A declaração de serviços prestados é um relatório que documenta a instalação ou manutenção realizada, servindo como comprovante para o cliente e histórico para a empresa. Ela deve ser entregue após a finalização do serviço, diferentemente do orçamento de serviço, que apresenta os preços para o cliente.
Também chamado de declaração de prestação de serviços, esse documento deve ser elaborado pela empresa contratada e assinado pelo cliente. É ideal para quem trabalha com técnicos (terceirizados ou não), mas também pode ser utilizado por trabalhadores autônomos.
Vamos ver a importância de emitir uma declaração de serviços prestados e também como fazer a sua.
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Para que serve uma declaração de serviços prestados?
Antes de ver como fazer sua própria declaração de serviços prestados, é interessante entender a importância desse relatório. Imagine que seu cliente solicitou um serviço, aprovou o orçamento e o técnico fez o que foi combinado. Porém, o cliente alega que o serviço não foi concluído ou foi feito de maneira errada, e solicita a devolução do dinheiro.
É aí que entra a declaração de serviços prestados em Word ou formato digital: se o cliente assinar o documento logo após a realização do serviço, ele não tem fundamento para um questionamento posterior. É uma segurança a mais para a empresa e também para o técnico, que muitas vezes é pego no fogo cruzado entre o gestor e o cliente.
Seu cliente também vai se beneficiar da declaração, já que ela vai incluir apenas o que foi concluído, permitindo que ele questione quaisquer divergências entre o orçamento inicial e a documentação final de comprovação.
Quais empresas devem apresentar uma declaração de serviços prestados?
Se sua empresa trabalha com prestação de serviços, a declaração deve fazer parte da sua rotina, independentemente do segmento. Alguns setores que vão se beneficiar de uma declaração de serviços prestados:
- Construção civil;
- Climatização (aquecimento e refrigeração);
- Manutenção predial;
- Segurança do trabalho;
- Maquinário agrícola;
- Empresas de frota e logística.
Esses são só alguns exemplos de empresas que devem emitir uma declaração de prestação de serviços para segurança de seus colaboradores e clientes.
Benefícios da declaração de serviços prestados
Você já sabe que a declaração de prestação de serviços é usada como comprovante. Agora, vamos entender melhor os benefícios desse documento para você e para seus clientes.
Menos atrito com o cliente
Assim como o orçamento traz clareza para o cliente antes da contratação, a declaração permite comprovar que o serviço foi feito. Desse modo, caso o cliente tenha questionamentos, é possível argumentar que, no momento da assinatura da declaração, ele reconheceu a realização dos serviços listados e que todas as atividades realizadas foram feitas com sua anuência.
Menos prejuízo com devolução
Muitos clientes não ficam só no questionamento e solicitam a devolução do dinheiro pago quando não é possível comprovar que o serviço foi feito. O técnico realizou o serviço, você elaborou a declaração e o cliente assinou? Pronto! A declaração pode ser utilizada como uma confirmação de que o serviço foi feito e que portanto não cabe devolução.
Satisfação dos colaboradores
Quando o cliente questiona a realização ou a qualidade do serviço, a responsabilidade muitas vezes recai sobre o técnico, ainda que este tenha cumprido sua função corretamente. Se sua empresa documentar todo o serviço, não há atribuição de culpa ao funcionário e com isso, você garante mais satisfação dos colaboradores.
Histórico
Além dos benefícios financeiros, a declaração de serviços prestados ainda funciona como um histórico de tudo que foi realizado para aquele cliente ou em determinado equipamento. Assim, em caso de falhas frequentes, é possível acompanhar todas as ações feitas previamente e assim auxiliar no controle da manutenção preditiva.
Como fazer uma declaração de serviços prestados
O modelo de declaração de serviços prestados pode ser feito da forma que se adeque melhor à sua empresa, já que não um formato padrão. Basta criar um texto formal que cite os dados do cliente (contratante), os dados da empresa (contratado) e a atividade realizada.
Você pode criar um modelo em Word ou outro formato e deixar espaços em branco para as informações variáveis (nome do cliente e serviços prestados, por exemplo). Nesse modelo de declaração, deve constar em linguagem neutra quais são as partes envolvidas e o que foi realizado.
Uma opção é colocar os dados de cada uma das empresas (contratante e contratada) logo no topo e seguir um formato de texto simples, como “declaramos a realização dos serviços (insira aqui as tarefas realizadas) conforme previamente acordado” e finalize com data, local e assinaturas.
Você também pode mudar a estrutura da declaração sem prejudicar seu conteúdo. Um exemplo: “A contratada (coloque aqui nome e CNPJ da sua empresa) vem por meio desta declarar que prestou os serviços (aqui vão todos que se aplicam) para a contratante (nome e CNPJ do cliente) na data de (dd/mm/aaaa)”. Não se esqueça de finalizar com as assinaturas.
Ainda é possível fazer outras variações desse mesmo texto incluindo o endereço onde foi realizado o atendimento, o nome do técnico responsável e outras informações que façam sentido para o seu negócio.
Independentemente de como sua declaração for elaborada, é importante que haja um título na página, pode ser ‘declaração de serviços prestados’, ‘declaração de prestação de serviços’, ou outro nome equivalente.
Outro ponto importante é a clareza: trata-se de um documento que poderá ser utilizado como comprovante, então é preciso que ele seja completo e de fácil entendimento.
A maneira como você elabora sua declaração de prestação de serviços fica a seu critério, mas existem algumas informações básicas que sempre devem ser incluídas. Veja os dados que não podem faltar:
- Nome do cliente: de preferência o nome da pessoa jurídica para qual o serviço está sendo realizado;
- CNPJ do cliente;
- Nome da empresa contratada: aqui vai o nome da sua empresa;
- CNPJ da contratada;
- Atividades realizadas: essa informação, que pode ficar no corpo do texto, deve incluir todos os serviços prestados, mesmo aqueles que não foram cobrados;
- Identificação do equipamento: se sua empresa trabalha com mais de um equipamento em um único local (manutenção de ar condicionado em diversos cômodos, por exemplo), você deve identificar também qual é o equipamento que foi abordado naquele serviço;
- Data: com dia, mês e ano;
- Local: além da cidade, pode ser necessário incluir a filial da empresa contratante, caso haja mais de uma, ou outros detalhes que identifiquem exatamente onde foi realizado o serviço, como bloco ou sala;
- Assinatura do cliente: aqui pode ser a assinatura de um representante da empresa, com o nome da pessoa física;
- Assinatura do técnico: assim como o cliente dá o visto, o técnico responsável também deve reconhecer a declaração por meio de sua assinatura e nome legível.
Com esses dados em mãos, você pode preencher a declaração previamente elaborada.
Como fazer a declaração de serviços de forma mais rápida e eficaz?
Uma declaração de serviços prestados precisa conter vários detalhes para ter maior confiabilidade. É comum que estas declarações sejam feitas no papel, mas já existem ferramentas que possibilitam o desenvolvimento deste documento de forma quase instantânea.
Com o software do Produttivo, por exemplo, os registros de atividades são online, gerando relatórios que podem ser enviados por e-mail ou WhatsApp ao cliente. Isso evita o retrabalho de transferir as informações do papel para o computador.
Gestores também se beneficiam, pois as informações são armazenadas online, sendo possível acompanhar históricos e indicadores que ajudam na tomada de decisões de maneira mais rápida e assertiva.
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