CMMS é a sigla para Computerized Maintenance Management System/Software, que significa Sistema de Gestão de Manutenção Computadorizado. Ao invés do controle manual da manutenção de equipamentos, sistemas e infraestrutura, é utilizado um sistema para centralizar toda a operação, melhorando os serviços de manutenção e, consequentemente, a disponibilidade e vida útil destes ativos.
Durante muito tempo a manutenção só era lembrada quando um equipamento já apresentava defeitos, gerando desperdício de recursos e custos altos de reparos. O excesso de papel também era outro problema, pelo seu volume e desafio em consultar ou manter um histórico.
Com o CMMS, essa realidade é outra: manutenções preventivas e preditivas na data correta, falhas evitadas e máquinas funcionando em plena capacidade produtiva.
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- O que é um CMMS?
- Qual a função de um software de gerenciamento de manutenção?
- Como funciona um CMMS?
- Qual a história do CMMS?
- O que difere um software EAM de um software CMMS?
- Por que o tempo de atividade é tão importante?
- Quais são os benefícios de um CMMS?
- O que considerar ao selecionar um software CMMS?
- Seu negócio precisa de um CMMS?
O que é um CMMS?
O CMMS é um software ou sistema que ajuda a planejar, agendar e controlar manutenções, gerenciando os equipamentos, ordens de serviço, chamados e inventário.
O sistema cria relatórios e possui painéis personalizados que registram as ordens de serviço, evitando atrasos nas manutenções e falhas que interrompam a operação – o que causaria prejuízos e acidentes para as empresas e indústrias.
Qual a função de um software de gerenciamento de manutenção?
Sua função principal é a gestão das rotinas de manutenção, indicando a periodicidade correta para realização de intervenções (manutenções ou inspeções), de forma organizada e planejada para que não afete a rotina de trabalho.
Dependendo do volume e criticidade dos equipamentos e máquinas, um sistema ou software automatiza etapas de gestão de ordens de serviço, rotinas de manutenção, oferecendo indicadores importantes para entender o desempenho dos equipamentos físicos.
Como funciona um CMMS?
De forma resumida, o CMMS gerencia quatro operações na indústria e empresas: produtividade, controle, desempenho operacional e planejamento. Conheça a seguir as atividades principais realizadas pelo sistema.
Gerenciamento de recursos e mão de obra
No sistema são cadastrados os técnicos e responsáveis pela realização de manutenções, dando uma visão clara ao gestor sobre a agenda de serviços de cada um. Um ponto importante para evitar a ociosidade do time, como também a sobrecarga de trabalho.
Registro de ativos
Os equipamentos e maquinários são cadastrados no sistema CMMS, contendo todo o histórico de manutenções e inspeções, determinando as futuras paradas. O controle também pode ser feito por meio de medições em tempo real do desempenho dos equipamentos, gerando dados para identificar a necessidade de correções.
Gerenciamento de ordem de serviço
O fluxo de ordens de serviço, assim como a rotina de trabalho fica mais organizado dentro do sistema CMMS, porque a abertura de ordem de serviços é automática, evitando papelada e o controle manual da operação.
Manutenção preventiva
Já sabemos que, na maioria dos cenários, a manutenção preventiva é muito mais vantajosa para as empresas e indústrias. Mas para que seja econômica, precisa ter um controle assertivo, caso contrário, a empresa terá uma equipe disponível gerando custo mas sem atividades claras. O sistema CMMS ajuda nessa parte, evitando atrasos nas manutenções e gerando informações para emissão de laudos técnicos coerentes.
Gerenciamento de materiais e inventário
Os materiais, peças e componentes que são utilizados com recorrência durante a realização dos serviços também é cadastrado no sistema CMMS, no qual o técnico pode solicitar durante a realização de uma inspeção, por exemplo. O custo dos serviços e peças é incluído e, quando o técnico realiza um orçamento de serviço, o cálculo total é feito automaticamente.
Relatório, análise e auditoria
Como mencionamos anteriormente, uma das grandes vantagens do sistema CMMS são os indicadores. Se antes o gestor precisava fazer tudo de forma manual, através de planilhas, no sistema esses dados são gerados automaticamente, desde volume de conformidades e não conformidades, volume de trabalho por equipamento, entre outras informações que contribuem para tomada de decisão mais rápida.
Qual a história do CMMS?
Os primeiros sistemas CMMS surgiram por volta de 1965, mas de forma analógica: os técnicos tinham cartões que eram perfurados para marcar a finalização de um serviço. Eles precisavam também criar relatórios manuais sobre as manutenções, que depois poderiam ser inseridas em sistemas virtuais para registro.
Na década de 80, com a força da computadorização, o CMMS se popularizou, por ser um sistema de baixo custo mas de alto impacto na operação. Saindo então das indústrias para pequenas e médias empresas. O sistema evoluiu e a partir de então as empresas podiam personalizar algumas aplicações, compartilhando dados com mais eficiência e agilidade.
Somente nos anos 2000, com a internet, os fornecedores passaram a hospedar os sistemas na nuvem, tornando as atualizações e personalizações dos sistemas CMMS mais rápidas.
Leia mais – Manutenção 4.0: o que é, como funciona e quais os objetivos
O que difere um software EAM de um software CMMS?
EAM é a sigla para Enterprise Asset Management, ou Gestão de Ativos Empresariais. São estratégias que otimizam todo o ciclo de vida dos ativos de uma empresa, aumentando sua vida útil. O CMMS é uma das estratégias do EAM.
A escolha por um software EAM ou CMMS vai depender apenas da quantidade de equipamentos e máquinas da empresa e quais necessidades elas possuem.
Por que o tempo de atividade é tão importante?
Um dos recursos mais valiosos na indústria e empresas é o tempo. Por isso, saber gerenciá-lo é crucial para os negócios, pois reflete na qualidade dos produtos e serviços finais. Uma equipe ociosa significa desperdício de recursos, bem como a demora para resolver problemas pode gerar custos altos – e não só financeiros. Um equipamento quebrado, por exemplo, pode trazer riscos aos seus operadores.
Por isso, o sistema CMMS é imprescindível neste aspecto, porque evita atrasos que comprometem o trabalho e aumenta a produtividade da equipe.
Quais são os benefícios de um CMMS?
A eliminação do papel é, definitivamente, uma das maiores vantagens do CMMS. Ele oferece mais agilidade na operação e evita retrabalhos, tornando o trabalho mais dinâmico e de qualidade. Entre outros benefícios, vale destacar:
Visibilidade do ativo
O equipamento é melhor monitorado, sem a necessidade de visitas frequentes, mas sim, a inspeção e manutenção no dia correto.
Visibilidade do fluxo de trabalho
O gestor acessa um painel no qual acompanha o fluxo de atividades, chamados e serviços, tornando a comunicação com a equipe mais eficaz.
Automação
Alguns sistemas CMMS permitem a criação de plano de manutenção automático, determinando somente a periodicidade que a tarefa deve ser aberta ao técnico. Outra automação importante é a comprovação dos serviços, como no caso do Produttivo, que gera relatórios logo após a finalização da manutenção ou inspeção.
Processos simplificados
O fluxo é muito mais claro e organizado, otimizando o tempo de trabalho. No controle manual, por exemplo, são necessárias mais reuniões para que a equipe informe sua rotina. O desencontro de informações também é reduzido, pois os itens mais importantes estão no sistema CMMS.
Gerenciando forças de trabalho de campo
Um dos grandes desafios de toda a gestão é o controle de equipes externas. Com o software de manutenção do Produttivo, por exemplo, os técnicos realizam serviços através de aplicativo, preenchendo ordens de serviço, laudos e manutenções. Quando existe um novo chamado, o gestor pode enviar diretamente para o smartphone do técnico, que não precisa retornar à empresa para receber a nova tarefa.
Manutenção preventiva
O setor de manutenção já foi visto como custoso para as empresas e indústrias, mas atualmente, sem dúvidas é um dos melhores investimentos. A manutenção preventiva aumenta a disponibilidade dos equipamentos e maquinários, evitando acidentes de trabalho e paradas emergenciais.
Consistência e transferência de conhecimento
Os aprendizados através de um sistema CMMS são muito maiores: não é apenas executar manutenções preventivas, mas obter dados que ajudam a otimizar a operação. Isso significa ter mais previsibilidade sobre o funcionamento dos equipamentos, saber se o desempenho afeta no resultado final, a qualidade do serviço da equipe, entre muitos outros fatores.
Gerenciamento de conformidade
Muitas empresas precisam seguir à risca normas técnicas e legislações para garantir a qualidade de seus produtos e serviços. Neste sentido, o CMMS contribui para que todos os ativos e equipamentos estejam em conformidade com os parâmetros obrigatórios de leis e normas.
Saúde, segurança e meio ambiente
Um equipamento sobrecarregado ou com defeito pode, por exemplo, colocar em risco a saúde dos operadores, emitir mais gases poluentes ou consumir muito mais energia. Com a gestão em conjunto com o CMMS, as manutenções são realizadas com eficiência, evitando todos estes problemas.
O que considerar ao selecionar um software CMMS?
Agora que você entendeu os benefícios do CMMS, vale realizar um estudo para entender quais as características são fundamentais para a contratação de um sistema;
Flexibilidade: cada indústria ou empresa possui um tipo de maquinário de acordo com seus segmento de atuação. Logo, o sistema precisa se adequar às necessidades, como tipo de manutenção, periodicidade, volume de chamados e quais relatórios podem ser gerados.
Implementação: outro fator que vale ser destacado é a implementação de um sistema e a aderência da equipe. De nada adianta um sistema robusto se o time não consegue utilizá-lo. No Produttivo, por exemplo, existem implementações e acompanhamento com cada cliente, a fim de que ele possa aproveitar todas as funcionalidades do software e aplicativo.
Alojamento local ou em nuvem: antigamente, os sistemas precisavam de espaço físico para abrigar servidores. Hoje, já existem os modelos Software-as-a-Service (SaaS), que são hospedados na nuvem e oferecem um custo menor, como é o caso do Produttivo.
Navegação intuitiva: reforçamos novamente a importância da aderência da empresa ao sistema CMMS. A navegação precisa ser simples e intuitiva, senão, pode ter o efeito contrário ao desejado de simplificar a operação.
Acesso móvel: uma grande vantagem do CMMS é a possibilidade de levá-lo a campo, como é o caso do aplicativo do Produttivo. Se a gestão fica restrita aos computadores da empresa, o retrabalho do técnico de realizar o serviço e transferir informações para um computador ainda compromete a agilidade da operação.
Padronização dos serviços: as mudanças que um sistema CMMS traz para dentro de uma empresa podem oferecer muito mais profissionalismo. E a padronização é uma das etapas fundamentais para este objetivo. Isso melhora a percepção dos clientes de prestadores de serviços, desde a entrega mais rápida de relatórios, o reconhecimento fácil de tarefas, o recebimento de chamados e o fluxo até a resolução, entre outros fatores.
Alto nível de personalização: um dos maiores desejos de qualquer empresa que contrata um sistema CMMS é a personalização. O sistema Produttivo permite personalização de formulários, tipos de respostas dos campos, logo e cores da empresa nos relatórios e páginas de chamados, além de integração com outros softwares para uma gestão mais eficiente.
Seu negócio precisa de um CMMS?
A implementação de um sistema CMMS é uma grande evolução dentro das empresas. Por isso, vale avaliar se seu negócio está preparado para o sistema. É importante realizar perguntas, em especial:
- A qualidade do trabalho dos técnicos caiu?
- Existem muito mais manutenções corretivas do que preventivas?
- Os clientes pedem relatórios e a empresa ainda não produz ou demora para entregar?
- Não existe padronização das ordens de serviço que comprometem a leitura de informações?
Se a resposta for sim para a maioria, talvez seja a hora de migrar para o CMMS. Por isso, convidamos você a testar o software e aplicativo do Produttivo gratuitamente. Basta criar uma conta, baixar o aplicativo e gerar seu primeiro relatório. Basta clicar no banner abaixo para começar!
