A ficha de cautela, também conhecida como ficha de EPI, documenta a entrega dos equipamentos de proteção individual, trazendo segurança para o trabalhador e para a empresa.
Veja qual a importância da ficha de cautela para a segurança do trabalho, como fazer, e tenha acesso a um modelo digital pronto para usar.
Veja também: Modelo digital de ficha de EPI para controle da distribuição
O que é ficha de cautela?
Na segurança do trabalho, a ficha de cautela é um documento utilizado para registrar a entrega e a devolução de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) aos colaboradores.
Esse controle é essencial para garantir que todos os trabalhadores tenham os EPIs necessários para desempenhar suas funções de forma segura e conforme as normas regulamentadoras aplicáveis.
Modelo gratuito de ficha de cautela
Para empresas que precisam de uma ficha de cautela no dia a dia, uma boa opção é o modelo gratuito do Produttivo. Em Word, a ficha já vem pronta para uso — é só alterar as informações padrão para os dados da sua empresa.
Olha só como fica:
Você pode imprimir a ficha, para que ela seja usada em papel, ou ainda utilizá-la no formato digital mesmo.
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Quais os objetivos de uma ficha de cautela?
A ficha de cautela tem diferentes funções na empresa, vamos conhecer algumas delas:
Identificação precisa do equipamento
A ficha de cautela permite a identificação do equipamento distribuído, já que fornece informações como modelo, cor e tamanho. Dessa forma, é possível ter um acompanhamento mais próximo de qual EPI foi distribuído a quem.
Além disso, esse controle torna mais fácil identificar o responsável em caso de perdas ou danos aos equipamentos, bem como facilita uma nova distribuição.
Prevenção de acidentes
O uso de EPIs é essencial para prevenir acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. A ficha de cautela assegura que todos os trabalhadores estejam equipados com os EPIs necessários, reduzindo o risco de ocorrências e lesões.
Otimização da vida útil dos equipamentos
Ao documentar quando cada equipamento foi entregue, a ficha de cautela permite acompanhar a vida útil de cada um e indicar quando é necessário fazer limpeza ou manutenção, adiando a necessidade de substituí-los.
Facilitação da gestão de estoque
Além da identificação dos equipamentos, a ficha de cautela pode ajudar no controle do estoque, pois mantém um registro atualizado dos EPIs distribuídos, facilitando a reposição e manutenção dos equipamentos.
Com isso, a empresa sempre sabe como está seu inventário e quando é necessário adquirir mais EPIs.
Atendimento a normas e legislações
A entrega e controle da ficha de cautela ajuda a empresa a cumprir as exigências legais e normas relacionadas à saúde e segurança do trabalho, evitando seu descumprimento.
Um exemplo é a Norma Regulamentadora nº 6, uma diretriz do Governo Federal que determina o fornecimento de EPIs por parte da empresa. A ficha é uma ferramenta que ajuda a empresa no controle da entrega dos equipamentos e também pode ser usada como termo de comprometimento do funcionário, que se compromete a usar os equipamentos conforme orientado.
O que a ficha de cautela deve conter?
Para que a ficha de cautela atenda às necessidades da empresa e esteja completa perante à lei, é preciso incluir algumas informações. Veja:
Identificação do trabalhador
Para assegurar que cada colaborador recebeu os equipamentos necessários para sua função, faça a identificação, com dados como:
- Nome completo;
- Matrícula ou número de identificação na empresa;
- Cargo ou função.
Detalhes dos EPIs
Também é preciso incluir o máximo de informações possível em relação aos equipamentos de proteção distribuídos para cada trabalhador por meio de dados como:
- Descrição do equipamento (por exemplo, capacete, luvas, óculos de proteção);
- Marca e modelo do EPI;
- Tamanho (se aplicável);
- Número de série ou código de identificação do equipamento (se houver);
- Número do CA do EPI;
- Fotos.
Dados da entrega
Inclua informações abrangentes sobre a entrega em si, entre elas:
- Data de entrega do EPI;
- Quantidade entregue;
- Condição do EPI no momento da entrega.
Termos de responsabilidade
O termo de responsabilidade, também chamado de declaração de recebimento, deve conter:
- Instruções de uso e manutenção dos EPIs;
- Responsabilidades do trabalhador em relação à conservação e uso adequado dos EPIs;
- Consequências em caso de perda ou não devolução do EPI.
Assinaturas
Finalize com as assinaturas das pessoas envolvidas:
- Assinatura do trabalhador que está recebendo o EPI;
- Assinatura do responsável pela entrega do EPI (geralmente um técnico de segurança do trabalho ou responsável pelo almoxarifado).
Dados da devolução (se aplicável)
Caso seja necessário devolver o EPI à empresa depois do uso, a empresa também deve informar, já que a NR-6 não prevê a devolução, sendo ela realizada somente para controle interno da organização. Nesse caso, a ficha de cautela também precisa conter:
- Data de devolução.
- Condição do EPI no momento da devolução.
- Assinatura do responsável pela recepção do EPI devolvido.
Qual a importância da ficha de cautela?
A ficha de cautela é muito importante para comprovar a distribuição dos equipamentos de proteção individual (EPIs) aos trabalhadores, atestando o cumprimento de obrigações legais por parte da empresa, auxiliando no controle do inventário e ajudando a preservar a saúde e segurança dos colaboradores.
Como fazer uma ficha de cautela?
Antes de iniciar a ficha de cautela, é preciso definir se ela será feita em papel ou digital. As versões digitais podem ser feitas em Word e até em sistemas específicos para a geração de formulários, como o Produttivo.
Tendo o formato decidido, inclua todas as informações necessárias conforme indicamos acima. Você pode acrescentar outros dados que ache relevantes e que sejam pertinentes.
Também é possível adicionar fotos para comprovação da entrega dos EPIs e até para mostrar o “antes e depois” dos equipamentos fornecidos.
Você pode criar sua própria ficha do zero ou aproveitar a versão gratuita do Produttivo, que já vem pronta para uso e pode ser personalizada. Os modelos prontos poupam tempo na elaboração da ficha de cautela, assim você pode direcionar sua atenção para outras atividades.
Modelo digital de ficha de cautela
Sabia que a ficha de cautela pode ser digital? Quando feita no computador e preenchida por aplicativo ou tablet, ela conta com toda a automatização e praticidade da tecnologia.
Veja um exemplo de ficha de cautela digital preenchida dentro do sistema Produttivo:
A ficha de cautela do Produttivo pode ser preenchida em campo durante o processo de distribuição e inspeção dos EPIs, de modo que não é preciso retornar ao escritório para transcrever as informações.
Todos os dados ficam salvos em nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar pela equipe de gestão. Faça um teste grátis e comece a usar a ficha de cautela digital agora mesmo!
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Como controlar a entrega de EPIs?
A principal ferramenta para o controle da entrega de equipamentos de proteção individual é a ficha de cautela ou ficha de EPI. Isso porque o documento, além de atestar o recebimento, pode ser usado como histórico e para controle de estoque.
A ficha de cautela ainda tem a vantagem de poder ser feita em formato digital, eliminando o papel e permitindo que todo o controle seja feito via computador ou dispositivos móveis.
Seu uso dispensa a necessidade de formulários, termos de responsabilidade e outros documentos, já que a ficha sozinha pode cumprir essa função, basta incluir as informações necessárias.
Lembre-se de armazenar as fichas preenchidas (isso é muito importante caso seja preciso comprovar a entrega posteriormente) e use-as para controle de materiais e estoque, acompanhando seu inventário.
Software para controle de EPIs e ficha de cautela
O Produttivo é um software e aplicativo especialmente desenvolvido para te ajudar no controle das suas operações. Por meio de relatórios digitais e outros recursos de automatização, o sistema permite a criação e preenchimento da ficha de cautela de forma prática, rápida e segura.
Além da ficha de EPI digital, o Produttivo conta com um modelo de checklist de EPI, ideal para inspeção dos equipamentos. Olha só:
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Outra opção para gestão da segurança é o Checklist de Segurança do Trabalho:
Experimente sem custo: Checklist digital de Segurança do Trabalho
Todos os modelos digitais do Produttivo vêm com recursos como:
- Preenchimento automático das informações de identificação, como dados da empresa, do trabalhador e detalhes da entrega;
- Registro fotográfico com imagens da galeria ou fotos tiradas na hora, com marcação de data e horário;
- Mais de 13 tipos de questões, como checklist, questões de não conformidade, textos longos ou curtos, lista de peças e materiais, entre outros;
- Preenchimento por voz;
- Assinatura digital feita diretamente na tela do celular ou tablet;
- Personalização total do formulário, da escolha das questões até as cores e logo utilizadas;
- Funcionamento offline;
- Armazenamento em nuvem;
- Acompanhamento em tempo real mesmo à distância por meio do painel do gestor;
- Exportação em PDF com envio automático por e-mail ou WhatsApp;
- E muito mais!
Você pode experimentar todos esses diferenciais na prática agora mesmo, é só fazer o cadastro e aproveitar o período de teste com todas as funcionalidades liberadas.
Também é possível agendar uma demonstração gratuita para entender como o Produttivo pode auxiliar no controle de EPIs e outros cuidados com a segurança do trabalho.
