Como você prepara os orçamentos de serviço da sua empresa para enviar aos clientes? Se seu cálculo ainda é manual, está na hora de conhecer um software para orçamento.
As plataformas digitais fornecem cálculos confiáveis, rápidos e trazem mais praticidade na hora de repassar os valores para os clientes.
No artigo a seguir, entenda como usar um software para orçamento de serviços e veja como fazer orçamentos em apenas um clique com o Produttivo. Boa leitura!
Leia também: Modelo de orçamento digital em software
- O que é um software para orçamento?
- Para que serve um software para orçamento?
- Como faço para montar um orçamento de serviços?
- Quais os benefícios de um software para orçamento de serviços?
- Como usar um software para orçamento de serviços?
- Como escolher o melhor software para orçamento?
- Como usar o software Produttivo para orçamento de serviços?
O que é um software para orçamento?
Um software para orçamento é uma ferramenta digital que pode ser usada por empresas e profissionais autônomos na criação de orçamentos para seus serviços ou produtos e assim repassá-los a potenciais clientes.
Existem diferentes tipos de softwares de orçamento, desde aqueles que ajudam na gestão financeira da empresa como um todo, até os que possuem o orçamento como uma de suas funcionalidades para o controle de serviços, como é o caso do Produttivo.
Por ser totalmente digital, o software para orçamento é mais prático e confiável, já que as informações ficam registradas em sistema e há menos espaço para erro humano, assegurando que os preços repassados sejam corretos e justos tanto para o cliente quanto para o prestador de serviço.
Para que serve um software para orçamento?
O principal objetivo do software para orçamento é calcular o preço dos produtos e serviços automaticamente, fornecendo uma estimativa confiável do valor total a ser pago pelo cliente para a empresa.
Além disso, um software para orçamento pode auxiliar na comunicação com o cliente, assegurando que os valores repassados estejam certos e claros — assim, o cliente sabe exatamente pelo quê está pagando, criando uma relação de transparência.
Como faço para montar um orçamento de serviços?
Não é difícil montar um orçamento de serviços, mas é preciso atenção para que os preços estejam corretos, assim como o cálculo do valor total. Você pode optar por um software para orçamento ou até recursos gratuitos. Separamos algumas sugestões para te ajudar, olha só:
Planilha de orçamento de serviços
A maneira mais econômica de montar um orçamento de serviços é utilizando uma planilha de orçamento. Esse tipo de ferramenta normalmente é gratuito, basta fazer o download ou copiar o modelo e substituir as informações de exemplo com as suas informações.
Veja como fica a Planilha de Orçamento de Serviços do Produttivo:
Seu uso é muito simples: basta listar os serviços oferecidos, as peças disponibilizadas (se for o caso) e atribuir os preços. Na hora de elaborar o orçamento para o cliente, liste todos os itens que entrarão no valor total, as quantidades e pronto! A própria planilha faz o cálculo para você.
Recomendamos que você tenha uma planilha de base, salva no seu computador ou nuvem, e faça uma cópia dela para cada cliente. Assim você não perde a planilha de referência e assegura que cada cliente receba seu próprio orçamento personalizado.
Baixe gratuitamente: Planilha para orçamentos de serviços
Software para orçamento de serviços
Já os softwares para orçamento de serviços são ainda mais práticos. Com o Produttivo, você pode acessar o modelo de orçamento pronto para usar. Dentro do sistema, cadastre o preço de seus serviços, materiais e informações sobre os clientes e equipamentos.
Utilizando o modelo pronto, o próprio software vai importar as informações já cadastradas. Portanto, ao preencher o orçamento, os valores são mostrados automaticamente assim que o serviço ou material for selecionado, e o cálculo final é feito pelo sistema.
Uma vez que a seleção de materiais e serviços for concluída, o profissional responsável pode assinar o orçamento, assim como o cliente, para atestar que ambos concordam com os valores oferecidos.
O orçamento então pode ser exportado em PDF e compartilhado por e-mail ou WhatsApp. Ah, o orçamento feito pelo software Produttivo ainda vem com marcação automática de data e hora e permite inclusão de fotos, entre outros recursos antifraude.
Muito fácil de usar, né? Você pode criar seu próprio orçamento personalizado com o Produttivo agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste sem pagar nada!
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Quais os benefícios de um software para orçamento de serviços?
O uso de um software para orçamentos de serviços traz benefícios tanto para a empresa prestadora como para o cliente. Olha só:
Maior controle sobre as finanças
Por listar todos os preços em um lugar só, o software para orçamento ajuda a empresa a ter mais controle sobre suas finanças, mostrando se o valor cobrado está de acordo com as necessidades da empresa ou se deve passar por algum tipo de reajuste.
Criação de orçamentos personalizados
Com um software para orçamento, é possível criar orçamentos personalizados para cada cliente com poucos cliques. Além de calcular apenas os produtos e serviços relevantes para o consumidor em questão, o orçamento digital feito via software pode até ser customizado com as cores e logo da empresa ou do cliente.
Veja só um exemplo de orçamento personalizado criado com o Produttivo:
Ainda é possível criar orçamentos diferentes para cada tipo de serviço, como instalação de CFTV, serviços de manutenção e outros modelos.
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Identificação de áreas de economia
Outra vantagem do software para orçamento é que ele ajuda a identificar áreas de economia para a empresa — afinal, se um serviço está custando muito, pode ser um indicativo de que a estratégia utilizada não é a mais adequada para aquela situação.
Tomada de decisões financeiras mais conscientes
Para o cliente, o software para orçamento ajuda na tomada de decisões mais conscientes. Afinal, ao ter clareza total sobre o que está sendo cobrado pela empresa prestadora do serviço, o consumidor consegue avaliar se o preço está justo e se cabe no bolso.
Otimização do tempo
Nada de ficar inserindo os números na calculadora para obter o valor correto! Com um software para orçamento, é possível cadastrar o preço dos serviços e peças, e o próprio sistema faz o cálculo para você.
Assim, não é preciso se preocupar com cálculos errados ou valores incorretos passados por engano pela equipe.
Como usar um software para orçamento de serviços?
O uso de um software para orçamento de serviços pode variar dependendo do sistema escolhido, mas os passos gerais são muito semelhantes. Fizemos um passo a passo sobre como você pode utilizar um software para criar e gerenciar orçamentos de serviços, olha só:
- Escolha do software adequado
Pesquise diferentes opções de software de orçamento de serviços que se adequem às suas necessidades. Considere fatores como funcionalidades, facilidade de uso, custo e suporte ao cliente.
Utilize também versões de teste ou demos para avaliar a interface e as funcionalidades antes de tomar uma decisão. Com o Produttivo, você tem 15 dias de teste grátis com todas as funcionalidades inclusas!
- Configuração inicial
Dentro do software, insira as informações básicas da sua empresa e crie contas para os usuários que irão acessar o sistema.
Ajuste as preferências do software, como moeda, unidades de medida e outros parâmetros relevantes.
- Cadastro de serviços e clientes
Cadastre todos os serviços oferecidos, especificando detalhes como descrição, tempo estimado, custo por unidade e outras informações relevantes.
Insira também informações sobre os clientes, como nome, endereço, contato e outras informações. No Produttivo, as informações cadastradas são preenchidas automaticamente após a seleção do cliente, assim não é preciso colocar esses dados manualmente toda vez.
- Criação do orçamento
Inicie um novo orçamento selecionando a opção apropriada no software. Veja como fazer no Produttivo:
Escolha o cliente para quem o orçamento está sendo criado, e adicione os serviços que serão prestados, especificando quantidades, preços e quaisquer descontos ou taxas adicionais.
O software calculará automaticamente o total do orçamento, mostrando o valor a ser cobrado.
- Personalização do orçamento
Personalize ainda o layout e o formato do orçamento, adicionando logotipo da empresa, cabeçalho, rodapé e outras informações relevantes. O Produttivo permite incluir sua logo, cores e fazer outras modificações como preferir.
Se aplicável, insira também termos e condições específicas para o orçamento, incluindo prazos de pagamento, validade do orçamento e outras cláusulas importantes.
- Envio e compartilhamento
Antes de enviá-lo para o cliente, revise o orçamento para garantir que todas as informações estejam corretas.
Se estiver tudo certo, faça o envio do orçamento ao cliente diretamente através do software, utilizando e-mail ou outros métodos de compartilhamento oferecidos pelo sistema. Não se esqueça de verificar com o cliente se o orçamento foi recebido.
- Gerenciamento e acompanhamento
Monitore o status do orçamento, acompanhando se ele foi enviado, visualizado, aprovado ou rejeitado. Se necessário, faça ajustes no orçamento com base no feedback do cliente ou mudanças nas condições do serviço.
Utilize o software para manter um histórico de todos os orçamentos enviados e gerar relatórios para análise e melhoria contínua.
- Integração com outros sistemas
Muitos softwares para orçamento oferecem possibilidade de integração sistemas de contabilidade para facilitar a gestão financeira e o controle de pagamentos.
Também é possível conectar o software com ferramentas de gestão de projetos para acompanhar o progresso dos serviços orçados e garantir a entrega dentro do prazo e do orçamento.
- Treinamento e suporte
Garanta que todos os usuários estejam bem treinados para utilizar o software para orçamento de maneira eficaz, e busque acesso ao suporte técnico do programa para resolver qualquer problema ou dúvida que possa surgir durante o uso.
O Produttivo disponibiliza uma equipe de atendimento para tirar suas dúvidas, e você ainda pode consultar o nosso Help Desk.
Seguindo estes passos, você pode usar um software para orçamento de serviços de maneira eficiente, garantindo precisão, profissionalismo e agilidade na criação e gestão de orçamentos.
Isso não só melhora a satisfação do cliente, mas também otimiza o processo de vendas e gestão financeira da sua empresa.
Como escolher o melhor software para orçamento?
A escolha do melhor software para orçamento vai depender das necessidades da empresa. Veja alguns fatores a serem considerados durante o processo de seleção:
Identifique suas necessidades
Determine se você precisa de um software para uso pessoal, pequenas empresas, grandes corporações ou projetos específicos. Faça um levantamento das funcionalidades essenciais que você precisa, como integração com contas bancárias, relatórios financeiros, previsão de despesas, controle de fluxo de caixa, entre outras.
Pesquisa e comparação
Pesquise opções disponíveis no mercado. Leia avaliações e testemunhos de outros usuários, e compare as funcionalidades oferecidas por diferentes softwares para ver qual atende melhor às suas necessidades.
Avaliação de funcionalidades
O software deve ser intuitivo e fácil de usar. Teste a interface e veja se ela é amigável para toda a equipe.
Também observe se o software permite personalizar relatórios, categorias de despesas, layouts de orçamento, entre outras opções de customização.
Não se esqueça de confirmar se o software pode ser integrado com outras ferramentas que você já utiliza, como sistemas contábeis, CRM ou bancos.
Segurança e suporte
Avalie a qualidade do suporte ao cliente, incluindo disponibilidade, canais de comunicação e feedback de outros usuários. Fique de olho também na segurança: o software para orçamento precisa ter um compromisso com o sigilo das informações e formas de acesso.
Custo-benefício
Um ponto muito importante a ser levado em consideração são os preços dos diferentes softwares. É preciso levar em conta não só o custo inicial, mas também as taxas recorrentes (mensais/ anuais) e outros gastos adicionais.
Veja se o software oferece diferentes planos ou versões, e escolha o que melhor se adapta ao seu orçamento e às suas necessidades.
Testes e demonstrações
Aproveite as versões de teste ou demos oferecidas pelos fornecedores para experimentar o software antes de tomar uma decisão.
Se possível, envolva outros membros da equipe na avaliação do software durante o período de teste para obter feedback diversificado.
Escalabilidade e atualizações
Certifique-se de que o software pode crescer com o seu negócio, oferecendo funcionalidades adicionais à medida que suas necessidades aumentam. Fique de olho também na frequência de atualizações e melhorias oferecidas pelo fornecedor do software.
Como usar o software Produttivo para orçamento de serviços?
O Produttivo é um software e aplicativo que te ajuda a ter mais controle sobre a sua operação. O sistema conta com modelos de orçamento, ordem de serviço, relatórios e checklists prontos para usar.
O atendimento é realizado via aplicativo, ou seja, o técnico não precisa levar computador ou prancheta a campo, apenas o celular ou tablet. Ele faz o preenchimento do orçamento na hora gera um relatório em poucos cliques, compartilhando com o cliente em um modelo bonito e moderno. Veja abaixo um orçamento gerado através do Produttivo:
O procedimento é muito fácil: é só cadastrar seus serviços e clientes, escolher o modelo pronto de orçamento ou criar sua própria versão, e fazer o preenchimento. Pronto! Seu orçamento de serviços completo em poucos cliques. Se desejar, você pode personalizar os campos ou a aparência do orçamento como preferir.
Faça um teste grátis e experimente o modelo de orçamento do Produttivo agora mesmo!
