Se a sua equipe ainda controla as manutenções em papel, WhatsApp ou numa planilha que só você entende, esse post é pra você.

O plano de manutenção preventiva no Excel é uma das formas mais simples e acessíveis de organizar as inspeções, reunindo num só lugar os ativos, as periodicidades e os responsáveis por cada serviço. Com ele, a gestão ganha previsibilidade e para de correr atrás do prejuízo.

Sua planilha não avisa quando a manutenção vence. O Produttivo avisa. Teste grátis por 15 dias.

O que é um plano de manutenção preventiva no Excel? 

O plano de manutenção preventiva Excel é uma planilha digital que reúne informações sobre as rotinas de manutenção de um determinado equipamento, incluindo a descrição dos ambientes em que eles estão instalados, dados de identificação dos ativos e periodicidades com que as inspeções devem acontecer. 

É por meio desse documento que a gestão consegue planejar as manutenções futuras e garantir que os calendários estipulados serão cumpridos corretamente, dentro dos respectivos prazos. 

Além de promover mais controle sobre os serviços realizados, o plano de manutenção preventiva Excel contribui para prolongar a vida útil dos ativos, assegurando seu bom funcionamento ao longo do tempo. 

Quais são os 4 pilares da manutenção preventiva?

A manutenção preventiva funciona bem quando está apoiada em quatro pilares básicos. São eles:

1. Periodicidade – definir com antecedência quando cada inspeção vai acontecer, sem depender de falha ou reclamação para agir.
2. Padronização – ter um roteiro fixo do que deve ser verificado em cada manutenção, independente de quem executa.
3. Rastreabilidade – registrar tudo o que foi feito, quando, por quem e o que foi encontrado. Sem registro, não existe histórico.
4. Melhoria contínua – usar os dados das manutenções anteriores para ajustar frequências, antecipar trocas e reduzir custos.

Esses quatro elementos são o que separa uma operação que só apaga incêndio de uma que realmente previne.

Como no exemplo, também é possível separar os sistemas que devem ser checados e o critério a ser avaliado em cada manutenção. 

Modelo pronto: Checklist de manutenção predial para registro e comprovação dos serviços

Baixe grátis: Inventário de máquinas e equipamentos [Modelo pronto Excel + Word]

Exemplo de Plano de manutenção preventiva de ar condicionado

Todos os sistemas de climatização e refrigeração devem obrigatoriamente apresentar um Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC), contendo:

• Descritivo sobre o local que vai receber o PMOC (nome do edifício, endereço, telefone);
• Dados do proprietário (razão social, CNPJ, endereço, telefone e e-mail);
• Identificação dos responsáveis técnicos pelo serviço (nome, endereço, registro de classe e ART);
• Listagem dos espaços onde os equipamentos foram instalados;
• Quantidade de ocupantes dos ambientes climatizados;
• Carga térmica de cada equipamento em BTUs;
• Descritivo de atividades, procedimentos e checagens que serão realizadas e em qual periodicidade (diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente, bimestralmente, trimestralmente, anualmente);
• Data de realização das manutenções.

O objetivo desse plano de manutenção é acabar com os agentes contaminantes que possam se desenvolver nos sistemas de refrigeração, para preservar a saúde dos ocupantes do espaço climatizado e também para melhorar o desempenho dos equipamentos. 

Veja um exemplo de plano de manutenção preventiva Excel específico para o setor de climatização e refrigeração, que pode ser baixado gratuitamente: 

Depois de baixado, o modelo pode ser editado. Veja um passo a passo de como usar o modelo, adaptando-o para a realidade da sua operação.

Baixe grátis: PMOC em Excel

Como montar um plano de manutenção preventiva?

Criar o plano de manutenção preventiva Excel deve ser um trabalho em conjunto com a sua equipe. 

Envolver quem está diretamente ligado à operação é um dos caminhos mais assertivos, porque as informações coletadas estarão fielmente próximas à realidade da sua empresa.

Veja um passo a passo do que considerar para a emissão do documento: 

1. Organize as informações que estarão presentes no plano de manutenção

Existem algumas perguntas que podem te guiar no planejamento do seu plano de manutenção Excel, como: 

• Qual o objetivo do plano de manutenção? 
• Quais itens/ativos são indispensáveis de serem acompanhados?
• Que tipo de manutenção se encaixa melhor na rotina desses ativos/equipamentos? (Exemplo: manutenção corretiva, manutenção preventiva, manutenção preditiva) 
• Qual é a periodicidade de manutenção necessária a cada ativo? 
• Quem serão os envolvidos na operação? 
• Quanto posso investir e quanto vou economizar aplicando o plano de manutenção? 

Refletir sobre essas questões vai te ajudar a identificar o melhor caminho para achar as respostas e conseguir aplicá-las na prática. 

Veja também: Modelos de checklists digitais de manutenção preventiva

2. Mapeie os equipamentos 

O mapeamento dos equipamentos vai te ajudar a ter uma visão completa acerca de todos os ativos que a empresa dispõe. 

Caso seja necessário priorizar a realização de manutenção em alguns ativos, o mapeamento também ajudará a identificar quais são esses equipamentos que devem ser priorizados. 

A melhor forma de fazer esse mapeamento é através de um inventário de máquinas e equipamentos, que nada mais é do que um documento, que também pode ser feito em Excel e que reúne as principais informações de identificação dos ativos, como: 

• Nome do ativo;
• Marca;
• Modelo; 
• Fabricante;
• Ano de fabricação;
• Número de série;
• Local de instalação. 

Veja um exemplo abaixo: 

Modelo pronto: Inventário de máquinas e equipamentos

Esse modelo pode ser baixado gratuitamente. Para usá-lo, basta substituir as informações de exemplo pelos dados do seu ativo, alterando cores, fontes e incluindo colunas adicionais. 

3. Liste os serviços e procedimentos que devem ser realizados 

Assim como feito com os ativos, você também precisa mapear os serviços e procedimentos que devem ser realizados em cada maquinário, considerando suas especificidades, recomendações de fabricantes e opiniões de outros profissionais. 

Comece entendendo a frequência ideal das manutenções e o que deve ser verificado em cada uma, levando em conta o tempo de intervalo entre uma checagem e outra. 

Por exemplo, em uma manutenção elétrica preventiva mensalmente devem ser verificados:

• Transformadores;
• Chaves seccionadas;
• Geradores;
• Extintores;
• Disjuntores. 

Juntando os serviços e procedimentos com as periodicidades certas em que devem acontecer, e incluindo elas em um plano de manutenção preventiva Excel, ficaria mais ou menos assim: 

Esse detalhamento vai ajudar a construir e adequar as rotinas de manutenção, para que os itens sejam verificados no momento certo, antevendo falhas e defeitos. 

4. Planeje as rotinas de manutenção e as periodicidades 

Com os maquinários, serviços e procedimentos mapeados é só encaixar as inspeções nas periodicidades corretas, dando atenção para os sistemas e demais itens a serem verificados. 

Você pode fazer um plano de manutenção preventiva Excel para cada ativo ou ainda utilizar um único documento. O importante é que sua planilha seja completa, fique sempre atualizada e seja de fácil entendimento.

Quais informações um plano de manutenção preventiva Excel deve conter? 

Para que o plano de manutenção preventiva no Excel seja funcional e rastreável, ele precisa ter no mínimo:

• Identificação do ativo – nome, modelo, número de série, fabricante e local de instalação;
• Data das manutenções – quando cada inspeção foi realizada e quando a próxima está prevista;
• Periodicidade – diária, semanal, mensal, trimestral ou anual para cada item;
• Tipo de manutenção – preventiva, corretiva ou preditiva;
• Responsável técnico – quem executou e, se aplicável, quem aprovou;
• Checklist de verificações – o que foi inspecionado em cada visita, ponto a ponto;
• Status da manutenção – realizada, pendente, atrasada ou cancelada;
• Observações e não conformidades – registros de anomalias encontradas durante a inspeção;
• Peças substituídas ou reparos realizados – para rastrear histórico de intervenções;
• Custo estimado da manutenção – para controle orçamentário e comparativo com corretiva.

Um plano sem campo de status e sem registro de não conformidades é só um calendário. A diferença está no nível de detalhe que permite tomar decisão com base em histórico.

Quais são os benefícios do plano de manutenção preventiva Excel? 

Quem trabalha com manutenção preventiva sabe que a rotina pode, muitas vezes, engolir a organização de um projeto e seu acompanhamento. 

Na gestão de manutenção, como em vários outros segmentos, o planejamento serve de base para as ações, e também como norte para identificar o que pode dar certo, possíveis falhas e pontos de melhoria.

E é para garantir a organização e planejamento dos serviços que o plano de manutenção preventiva Excel é utilizado, através dele é possível: 

• Controlar os reparos dos equipamentos;
• Garantir o bom funcionamento dos ativos;
• Criar um cronograma detalhado das atividades a serem desenvolvidas;
• Ficar dentro das exigências da lei;
• Programar manutenções para que aconteçam no melhor momento, sem interromper as operações;
• Minimizar esquecimentos e melhorar o cumprimento de prazos;
• Identificar não conformidades que acontecem com recorrência;
• Reduzir custos de manutenção, principalmente os relacionados à manutenções corretivas;
• Diminuir a ociosidade e inatividade dos equipamentos; 
• Ter maior controle sobre as datas acordadas para as manutenções, responsáveis e recursos necessários. 

10 exemplos de manutenção preventiva

Para tornar mais concreto, veja exemplos de manutenção preventiva em diferentes segmentos:

1. Limpeza e recarga de filtros de ar condicionado (mensal ou trimestral)
2. Verificação de nível de óleo e fluidos em veículos (mensal)
3. Teste de disjuntores e quadros elétricos (semestral)
4. Inspeção de extintores de incêndio (anual, conforme ABNT NBR 12962)
5. Lubrificação de rolamentos em equipamentos industriais (conforme horas de uso)
6. Verificação de vedações e conexões em sistemas hidráulicos (trimestral)
7. Calibração de equipamentos de medição em laboratórios (conforme fabricante)
8. Inspeção de estrutura e cobertura predial (semestral)
9. Checagem de baterias e nobreaks (trimestral)
10. Revisão de sistemas de alarme e CFTV (semestral)

Cada um desses exemplos pode e deve estar no seu plano de manutenção, com frequência, responsável e checklist definidos.

Plano de manutenção preventiva Excel para download

Não possui uma planilha para realizar o acompanhamento das inspeções ou está em busca de um modelo novo e mais estratégico? O Produttivo desenvolveu o plano de manutenção preventiva Excel que pode ser baixado gratuitamente e adequado à sua operação! 

Através dessa planilha você poderá distribuir as inspeções de acordo com a frequência em que devem acontecer, destacando as checagens. Veja só: 

Esse modelo também te ajuda a ter um melhor acompanhamento do cumprimento dos prazos e a ter uma visão mais clara da adequação das manutenções, entendendo se as periodicidades precisam ser repensadas. 

Como organizar o plano de manutenção preventiva Excel em apenas 2 passos?

O plano de manutenção preventiva Excel deve ser organizado de forma adequada e visual.

O que devemos considerar como as duas etapas fundamentais são:

• Passo 1 – mapear todos os equipamentos e rotinas de manutenção com suas devidas periodicidades.
• Passo 2 – colocar essas informações em um calendário de manutenção. Para isso você pode usar a planilha pronta que criamos. Baixe grátis!

Qual é o erro mais comum na hora de criar o plano de manutenção?

Já vimos em algumas empresas planos de manutenção preventiva que aplicavam todas as etapas de maneira correta na prática, mas que misturavam processos como comprovação e controle de indicadores, fazendo tudo em uma só planilha.

Isso causava uma desorganização séria, gerando dores de cabeça que poderiam ser facilmente resolvidas.

No Kit Plano de Manutenção, além da planilha em Excel, disponibilizamos um guia de boas práticas que vai te ajudar a entender como você deve se organizar de forma correta, com dicas de condutas que devem ser evitadas e outras que devem ser adotadas para uma gestão de sucesso. 

Sistema digital para controle de manutenção preventiva 

Para garantir a eficácia do plano de manutenção, não basta apenas criá-lo, é preciso acompanhar o desenvolvimento das atividades. Esse processo pode ser automatizado por sistemas digitais.

No Produttivo, por exemplo, os planos de manutenção são criados de forma automática, os técnicos são notificados no celular com informações sobre a manutenção, os clientes podem abrir chamados e os gestores conseguem fazer um gerenciamento completo com acompanhamento de indicadores. 

Conheça mais sobre as soluções do sistema para uma gestão de serviços mais completa: 

Plano de manutenção automático

No painel de atividades, o gestor pode criar diferentes planos de manutenção, escolhendo a periodicidade e as datas em que as inspeções devem acontecer. 

De forma automática, o próprio sistema notifica os técnicos no celular sobre os serviços a serem realizados. 

Na hora de criar o plano de manutenção é possível escolher quando os técnicos serão notificados (uma semana antes, um dia antes ou no dia da atividade) e também se o sistema já pode criar as atividades para a equipe técnica ou se ele apenas lembrará o gestor de fazer essa atividade. 

Criação de relatórios, checklists e ordens de serviço digitais

Os relatórios para comprovação dos serviços também são preenchidos no aplicativo pela equipe técnica, e assim que o gestor cria a atividade no sistema ele já pode indicar o formulário que deve ser respondido. 

Os formulários são totalmente personalizados, com mais de 13 opções de campos de resposta, como fotos, números, textos longos ou curtos, questões de checklist, data, hora, e muito mais! 

Em campo, a equipe técnica conta com recursos que agilizam o preenchimento e deixam as informações apresentadas mais confiáveis, como: 

• Informações de identificação da empresa, do cliente e dos ativos preenchidas automaticamente com base nos cadastros do sistema;
• Possibilidade de preenchimento por voz em campos textuais;
• Fotos anexadas na hora ao relatório final com marcação de data, hora e localização de onde foram tiradas;
• Assinaturas digitais. 

Após finalizado, o relatório já pode ser exportado em PDF ou Excel e enviado para gestores ou clientes por WhatsApp ou e-mail. 

Veja um exemplo de como fica um checklist de manutenção preventiva exportado no Produttivo:

Conheça outros modelos de checklists e relatórios que podem ser criados no Produttivo

Gerenciamento de chamados 

Cada cliente ou ativo cadastrado no sistema tem um QR Code ou link exclusivo para abertura de chamado. 

A página pode ser personalizada com as cores e logo da empresa e ao acessar com o link exclusivo, as informações do cliente solicitante e do ativo são preenchidas de forma automática, para facilitar a identificação do chamado. 

O cliente ainda consegue descrever o problema relatado e apresentar evidências fotográficas.

Após receber o chamado, o gestor já pode criar uma atividade direcionando a equipe técnica para um atendimento. 

Dashboard de manutenção para acompanhamento de dados

Avaliação de resultados e identificação de oportunidades de melhoria podem ser identificados através do dashboard de manutenção. 

Nele estão presentes informações bem visuais, através de gráficos com dados sobre volume de trabalho, tempo de atendimento, nível de satisfação dos clientes e principais não conformidades encontradas durante as inspeções. 

Esses dados ajudam os gestores a precificar melhor os serviços, reconhecer a sazonalidade do negócio, identificar ativos críticos e trabalhar em ações de fidelização dos clientes. 

Se interessou pelo sistema? Você pode testar todas essas funcionalidades, basta fazer o cadastro no sistema e aproveitar o período de teste!

Experimente substituir o plano de manutenção preventiva Excel por um sistema completo e 100% digital e veja seus resultados melhorarem!