O tratamento de não conformidade é essencial para corrigir os pontos de atenção encontrados e garantir a melhoria contínua nos processos da empresa.
No artigo a seguir, veja como fazer o tratamento de não conformidade de maneira eficaz, quais são os erros mais comuns e conheça um modelo digital de relatório de não conformidade para usar já. Boa leitura!
Veja também: Modelo de relatório de não conformidade digital para preencher em aplicativo
O que é o tratamento de não conformidade?
O tratamento de não conformidade são os procedimentos adotados por uma empresa para lidar com situações em que seus produtos, serviços ou processos não atendem aos padrões estabelecidos. A não conformidade pode ocorrer por diversas razões, como falhas nos processos, erros humanos, mudanças nas demandas do cliente, entre outras.
O objetivo do tratamento de não conformidade é identificar o problema, corrigir a situação e evitar reincidência, garantindo assim que o problema encontrado não volte a aparecer.
O que é não conformidade?
Uma não conformidade é qualquer falha ou defeito que prejudique os resultados desejados ou que leve ao não cumprimento de requisitos.
Também podemos definir a não conformidade como uma oportunidade de melhoria, já que ela indica que algum processo ou serviço não está sendo conduzido adequadamente, abrindo espaço para correções.
Na gestão da qualidade de produtos e serviços, a norma que trata de não conformidades é a ISO 9001.
Quais os erros mais comuns no tratamento de não conformidade?
No tratamento de não conformidade, alguns erros comuns podem comprometer a eficácia do processo e a capacidade da empresa de aprender com as situações problemáticas. Vamos conhecer alguns dos erros mais comuns no tratamento de não conformidade:
Falta de registro da não conformidade
Não documentar adequadamente a não conformidade, suas causas, ações corretivas e preventivas tomadas prejudica o acompanhamento do problema. A documentação é crucial para ser usada como histórico, mostrar o que foi feito anteriormente e servir como base para auditorias futuras.
Portanto, invista no registro adequado das não conformidades, como por meio do relatório de não conformidade. Veja um exemplo de relatório preenchido dentro do aplicativo Produttivo:
O relatório de não conformidade, assim como outros laudos, é um aliado na hora de registrar e armazenar as informações, garantindo que estejam disponíveis para consulta quando necessário.
Experimente o modelo de relatório de não conformidade do Produttivo
Falta de sistemática na identificação de causa raiz
Focas apenas na correção imediata do problema sem investigar a fundo a causa raiz também é um erro comum, já que a empresa ainda fica sujeita a reincidência da mesma falha.
As ações corretivas devem abordar completamente a raiz do problema, caso contrário as soluções aplicadas serão temporárias e não duradouras.
Uma dica para identificar a causa raiz é o método dos 5 porquês.
Falta de conhecimento no uso de ferramentas da qualidade
Algumas ferramentas, como os 5 porquês que citamos acima, podem ajudar na identificação e tratamento de não conformidade, mas precisam ser usadas corretamente.
Portanto, além de implementar as ferramentas, invista em treinamentos para que a equipe saiba tirar proveito das metodologias.
Outras ferramentas de qualidade que podem ser usadas no tratamento de não conformidade são:
- Fluxogramas em geral;
- Matriz GUT;
- Ciclo PDCA;
- Análise SWOT ou FOFA;
- Análise FMEA;
- Diagrama de Ishikawa ou espinha-de-peixe;
- Folha de verificação;
- Diagrama de Pareto;
- Histograma;
- Diagrama ou gráfico de dispersão;
- Cartas de controle;
- Análise da Árvore de Falhas.
Planos de ação implementados parcialmente ou não implementados
De nada adianta fazer a identificação da não conformidade e traçar planos de ação se eles não forem implementados corretamente. Para que o tratamento de não conformidade seja efetivo, é preciso aplicar as medidas sugeridas integralmente.
Um exemplo de plano de ação que pode ser seguido é o plano de ação 5w2h.
Falta de envolvimento das partes interessadas
Que o tratamento de não conformidade seja efetivo, a liderança da empresa deve estar envolvida para garantir apoio e alocar os recursos necessários para implementar soluções eficazes.
Além disso, falhar em comunicar a não conformidade, suas causas e as ações tomadas para as partes interessadas relevantes, incluindo clientes e funcionários, também prejudica a efetividade das soluções aplicadas.
Evitar esses erros requer uma abordagem sistemática, comprometimento com a qualidade e uma cultura organizacional que valorize a aprendizagem contínua e a melhoria. O tratamento eficaz de não conformidades é essencial para garantir o alcance dos padrões estabelecidos, a satisfação do cliente e a eficiência operacional.
Como ser eficaz no tratamento de não conformidade?
Para o tratamento de não conformidade ser eficaz, ele deve resolver completamente o problema e suas causas subjacentes. A seguir, veja algumas dicas que preparamos para que o tratamento de não conformidade seja efetivo:
Descrição da não conformidade
O primeiro passo é detectar a não conformidade de maneira proativa. A identificação do problema pode ser feita por meio de inspeções, auditorias, reclamações de clientes, entre outros métodos.
Além disso, é preciso analisar a gravidade e o impacto da não conformidade por meio da avaliação de riscos associados e a determinação do potencial impacto no produto ou serviço.
Registro adequado
Assim que a não conformidade for identificada, faça o registro do problema por meio de relatórios de auditoria, checklists e outros formulários que registram a não conformidade em detalhes.
Documente todos os passos do tratamento de não conformidade, incluindo ações tomadas, resultados da investigação, medidas preventivas e quaisquer lições aprendidas. Isso ajuda na auditoria e na melhoria contínua do sistema de gestão.
Análise de causa raiz
Em seguida, realize uma investigação para identificar as causas subjacentes da não conformidade. Compreender as raízes do problema ajuda a implementar medidas preventivas para evitar recorrências.
Criação do plano de ação
O próximo passo é desenvolver e implementar ações corretivas imediatas para resolver a não conformidade. Alguns exemplos de planos de ação são reparos, substituição de peças e ajustes nos procedimentos.
O plano de ação também deve abordar ações preventivas para evitar que a não conformidade ocorra novamente no futuro, tais como mudanças nos processos, treinamento de pessoal, atualizações nos procedimentos, entre outras.
Leia também: Modelo de plano de ação: o que é e como fazer?
Análise da eficácia das ações
Uma vez que o plano de ação tenha sido colocado em prática, acompanhe a eficácia das ações corretivas e preventivas implementadas. Isso é crucial para garantir que a não conformidade foi efetivamente tratada e que as medidas preventivas são eficazes.
Caso as ações não tenham surtido efeito, será preciso criar um novo plano de ação com sugestões diferentes. Faça esse processo periodicamente para garantir que as medidas continuem sendo eficazes.
Automatização de processos
A automatização de processos através de softwares é uma das principais aliadas no tratamento de não conformidade.
Com o auxílio de sistemas, como o Produttivo, é possível documentar as não conformidades de forma totalmente digital e ainda garantir que as informações fiquem sempre disponíveis para consulta, já que são armazenadas em nuvem.
O Produttivo ainda conta com recursos que vão agilizar a identificação e tratamento de não conformidade, como o portal de abertura de chamados. Com QR Code e links exclusivos, a página permite que o cliente solicite um serviço assim que encontrar uma não conformidade.
O gestor recebe o chamado pelo painel web e pode direcionar a atividade para o técnico na mesma hora, agilizando a realização do serviço. O técnico é notificado pelo app no celular ou tablet e já pode seguir com o atendimento.
Ainda é possível acompanhar o status de todas as atividades por meio do painel, assim a equipe de gestão garante que não haja serviços em atraso ou sem conclusão.
Outro recurso do Produttivo é o plano de atividades, que permite agendar os serviços com antecedência. Ideal para programar a implementação dos planos de ação e garantir o cumprimento de prazos!
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Modelo de relatório para tratamento de não conformidade
Para te ajudar no registro das não conformidades, a melhor opção é o relatório de não conformidade.
O Produttivo conta com um Modelo de Relatório de Não Conformidade digital, que é preenchido pelo técnico no celular ou tablet durante a inspeção, assim as informações já são armazenadas em nuvem e não é preciso transcrever ou digitalizar depois.
Olha só como fica o modelo de relatório preenchido e exportado em PDF:
O sistema ainda conta com recursos como:
- Preenchimento automático do cabeçalho com base nas informações cadastradas anteriormente;
- Alerta de não conformidade que notifica o gestor quando algum problema for encontrado;
- Pontuação das questões com cálculo automático;
- Relatório fotográfico com fotos tiradas na hora ou anexadas da galeria;
- Assinatura digital;
- E muito mais!
Outra opção é o Checklist ISO 9001, que foi especialmente desenvolvido para as auditorias de conformidade. Vamos ver como fica:
Além dos modelos prontos, com o Produttivo você pode criar ordens de serviço, relatórios e checklists que atendam às necessidades da sua operação. Todos os formulários podem ser personalizados com as cores e logo da empresa.
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