Quando pensamos em um modelo de formulário, ou checklist, como é conhecido por algumas pessoas, logo imaginamos um documento com campos para preenchimento com informações sobre a execução do serviço e, em alguns casos, do equipamento. 

O procedimento é usado, na maioria das vezes, com o objetivo de controlar e registrar as atividades que ocorrem dentro e fora de uma empresa.

Até há algum tempo, os modelos de formulários mais conhecidos eram feitos em papel, Word e Excel. Hoje, porém, esses recursos já são vistos como ultrapassados. Empresas que usavam formulários nessas ferramentas começaram a enfrentar diversas dificuldades e impactos na operação, como falta de padronização, desorganização nas informações e pouca produtividade.  

Com o avanço da tecnologia e a transformação digital aplicada aos negócios, surgiu a necessidade de otimizar tarefas e o formulário não ficou de fora dessa onda avassaladora de mudanças e modernização. 

Neste texto queremos te ajudar a entender o cenário atual, mostrar como você pode criar um modelo de formulário digital e as vantagens. Vamos também compartilhar alguns modelos prontos para você experimentar. 

O que é um modelo de formulário digital? 

De maneira objetiva, podemos definir o modelo de formulário digital como uma versão eletrônica do formato já conhecido, elaborado em papel, Word ou Excel. 

É um formato semelhante, mas com várias melhorias proporcionadas pelas ferramentas digitais como a versatilidade de criar atividades personalizadas, tanto para clientes quanto para os tipos de serviços. 

A facilidade de usabilidade em campo, agilidade de armazenar, encontrar e analisar as informações,  por meio de um dashboard completo, a confiabilidade e padronização.

O que é importante ao criar um modelo de formulário digital? 

Para você criar um excelente modelo de formulário digital, separamos alguns passos e dicas importantes. Elas servem tanto para quem está começando um trabalho do zero, quanto para quem já utiliza algum tipo de formulário no dia a dia e quer otimizar o documento.

Então, vamos às dicas!

1 – Clareza nas informações solicitadas 

Quanto mais clareza nas informações solicitadas, melhor! Afinal, em uma equipe com muitas pessoas ou até mesmo o repasse dos formulários aos clientes é bem provável que exista um ruído na comunicação ou na interpretação do que está sendo solicitado. 

Sugerimos rever os itens do seu formulário atual, conferir junto ao time para comprovar se todos estão alinhados e só aí salvar essas informações para uso coletivo. 

Lembre-se: o que pode parece muito óbvio para você, às vezes, é algo que outra pessoa possa não ter muita familiaridade. 

2 – Sequência inteligente de preenchimento

Pensar em uma sequência inteligente de preenchimento facilita a vida do seu cliente ou colaborador, economizando tempo e estimulando um modo de pensar mais ágil. 

Por exemplo, iniciar o formulário solicitando dados da empresa como endereço, seguir com informações do ativo como modelo e continuar com o tipo de reparo, finalizando com observações sobre o serviço prestado é uma maneira lógica de organizar as ideias e mais organizada de filtrar as informações preenchidas.

3 – Escolha a opção de resposta correta

Dentro de um aplicativo de formulários, como o Produttivo, existem diversos formatos de respostas como check list, resposta longa, resposta curta, apenas números, números e letras, datas etc. 

Esses recursos são grandes diferenciais que só a versão digital proporciona. Eles ajudam a garantir maior agilidade e padronização na coleta de respostas e dos dados indispensáveis.

Caso tenha dúvida na hora de escolher uma opção, simule um atendimento na prática com o formulário que você já utiliza apenas para garantir que tudo sairá da maneira correta. 

Colocar essa dica em prática de forma correta contribui diretamente para o crescimento e bom desempenho das atividades durante a rotina do seu time em campo.

4 – Informações indispensáveis precisam ser obrigatórias

Esse é mais um dos pontos positivos que um formulário digital pode oferecer. A pessoa responsável pela configuração das perguntas tem a possibilidade de escolher campos que devem ser preenchidos obrigatoriamente pelo usuário. 

Dessa forma, problemas com falta de informação ou esquecimento de preenchimento diminuem significativamente.

5 – Alertas e planos de manutenção 

Se você trabalha com manutenção, inspeção ou auditoria, esse tópico é perfeito. Algumas ferramentas possuem funcionalidades de criação de alertas e planos de ação. Se a equipe técnica gera um alerta em campo, por exemplo, é possível visualizar facilmente pelo computador e em seguida já criar um plano de ação com planejamento de atividade para resolver a situação. 

Ao criar um modelo de formulário digital você pode selecionar respostas que criem alertas que irão ajudar a programar serviços futuros como reparos e manutenções corretivas. 

6 – Recursos antifraude 

Para que as informações sejam cada vez mais verídicas, garantindo a confiabilidade do trabalho da equipe e das entregas aos clientes, o formulário digital também pode ser criado com recursos especiais.

Com algumas ferramentas, você pode solicitar que os formulários sejam respondidos com  fotos tiradas na hora (sem acesso a galeria do smartphone), informações com marcações de data, hora e localização e assinatura digital. 

7 – Relatório fotográfico

Outro grande diferencial do formulário digital é conseguir gerar, ao final do atendimento, um relatório com todas as informações do serviço já com as fotos de comprovação.

Afinal, quem vive o dia a dia sabe como a perda dessas fotos pode causar dores de cabeça. O que geralmente acontece é o técnico em campo preencher o papel, levar ao escritório e lá repassar todas as informações para o Word e o upload das fotos, uma por uma, gerando um trabalhão.

Ou encaminha direto pelo WhatsApp para o cliente, o que não passa muito profissionalismo além da desorganização. 

Oferecer informações em tempo real ao cliente tornou-se um fator competitivo importantíssimo que pode definir até mesmo o fechamento de um novo negócio ou a fidelidade dos clientes já existentes.   

Por que escolher um modelo de formulário digital? Conheça os reais benefícios!

Após conhecer um pouco mais a fundo sobre formulários digitais, é o momento de falarmos das vantagens em escolher esta ferramenta de trabalho para a sua empresa. 

Informações confiáveis, seguras e de fácil acesso

O mundo atual exige cada vez mais confiabilidade de dados e agilidade na entrega deles. 

Quem já se deu conta de que o mercado sofreu essa mudança, está se preparando para o futuro. Escolher um aplicativo de formulário digital é um dos passos à caminho dessa preparação. 

Além desse diferencial, também precisamos lembrar da importância de guardar e coletar de forma segura e prática as informações. Armazenar seus dados na nuvem garante que eles fiquem protegidos e permite com que você possa acessá-los de qualquer lugar do mundo e a hora que desejar. 

Redução de custos e agilidade na rotina de trabalho das equipes

A redução de custos pode ser contabilizada por meio da diminuição drástica de recursos para a obtenção de informações, como papel, impressões, armazenamento e digitalização.

Outro fator que contribui para essa economia é um plano de ação efetivo que reduz os retrabalhos da equipe em campo por falta ou erro de informações. 

Colocando tudo isso na ponta do lápis, podemos ver como a tecnologia otimiza os recursos da empresa, que podem ser investidos em melhorias nas entregas, por exemplo.

Já no quesito agilidade, a gestão ganha uma visão ainda mais estratégica, tanto voltada a execução em campo, que fica muito mais rápido e efetivo com o formulário digital, quanto no escritório, onde o gestor ou proprietário pode acompanhar em tempo real o que está sendo realizado e assim propor melhorias. 

Relatórios automáticos e em tempo real

Com um formulário digital os relatórios podem ser gerados assim que o atendimento ao cliente é finalizado, sem ter que aguardar a entrega dos papéis ou o upload das fotos tiradas pelo técnico em campo.

Isso significa um ganho enorme de produtividade e uma economia no prazo de entrega. 

Relatório fotográfico com a comprovação dos serviços realizados em PDF ou Excel é outro benefício desse modelo de formulário.

Satisfação do cliente e a oportunidade de novos negócios

Pensamos muito nos prazos de entrega dos relatórios de atendimento ao cliente final e, no meio da correria, a qualidade pode se perder devido a pressão ou imprevistos que ocorrem durante a realização das ações. 

Mas esse é um erro gravíssimo cometido pela maioria das empresas. Os clientes valorizam e confiam ainda mais em companhias que padronizam seus relatórios, que organizam suas entregas dentro do prazo, sem deixar de lado o fator qualidade. 

Ótimos relatórios geram também indicações de clientes para empresas parceiras. Portanto, quanto mais valor o seu cliente perceber no seu entregável, maiores são as chances de garantir novas oportunidades de negócio.  

Neste link, você encontra dicas para conquistar maior qualidade nos serviços. 

Como criar um modelo de formulário digital? 

Ao contrário do que muitos imaginam, criar um formulário digital é, na maioria das vezes, uma ação simples e prática. 

Separamos dicas incríveis em vídeos de 1 minutinho para você aprender e colocar em prática o mais rápido possível. Para acessar o material completo, cadastre-se abaixo e aproveite!

Entre os modelos de formulários digitais existem o Relatório de Visita Técnica, o PMOC – Plano de Manutenção, Operação e Controle, o Relatório Fotográfico de Serviço entre outros.

Aqui você encontra esses e mais formulários já prontos que facilitarão o seu trabalho. 

Mãos à obra? 😊