Facility Management: o que é, importância e como fazer

O funcionamento das atividades de uma empresa é garantido pelo facility management, que controla as utilidades do ambiente e assim proporciona um espaço de qualidade, garantindo que as demandas dos setores sejam desenvolvidas

Entre as atividades da gestão de facilities estão limpeza, manutenção e serviços de conservação, e o facility management busca garantir eficiência e redução de custos nessas áreas. Entenda mais no artigo a seguir!

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O que é facility management?

O facility management, também conhecido como gestão de facilities, é uma área da administração que cuida da gestão integrada de todos os serviços e recursos necessários para o funcionamento eficiente de uma empresa ou organização.

As facilities são áreas comuns e serviços prestados por empresas, normalmente terceirizadas, com foco em serviços gerais relacionados à limpeza, conservação e manutenção.

As principais atividades no facility management estão relacionadas com a manutenção do ambiente, preservação da infraestrutura, inspeção de equipamentos e coordenação de pessoal e espaços. 

Quem faz o facility management pode ser um profissional da empresa ou, o que é mais comum, uma empresa terceirizada especialista na área. O gestor de facilities pode ter formação em engenharia, arquitetura, administração e até mesmo em hotelaria. 

Entre as empresas que se beneficiam com esse tipo de serviço estão: escritórios, indústrias, condomínios, escolas, hospitais, hotéis e centros comerciais.

Como surgiu o conceito de facility management?

O conceito de facility management surgiu como uma evolução natural da administração predial e de serviços com o avanço das necessidades corporativas, especialmente a partir da década de 1960, nos Estados Unidos.

Nas décadas anteriores, as empresas cuidavam de forma isolada de áreas como manutenção, limpeza, segurança, etc. Cada setor era gerenciado separadamente, sem integração.

Com o crescimento de grandes corporações e o aumento da complexidade dos edifícios comerciais, percebeu-se a necessidade de integrar esses serviços para ganhar eficiência e reduzir custos. Foi aí que nasceu o termo “facility management”.

A partir daí, a gestão passou a envolver não só a parte operacional, mas também o planejamento estratégico dos espaços corporativos.

Como o facility management funciona?

O facility management funciona como um sistema de gestão estratégica e operacional que garante que os espaços físicos de uma empresa estejam funcionando de forma eficiente, segura e adequada às necessidades dos usuários.

Além de empresas, o facility management também é muito comum em condomínios, que frequentemente demandam uma equipe dedicada para áreas como piscina, portaria e jardinagem.

Na prática, o facility management funciona da seguinte maneira:

1. Diagnóstico e planejamento

O primeiro passo envolve uma avaliação da estrutura física (instalações, equipamentos), o levantamento dos serviços necessários e a definição de metas, como reduzir custos, aumentar conforto ou cumprir normas regulamentadoras.

2. Gestão integrada de serviços

O gestor de facilities então coordena diversos serviços, que podem ser feitos por equipes internas ou terceirizadas. Por exemplo:

• Manutenção preventiva e corretiva;
• Limpeza e conservação;
• Segurança patrimonial e eletrônica;
• Gestão de contratos de terceiros;
• Controle de utilidades (água, energia, climatização);
• Espaços corporativos;
• Sustentabilidade (resíduos, energia, água).

3. Tecnologia e sistemas

O facility management pode usar softwares como o Produttivo para:

• Abertura e controle de ordens de serviço;
• Inventário de ativos e equipamentos;
• Monitoramento de desempenho;
• Gestão de espaços e pessoas;
• Indicadores para tomada de decisão.

Leia também: O que é Integrated Facilities Management e como usar?

4. Monitoramento e melhoria contínua

Para garantir a eficiência do facility management, é preciso fazer o acompanhamento da gestão e implementar melhorias conforme necessário. Para isso, é possível usar:

• Auditorias e relatórios;
• Ações corretivas e preventivas;
• Replanejamento estratégico, se necessário.

Qual é a importância do facility management para as empresas?

O facility management garante para os gestores das empresas que os ativos e toda a infraestrutura está sendo bem conservada e suas necessidades atendidas, evitando prejuízos com deterioração de equipamentos, acidentes, falta de materiais e outras situações.

Assim, o grande papel do facility management em uma organização é: 

• Gerar economia de tempo aos gestores;
• Aumentar a produtividade da empresa, uma vez que oferece condições ideais para o desenvolvimento de todos os setores;
• Oferecer uma gestão estratégica dos recursos das empresas; 
• Ampliar a vida útil dos aparelhos;
• Evitar corretivas emergenciais;
• Reduzir os custos das operações: uma pesquisa realizada pela ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities) revelou que com a aplicação de facility management uma empresa pode reduzir em até 20% os custos de operação.

Quais são os serviços mais comuns do facility management?

Os serviços englobados pelo facility management podem variar conforme as necessidades da empresa e do prédio, mas os mais comuns são:

Manutenção

A manutenção tem o objetivo de minimizar falhas, erros, acidentes e atrasos que causam prejuízo. Além disso, ela é fundamental para a segurança das pessoas. 

Alguns exemplos de manutenção são de instalações elétricas, hidráulicas e equipamentos contra incêndio. São realizadas inspeções e reparos para garantir a conformidade de todos os sistemas e ativos. 

Vamos imaginar, por exemplo, que uma manutenção preventiva não foi realizada dentro do prazo em um sistema hidráulico e uma infiltração aparece. O problema pode prejudicar a vida útil do prédio, a segurança dos ocupantes e também gerar gastos extras com corretivas emergenciais. 

Leia também: Manutenção hidráulica: o que é, como funciona e dicas

Com as manutenções preventivas e periódicas, é possível ter pleno controle sobre a situação de ativos, equipamentos e estruturas. 

Caso exista um bom plano de manutenção, a necessidade de corretivas emergenciais pode diminuir, evitando o alto custo que esse tipo de manutenção acarreta para a empresa. 

Assim, o ambiente é conversado e a saúde das pessoas, preservada.

Segurança

Na gestão de facilities, a segurança é responsável por cuidar da propriedade da empresa, dos funcionários, da segurança eletrônica e digital.

Entre os itens eletrônicos que são supervisionados pela segurança estão: portarias eletrônicas, interfones, elevadores, câmeras de vigilância (CFTV) e cercas elétricas. 

A segurança de dados contribui para que as organizações se adequem à LGPD, protegendo os dados de seus clientes. 

Vigilância, escolta armada e transporte de valores são outras funções do facility management e que requerem profissionais experientes.

Limpeza

A limpeza é importante em vários níveis do processo de produção das empresas e também em condomínios:

• Para promover um ambiente de trabalho limpo, sem riscos ao colaborador, garantindo conforto e produtividade;
• Para que os equipamentos continuem funcionando corretamente e as máquinas preservem sua vida útil; 
• Para que o produto final seja entregue com qualidade e dentro das normas das leis. 

Sustentabilidade

Os serviços relacionados à sustentabilidade e ao meio ambiente também podem ser responsabilidade do facility management. Atividades como gestão de resíduos e uso eficiente de recursos naturais (água e energia) devem ser consideradas no planejamento da gestão.

Gestão de espaços

No facility management, a gestão de espaços envolve o acompanhamento de todos os ambientes, realizando as tarefas necessárias para manter seu bom funcionamento, como troca de lâmpadas, correção de problemas e outras verificações.

Como fazer facility management em uma empresa?

Vimos que a gestão de facilities conecta uma série de setores. Mas como aplicá-las nas empresas? Preparamos dicas importantes e que vão te auxiliar nessa implementação:

Compliance e capacitação de gestores

Nas empresas, o conceito de compliance é primordial para a conduta empresarial. Ele significa estar dentro das normas e legislações. 

Como cada setor no facility management tem regras e leis específicas, as empresas precisam estar atualizadas e em conformidade com as exigências. Por isso, é importante que os gestores estejam treinados e por dentro das obrigações a serem cumpridas. 

Indicadores de qualidade

Para garantir que o facility management esteja trazendo resultados para a empresa e entregando serviços de qualidade, é necessário criação e acompanhamento de indicadores com o intuito de medir a entrega dos serviços prestados. 

Depois de montar um plano de ação, identificando as necessidades da empresa, a gestão de facilities precisa eleger quais indicadores serão analisados. Tempo de realização do trabalho, gastos com materiais e tempo médio de resposta são algumas opções.

Tecnologia para gestão de atividades

A tecnologia é uma grande aliada no facility management: softwares como o Produttivo facilitam a gestão, já que permitem o acompanhamento das atividades desde o planejamento até a conclusão.

Como o Produttivo pode ajudar no facility management?

O Produttivo é uma plataforma para gestão de equipes de campo que pode ajudar no facility management com o controle de serviços e a organização operacional. Vamos conhecer alguns dos principais recursos do sistema Produttivo para o facility management:

Gestão de ordens de serviço

Com o Produttivo, você pode:

• Criar e acompanhar ordens de serviço digitais em tempo real;
• Registrar manutenções preventivas, corretivas e outros serviços;
• Ter acesso ao histórico completo por local ou equipamento;
• Agendar serviços de rotina por periodicidade (por exemplo, manutenção mensal de ar-condicionado).

Checklists personalizados

Além das ordens de serviço, também é possível usar o Produttivo para:

• Criação de checklists de segurança, limpeza, inspeção predial, entre outros.;
• Garantia de conformidade com padrões e normas (NR-10, NR-35);
• Redução de falhas e riscos operacionais.

Equipes de campo mais eficientes

Usando o app Produttivo, os técnicos recebem as tarefas pelo celular ou tablet e já realizam o preenchimento de checklists digitais e outros formulários. Também é possível inserir fotos tiradas na hora, assinatura eletrônica e localização.

Tudo sincronizado com o escritório em tempo real!

Relatórios e indicadores

Após a realização do serviço, o Produttivo ainda ajuda na:

• Geração de relatórios automáticos (manutenção, visita técnica, inspeção);
• Análise de tempo médio de atendimento e outros indicadores;
• Principais serviços registrados para identificação de gargalos.

Inventário e controle de ativos

No Produttivo, você faz o cadastro de equipamentos com QR Code, que podem ser usados depois para abertura de chamados ou para consultar o histórico do ativo.

Com isso, o gestor tem um registro de localização, histórico de uso e manutenção de cada equipamento.

Faça já um teste grátis e experimente todos os recursos do Produttivo para o facility management!