Sistema para condomínio: o que é e quais são as vantagens?

Você já esqueceu de pagar o condomínio e precisou arcar com as despesas uma multa enorme? Precisou assinar vários documentos para pegar a chave da lavanderia do seu prédio? Esses são apenas alguns dos problemas que podem acontecer num condomínio. Outros incluem atrasos para avisar sobre a chegada de encomendas e impossibilidade de utilizar ativos por falta de manutenção, por exemplo.

A boa notícia é que todos esses problemas poderiam ser resolvidos simplesmente escolhendo um bom sistema para condomínio. Neste artigo, você vai aprender quais são as vantagens do uso de um sistema para condomínio e como escolher o melhor para seu prédio. Boa leitura!

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O que é um sistema para condomínio?     

Um sistema para condomínio é um software que reúne várias necessidades de condôminos, síndicos e administradoras num só lugar. Com ele, é possível centralizar atividades, diminuir a burocracia e reduzir o acúmulo de tarefas administrativas. 

Pode ajudar tanto na administração, auxiliando o síndico ou a empresa que faz a gestão do edifício, quanto nas tarefas realizadas pelos colaboradores (porteiros, técnicos e zeladores) e no bem-estar dos moradores. 

Eles normalmente atuam em todo o prédio, desde o sistema de acesso até a programação da TV do elevador, passando pelo registro de circulação em áreas comuns, prestação de contas do condomínio e agendamento de manutenções.

Quais são as vantagens de um sistema para condomínio? 

Um sistema para condomínio é uma tecnologia que facilita a vida de trabalhadores e moradores. Separamos algumas das principais vantagens.  

Para o síndico   

O síndico é a pessoa responsável por organizar despesas e melhorias do condomínio. Para ele, um sistema para condomínio facilita as coisas por meio da automatização de trabalhos administrativos, gerando relatórios financeiros, auxiliando no planejamento de atividades e mantendo um contato direto com os moradores.

Para uma administradora   

Uma administradora é uma empresa que faz a gestão de vários condomínios ao mesmo tempo. Para esse tipo de negócio, um sistema para condomínio é vantajoso porque automatiza processos e permite contato com os moradores de maneira online, já que presencialmente ele acontece com muito menos frequência.

Para o morador

O morador se beneficia de um sistema para condomínios porque esse tipo de tecnologia oferece segurança, com controle de acessos, facilidade de encontrar documentos importantes, praticidade no pagamento online da taxa condominial e comunicação clara na palma da mão.

Para os funcionários   

Funcionários como porteiros são beneficiados pela ajuda da tecnologia principalmente na autorização de moradores e visitantes, reserva de áreas comuns e notificações sobre a chegada de encomendas. 

Já zeladores podem ser beneficiados a partir de checklists que auxiliam na limpeza predial, por exemplo, e também da geração de ordens de serviços, com especificações sobre data e horário de todas as tarefas que precisam realizar.

Como um sistema para condomínio ajuda na gestão de pessoas?        

A gestão de pessoas é uma das tarefas mais importantes na administração de um condomínio. Afinal de contas, edifícios são, antes de um negócio, o lar de várias pessoas. Vejamos algumas maneiras pelas quais é possível garantir uma boa gestão de pessoas:

Comunicação 

Problemas na comunicação costumam ser causas comuns de conflitos. Com um sistema para condomínio efetivo, é esperado que essas questões possam ser evitadas a partir de algumas medidas:

• Comunicados claros enviados automaticamente para todos os moradores;
• Notificações com a chegada de encomendas e pedidos de alimentos;
• Aplicação de pesquisas de satisfação;
• Assembleias marcadas e realizadas de maneira online, o que garante que mais pessoas participem das decisões importantes do condomínio.

Controle de acessos   

O controle de acessos também pode configurar um problema, principalmente quando o condomínio é maior, tem vários apartamentos ou prédios diferentes. 

Quando o controle de acessos é negligenciado, a segurança dos moradores e funcionários fica comprometida e os bens do edifício ficam desprotegidos. Separamos algumas tecnologias úteis presentes em sistemas para condomínio que podem ajudar nesse ponto:

• Portarias virtuais: as opções de portarias virtuais são várias, como identificação facial, leitura biométrica, tags ou senhas. Com esses métodos, a entrada de pessoas no condomínio não depende unicamente da memória humana (nesse caso, do porteiro);
• Autorização de visitantes por aplicativo: para que os amigos ou familiares que vão visitar os moradores entrem, muitas vezes é necessário o intermédio do porteiro. Com um app que permite realizar a autorização digital, fica mais simples, rápido e seguro autorizar entradas;
• Monitoramento por câmeras: no caso de incidentes, o monitoramento por câmeras permite que as providências necessárias sejam tomadas mais rapidamente, além de gerar provas úteis em questões judiciais. 

Reservas de áreas comuns    

A reserva das áreas comuns do condomínio, como academia, piscina e salão de festas, pode gerar confusões envolvendo agenda e regras de uso e conservação. Com um sistema para condomínio, é possível evitar conflitos com algumas ferramentas:

• Agenda de reservas compartilhada: garante que os moradores saibam quais datas estão disponíveis para realizar eventos e outras atividades durante a etapa de planejamento pessoal. Isso evita frustrações ao descobrir que a área comum desejada já está reservada para algum vizinho;
• Reservas online: reservar online por aplicativo é rápido e fácil, além de ajudar a evitar mal-entendidos entre moradores e funcionários;
• Regras disponíveis em tempo integral: inserir uma página com todas as regras de uso antes da confirmação de reserva da área comum e manter uma aba no aplicativo com as orientações de uso de todas as áreas comuns são práticas úteis para evitar estragos e problemas com mau uso.

Participação e colaboração    

Muito além de resolver questões administrativas, os apps de sistema para condomínio podem ser lugares de interação entre condôminos, trocas de dicas, experiências e informações. Separamos possibilidades de tornar um sistema para condomínio útil para a convivência:

• Chats: alguns sistemas contam com chats privados e em grupo. Neles, os moradores podem conversar entre si, com o porteiro ou com o síndico, por exemplo. As conversas podem servir para tirar dúvidas, fazer reclamações ou até mesmo evitar conflitos;
• Avaliações: é interessante aplicar pesquisas de satisfação pelo app. Com elas, é possível mapear problemas sem a necessidade de exposição que seria necessária em uma reunião presencial de condomínio, por exemplo;
• Gamificação: uma boa estratégia para aumentar o engajamento dos moradores seria oferecer um sistema de pontuação para responder pesquisas, responder no chat, fazer reservas pelo app e participar de reuniões de condomínio.

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Como um sistema para condomínio ajuda na gestão financeira?        

As questões financeiras podem se tornar problemas caso os moradores não entendam de onde vêm as cobranças ou o condomínio não seja transparente sobre o assunto. Conflitos também são evitados com um planejamento financeiro, gastos  conscientes e a formação de uma reserva de emergência que mantém os valores pagos mensalmente constantes. Vamos ver como um sistema para condomínio pode ajudar: 

Planejamento de orçamentos   

Planejar orçamentos é parte essencial da gestão financeira de um condomínio. Separamos um passo-a-passo para você:

• Passo 1: Identifique as despesas fixas do condomínio e entenda o quanto é gasto mensalmente com cada uma;
• Passo 2: Monte um calendário com as datas de vencimento de cada uma dessas despesas e verifique minuciosamente se ele está sendo seguido corretamente, para evitar taxas adicionais e multas;
• Passo 3: Defina um percentual da taxa de condomínio para destinar diretamente a um fundo de reserva financeira. Assim, quando surgirem imprevistos, como encerramento de contratos de aluguel ou necessidades de reparos urgentes, o valor cobrado dos moradores não será mais caro do que o habitual;
• Passo 4: Defina prioridades. Se o seu condomínio tem problemas de vazamentos de gás, talvez não valha a pena investir em questões estéticas, como pinturas e jardinagem;
• Passo 5: Considere a possibilidade de manutenções preventivas. Apesar de serem um gasto muitas vezes mensal, evitam o desgaste dos ativos e gastos muito maiores com manutenções corretivas;
• Passo 6: Organize suas conclusões em um documento contendo o que vai ser feito, quando, onde, motivo e data de vencimento. Insira também um calendário para ajudar a ter controle dos prazos de pagamentos e dos agendamentos das manutenções.

Alguns sistemas para condomínios possuem tecnologias que facilitam o agendamento de serviços e o planejamento financeiro.

Relatórios financeiros

É direito dos moradores saberem quais são os gastos que o pagamento da taxa condominial está cobrindo. Por isso, é extremamente importante prestar contas, o que pode ser feito por meio da publicação de relatórios no sistema para condomínio, através do aplicativo. Separamos o que não pode faltar no seu relatório financeiro:

• Comprovantes de pagamento das contas fixas mensais;
• Recibos e relatórios de serviços realizados;
• Recibos e relatórios de possíveis obras;
• Holerite de todos os funcionários e empresas contratados pelo condomínio;
• Comprovante de aplicações em fundos de reserva financeira;
• Comprovante de movimentações mensais.

Leia também: Software para orçamento de serviços: benefícios e como usar

Controle de inadimplência   

Inadimplência é quando um morador não cumpre suas obrigações financeiras com o condomínio, não pagando corretamente a taxa condominial. 

Se a inadimplência for comum, o condomínio pode sofrer com a falta de recursos para realizar serviços, ou ainda ter que diminuir a qualidade. Veja algumas dicas para evitar esse problema utilizando um sistema para condomínio:

• Manter o sistema atualizado com relatórios financeiros, que mostram para onde vão os recursos arrecadados dos moradores;
• Evite inconstâncias nos valores cobrados, trabalhando possibilidades de estratégias de manutenção, investindo em um fundo para emergências e seguindo o planejamento financeiro à risca;
• Faça comunicados sobre a importância de manter os pagamentos em dia;
• Ofereça a possibilidade de pagar a taxa condominial diretamente pelo app;
• Se o sistema para condomínio que você utiliza tem essa função, utilize a gamificação a seu favor, oferecendo pontos por boletos pagos em dia;
• Identifique as pessoas inadimplentes o mais rápido possível, e ofereça acordos, parcelamentos e negociações.

Qual o melhor sistema para condomínio?     

O mercado oferece vários sistemas para condomínio diferentes. E não existe o melhor, mas sim o que funciona melhor para as suas necessidades. 

Vamos supor que, no seu prédio, os moradores estão reclamando sobre o valor pago no condomínio, porque o elevador precisou de uma manutenção corretiva que ultrapassou o orçamento previsto. As reclamações revelam que você está tendo alguns problemas:

• Falta de planejamento financeiro para a construção de uma reserva de emergência;
• Ausência de um plano de manutenção efetivo, que combine estratégias preventivas e corretivas;
• Falta de transparência quanto ao relatório de gastos, o que pode gerar desconfianças e deixar o condomínio legalmente desprotegido.

A partir desses problemas, imagine que empresas distintas fornecem dois planos que se encaixam no orçamento. Vamos ver as funcionalidades que cada um deles promete.

• Plano A: App para os moradores, criação de orçamentos automática, plano de consultoria financeira, relatórios disponibilizados automaticamente para condôminos.
• Plano B: Sistema de reconhecimento facial na portaria e em áreas comuns,  programação personalizada na televisão do elevador, app para ingressar áreas comuns, acesso a todos os regulamentos do prédio via aplicativo.

Levando em conta as necessidades do seu condomínio, o plano A é bem mais vantajoso, pois tem iniciativas que ajudam a resolver problemas de má gestão de dinheiro e falta de transparência. 

Num condomínio que gostaria de investir em diminuir as demandas dos porteiros, distribuir informativos no elevador e enfrenta problemas com descumprimento das regras em áreas comuns, por exemplo, o plano B seria o mais indicado. Tudo depende das necessidades de cada edifício.

Como a tecnologia pode ajudar na administração de condomínios?  

A tecnologia é uma grande aliada em vários processos atualmente. O Produttivo é um software de gestão de tarefas que apresenta várias funcionalidades úteis para administrar condomínios. Vamos acompanhar algumas?

Planejamento de atividades

O Produttivo também conta com planejamento de atividades com calendário. Com ele, é possível agendar atividades com antecedência, incluindo informações como responsável, histórico de ativos e inclusão de checklists. E os encarregados recebem lembretes automáticos para evitar esquecimentos.

Veja mais vantagens de organizar atividades em calendário:

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Abertura de chamados

A abertura de chamados é outra funcionalidade útil do Produttivo. Quando um ativo apresenta problemas, é possível ler um QR code, gerado pelo app e anexado em cada equipamento ou ambiente do prédio, e gerar automaticamente uma ordem de serviço, solicitando a manutenção na hora.

Modelos para administração predial

O Produttivo disponibiliza também modelos digitais de formulários pensados para administração de edifícios. Confira!

Laudo de Inspeção Predial

O laudo de inspeção predial é um documento que permite registrar as conclusões após inspecionar ativos em algum prédio. 

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Check list de Limpeza Predial

O checklist de limpeza predial possui questões adaptáveis do que deve ser levado em conta no processo de limpeza de uma edificação. 

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Checklist de Manutenção Predial

Útil quando estão acontecendo serviços de manutenção, o checklist de manutenção predial tem questões de não conformidade, relatório fotográfico e geolocalização para instruir e comprovar serviços de manutenção.

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