Qualidade em Serviços: 5 práticas fundamentais

A qualidade em serviços é um dos fatores mais decisivos para uma empresa ter rentabilidade, conquistar e reter clientes. Por isso, separamos 5 práticas fundamentais para otimizar gestão e execução.

O compromisso com a qualidade nos serviços prestados tem sido uma exigência cada vez mais comum entre os clientes. Empresas atentas a essa necessidade e às inovações do setor têm ganhado mais confiabilidade no mercado e se destacado frente à concorrência. Quer fazer desse grupo de empresas bem sucedidas? Neste artigo listamos 5 dicas, com bases nas práticas mais recentes do mercado, capazes de transformar a gestão e definitivamente melhorar a qualidade em serviços.

Problemas que afetam a qualidade na prestação de serviços

Falta de padronização, retrabalho, excesso de papel na operação, desorganização das informações, perda de dados, pouco controle da operação e equipe em campo e dificuldade no planejamento são alguns dos desafios mais comuns enfrentados por empresas de serviços.

Para superar essas barreiras e melhorar a qualidade na prestação de serviços, diversas empresas de serviço têm aderido a algumas práticas:

5 dicas para melhorar a qualidade em serviços

1)  Planejamento 💻

Já pensou em como gerenciar com eficiência as equipes em campo, diferentes contatos e clientes, diversos ativos e as ordens de serviços sem um planejamento adequado? Cansa só de pensar, não é?

Com o planejamento, sua gestão ficará mais assertiva e ágil. Para realizá-lo adequadamente, você deverá planejar tudo, desde as atividades da equipe, até operações futuras (caso das manutenções, por exemplo). Se você trabalha com diferentes tipos de manutenção, sugerimos que você utilize dois métodos:

  • Planejamento e Controle da Manutenção (PCM): indicado para que você possa analisar de ponta a ponta quais serviços deve oferecer;
  • Plano de Manutenção Preventiva: aqui você planeja quando deve realizar cada um dos tipos de manutenção para cada equipamento. Para ajudar, preparamos um modelo gratuito excel já com alguns modelos. Para baixar, é só clicar no botão abaixo.

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2) Gestão da equipe externa  👷‍♂️

Já ouviu aquele ditado que quem faz a sua empresa são os funcionários? Na gestão de serviços, essa frase não poderia ser mais verdadeira. O trabalho executado pela sua equipe externa leva o nome da sua empresa.

Para garantir a qualidade dos serviços e manter tudo dentro do planejado, busque ferramentas que facilitem a comunicação com a equipe em campo e que permitam um monitoramento em tempo real. Veja 4 dicas para gerenciar a equipe em campo.

3) Relatório Técnico  📊

O relatório técnico funciona como uma vitrine. É por meio dele que o seu cliente irá ver todo o trabalho executado. Por isso, quanto mais profissional e completo estiver o seu, mais confiabilidade você ganhará. Já existem empresas se tornando referência no mercado de serviços e até tirando contratos da concorrência por conta de excelentes relatórios. Quer saber como um bom relatório de visita técnica sem gastar muitas horas? Clique aqui.

4) Gerenciamento de dados   📈

Se, por um lado, a qualidade na prestação de serviços depende do planejamento, por outro, o planejamento depende dos dados. É um ciclo que se completa. Você só saberá o que planejar, se tiver dados. Caso contrário, estará fazendo tudo “no escuro” e sem saber de fato o que está acontecendo com sua empresa.

Para fazer um bom gerenciamento das informações, explore ao máximo o que a tecnologia tem a oferecer. Ela é uma ferramenta poderosa para a geração e acompanhamento de dados. Para usá-la a favor da sua empresa, tenha pré-estabelecidas métricas e indicadores coerentes com a sua operação. Por último, esteja sempre acompanhando os resultados. Assim, você saberá exatamente o que fazer e quais processos aprimorar.

5) Menos burocracia, mais automatização 📲

Para que a sua empresa seja uma referência na qualidade em serviços, você precisa de padronização. Como você poderá garantir que todo trabalho que sua equipe executou, independentemente de quem tenha realizado, está no mesmo padrão de qualidade? Como você saberá se a última OS do contrato foi executada da mesma forma que a primeira? Para garantir serviços padronizados, busque criar processos fáceis e ágeis, aderentes a sua realidade. Não adianta também criar procedimentos complexos e burocráticos, pois a chance deles serem deixados de lado durante no dia a dia são grandes.

Para garantir isso, use a automatização a favor da sua empresa. Se você tem formulários totalmente manuais e o técnico tem que descrever todas as respostas, a padronização fica prejudicada. Agora imagine um formulário mais automatizado, em um sistema fácil e intuitivo: o seu técnico, ao invés de escrever a resposta, ele poderá selecionar a questão correta. Ou, ao invés de escrever os dados de um ativo, ele pode simplesmente fazer uma leitura de QR Code.

Com esses simples exemplos já deu pra perceber como o processo se tornaria mais simples, rápido e padronizado com o uso da tecnologia, não é? Agora imagine aplicado ao seu procedimento como um todo! A diferença é surpreendente!

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Ah, e se você tiver mais alguma dica preciosa para manter a qualidade nos serviços de campo, compartilhe com a gente nos comentários!

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