[Case AVAC-R] Como a Mep Refrigeração melhorou a qualidade dos serviços e dobrou o número de clientes

Em entrevista ao Produttivo, o Coordenador de Operações da empresa contou em detalhes as principais mudanças e os resultados obtidos.

Crescer a produtividade em campo e aumentar o faturamento e qualidade nos serviços é o objetivo de praticamente toda empresa. No setor de AVAC-R (aquecimento, ventilação, ar-condicionado e refrigeração) quem viu esse sonho se tornar realidade foi a Mep Refrigeração.

A empresa, com atuação na área de refrigeração industrial, dobrou o número de novos contratos e presenciou uma melhora significativa na qualidade dos serviços. Para conquistar esses resultados apostou no Produttivo, um software e aplicativo completo para gestão de serviços em campo.

A principal mudança foi a transformação dos processos. Antes os serviços eram controlados de forma manual e em papel, agora tudo acontece de maneira digital dentro no aplicativo e sistema. Em entrevista ao Produttivo, o Coordenador de Operações da empresa, Alexandre dos Santos, descreveu como foi esse processo.

1) Por que vocês decidiram implementar a solução?

Nós temos um parceiro de Curitiba, a Plotter Racks. A gente já faz um trabalho com eles há mais 8 anos, eles acabaram implementando esse sistema e nós achamos muito funcional, muito prático. Resolvemos investir também. Nosso objetivo era dar qualidade ao cliente e organizar a empresa para poder crescer.

2) Como era o processo antes de usar o aplicativo?

Os nossos clientes nos cobram muito as informações e muitos deles só fecham chamados e fazem o pagamento após o envio dos relatórios. Antes era tudo feito no papel. Era um pouco complicado porque como os atendimentos são corriqueiros, havia um delay para receber esses relatórios e passar ao cliente. A gente também tinha uma dificuldade porque o pessoal muitas vezes escrevia de uma forma e não conseguíamos entender o que estava escrito e o tinha sido feito. A gente tinha que tirar o cara de um atendimento pra ele vir mostrar o que estava relacionado. Então, tudo isso gera perda.

3) Como era o controle das atividades no escritório?

No escritório, a gente digitalizava todos os relatórios. Tinha que pegar um por um, alguns são 5, 6 ou até 10 páginas. Eu tinha que deixar uma pessoa específica só pra isso. Eu demorava às vezes 1 semana para receber as informações do corpo técnico. Hoje não, na pior das hipóteses em meia hora o relatório já está sendo enviado pro cliente. Ainda temos essa pessoa, mas agora ela tem atividades mais voltadas à análise de dados para melhorar a produtividade da empresa e também buscar novos caminhos e serviços.

4) Vocês sempre utilizaram fotos nos relatórios?

Sim, sempre utilizamos e era um outro problema. A gente tinha que digitalizar os relatórios e enviar as fotos junto como anexo. E, se você não tivesse trabalhado com as fotos antes (colocado legendas, por exemplo) para indicar no relatório a relação de cada uma delas com o serviço, ficava impossível de entender. Um outro inconveniente era que na nossa área muitas vezes você está trabalhando com vários sistemas ao mesmo tempo e eles são muito parecidos. Então, algumas vezes você está relacionando uma foto e o cliente está entendendo outro ponto diferente.

5) Quais foram as principais mudanças após usar o Produttivo?

O Produttivo nos deu vantagens muito grandes. Uma porque eu sei os horários de chegada e saída. Consigo controlar atrasos, tempo de atendimento e produtividade de cada técnico. A gente entende todos os relatórios agora. Eu consigo trabalhar o relatório de uma forma que a pessoa vai fazer praticamente o checklist, em que há um padrão em todos os tipos de atendimento. Também é online, assim que fechou o chamado eu já consigo repassar ao cliente. É uma atuação muito mais ágil. Sem contar a parte de histórico, de a gente poder gerar gráficos, tendências de quem está atendendo mais e buscando mais os tipos de problemas. A gente consegue analisar tudo. A perda de tempo reduziu consideravelmente e o trabalho ficou mais confiável!

6) O que essas melhorias representam para vocês, em números?

Aumentamos o número de atendimentos e a qualidade. Só estamos conseguindo atender com o mesmo corpo técnico que tínhamos antes porque muita coisa passou a ser agilizada. O nosso número de clientes fixos já é praticamente o dobro de quando começamos usar o aplicativo. A padronização e agilidade nos ajudou muito. Agora começamos a fazer novas análises, porque estão vindo novas perspectivas. Então estamos analisando de aumentar mais uns 20% de novos clientes entre 2019 e 2020.

7) Como o Produttivo ajudou na relação de vocês com os clientes?

Nossos clientes já tinham certa confiança com a gente, mas o Produttivo nos ajudou a ter uma confiança ainda maior. Até os novos cliente enxergam e falam “Poxa,os caras estão com outra tecnologia. Uma empresa que dá pra gente confiar. O cara chega para eu assinar no celular”. Em muitos lugares os clientes não fazem ideia que isso existe. Um caminho muito bom e muito grande.

8) Tecnologias como o Produttivo refletem também em qualidade para o cliente final?

Com certeza. A vida útil de um equipamento depende do operador, das ações do dia a dia em cima desse equipamento e dos problemas que ocorrem. O operador tá lá constantemente, então ele vai visualizar e nos avisar. Em cima disso nós vamos atuar. Por conta dessas informações e histórico que podemos dizer pro cliente “olha, você não está cuidando bem do seu equipamento. Tais atitudes precisam ser tomadas”. Agora eu tenho histórico para gerar tudo isso.

9) Qual foi a recepção do corpo técnico quando vocês começaram a usar o aplicativo?

Uma novidade sempre é desafiadora. Mas como a maioria já está acostumada com o celular, acabaram assimilando rápido. Conseguimos implementar num tempo hábil. Conseguimos 1 mês e 1 mês e meio pro pessoal interagir, até porque uso é diário, constante. Eles até passaram a sugerir algumas coisas e a gente começou a analisar.

10) Pra vocês a tecnologia é necessidade ou diferencial?

Acredito que os dois. É uma necessidade porque tudo hoje no mercado envolve uma nova tecnologia. Tecnologia não é uma coisa que acontece a cada ano ou década, ela acontece a cada dia. Surgem condições novas, equipamentos novos, ideias novas.. Hoje pra gente ter condição de vender um produto a tecnologia nos ajuda muito.

11) Quais são os planos para o futuro da MEP Refrigeração?

Nós estamos conhecendo o sistema todo dia. As funcionalidades são diversas. A gente tem tirado dúvidas, verificado, acompanhado. Então estamos tentando aprender cada vez mais a ferramenta e usar 110%, 120% o que for possível de usar. Não adianta ter uma ferramenta 5% ou 10% dela. E é onde nós vamos ter as melhorias para empresa, e sempre focado em melhorar a qualidade ao cliente na resposta e solução.

Como o Produttivo ajuda empresas da cadeia AVAC-R

O Produttivo é uma solução completa e muito fácil de usar. No sistema você pode criar checklists digitais personalizados, planejar e executar atividades, visualizar alertas, acompanhar dados e gerar relatórios de visita automaticamente. Entre os serviços que podem ser realizados em sistemas de ar-condicionado, ventilação, exaustão e refrigeração estão:

  • Planos de manutenção (PMOC);
  • Manutenções preventivas e corretivas;
  • Instalação de equipamentos;
  • Acompanhamento de obras comerciais, industriais e residenciais;
  • Checklist para segurança do trabalho (EPIs).

Para começar a utilizar o aplicativo na sua operação, é só escolher um dos modelos prontos de checklist ou criar o seu personalizado. Todas funcionalidades também estão disponíveis para serem testados gratuitamente. Para começar, basta fazer um cadastro aqui!

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