O relatório de prestação de serviços é a melhor forma de comprovar o trabalho realizado pela sua equipe. Ele traz informações claras e confiáveis sobre o serviço prestado, podendo ser usado também internamente.
Neste artigo, vamos te explicar a importância desse documento, como montar e ainda te mostrar como a tecnologia pode ajudar na elaboração do relatório. Confira!
Veja também: Modelos de relatórios digitais de prestação de serviços com fotos e outros recursos
- O que é um relatório de prestação de serviços?
- Modelo digital de relatório de prestação de serviços
- Qual a importância do relatório de prestação de serviços?
- O que deve conter em um relatório de prestação de serviços?
- Como fazer um relatório de prestação de serviços?
- Quais as vantagens de um relatório de prestação de serviços digital?
- Como fazer um relatório de prestação de serviços com o Produttivo?
O que é um relatório de prestação de serviços?
O relatório de prestação de serviços é um arquivo usado para descrever todas as informações referentes a um trabalho executado por uma empresa ou um profissional autônomo.
É através dele que você consegue comprovar e documentar para seu cliente todos os principais itens acordados no contrato antes, durante e depois das atividades. Dessa forma, o relatório resguarda a empresa e ainda melhora a comunicação com o cliente, criando uma relação de confiança e transparência.
Além disso, ele pode ser usado para controle interno da empresa, auxiliando o gestor no acompanhamento das tarefas.
Em um relatório de prestação de serviços podem constar: tempo total gasto pelo técnico com o atendimento, tempo médio gasto com cada cliente, tipo de serviço realizado e outras informações que auxiliam na gestão interna.
Já em relação aos clientes, o relatório serve como comprovação do serviço entregue. Por exemplo: descrição do serviço, fotos de antes e depois da visita, assinaturas dos responsáveis, orçamento, entre outros dados.
Modelo digital de relatório de prestação de serviços
Veja um modelo de relatório de prestação de serviços digital que pode ser preenchido pelo técnico durante a visita técnica e entregue tanto ao cliente quanto ao gestor:
O modelo acima foi preenchido dentro do sistema Produttivo, um software para gestão de serviços que conta com relatórios digitais, portal de abertura de chamados personalizado, calendário de atividades e muitas outras funcionalidades.
Experimente grátis: Modelo de relatório de visita técnica para prestação de serviços
Qual a importância do relatório de prestação de serviços?
Vamos entender melhor qual a importância do relatório de prestação de serviços para as empresas:
Transparência e confiança
O relatório detalha todas as tarefas realizadas, o tempo gasto e os recursos utilizados. Isso cria uma relação de confiança entre o prestador de serviços e o cliente, que pode ver exatamente o que foi feito.
Controle e monitoramento
Ele ainda permite ao cliente monitorar o progresso do trabalho e assegurar que tudo esteja sendo cumprido conforme o contrato ou o acordo estabelecido. O mesmo é válido para os gestores, que têm acesso a todas as atividades da rotina do técnico.
A partir disso, é possível extrair dados que mostram os principais indicadores da empresa, como tipo de serviço mais comum, tempo médio de cada serviço, entre outros.
Documentação formal
Em caso de disputas judiciais ou questionamentos futuros, o relatório serve como um registro formal das atividades realizadas, atestando que o serviço foi realizado conforme consta no documento e protegendo ambas as partes.
Comunicação
O relatório estabelece uma base clara para comunicação entre o cliente e o prestador de serviços, ajudando a evitar mal-entendidos. Isso porque o formulário detalha exatamente o que foi feito, quando, quais foram os recursos necessários e outras informações para que não haja dúvidas quanto ao serviço realizado.
Gestão de custos
Detalhando os serviços prestados, o tempo gasto em cada um e as peças necessárias, o relatório auxilia o cliente a entender melhor os custos envolvidos, garantindo que o orçamento esteja sendo respeitado.
Histórico
O relatório de prestação de serviços pode ser armazenado e consultado futuramente, atuando como um histórico do equipamento que mostre o que foi feito e quando, para que a equipe tenha um embasamento em serviços futuros.
O que deve conter em um relatório de prestação de serviços?
Os dados contidos em um relatório de prestação de serviços vão depender da área de atuação da empresa e das especificações com base no trabalho que foi realizado.
Porém, existem algumas informações que são essenciais e devem constar em todos os relatórios, confira:
- Cabeçalho com dados completos do cliente, da sua empresa, do equipamento e do chamado;
- Descrição do serviço, como quem é o responsável técnico, data e hora de entrada e saída, local onde foi realizado o trabalho e detalhamento do serviço (se foi uma instalação, manutenção, inspeção ou outra atividade);
- Fotos que comprovem a realização do serviço e ainda mostrem o “antes e depois” do equipamento ou local, mostrando a importância da atividade feita;
- Diagnóstico do problema, incluindo qual a falha identificada, a solução sugerida e os serviços realizados;
- Observações para as próximas inspeções, como sugestão de manutenção preventiva dentro de seis meses;
- Assinatura do cliente e do responsável pelo serviço, atestando que o trabalho foi concluído como consta no relatório.
Vale lembrar que o relatório de prestação de serviços permite que o profissional responsável tenha acesso fácil a todos os detalhes do trabalho realizado, facilitando sua organização e relacionamento com o cliente. Por isso, acrescente o máximo de informações e dados que puder ao documento.
Como fazer um relatório de prestação de serviços?
O primeiro passo para fazer um relatório de prestação de serviços é escolher o tipo de documento que você quer gerar, ou seja, o que melhor se encaixa para a realidade da sua empresa.
Vamos conhecer algumas opções:
Relatório de prestação de serviços em papel
É o tipo mais popular do mercado, a famosa prancheta que o profissional carrega durante as inspeções. Aqui os preenchimentos são manuais, realizados pelos técnicos em campo.
Embora seja um formato muito comum, é o menos recomendado, porque o papel fica sujeito a perdas e rasuras, ocupa espaço, é mais difícil de compartilhar e ainda pode ser necessário transcrever ou digitalizar o relatório, gerando retrabalho.
Relatórios de prestação de serviços no Excel ou Word
Já o relatório feito em Word ou Excel pode ser preenchido em campo com o auxílio de um tablet, ou ainda no papel, sendo posteriormente repassado para o computador. Embora seja mais prático que o papel, pois permite fácil anexação de fotos e é mais rápido de preencher, ele ainda sofre com algumas limitações, como dificuldade no uso.
Relatório de prestação de serviços em aplicativo
Usando um aplicativo para criar o relatório de prestação de serviços, é possível fazer o preenchimento todo pelo celular, inclusive tirando fotos pela câmera e usando recursos antifraude que registram a data, o horário e a localização.
Os relatórios de serviços digitais são mais práticos e confiáveis. Continue lendo para entender o porquê!
Quais as vantagens de um relatório de prestação de serviços digital?
Na versão digital, o relatório de prestação de serviços pode trazer ainda mais benefícios para sua empresa. Vamos conhecer alguns vantagens desse formato:
Agilidade e eficiência
O relatório de prestação de serviços digital pode ser preenchido durante a visita técnica e enviado imediatamente, sem a necessidade de impressão ou digitalização, o que economiza tempo.
Ferramentas digitais ainda permitem a automação de preenchimento de dados, cálculo de horas e geração de relatórios, reduzindo o trabalho manual da equipe.
Acesso remoto e armazenamento
Relatórios digitais normalmente podem ser acessados e editados de qualquer lugar usando dispositivos móveis ou computadores, o que é especialmente útil para profissionais que trabalham em campo. Com o Produttivo, não precisa nem de internet!
Além disso, os formulários são armazenados em nuvem, o que permite o compartilhamento fácil de documentos entre equipes e gestores, além de manter todos os registros centralizados e disponíveis para consulta.
Organização e histórico
Justamente por serem armazenados em nuvem ou em sistemas, em vez de ocupar espaço físico, os relatórios ficam arquivados digitalmente, proporcionando fácil organização e praticidade no armazenamento.
As versões digitais também permitem manter um histórico organizado de todos os relatórios, facilitando o rastreamento de atividades e o controle de evolução dos serviços.
Sustentabilidade
Com a digitalização do relatório de prestação de serviços, diminui-se a necessidade de impressão, contribuindo para práticas mais sustentáveis e ecológicas.
Redução de erros
Muitos sistemas para relatórios digitais, como o Produttivo, têm campos pré-formatados ou integrações com outras ferramentas, o que ajuda a minimizar erros de preenchimento e inconsistências nos dados.
Com o Produttivo, por exemplo, é possível configurar alguns campos para serem preenchidos automaticamente, marcar as perguntas como obrigatórias, e até usar a inteligência artificial para verificar erros ou omissões.
Segurança e backup
Relatórios digitais podem ser protegidos com senhas e criptografia, garantindo que somente pessoas autorizadas tenham acesso e protegendo a segurança da sua operação. Outro recurso é o backup automático, garantindo que os dados não sejam perdidos em caso de falhas técnicas.
Análise de indicadores
Muitos sistemas de relatórios digitais oferecem funcionalidades para análise de dados, permitindo a geração de insights a partir de métricas e indicadores de desempenho.
Veja um exemplo de gráfico gerado automaticamente pelo Produttivo com base nas informações registradas nos relatórios:
Experimente grátis: Sistema para emissão de relatórios digitais com dashboard automático de indicadores
Relatórios personalizados
Para trazer ainda mais profissionalismo para o seu negócio, os relatórios podem ser facilmente personalizados, desde as questões até a aparência. No Produttivo, além de criar seu próprio relatório como preferir, você ainda pode customizar com as cores e logo da sua empresa ou do cliente.
Assinaturas digitais
Para não ser preciso levar papel e caneta para coletar assinatura do cliente, os sistemas permitem que o relatório seja assinado digitalmente, basta fazer a assinatura na tela do dispositivo e pronto!
Como fazer um relatório de prestação de serviços com o Produttivo?
Agora que você já conhece os benefícios do relatório em aplicativo, vamos ver como fazer um relatório de prestação de serviços totalmente digital?
O Produttivo é um sistema totalmente digital que conta com modelos prontos de relatórios e ainda permite a criação de formulários personalizados, para que você elabore seu relatório de prestação de serviços como preferir.
Veja só como fica um relatório preenchido pelo app Produttivo e exportado em PDF:
Esse modelo já vem pronto para usar, é só fazer o cadastro e experimentar todos os modelos digitais sem custo por 15 dias!
Você também pode criar seu próprio relatório de prestação de serviços personalizado, contando com diferenciais como:
- Cadastro de clientes, equipamentos e equipe técnica, criando uma base de dados completa e fácil de acessar;
- Cabeçalho que preenche os dados da empresa, do cliente e do equipamento automaticamente, com base no cadastro;
- Registro automático de data, hora e localização;
- Questões obrigatórias, que impedem a conclusão do relatório até que sejam respondidas;
- Questões de não conformidade com emissão de alertas para que sua equipe possa traçar planos de ação para resolver o problema;
- Relatório fotográfico com fotos tiradas na hora e marcação de data e horário;
- Preenchimento por voz, facilitando as anotações do técnico;
- Assinatura digital feita na tela do dispositivo;
- Personalização do relatório com a logo e cores da sua empresa;
- Compartilhamento automático por WhatsApp.
O sistema Produttivo ainda conta com outras funcionalidades para sua empresa:
- Sistema de abertura de chamados para receber solicitações dos clientes na hora;
- Plano de atividades que permite agendar serviços recorrentes com antecedência e receber lembretes;
- Pesquisa de satisfação enviada automaticamente após o serviço para medir a qualidade do trabalho realizado;
- Dashboard de indicadores que reúne automaticamente seus principais dados em formato de gráficos fáceis de entender;
- E muito mais!
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