O checklist é um documento simples e prático, utilizado pelas empresas para organizar e controlar tarefas.
Ao oferecer instruções de como determinadas atividades devem ser feitas para alcançar algum resultado específico, o documento possibilita reduzir erros, esquecimentos e economizar tempo na execução das tarefas.
Veja como criar o seu próprio checklist do zero, como o documento pode otimizar processos e tenha acesso a exemplos prontos para usar diretamente no sistema do Produttivo.
Veja também: Modelos prontos de checklists digitais para diversos segmentos
- O que é checklist?
- Para que serve o checklist?
- Quais são os benefícios dos checklists?
- Quais empresas podem usar o checklist?
- Quem pode elaborar checklist dentro da empresa?
- Quais são os principais tipos de check list?
- 6 exemplos de checklist
- Como fazer um checklist?
- Checklist digital no aplicativo vale a pena?
O que é checklist?
O checklist é um documento em formato de lista de checagem que contém todas as instruções a respeito da execução de uma tarefa, um serviço ou um projeto.
Seu objetivo é orientar ações que precisam ser iniciadas ou concluídas, garantindo que sejam realizadas de acordo com as etapas estabelecidas, na sequência correta e no prazo definido.
Esses documentos podem ser feitos no modo tradicional, usando papel e caneta ou de forma digital, através de softwares que conseguem integrar a produção de checklists a outros mecanismos de gestão.
Entre as possibilidades de uso do checklist destacamos:
- Manutenções;
- Controle de atividades;
- Controle de materiais;
- Estruturação do fluxo de pesquisa de satisfação;
- Gestão de resíduos;
- Gestão de estoque;
- Inspeções de segurança;
- Auditorias;
- Conferência de equipamento;
- Conferência de fluxo logístico;
- Acompanhamento de tratativas;
- Rotina de estudos;
- Planejamento de eventos;
- Entre outros.
Para que serve o checklist?
Os checklists atendem a diversos fins, entre eles:
- Lembrar de atividades que precisam ser realizadas;
- Controlar e organizar a execução de tarefas diárias;
- Descomplicar o gerenciamento de tarefas;
- Padronizar processos, garantindo que as tarefas sejam executadas sempre da mesma maneira;
- Monitorar o progresso de um projeto;
- Garantir o cumprimento dos prazos;
- Reduzir falhas, erros, esquecimentos e retrabalhos que comprometam as entregas;
- Alinhar procedimentos;
- Prevenir riscos.
Quais são os benefícios dos checklists?
O checklist pode trazer diversos benefícios para as empresas. Olha só alguns deles:
- Reduz custos: O checklist permite visualizar melhor os gastos, uma vez que o acompanhamento do trabalho é feito mais de perto. Dessa forma, é possível identificar onde ocorrem os maiores custos e como reduzi-los;
- Proporciona maior alinhamento na comunicação: Todos os funcionários da empresa podem ter acesso ao mesmo material, garantindo que as informações sejam compartilhadas de forma padronizada e que todos consigam saber como está o andamento de projetos e demais atividades;
- Aumenta a segurança na comprovação de serviços: Esse benefício é válido, especialmente, quando o checklist é assinado pelo cliente e pelo técnico responsável por preencher o documento. Assim, você tem um registro de que tudo está funcionando corretamente;
- Melhora a organização de processos: As etapas de um projeto ficam muito mais claras e detalhadas com o checklist, o que faz com que todos estejam por dentro do que está acontecendo;
- Facilita a delegação de tarefas: Com processos mais organizados e padronizados quem delega e até mesmo quem receber as tarefas ficam mais seguros;
- Aumento de produtividade e eficiência operacional: Seguir um passo a passo ajuda a desenvolver as atividades de maneira mais rápida e da forma correta;
- Reduz erros: Com tudo registrado é menos comum que erros, esquecimentos ou retrabalhos aconteçam;
- Contribui para a padronização dos processos: O checklist faz com que todos os colaboradores sigam o mesmo fluxo e realizem as mesmas etapas para concluir uma atividade.
Quais empresas podem usar o checklist?
O checklist pode ser usado por empresas de diversos segmentos do mercado. Veja abaixo algumas áreas em que ele é mais comum.
- Manutenção predial;
- Manutenção de ar condicionado;
- Manutenção preventiva;
- Manutenção hidráulica;
- Manutenção de compressores;
- Manutenção de geradores;
- Manutenção de elevadores;
- Manutenção de placas solares;
- Manutenção de aquecedor a gás;
- Manutenção elétrica;
- Manutenção de máquinas agrícolas;
- Manutenção industrial;
- Manutenção de equipamentos hospitalares;
- Auditorias;
- Inspeção de equipamentos;
- Inspeção de Segurança;
- Inspeção visual;
- Inspeção termográfica;
- Segurança do Trabalho;
- Gestão de Frota.
Esses são só alguns exemplos de setores que utilizam essa ferramenta com frequência. Independente do setor em que atue, você pode criar o seu próprio modelo de acordo com as suas necessidades.
Para te inspirar, o Produttivo disponibiliza uma série de modelos que podem ser usados e adaptados dentro da plataforma, você pode conferi-los aqui!
Quem pode elaborar checklist dentro da empresa?
Não é apenas o gestor que pode ser responsável por desenvolver o checklist dentro da empresa. Técnicos, assistentes administrativos e outros colaboradores também podem participar desse processo de construção.
Quem trabalha direta ou indiretamente com visita técnica pode usar checklists como uma ferramenta para identificar o serviço a ser feito e até utilizar como comprovação da realização da tarefa.
Além disso, funcionários podem fazer seus próprios checklists para auxiliar em sua organização individual e melhorar sua produtividade.
Quais são os principais tipos de check list?
Como vimos, os checklists podem ser utilizados por diversos segmentos para os mais variados objetivos. Conheça os usos mais comuns:
Verificação de segurança
Os checklists de verificação de segurança são usados para assegurar o cumprimento das normas regulamentadoras nos locais de trabalho, reduzindo a incidência de acidentes e o desenvolvimento de doenças ocupacionais.
Veja um exemplo de checklist de NR 12 que você pode baixar gratuitamente e adaptar para o seu segmento:
Use este modelo clicando aqui!
Inspeção
Os checklists de inspeção são usados para averiguar um local ou um equipamento e garantir que cumprem as regulamentações do setor ou que estão em boas condições de funcionamento.
Veja abaixo um exemplo de checklist de inspeção de EPIs, que serve para certificar que os trabalhadores estão usando os equipamentos adequados para a realização do serviço.
Você também pode baixar esse modelo gratuitamente ao clicar aqui!
Manutenção
As manutenções só são realizadas mediante checklists que guiam a execução dos serviços. Neles são descritos os sistemas e outros itens de verificação que devem ser averiguados nos equipamentos para garantir que estão em perfeito funcionamento e não representam riscos.
Veja um modelo de checklist de manutenção preventiva que pode ser baixado e adaptado ao seu segmento:
Tenha acesso a esse e outros 15 modelos de checklist acessando nosso Kit Checklist
Processo
Esses modelos de checklists servem para padronizar processos e assegurar que as etapas serão realizadas da mesma forma, independente de quem as esteja realizando, fazendo com que as entregas continuem com qualidade e consistência.
Separamos um exemplo de checklist de veículos de processo para a verificação de saída de automóveis, o qual detalha passo a passo o que deve ser conferido antes das liberações:
Projeto
O gerenciamento de projetos também pode acontecer a partir de um checklist. Esse recurso é utilizado para garantir que todas as etapas sejam concluídas corretamente, na sequência exata e no prazo determinado.
Afazeres
O checklist de afazeres é a famosa “to do list” ou “lista de coisas a fazer”, em que são descritas todas as tarefas que precisam ser realizadas dentro de um determinado prazo ou projeto. Ela pode ser criada para todas as áreas da empresa e adaptada de acordo com as tarefas diárias de cada setor.
Solução de problemas
Usado como uma forma de prevenção, o checklist de solução de problema elenca soluções aplicáveis à cenários de riscos, e geralmente, é criado tendo como base diretrizes de normas regulamentadoras, técnicas e outras regulamentações do setor, para assegurar que a equipe saiba o que fazer em situações de emergências.
Disciplinas
Esse é um tipo de checklist feito para verificar se todas as tarefas previstas para um determinado período estão sendo realizadas. É muito utilizado pela construção civil no acompanhamento da evolução semanal das obras.
Coordenação
O checklist de coordenação é utilizado pela equipe de gestão para acompanhar o progresso de execução de processos, projetos e tarefas.
É um tipo de formulário indispensável quando os projetos reúnem vários times e permite centralizar as informações e conferir as entregas realizadas por cada time, levando em conta o cronograma acordado.
Conferência de etapas
Os checklists de conferência de etapas costumam ser aplicados para tarefas que demandam uma sequência cronológica exata, em que uma etapa só pode iniciar com a finalização da anterior.
É uma ótima estratégia usá-lo para realizar entregas em prazos curtos e ainda sim preservar a qualidade da entrega final.
6 exemplos de checklist
Confira alguns exemplos de checklists prontos para você usar dentro do sistema do Produttivo e otimizar ainda mais a forma como você gerencia suas demandas e comprova serviços:
1. Check list controle de qualidade
Algumas empresas utilizam checklists com o intuito de garantir que produtos e serviços estão sendo entregues com qualidade.
Para ter esse controle, as questões do checklist relembram passos fundamentais na execução de cada atividade.
Um exemplo de checklist de controle de qualidade é o da ISO 9001, uma norma que estabelece padrões de qualidade que podem ser seguidos por qualquer empresa, independente do segmento de atuação.
A ISO 9001 propõe algumas mudanças de processos, como a forma como eles são documentos, estabelecimento de indicadores para acompanhar o nível de qualidade das tarefas, entre outros!
Veja um exemplo desse checklist de controle de qualidade com base nas exigências da ISO 9001 gerado no sistema do Produttivo.
2. Checklist de veículos
Esse tipo de checklists é um recurso utilizado por empresas que realizam a inspeção em veículos, para identificar não conformidades e resolvê-las.
É muito comum que além das questões de verificação o checklist apresente as informações do veículo inspecionado, a listagem dos sistemas que passaram por averiguação, fotos que comprovem a análise e um diagnóstico dos problemas encontrados.
Abaixo separamos um modelo criado no app do Produttivo, preenchido no próprio celular dos técnicos e que já sai personalizado e pronto para ser enviado aos clientes. Confira:
Teste o modelo digital gratuitamente e ganhe agilidade nas inspeções!
3. Checklist de empilhadeira
O checklist de empilhadeira é usado em vistorias para garantir o correto funcionamento do equipamento, evitando que acidentes aconteçam tanto com o condutor, quanto com os colaboradores.
No checklist devem conter questões sobre o funcionamento do motor, radiador, cilindro de gás ou bateria, freios, pedais, garfos e entre outras questões externas e de operação do ativo.
Confira um modelo pronto gerado no Produttivo e que pode ser personalizado:
Teste todos os modelos de checklist digital do Produttivo
4. Checklist manutenção
Os checklists de manutenção são utilizados para diversos fins: orientar as checagens, comprovar o serviço realizado, obter registros de informação e controlar a qualidade do serviço realizado pelos técnicos.
Nos checklists digitais o preenchimento se torna muito mais prático, porque dados da empresa, do cliente, do serviço, localização do técnico, horário de início e fim das manutenções são todos preenchidos automaticamente pelo sistema.
Dá só uma olhada nesse checklist de manutenção preventiva de refrigeração feito no sistema do Produttivo e que pode ser adaptado ao seu segmento:
Use o checklist de manutenção digital e ganhe mais praticidade no preenchimento de relatórios!
5. Checklist inspeção
Esse formato de checklist pode ser utilizado para realizar diferentes tipos de inspeções:
- Inspeção baseada em NRs do setor (como a NR 13 e NR 20);
- Inspeção predial;
- Inspeção em posto de gasolina;
- Inspeção de segurança;
- Inspeção termográfica;
- Inspeção de equipamentos;
- Inspeção visual;
- Inspeção veicular;
- Inspeção de qualidade;
- Inspeção de instalações elétricas;
- Inspeção sanitárias;
- Inspeção de extintores.
Veja um exemplo de como ficaria um checklist de inspeção de extintores:
Conheça outros modelos de checklist de inspeção disponíveis no Produttivo
6. Checklist segurança do trabalho
A verificação do cumprimento das normas regulamentadoras de segurança acontece através do uso do checklist de segurança do trabalho, um documento muito importante para que as empresas provem que estão cumprindo as legislações e que têm estratégias para diminuir os riscos de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.
Além disso, o checklist pode ser utilizado para:
- Averiguar as condições de equipamentos, máquinas e ferramentas;
- Analisar procedimentos;
- Apurar as condições dos ambientes de trabalho;
- Examinar as condutas de acordo com as políticas da empresa.
Separamos um exemplo com questões sobre uso de EPIs, equipamentos de combate a incêndio, isolamento e sinalização de áreas, produtos químicos, máquinas e equipamentos, ferramentas, armazenamento de materiais, entre outras perguntas.
Teste o modelo e personalize as questões como quiser!
Como fazer um checklist?
Não encontrou o modelo que procurava nos exemplos acima? Que tal algumas dicas para você criar o seu próprio checklist do zero? Confira o passo a passo que separamos:
2. Escolha o melhor formato de checklist de acordo com seu objetivo
Antes de pensar nas questões que vão compor o seu checklist, você precisa escolher o melhor estilo de documento, entendendo os benefícios de cada formato e qual deles pode cumprir com o objetivo que você almeja na aplicação do checklist.
Por isso comece pensando em quais soluções você deseja encontrar com a aplicação deste documento e como a ferramenta pode trazer melhores resultados para a sua empresa e operação.
Entenda abaixo as diferenças e vantagens de cada formato:
Checklist online
Os checklists online são documentos digitais feitos em softwares e aplicativos. Muito mais do que a produção de relatórios de não conformidade, esses tipos de checklists servem para comprovar serviços e para ter histórico de informações que ajudem os gestores a tomarem decisões estratégicas, baseadas nos dados da operação.
Por esse motivo são mais indicados para prestadores de serviços que realizam trabalhos externos como manutenções, inspeções e auditorias.
Entre os diferenciais do checklist online estão:
- São preenchidos no celular ou tablet da equipe externa;
- Não dependem de conexão com a internet;
- Têm recursos de preenchimento automático para informações recorrentes, o que poupa tempo de preenchimento da equipe técnica;
- As fotos tiradas na hora do preenchimento saem com marca d’água do dia, data e localização de quando foram tiradas, aumentando a segurança das informações apresentadas;
- O próprio sistema preenche os dados de localização de onde o preenchimento foi iniciado, horário de início e do fim da visita;
- As assinaturas são colhidas na tela do celular ou do tablet dos técnicos;
- As não conformidades geram alertas que saem no painel do gestor para que ele crie planos de ação para resolvê-las;
- As questões podem ser marcadas como obrigatórias evitando que aconteçam esquecimentos;
- À inclusão das fotos da galeria podem ser bloqueadas, permitindo que apenas fotos tiradas na hora sejam inseridas ao documento.
Além disso, o checklist online acaba com alguns problemas muito comuns do uso de checklists em papel, como o alto volume de documentos gerados; a dificuldade no arquivamento e na busca de informações de histórico; erros, rasuras e esquecimentos de preenchimentos; e claro, a dificuldade de inclusão de fotos comprobatórias.
O Produttivo oferece todos esses recursos na produção dos seus checklists e relatórios, teste a plataforma gratuitamente e confira todos os modelos disponíveis!
Checklist em Word ou Excel
Os modelos em Word ou Excel são opções mais indicadas para checklists simples e empresas menores, que desejam utilizá-los para controle de atividade diárias e acompanhamento de projetos pontuais.
Isso acontece porque esses sistemas oferecem algumas limitações à produção do checklist. Não possuem recursos que otimizem o preenchimento de trabalhos em campo, muito menos garantam a autenticidade das informações apresentadas.
Nesses casos o uso do checklists fica limitado a checagens de tarefa e acompanhamento da execução correta de etapas.
2. Defina a frequência de uso do checklist e o que deve ser verificado
Após a identificação do formato que atende melhor às necessidades da empresa é hora de definir quais questões deverão fazer parte do checklist e a frequência do seu uso.
Vamos tomar como exemplo um checklist que será utilizado para a execução e comprovação da realização de manutenções. Nesse caso, o checklist poderia ser dividido de acordo com a frequência da inspeção e dos itens que devem ser verificados a cada visita.
Por exemplo, em uma manutenção semanal o sistema elétrico deve ser verificado, junto ao sistema hidráulico. Já nas inspeções mensais, a limpeza e lubrificação dos itens é que devem ser averiguadas. Logo, é possível criar um checklist para cada modelo de inspeção.
Além disso, na hora da estruturação do checklist fique atento à:
- Deixar claro às equipes em quais situações os checklists devem ser utilizados;
- Elaborar o checklists pensando em quem de fato vai utilizá-lo, porque isso moldará a linguagem na qual ele será feito e o nível de detalhamento necessário;
- Incluir a equipe que usará o checklist na sua elaboração para garantir que nenhuma informação está faltando;
- Atualizar o checklist sempre que alguma informação ou processo for alterado e comunicar as mudanças à equipe.
3. Inclua recursos adicionais ao checklist como registros fotográficos
O checklist não precisa ser apenas uma lista de verificação, você pode incrementá-lo incluindo dados que são relevantes e que complementam as informações apresentadas no documento, como:
- Registros fotográficos de “antes e depois”;
- Horário de início e de fim de atendimento;
- Diagnóstico dos problemas encontrados;
- Soluções aplicadas;
- Recomendações da equipe técnica;
- Lista de peças e materiais utilizados no serviço;
- Lista de serviços realizados;
- Valores e orçamentos;
- Assinaturas.
4. Padronize e customize o checklist
Nada como entregar ao cliente um documento profissional, bem apresentado, com as cores e logo da empresa.
Por isso, a última dica para criar um bom checklist é personalizar o documento. Se possível também inclua a logo do cliente. Isso vai chamar mais atenção, demonstrar o capricho e cuidado da empresa, além de passar mais segurança aos clientes.
Checklist digital no aplicativo vale a pena?
O checklist app é uma versão mais moderna do material que ainda é bastante utilizado em formato impresso ou em ferramentas digitais, como o Excel.
Também é mais confiável, já que não está sujeito a danos físicos (como o papel), e pode ser acessado em tempo real de qualquer lugar, diferente das planilhas que não ficam salvas em nuvem.
Esse tipo de documento é muito mais do que uma lista de verificação, como ocorre em um checklist de viagem ou de compras. Ele pode ajudar a direcionar, monitorar e comprovar os serviços realizados pela equipe.
Uma das principais características do checklist online é que o gestor pode controlar tudo por meio de um aparelho móvel, como celular ou tablet, com poucos cliques. Também é possível definir quem vai ter acesso ao conteúdo, garantindo mais assertividade e produtividade.
No aplicativo Produttivo, por exemplo, que é direcionado para prestadores de serviços, você pode gerar as seguintes informações:
- Ordens de serviços online;
- Relatórios fotográficos completos;
- Relatórios de auditorias;
- Laudos técnicos;
- Planos de manutenção;
- Relatórios de visita técnica;
- Checklists personalizados;
- Inspeções;
- Vistorias.
Um checklist não pode ser apresentado de qualquer forma para o cliente. É importante que as informações estejam claras e organizadas, ter um cuidado especial com a aparência, evitar erros ortográficos, e anexar fotografias, gráficos e todos os itens de comprovação do serviço.
Esse é mais um diferencial do Produttivo, você pode customizar seu checklist como preferir, inclusive com as cores e logo da sua empresa. Assim, você demonstra mais profissionalismo, os dados ficam sempre dentro do mesmo padrão, e tanto clientes como gestores e técnicos conseguem acessar.
Quando um processo é automatizado ele ganha agilidade e eficiência e evita erros e retrabalhos que minam a produtividade da equipe. Por isso te convidamos a conhecer o Produttivo, testando grátis, criando seus próprios modelos de checklists e entendendo como o controle de serviços pode ser muito mais fácil e automático.
Modernize os processos da sua empresa e teste agora o Produttivo!
