Declaração de serviços prestados: o que é, como fazer + modelo

A declaração de serviços prestados é a maior aliada dos prestadores: de um lado ela comprova para o cliente o trabalho executado, e de outro ajuda a criar um histórico valioso com tudo que foi feito e que pode guiar os próximos serviços. 

Apesar de ser um documento simples e direto, neste artigo a gente te mostra o que incluir nessa declaração para que ela não seja só mais um documento que o prestador precisa emitir, e realmente faça a diferença na forma como os negócios são conduzidos. 

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O que é uma declaração de serviços prestados?

A declaração de serviços prestados é um documento que registra, descreve e comprova a realização de um serviço. 

Apesar deste documento só ter validade legal se registrado em cartório, ele é muito utilizado porque garante uma maior transparência entre contratante e contratado, além de assegurar que as partes envolvidas estão de acordo com o combinado, evitando mal-entendidos e desgastes entre empresas e clientes. 

Isso acontece porque a declaração de serviços prestados detalha tudo a respeito do serviço: prazos, tipo de serviço realizando, quando foi realizado e por quem. 

Para que serve uma declaração de serviços prestados?

A declaração de serviços prestados é usada principalmente para formalizar acordos comerciais, evitando que algum mal-entendido aconteça entre clientes, prestadores e empresas. 

Ao registrar tudo que foi acordado e realizado, as informações ficam claras para todas as partes: o cliente sabe exatamente o que esperar do serviço e como avaliar o que foi entregue, e a empresa sabe o quê, quando e como fazer, além de conseguir comprovar que fez tudo conforme o combinado. 

O documento também poderá ser usado pela contabilidade da empresa ou em caso de disputas e desavenças entre clientes e prestadores. 

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Qual a importância da declaração de serviço prestados?

Imagine que seu cliente solicitou um serviço, aprovou o orçamento e o técnico fez o que foi combinado. 

Do outro lado, o cliente alega que o serviço não foi concluído ou foi feito de maneira errada, e solicita a devolução do dinheiro.

É aí que entra a declaração de serviços prestados em Word ou formato digital: se o cliente assinar o documento logo após a realização do serviço, ele não tem fundamento para um questionamento posterior. 

É uma segurança a mais para a empresa e também para o técnico, que muitas vezes é pego no fogo cruzado entre o gestor e o cliente.

Seu cliente também vai se beneficiar da declaração, já que ela vai incluir apenas o que foi concluído, permitindo que ele questione quaisquer divergências entre o orçamento inicial e a documentação final de comprovação.

Assim, a declaração de serviços prestados significa mais transparência, proteção e clareza para empresas e clientes e você deve emiti-la, mesmo que ela não seja solicitada pelo cliente. 

Quais são os benefícios da declaração de serviços prestados?

A declaração de serviços prestados beneficia não só as empresas, como os seus clientes. Veja as vantagens que ela proporciona: 

Menos atrito com o cliente

Assim como o orçamento traz clareza para o cliente antes da contratação, a declaração de serviços prestados oferece transparência para tudo que foi feito e permite comprovar as entregas. 

Desse modo, caso o cliente tenha questionamentos, é possível argumentar que, no momento da assinatura da declaração, ele reconheceu a realização dos serviços listados e que todas as atividades realizadas foram feitas com sua anuência.

Menos prejuízos com devoluções

Muitos clientes não ficam só no questionamento e solicitam a devolução do dinheiro pago quando não é possível comprovar que o serviço foi feito. 

O prestador realizou o serviço, você elaborou a declaração e o cliente assinou? Pronto! A declaração pode ser utilizada como uma confirmação de que o serviço foi feito e que portanto não cabe a devolução.

Mais confiabilidade e profissionalismo para a empresa

Se ambas as partes estão de acordo sobre os serviços prestados, isso evita problemas judiciais e a insatisfação dos clientes. 

Quando todos os serviços são acordados previamente e a realização é comprovada, a empresa ganha em confiabilidade e profissionalismo aos olhos dos clientes. 

Afinal, você escolheria uma empresa em que os acordos são feitos no boca a boca e não existe nenhum registro ou uma empresa que firma um acordo sobre o serviço e depois apresenta um relatório de tudo que foi feito para sua aprovação? 

Aumento na satisfação dos colaboradores

Quando o cliente questiona a realização ou a qualidade do serviço, a responsabilidade muitas vezes recai sobre o prestador, ainda que ele tenha cumprido a sua função corretamente. 

Se sua empresa documentar todo o serviço, não há atribuição de culpa ao funcionário e com isso, você garante mais satisfação dos colaboradores.

Melhora do controle financeiro

Além de comprovar o que foi feito, a declaração de serviços prestados também pode ser utilizada pelas empresas para controles contábeis e financeiros, como emissão de faturas e recibos, cálculo de lucros, prejuízos e registros de despesas. 

Tendo os valores de entradas e saídas, o controle financeiro da empresa melhora e é possível ter uma maior previsibilidade do negócio. 

Criação de um histórico valioso 

Além dos benefícios financeiros, a declaração de serviços prestados ainda funciona como um histórico de tudo que foi realizado para aquele cliente ou em determinado equipamento. 

Assim, em caso de falhas frequentes, é possível acompanhar todas as ações feitas previamente e com isso ajustar os próximos serviços ou intervenções, deixando o cliente ainda mais satisfeito.  

Quais empresas devem apresentar uma declaração de serviços prestados?

Se sua empresa trabalha com prestação de serviços, a declaração deve fazer parte da sua rotina, independentemente do segmento. 

Veja alguns exemplos de setores que se beneficiam de uma declaração de serviços prestados:

• Construção civil;
• Climatização, aquecimento e refrigeração;
• Manutenção predial;
• Manutenção e reparos de equipamentos; 
• Empresas que oferecem serviços de limpeza e jardinagem; 
• Segurança do trabalho;
• Maquinário agrícola;
• Empresas de frota e logística.

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Como fazer declaração de serviços prestados?

Você pode criar um modelo em Word, em papel ou de forma digital em algum sistema ou aplicativo, como o Produttivo. 

Se optar pelo Word ou pelo papel, lembre-se de deixar espaços em branco para as informações variáveis (nome do cliente e serviços prestados, por exemplo).

Uma opção mais simples é colocar os dados de cada uma das empresas (contratante e contratada) logo no topo e seguir um formato de texto simples, como “declaramos a realização dos serviços (insira aqui as tarefas realizadas) conforme previamente acordado” e finalize com data, local e assinaturas.

Ainda é possível fazer outras variações desse mesmo texto incluindo o endereço onde foi realizado o atendimento, o nome do técnico responsável e outras informações que façam sentido para o seu negócio.

Independentemente de como sua declaração for elaborada, é importante que haja um título na página, que pode ser “declaração de serviços prestados”.

Outro ponto importante é a clareza: trata-se de um documento que poderá ser utilizado como comprovante, então é preciso que ele seja completo e de fácil entendimento. 

No Produttivo você pode fazer a declaração de serviço prestado em conjunto com a ordem de serviço, o que poupa tempo da equipe técnica que consegue emitir o documento no momento da visita, incluindo fotos que comprovam o serviço realizado e coletando assinaturas digitalmente. 

Veja um exemplo de declaração de serviços prestados em formato de ordem de serviço emitida no sistema do Produttivo e veja como é simples: 

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Quais informações uma declaração de serviço prestado precisa conter?

Não existe um modelo padrão e universal de declaração de serviços prestados. Ela pode ser construída de acordo com a sua necessidade, incluindo informações que sejam importantes para o firmamento do contrato. 

Apesar disso, existem algumas informações que são essenciais e que não devem faltar na sua versão, como: 

• Dados de identificação do contratante e da contratada (Nome, CPF, CNPJ, Endereço, telefone, e-mail);
• Prazo de execução do serviço em dias, com data de início e fim;
• Endereço de onde o serviço será realizado, com identificação da filial, bloco ou sala;
• Descrição de todas as atividades executadas;
• Identificação do equipamento que será inspecionado (caso haja); 
• Valor e formas de pagamento, indicando descontos e acréscimos;
• Termos e condições acordados como garantias, prazos de pagamento, políticas de cancelamento, entre outros.
• Descrição do que estava em contrato e não foi realizado junto da justificativa;
• Assinatura do responsável pela execução do serviço e do cliente. 

Quais documentos anexar na declaração de serviços prestados?

A declaração de serviços prestados pode ser complementada com outros documentos que deixam a comprovação do serviço mais confiável e com informações centralizadas e completas. Você pode incluir:

• O contrato de prestação de serviço;
• A ordem de serviço;
• Demais checklists, relatórios e laudos técnicos existentes;
• Notas fiscais.

Modelo de declaração de serviços prestados 

Para que você não tenha dúvida de como construir sua declaração de serviços prestados, nós montamos um modelo que você pode copiar, colar no seu Word, complementar com dados reais sua operação e já sair usando. 

Da só uma olhada:

Declaração de serviços prestados 

Declaramos a quem possa interessar que a empresa [NOME DA EMPRESA PRESTADORA DE SERVIÇO], inscrita no CNPJ sob o nº __.___.___/____-__, prestou o serviço [NOME DO SERVIÇO], para a empresa [NOME DA EMPRESA], inscrita no CNPJ sob o nº __.___.___/____-__, no [LOCAL ONDE O SERVIÇO FOI REALIZADO], atendendo completamente as expectativas na sua contratação e tendo cumprido com méritos todas as etapas do trabalho conforme descrito abaixo:

Descrição dos serviços prestados: [Descrever as atividades realizadas na empresa, que tragam evidências claras de que os serviços foram na subárea definida no parágrafo anterior]

Período de realização: [Incluir data de início e término do serviço e a quantidade de dias]

Valor do pagamento: [descrever o valor numérico e por extenso do pagamento combinado]

Garantia: [colocar a quantidade de dias de garantia e a partir de quando ela inicia]

Prestador: [Inclua dados como nome e CPF do profissional responsável pelo serviço] 

Declaramos ainda que os compromissos contratuais assumidos foram cumpridos de forma satisfatória, nada constando em nossos registros, até a presente data, que desabone comercial ou tecnicamente o prestador de serviço.

[Cidade], [dia] de [mês] de [ano].

_________________________________

Assinatura da empresa

_________________________________

Assinatura do contratado

Modelo de declaração de pagamento de serviços prestados

Além de comprovar que o serviço foi realizado, empresas e prestadores de serviço também precisam emitir o recibo de prestação de serviços, que deixa claro o pagamento feito pelo cliente. 

Esse recibo também pode ser feito de forma simples. O Produttivo desenvolveu um kit com 7 modelos de recibo que você pode baixar de graça. Depois de baixado é só incluir as informações necessárias e enviar aos responsáveis. 

Veja como o modelo é:

Baixe grátis: Modelo de recibo de prestação de serviço

No Kit você encontra os seguintes modelos: 

• Recibo de prestação de serviço simples;
• Recibo de pagamento de mão de obra; 
• Recibo de pagamento complementar;
• Recibo de quitação antecipada;
• Recibo de pagamento de locação;
• Recibo de pagamento de entrada;
• Recibo de pagamento de parte da dívida. 

Como comprovar a prestação de um serviço?

Além da declaração de serviços prestados mais tradicionais, os prestadores de serviço também podem utilizar outros modelos de checklist, relatórios e ordens de serviço para comprovar que o trabalho foi realizado. 

O diferencial é que esses formatos de documento não são utilizados apenas pelo cliente, como pela empresa também, que consegue ter informações sobre a sua própria equipe e operação, como tempo de duração de cada serviço e o tipo de não conformidades mais recorrentes. 

Entenda mais sobre esses modelos e como eles podem ser fundamentais para o crescimento do seu negócio: 

Declaração de serviços prestados PDF 

A declaração de serviços prestados em PDF e digital, economiza tempo da equipe e centraliza todas as informações importantes para clientes e empresas. 

O documento é gerado facilmente pelo próprio celular dos prestadores, que respondem ao checklist de conformidade dos itens avaliados nas inspeções, incluem fotos de antes e depois, registram valores e quantidades de peças utilizadas e ainda coletam a assinatura dos clientes, tudo no momento da visita. 

Veja um exemplo de relatório utilizado para comprovar a realização do serviço e emitido no sistema do Produttivo:

Experimente grátis: Relatório fotográfico para comprovação de serviço

A vantagem em relação às declarações em papel é que os modelos digitais reúnem informações fundamentais para a empresa e possuem recursos que automatizam o preenchimento, como:

• Preenchimento automático de informações de identificação da empresa, do cliente e dos equipamentos;
• Cálculo automático de tempo de atendimento;
• Cálculo automático de valores de peças e materiais;
• Anexação de fotos com marcação de data, horário e local;
• Localização GPS;
• Preenchimento por comando de voz em campos textuais;
• Questões de checklist de não conformidade com geração de pontuação e alerta;
• Coleta de assinaturas digitais na tela do celular. 

Você pode experimentar esse modelo de declaração no sistema de Produttivo, basta fazer seu cadastro e aproveitar o período de teste grátis! 

Declaração mensal de serviços prestados

Utilizando os relatórios digitais, os sistemas também permitem emitir um único documento contendo todos os serviços realizados dentro do contrato com a empresa, seja ele mensal, trimestral ou anual. 

No exemplo abaixo temos um relatório mensal de todos os serviços realizados dentro de um mês em um edifício, veja só: 

Experimente grátis: Modelos de relatórios para declaração de serviços prestados 

Como fazer a declaração de serviços de forma mais rápida e eficaz?

Uma declaração de serviços prestados precisa conter vários detalhes para ter maior confiabilidade. 

É comum que no método tradicional elas sejam feitas no papel, mas já existem ferramentas que possibilitam o desenvolvimento deste documento de forma instantânea.

Com o software do Produttivo, por exemplo, os registros de atividades são feitos direto do celular, gerando relatórios que podem ser enviados por e-mail ou WhatsApp para o cliente, na hora em que o serviço é finalizado. 

Isso evita o retrabalho de transferir as informações do papel para o computador, diminui os erros e o risco de perder os documentos, além de aumentar a confiabilidade das informações.

Gestores também se beneficiam, porque as informações são armazenadas em nuvem, de forma segura e com consulta facilitada, sendo possível acompanhar históricos e informações sobre tendências de demanda e padrões de serviço, que ajudam no crescimento do negócio. 

O Produttivo é um sistema completo para o prestador de serviços, nele você:

• Agendar serviços recorrentes de forma automática;
• Acompanha o calendário da equipe;
• Notifica automaticamente os técnicos sempre que um novo serviço aparece;
• Cria relatórios, checklists e ordens de serviço profissionais e digitais;
• Recebe e gerencia chamados com facilidade;
• Acompanha indicadores de serviço e da equipe. 

Quer ter mais credibilidade pelos serviços prestados e uma gestão mais estratégica? Faça seu cadastro e experimente o Produttivo enquanto durar o período de teste grátis!