O relatório de qualidade é uma ótima ferramenta para comprovar que os serviços estão sendo realizados dentro de um padrão de excelência, atendendo às necessidades do cliente e da empresa.
Ele ainda pode ser usado em inspeções ou para obtenção de certificações, como a ISO 9001. Mas como fazer um relatório de qualidade confiável? Calma, vamos te ajudar. Acompanhe o conteúdo abaixo!
Veja também: Modelo digital de checklist de auditoria para complementar o relatório de qualidade
- O que é um relatório de qualidade?
- Quais os objetivos de um relatório de qualidade?
- Qual a importância do relatório de qualidade?
- Quais são os componentes de um relatório de qualidade?
- Como elaborar um relatório de qualidade?
- Modelo de relatório de qualidade digital
- Por que automatizar o relatório de qualidade?
O que é um relatório de qualidade?
Um relatório de qualidade é um documento que fornece informações detalhadas sobre a qualidade de um produto, serviço ou processo. Ele é utilizado para registrar os dados obtidos em monitoramento e análises com o objetivo de melhorar a qualidade, assegurando que os padrões e as expectativas estão sendo atendidos.
Normalmente, o relatório de qualidade é preenchido durante a inspeção de qualidade, coletando informações quanto aos procedimentos e resultados da empresa. Por isso, ele é parte essencial da gestão da qualidade.
O ideal é que o relatório de qualidade seja objetivo e reflita verdadeiramente a situação da empresa, assim será possível identificar pontos de melhora e tomar as medidas necessárias para corrigir as falhas e alcançar a excelência operacional.
Quais os objetivos de um relatório de qualidade?
O principal objetivo do relatório de qualidade é registrar o cumprimento por parte da empresa dos padrões de qualidade estabelecidos. Mas além disso, existem outros objetivos com o documento, olha só:
- Avaliar a qualidade: o relatório fornece uma avaliação detalhada da qualidade dos produtos ou serviços, tendo como referência os critérios de qualidade previamente definidos;
- Identificar problemas e deficiências: ajuda a detectar problemas de qualidade ou áreas que não atendam aos padrões esperados;
- Medir desempenho: monitora e acompanha o desempenho em termos de qualidade usando indicadores e outras métricas;
- Assegurar conformidade: verifica se o produto, serviço ou processo está em conformidade com as normas regulamentadoras e outros regulamentos aplicáveis;
- Fornecer dados para decisões: oferece informações baseadas em dados concretos que auxiliem na tomada de decisões estratégicas e operacionais;
- Apoiar a melhoria contínua: identifica oportunidades de melhoria e fornece recomendações para otimizar as operações da empresa;
- Documentar o desempenho: mantém um registro detalhado do desempenho de qualidade ao longo do tempo, que pode ser utilizado para análises futuras e auditorias;
- Aumentar a transparência: facilita a comunicação clara e transparente sobre o estado da qualidade para todas as partes interessadas, incluindo clientes, colaboradores e gestores;
- Motivar a equipe: atua como feedback sobre o desempenho e assim incentiva a equipe a manter ou melhorar os padrões de qualidade;
- Fortalecer a gestão de riscos: identifica e avalia riscos associados à qualidade, propondo medidas de controle adequadas;
- Obtenção de certificações: algumas organizações exigem inspeções e relatórios de qualidade para emitir selos e certificados, como a ISO 9001.
Qual a importância do relatório de qualidade?
Quando elaborado e utilizado corretamente, o relatório de qualidade é uma ferramenta que ajuda a empresa a buscar a excelência operacional em seus serviços e produtos. Vamos entender melhor:
Identificação de problemas
O relatório de qualidade facilita o acompanhamento constante da qualidade, permitindo identificar problemas precocemente e, com isso, solucionar as falhas o quanto antes.
Tomada de decisões embasadas
Ele ainda fornece informações baseadas em dados confiáveis que ajudam na tomada de decisões gerenciais, assegurando que as medidas implementadas sejam baseadas em informações concretas, em vez de especulações.
Melhoria contínua
Também, o relatório de qualidade é uma ferramenta para identificar áreas de melhoria e a partir disso, apoiar a implementação de práticas para aumentar a qualidade.
Satisfação do cliente
Produtos e serviços de maior qualidade resultam em maior satisfação e fidelização dos clientes. Com isso, ao utilizar o relatório de qualidade, a empresa foca em seu consumidor final, que passa a ser um promotor dos serviços.
Competitividade
Por fim, o relatório ajuda a manter altos padrões de qualidade, o que pode diferenciar uma empresa de seus concorrentes no mercado e trazer mais valor agregado.
Os relatórios de qualidade, portanto, são ferramentas muito importantes para a gestão eficaz da qualidade em qualquer empresa, proporcionando uma base sólida para a tomada de decisões e melhoria contínua.
Quais são os componentes de um relatório de qualidade?
Agora que você já sabe a importância do relatório de qualidade, vamos entender quais componentes não podem faltar para que ele seja completo e funcional. Acompanhe:
Introdução
Comece seu relatório com uma introdução para contextualizar os leitores. Inclua a justificativa para a elaboração do relatório, seus objetivos e o escopo da avaliação.
Metodologia
Em seguida, faça um detalhamento dos métodos e procedimentos usados para coletar e analisar dados, assim como as ferramentas e técnicas empregadas (como inspeções, testes, auditorias e outras metodologias utilizadas).
Resultados
Prossiga para os resultados quantitativos e qualitativos sobre a qualidade do produto ou serviço. Inclua também as métricas e indicadores de desempenho que serão utilizados como referência para os resultados.
Além disso, é importante expor os dados coletados de maneira organizada, por meio de tabelas, gráficos e diagramas.
Análise
Uma etapa muito importante do relatório de qualidade é a interpretação dos dados coletados. Faça a identificação de tendências, padrões e problemas de qualidade, e a comparação com as referências estabelecidas.
Conclusões
Finalize seu relatório de qualidade com um resumo final dos pontos principais e considerações. Esse espaço permite as observações e interpretações do responsável sobre todas as questões abordadas ao longo do relatório.
Recomendações
Você também pode deixar recomendações de planos de ação futuros, como:
- Passos específicos a serem seguidos para implementar as melhorias recomendadas;
- Sugestões baseadas na análise dos dados para melhorar a qualidade;
- Ações corretivas e preventivas;
- Responsáveis por cada ação e prazos para execução.
Anexos
Outro recurso que traz mais confiabilidade para o relatório de qualidade é a documentação adicional que embasa as análises e conclusões do relatório. Alguns exemplos são formulários, checklists, resultados de testes, certificados, entre outros.
Faça também uma lista de fontes de informação utilizadas na elaboração do relatório, e inclua citações de normas, publicações, estudos e outros materiais relevantes.
Mas atenção: a inclusão de todos ou alguns dos componentes que citamos acima dependerá do objetivo específico do relatório de qualidade e das necessidades das partes interessadas. É importante que cada modelo de relatório seja elaborado para atender às demandas de cada empresa ou setor.
Como elaborar um relatório de qualidade?
Elaborar um relatório de qualidade envolve um processo estruturado para que a coleta, análise e apresentação adequada das informações seja feita de forma correta. Separamos um passo a passo para te ajudar:
Dados
O primeiro passo é definir a metodologia e os métodos de coleta e análise dos dados, como inspeções, testes e auditorias. Para isso, selecione as ferramentas e técnicas necessárias (questionários, softwares, entre outras).
Ao coletar os dados, siga a metodologia definida. Certifique-se de que as informações sejam precisas e representativas.
Frequência de atualização
Também é preciso definir qual será a frequência de atualização do seu relatório de qualidade. Você pode estabelecer um cronograma de inspeção para definir a periodicidade da coleta de informações, ou ainda optar por um sistema que transmita informações em tempo real.
Com o Produttivo, indicadores sobre os serviços da empresa, como volume de trabalho e tempo médio de atividade, são atualizados automaticamente no sistema conforme os checklists e relatórios vão sendo preenchidos. Dessa forma, é só acessar o dashboard de indicadores e ter acesso a gráficos e dados sobre sua empresa sem depender da coleta manual.
Análise
Para a parte da análise do relatório de qualidade, estruture os dados de maneira organizada, por meio de recursos como gráficos e diagramas.
Interprete as informações coletadas, identificando tendências, padrões e anomalias, e compare os resultados com padrões pré-estabelecidos.
Forma de produção
Ao estruturar o relatório, siga uma estrutura clara e lógica, incluindo os componentes essenciais:
- Capa e informações iniciais;
- Índice;
- Resumo;
- Introdução;
- Metodologia;
- Dados de qualidade;
- Análise dos resultados;
- Conformidade com normas e padrões;
- Recomendações para melhorias;
- Plano de ação;
- Conclusão;
- Anexos e apêndices;
- Referências.
Na hora de escrever o conteúdo, use uma linguagem clara e objetiva, e apresente sua análise de forma visualmente atraente e fácil de entender. Outra sugestão é destacar os principais achados e conclusões.
Antes de considerar o relatório de qualidade pronto, encaminhe-o para revisão para garantir precisão, clareza e coerência. A pessoa responsável pela revisão deve verificar se há erros gramaticais e ortográficos, além de algum tipo de inconsistência. Sempre peça feedback de colegas ou partes interessadas e faça as correções necessárias.
Eliminar e exaltar
Outra etapa importante do relatório de qualidade é a definição de quais informações serão incluídas no laudo final e quais ficarão de fora. Para isso, é preciso uma análise aprofundada que ajudará na seleção dos dados que serão totalmente eliminados do relatório (aqueles que são irrelevantes ou estão incompletos, por exemplo) e os que devem ser exaltados por sua importância.
Compartilhar
Por fim, é preciso distribuir o relatório, compartilhando-o com as partes interessadas relevantes. Para isso, use os canais de comunicação apropriados, como e-mails ou outras ferramentas de compartilhamento.
Acompanhamento
Mesmo após a finalização e entrega do relatório de qualidade, é preciso fazer um acompanhamento dos planos de ação implementados para verificar sua efetividade. Para isso, monitore a implementação das recomendações e ações corretivas, e faça follow-ups para garantir que as melhorias sugeridas sejam efetivamente realizadas.
Modelo de relatório de qualidade digital
O Produttivo criou um modelo de relatório de qualidade pronto para usar. Olha só:
O modelo acima é totalmente digital — ele pode ser preenchido diretamente do celular ou tablet, dispensando o papel e problemas como rasura ou perda.
Experimente grátis: Modelo de relatório de qualidade digital
Por que automatizar o relatório de qualidade?
Como o relatório de qualidade trabalha com dados importantes e que precisam ser confiáveis para o sucesso da empresa, é essencial reduzir as chances de erro o máximo possível. Para isso, que tal automatizar seu relatório de qualidade?
Por meio de sistemas como o Produttivo, é possível realizar toda a coleta de dados e preenchimento do formulário em um aplicativo no seu celular ou tablet, facilitando a inspeção de qualidade.
Após o preenchimento, os relatórios ficam armazenados em nuvem, ideal para histórico, e ainda podem ser compartilhados com as partes interessadas via e-mail ou WhatsApp.
Vamos conhecer melhor alguns dos benefícios do relatório de qualidade automatizado:
Padronização
Com o Produttivo, você pode criar campos obrigatórios que impedem a conclusão do formulário até que sejam respondidos. Assim, há uma garantia maior de padronização do relatório de qualidade, já que todos os formulários respondidos devem seguir o mesmo modelo.
Recursos anti-fraude
Outro benefício do Produttivo são as ferramentas que evitam fraudes, como:
- Marcação automática de data e hora em que o relatório foi preenchido;
- Duração total da inspeção calculada automaticamente;
- Relatório fotográfico que bloqueia inserção de imagens da galeria, permitindo somente fotos tiradas na hora e com marcação de data e horário;
- Localização baseada nas coordenadas geográficas do dispositivo;
- Assinatura digital. É possível incluir assinaturas do cliente, do inspetor responsável e de outros profissionais envolvidos.
Tudo isso para garantir a veracidade das informações contidas no relatório de qualidade.
Personalização
Todos os relatórios do Produttivo podem ser personalizados com a logomarca e as cores da sua empresa, fortalecendo sua identidade visual e trazendo mais profissionalismo para o seu dia a dia.
Além disso, você pode criar seu próprio formulário do zero e ir personalizando as questões como preferir. São mais de 13 opções de resposta, como textos, lista de itens, questões de não conformidades, preços, entre outras.
Dashboard de indicadores
Com o dashboard de manutenção, não é preciso calcular e analisar os dados manualmente: o próprio sistema analisa as informações registradas nos relatórios e as exibe em formato de gráficos fáceis de entender e interpretar. Assim, você pode tomar decisões mais embasadas com facilidade.
Plano de atividades
Pretende fazer inspeções de qualidade regularmente? Com o plano de atividades do Produttivo, é possível agendar tarefas futuras com antecedência, assim não tem risco de esquecer e perder algum prazo.
O plano de atividades ainda é integrado com a agenda da equipe e gera alertas.
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O Produttivo é um sistema para gestão de serviços que conta com modelos digitais de checklists, relatórios, ordens de serviço e outros laudos, além de muitos outros recursos para controle das atividades da empresa.
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