Se você trabalha em uma indústria com prestação de serviços, manutenção de ativos ou outros setores que prezam pela qualidade, você sabe a importância de garantir a confiabilidade e o bom estado dos equipamentos, e também de padronizar processos.
Neste artigo, você vai conhecer a folha de verificação, o documento que pode ser seu braço direito para garantir a qualidade dos seus serviços. Ela ajuda na redução de erros, aumento da eficiência e confiabilidade dos serviços. Além de entender melhor como ela é feita, você vai ter acesso gratuito a diferentes modelos e descobrir como a tecnologia pode ajudar a elaborar uma folha de verificação que atenda a todas as suas necessidades. Boa leitura!
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O que é folha de verificação?
Também chamada de lista de verificação, formulário de padronização, lista de reconhecimento de defeitos ou checklist, a folha de verificação é uma ferramenta essencial para o controle de diversos processos dentro de uma empresa. Esse documento desempenha um papel fundamental na identificação de não conformidades em várias áreas, na padronização de processos e no registro de dados sobre ativos.
Normalmente, a folha de verificação é utilizada para listar as etapas necessárias para realizar atividades como a verificação do estado de equipamentos ou peças, a realização de serviços ou a produção de itens.
Para que serve a folha de verificação?
A folha de verificação é um documento versátil, com várias utilidades. Vamos conhecer alguns dos processos que mais se beneficiam do uso deste documento?
Coletar dados
Um dos principais usos da folha de verificação é a coleta de dados sobre ativos e peças. Ela é útil tanto para inventários, englobando marca, modelo, ano e histórico de manutenções, quanto para auxiliar no planejamento de manutenções preventivas, avaliando a condição dos ativos.
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Padronizar atividades
A folha de verificação também é essencial para padronizar os processos seguidos em diversas áreas de trabalho. Assim, é possível manter um padrão de qualidade consistente.
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Registrar ocorrências
A folha de verificação é uma ferramenta eficaz para identificar e registrar não conformidades. Ao documentá-las, é possível ter um registro formal dos defeitos e erros de funcionamento encontrados.
Distribuir tarefas
Além disso, a folha de verificação pode incluir informações sobre a responsabilidade de cada técnico em relação a etapas específicas ou equipamentos, facilitando a organização e distribuição de tarefas.
Quando usar uma folha de verificação?
A folha de verificação deve ser usada todas as vezes que uma atividade padronizada pela empresa for realizada. Manutenções, inventários e inspeções são os exemplos mais comuns, mas a folha de verificação é aplicável em diversas situações. Confira algumas delas:
- Auditorias internas;
- Controle de qualidade na produção de itens;
- Gestão de armazenagem e logística;
- Processos em obras;
- Verificação de documentação.
Como elaborar uma folha de verificação?
Após explorar as inúmeras possibilidades dessa ferramenta, é hora de aprender como elaborar uma folha de verificação de forma simples para o setor de prestação de serviços.
O primeiro passo é definir seus objetivos. Esses objetivos podem incluir coletar dados para histórico, identificar falhas em equipamentos ou ter outro propósito. É importante lembrar que a principal finalidade do documento é funcionar como um checklist, e não como um relatório.
Com isso em mente, sua folha de verificação deve conter:
Equipamento
Neste tópico, você deve avaliar o funcionamento geral do equipamento a ser inspecionado. Neste campo, as peças ainda não são consideradas, pois o objetivo é verificar o ativo como um todo e determinar se ele precisa de manutenção preventiva, corretiva ou substituição total. Além disso, é importante incluir todas as informações necessárias para identificação, como marca, modelo e outros dados relevantes.
Peças
Esse tópico está diretamente relacionado ao anterior, mas analisa cada elemento do equipamento. Por exemplo, em um checklist de veículos, são avaliados a conformidade do freio de mão, luzes de ré, estepe e outros componentes.
Processo
Se a avaliação for de um processo, em vez do funcionamento de um ativo ou de peças específicas, é necessário listar as etapas que devem ser seguidas. Também é útil reservar um espaço para comprovar que cada etapa está sendo realizada corretamente. Esse formato é ideal para avaliar, por exemplo, as medidas de segurança no trabalho e outros processos.
Amostra
Esse tópico deve ser incluído apenas em segmentos específicos, sendo aplicado quando as inspeções não abrangem todos os equipamentos, mas são feitas por amostragem.
É ideal para controle de qualidade em indústrias, mas também pode ser aplicado na prestação de serviços. Além do número total de equipamentos e da quantidade verificada, é necessário registrar a quantidade de ocorrências. Por exemplo, de um total de cem ativos, dez foram inspecionados e dois apresentaram defeitos. A seguir, apresentamos uma tabela para exemplificar melhor:
| Objeto da análise | Quantidade total | Quantidade amostrada | Amostragem com defeito |
| [Nome do ativo] | 100 | 10 | 2 |
Ocorrência
Se a avaliação se direcionar para a ocorrência de erros, é importante listar as possíveis falhas que podem ser encontradas. Insira essas informações em um esquema de checklist para que o técnico possa registrar qualquer problema. Esse formato é indicado para setores em que ocorrências já são esperadas, com o objetivo de registrar a quantidade e a periodicidade desses erros.
Frequência
Com que frequência será feita a verificação? Você pode optar por intervalos semanais, mensais ou outro que atenda às necessidades da empresa. Esse dado é importante para a interpretação dos resultados, já que permite determinar se o intervalo de tempo afeta o funcionamento do equipamento.
Análise geral
Este espaço permite que o inspetor ou outro responsável registre seu parecer de forma mais abrangente. Por exemplo, se o ativo a ser vistoriado é um ar-condicionado, o técnico pode concluir que o funcionamento está adequado, mas que o filtro precisa ser trocado. Nesse caso, embora o equipamento tenha sido aprovado na avaliação, uma peça específica não passou na auditoria. Portanto, além de preencher os campos individualmente, conforme vimos anteriormente, o profissional pode deixar sua visão geral sobre a situação.
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Solução
Semelhante à análise anterior, este campo permite sugerir mudanças para corrigir problemas, se houver. Nem sempre a solução precisa ser uma medida corretiva: o inspetor também pode propor a aplicação de outras formas de avaliação no futuro, que proporcionem uma verificação mais adequada.
Você pode incluir quantos itens forem necessários na sua folha de verificação. Um ponto importante é que o formulário não deve ser usado sozinho: o ideal é que ele atue em conjunto com outras medidas de controle de qualidade.
Exemplos de folha de verificação
Para facilitar a construção da sua própria folha de verificação, que tal se basear em alguns exemplos? Separamos para você:
Folha de verificação de extintores
Garantir que os equipamentos de combate a incêndio estejam em bom estado é essencial para evitar falhas em caso de emergência.
Esta ficha de verificação fornece informações relevantes sobre o funcionamento adequado dos extintores de incêndio, combinando a avaliação geral do ativo com a análise de suas peças específicas. As perguntas podem ser respondidas no estilo checklist, com um símbolo de ✔ ️, ou de maneira descritiva, como no campo “Capacidade”.
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Folha de verificação de manutenção preventiva
Adaptável a diversas áreas de atuação, este modelo separa os itens por categorias e peças, proporcionando uma verificação abrangente e sistemática. Além disso, inclui espaço para registro fotográfico, o que aumenta a credibilidade da vistoria ao fornecer comprovação visual das condições dos ativos inspecionados.
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Folha de verificação de limpeza e conservação
Este modelo, que também pode ser utilizado em diversas áreas de atuação, organiza os itens de acordo com as necessidades do local, permitindo uma verificação abrangente e eficiente. Ele também conta com a funcionalidade de registro fotográfico, garantindo o registro visual de que a limpeza foi realizada e os resultados foram alcançados.
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Mais exemplos de folha de verificação
Reunimos vários exemplos de folha de verificação para preenchimento. Além dos que trouxemos anteriormente, você pode acessar gratuitamente 16 checklists.
Como fazer uma folha de verificação digital?
Com o Produttivo, você tem acesso a diversas funcionalidades para fazer uma folha de verificação digital. Vamos conhecer quais as principais vantagens do uso do software para gerar documentos?
Tipos diferentes de perguntas
O Produttivo permite que você inclua no seu formulário perguntas de conformidade, múltipla escolha ou de respostas por extenso, dependendo da sua necessidade. Além disso, você consegue adicionar questões obrigatórias de registro fotográfico com bloqueio de galeria, marcação de data, hora e local, planilha de gastos com cálculo automático e assinatura digital.
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Relatórios inteligentes
Já parou para pensar em quanto tempo você demora montando relatórios para enviar aos seus clientes? Com o Produttivo, os dados preenchidos na folha de verificação digital são automaticamente exportados em formato PDF ou Excel, com cores, fontes e tamanho personalizáveis. Também é possível inserir a logo da sua empresa e do seu cliente. E com um clique você envia o arquivo para por email ou Whatsapp.
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Padronização de atividades sem trabalho
Ao montar um checklist para qualquer atividade, você pode reutilizá-la quantas vezes quiser para atividades semelhantes. Isso elimina o retrabalho e garante que a sua empresa tenha um padrão de qualidade consistente.
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Paperless
Usar papel para fazer sua folha de verificação pode causar alguns prejuízos para gestores e técnicos:
- Perda de relatórios preenchidos;
- Atrasos para os serviços por falta de formulários impressos;
- Retrabalho para digitalizar os dados;
- Esquecimento na hora de preencher tópicos importantes.
Isso tudo sem contar os danos ao meio ambiente e à imagem antiquada da empresa no mercado. Eliminar o papel dos processos da sua empresa é sustentável, rápido e fácil.
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Agendamento de atividades
No Produttivo, além de formular checklists para preenchimento, o gestor consegue agendar atividades que vão utilizá-la com uma visão de calendário que facilita o encaixe de serviços.
Além disso, é possível marcar com antecedência atividades periódicas, evitando esquecimentos. E o técnico tem tudo na palma da mão: o que será feito, quando, onde e qual checklist deverá ser seguido.
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