deterioração dos prédios aconteça antes do tempo. Isso traz benefícios como:
- Valorização do patrimônio;
- Maior garantia de segurança para os usuários das edificações;
- Diminuição da necessidade de manutenções corretivas;
- Redução de custos com manutenções;
- Preservação da estética dos edifícios.
Leia também: Manutenção preventiva e corretiva: entenda as diferenças
O que diz a NBR 5674 atualizada?
A última versão da NBR 5674 é de 2012 e ela estabelece as seguintes condições para o gerenciamento da manutenção:
Como deve ser realizada a manutenção predial?
Para a realização das manutenções prediais, a NBR 5674 determina que uma série de fatores devem ser considerados de forma a garantir a organização do programa de manutenção.
A norma começa enfatizando que algumas características das edificações devem ser consideradas na elaboração do plano de manutenção como tipologia, uso, tamanho, complexidade do empreendimento, localização e seu entorno.
Ao considerar esses itens, a gestão da manutenção deve passar para o próximo passo que é planejar os recursos, a parte financeira e a equipe técnica para a realização das manutenções.
A NBR 5674 ainda define quais tipos de manutenção podem ser realizada, sendo elas:
- Manutenção rotineira: São manutenções realizadas de forma constante e cíclica, na qual cria-se uma rotina para sua execução, como é o caso da limpeza predial e da lavagem das áreas comuns;
- Manutenção preventiva: São as inspeções que acontecem de acordo com o estabelecido no plano de manutenção predial, com uma frequência pré-determinada. Seu objetivo é identificar problemas e falhas em fases iniciais, não deixando que se tornem problemas maiores e mais complexos;
- Manutenção corretiva: São realizadas de forma emergencial para corrigir problemas de forma imediata, evitar prejuízos, o agravamento de problemas e para permitir a continuidade de uso dos sistemas.
Como devem ser os relatórios de inspeção?
As informações das manutenções devem ser registradas em um relatório de manutenção, para facilitar o acompanhamento das inspeções, a criação de histórico de informações e o monitoramento de indicadores.
O relatório deve ser padronizado e seguir uma ordem lógica com base nos sistemas que serão verificados. Entre as informações que devem ser apresentadas no documento, a NBR 5674 destaca:
- Descrição da depreciação dos sistemas, equipamentos ou componentes;
- Identificação de perdas de desempenho;
- Recomendação de ações que eliminem a necessidade de manutenções corretivas;
- Diagnóstico das ocorrências;
- Solicitações e reclamações dos usuários ou proprietários.
O relatório de manutenção em checklist é um formato muito utilizado pela equipe técnica, porque facilita a organização dos sistemas que precisam ser verificados, cria uma ordem de checagens e garante que os técnicos não esqueçam de analisar nada durante as inspeções.
Veja um exemplo de checklist de manutenção predial gerado no sistema do Produttivo e que você pode testar gratuitamente:
Nos modelos digitais feitos em aplicativo, como no exemplo acima, ainda é possível incrementar o relatório de manutenção incluindo uma série de informações e recursos que melhoram a comprovação do serviço e eliminam a possibilidade de fraudes.
No Produttivo, por exemplo, os relatórios de manutenção podem ser criados contendo:
- Fotos tiradas na hora com registro de data e horário;
- Questões de checklist com pontuação para facilitar a identificação de não conformidades;
- Preenchimento de informações de data, hora de início e fim do serviço e localização GPS preenchidas pelo próprio sistema;
- Assinatura digital;
- E muito mais!
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O que o programa de manutenção deve considerar?
Para a construção do programa de manutenção, a NBR 5674 determina que o plano considere alguns pontos importantes para a definição da frequência das inspeções: projetos, memoriais, manuais de uso, orientação de fornecedores e demais características do imóvel e necessidades do usuário.
Outra determinação da norma, é que o plano de manutenção seja sistematizado, seguindo uma estrutura pré-determinada para sua elaboração:
- Indicação dos sistema a serem inspecionados;
- Descrição das atividades a serem desenvolvidas;
- Periodicidades das manutenções de acordo com cada sistema;
- Identificação dos responsáveis pelas manutenções;
- Recursos e materiais necessários;
- Documentos de referências;
- Formas de comprovação de realização do serviço;
- Formas de verificação dos sistemas;
- Descrição dos custos.
Com todas essas informações mapeadas, será possível construir um cronograma de manutenção com a divisão dos sistemas e equipamentos que serão inspecionados e a frequência pela qual precisam passar por manutenção.
Abaixo separamos um exemplo de plano de manutenção em excel que você pode baixar gratuitamente e adaptar às suas necessidades. Veja como o plano fica:
Baixe o plano de manutenção gratuitamente aqui
Preparamos também um vídeo que te ensina a como usar esse material na prática:
O que a NBR 5674 diz sobre previsão orçamentária?
De acordo com a NBR 5674 a previsão orçamentária deve fazer parte do planejamento anual das atividades de manutenção.
Em seu item 5.2 a norma determina que os custos de manutenção sejam considerados na previsão orçamentária, de modo a prever os recursos necessários à manutenções futuras e a garantir uma reserva destinada à realização de manutenções corretivas.
Outra preocupação da previsão orçamentária deve ser com as estimativas fiscais de custo, considerando margens de erro e também com as análises sobre a relação custo x benefício dos serviços de manutenção.
Como garantir a segurança durante a manutenção das edificações?
A gestão da manutenção também deve se preocupar em garantir a segurança durante a realização das manutenções. Para isso a NBR 5674 estipula que:
- Sejam utilizados meios que garantam a segurança na execução dos serviços de manutenção;
- Sejam utilizados meios que protejam os usuários durante a realização das manutenções;
- Os usuários sejam alertados sobre os riscos por meio de delimitações, informações e sinalizações de advertências;
- Todos os sistemas de segurança permaneçam em funcionamento durante a execução das inspeções ou que sistemas alternativos sejam implementados;
- As saídas de emergência não sejam obstruídas ou que rotas alternativas sejam implementadas antes da obstrução;
- Documentos sejam atualizados sempre que existirem mudanças decorrentes das manutenções.
Como deve ser o orçamento e contratação de serviços de manutenção predial?
De acordo com a NBR 5674, o orçamento de manutenção deve obrigatoriamente apresentar as seguintes informações:
- Dados do cliente;
- Descrição dos serviços;
- Apresentação das atividades a serem desenvolvidas, junto aos respectivos prazos;
- Especificações técnicas sobre manutenções futuras com desenhos, cálculos e projetos quando necessário.
- Condições comerciais, valores, forma de pagamento e validade da proposta;
- Responsabilidades legais e obrigações de cada parte, incluindo o atendimento à legislação pertinente quanto à segurança do trabalho;
- Indicação do responsável técnico pela atividade;
- Garantias e exclusões;
- Previsão de seguros.
Além disso, a norma também define os itens que devem ser avaliados nas propostas:
- Qualificação da empresa;
- Capacitação técnica dos responsáveis;
- Equipamentos necessários ao desenvolvimento dos serviços;
- Experiência da empresa e dos profissionais;
- Menções a outros serviços em andamento ou já finalizados;
- Referências de outros clientes;
- Adequação da proposta à normas regulamentadoras pertinentes a área;
- Habilitação jurídica;
- Regularidade fiscal;
- Preço;
- Prazo para execução;
- Condições de pagamento.
Veja um exemplo de orçamento de serviço que pode ser criado no sistema do Produttivo:
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O diferencial desse modelo é que o cálculo do orçamento é realizado de forma automática pelo sistema, com base nos serviços que já estão cadastrados na plataforma, o que agiliza ainda mais o trabalho.
Quais documentações são necessárias?
A estrutura de documentação proposta pela NBR 5674 tem como foco a melhora no registro de informações, o aprimoramento na coleta de evidências sobre a realização das manutenções, a otimização das avaliações de custo x benefício e a redução de incertezas dos projetos.
Para isso, a norma exige que as seguintes documentações sejam apresentadas:
- Manual de operação, uso e manutenção das edificações;
- Manual dos fornecedores de equipamentos e serviços;
- Programas de manutenção;
- Planos de manutenção;
- Contratos firmados;
- Catálogos, memoriais executivos, projetos, desenhos, procedimentos executivos dos serviços de manutenção e propostas técnicas;
- Relatórios de inspeção;
- Relatórios de manutenção;
- Documentos mencionados na NBR 14037, em que devem constar a qualificação do responsável e os comprovantes da renovação;
- Ata das reuniões de assuntos relacionados à manutenção;
- Documentos de atribuição de responsabilidade de serviços técnicos.
Como deve acontecer o registro e arquivamento dos documentos?
O registro de documentos serve para comprovar a realização das inspeções e a adoção ao programa de manutenção por parte da gestão. Por isso, o processo de registro deve seguir alguma regras:
- Ser legível;
- Apresentar dados de identificação;
- Determinar as funções dos responsáveis pela coleta de dados;
- Identificar o tipo de manutenção realizado (preventiva e corretiva);
- Obedecer um padrão de arquivamento;
- Determinar o período de tempo pelo qual o documento deve ficar armazenado;
- Integrar o manual de uso, operação e manutenção das edificações.
Já o armazenamento deve ser feito de uma forma em que a consulta dos documentos seja facilitada e que quando solicitada a documentação possa ser entregue para consulta.
Quais indicadores devem ser acompanhados?
A eficácia das manutenções é avaliada com base em indicadores de desempenho que evidenciam se os objetivos principais dos serviços estão sendo cumpridos.
A NBR 5674 sugere alguns indicadores que podem ser monitorados pela equipe de gestão da manutenção, são eles:
- Relação entre custo, tempo estimado de serviço e tempo efetivamente realizado;
- Taxa de sucesso das intervenções, medida pela incidência de retrabalho necessário;
- Relação de custo x benefício;
- Preservação do valor da edificação ao longo de sua vida útil;
- Cumprimento do prazo acordado entre a observação da não conformidade e a conclusão da manutenção;
- Tempo médio de resposta às solicitações dos usuários e intervenções de emergência;
- Cumprimento das periodicidades do plano de manutenção;
- Registro das inspeções.
Leia também: MTBF e MTTR: o que são e quais as principais diferenças?
Como garantir o cumprimento das exigências da NBR 5674?
Para garantir o cumprimento da NBR 5674 os administradores dos edifícios precisam adotar um sistema de gestão de manutenção eficiente, com controle total sobre a realização das manutenções.
A dica para iniciar o processo de adequação é seguir esse passo a passo:
- Analise as condições dos sistemas e todas as características das edificações.
- Estipule um orçamento para a realização das manutenções com reservas para corretivas emergenciais.
- Busque por orçamentos e analise as propostas de acordo com os itens estipulados pela NBR 5674.
- Construa um plano de manutenção considerando a periodicidade certa em que cada sistema deve ser inspecionado.
- Crie relatórios de manutenção padrões para registro das inspeções.
- Acompanhe as não conformidades relatadas e, se necessário, ajuste o plano de manutenção.
- Padronize a forma como os registros das manutenções são feitos e como os documentos são arquivados, para que possam ser consultados facilmente.
- Monitore indicadores que evidenciem os resultados das manutenções realizadas.
Ao implementar esses passos, a sua gestão estará a um passo de cumprir os requisitos da NBR 5674.
Para otimizar ainda mais a adequação a norma, nossa última dica é que você conte com um sistema de gestão de serviços que digitalize as atividades, automatize processos e contribua para um gerenciamento mais ágil das demandas.
Um exemplo são os softwares de manutenção predial, que otimizam demandas comuns da área. Veja o que é possível fazer nesses sistemas:
- Criação de planos de manutenção automáticos com base nas periodicidades definidas;
- Criação ilimitada de relatórios digitais, personalizados com logo e cores da empresa;
- Criação de orçamentos com cálculo automático dos valores;
- Preenchimento de relatórios de manutenção diretamente do celular da equipe técnica, sem precisar de acesso à internet;
- Alertas para todas as não conformidades identificadas nos relatórios;
- Acompanhamento de indicadores através de gráficos e painéis administrativos que oferecem uma visão completa dos serviços;
- Armazenamento de relatórios em nuvens;
- E muito mais.
Conheça as funcionalidades do software de manutenção predial do Produttivo
Saiba como o software de manutenção predial do Produttivo pode te ajudar
O Produttivo é um software de manutenção predial completo com funcionalidades que tornam a gestão de manutenção mais eficaz e estratégica.
Em uma ponta, o Produttivo ajuda a equipe técnica a responder relatórios mais rapidamente, com recursos que melhoram a segurança das informações e a comprovação dos serviços.
Na outra, a gestão consegue ter uma ampla visão sobre os serviços, com recursos que auxiliam o gerenciamento das rotinas de manutenção e a tomada de decisões estratégicas.
Veja algumas das soluções da ferramenta:
1. Criação de relatórios digitais de inspeção e manutenção
No Produttivo os relatórios digitais são criados de forma ilimitada. A personalização acontece através da escolha dos tipos de resposta de cada formulário, cores, tamanhos de fontes e inclusão das logos da empresa e dos clientes.
No aplicativo o preenchimento acontece de forma ágil e assim que o serviço é finalizado, o documento é exportado em PDF e já sai pronto para ser enviado aos gestores ou aos clientes.
Confira alguns dos diferenciais dos relatórios de manutenção digital do Produttivo:
- As informações da empresa, dos clientes, de ativos e do serviço são preenchidas automaticamente com base nos cadastros realizados no sistema;
- Um dos campos de resposta a ser utilizado é o de localização via GPS, que determina a localização de onde o preenchimento foi realizado com base nas coordenadas geográficas;
- Em questões de checklist é possível configurar pontuação por seções e geração de alertas para a gestão, que recebe no painel web quais foram as não conformidades marcadas em cada relatório;
- A inclusão de fotos é realizada na hora do preenchimento e já sai configurada no relatório final. Ainda é possível configurar para que fotos tiradas na hora saiam com uma marcação de data e hora;
- As informações de equipamentos podem ser escaneadas via QR Code emitido pelo próprio sistema;
- As assinaturas são digitais, coletadas na tela do dispositivo móvel da equipe técnica.
Veja um exemplo de checklist de manutenção de elevadores emitido no Produttivo:
2. Criação de orçamentos com cálculo automático
Assim como os relatórios de manutenção, a criação de orçamentos também é facilitada no Produttivo.
Ao cadastrar peças, materiais e serviços na plataforma e incluí-los na hora do preenchimento, o próprio sistema realiza o cálculo dos valores. Veja um exemplo:
3. Criação de planos de manutenção predial automáticos e digitais
A criação do plano de manutenção é feita através do painel de atividades. No Produttivo é possível definir a periodicidade de cada inspeção e o próprio sistema agenda as manutenções de forma automática, o que elimina esquecimentos.
A equipe técnica é notificada sempre que uma nova atividade é criada.
4. Acompanhamento dos serviços em tempo real
Através do painel de atividades, o gestor consegue acompanhar quais serviços estão planejados, em andamento, atrasados e finalizados.
Essa ampla visão é fundamental para a adoção de decisões estratégicas, para o gerenciamento das demandas e cumprimento de prazos.
5. Armazenamento de documentos em nuvens e consulta de histórico facilitada
O registro e o arquivamento de documentos também se torna mais eficiente com o Produttivo.
No momento do preenchimento dos relatórios, mesmo sem acesso à internet, todas as informações são salvas e assim que uma rede de internet é conectada ao aparelho, elas são sincronizadas ao sistema.
Em seguida os relatórios ficam armazenados em nuvens e podem ser consultados rapidamente com ajuda de alguns filtros: como data, tipo de atividade, tipo de formulário, responsáveis pela execução, entre outros.
6. Acompanhamento de indicadores
Indicadores importantes para a operação podem ser acompanhados no Produttivo, como volume de trabalho, não conformidades mais recorrentes, tempo de atendimento, entre outros.
O melhor é que todos os dados são apresentados de forma bem visual, através de gráficos que ajudam na visualização dos números.
Que tal experimentar o Produttivo na prática, se adequar às exigências da NBR 5674 e ainda melhorar os resultados das manutenções? Teste todas as funcionalidades da plataforma grátis e entenda como a gestão da manutenção pode ser beneficiada com a tecnologia.
