O checklist é um documento simples e prático, utilizado pelas empresas para organizar e controlar tarefas.
Ao oferecer instruções de como determinadas atividades devem ser feitas para alcançar algum resultado específico, ele ajuda a reduzir erros e esquecimentos, e a economizar tempo na execução das tarefas.
No artigo a seguir, veja como criar o seu próprio checklist do zero, como o documento pode otimizar processos e tenha acesso a exemplos prontos para usar diretamente no sistema do Produttivo.
Experimente grátis: Aplicativo para criar e preencher checklists digitais
O que é checklist?
O checklist é um documento em formato de lista de checagem que contém todas as instruções a respeito da execução de uma tarefa, um serviço ou um projeto.
Seu objetivo é orientar ações que precisam ser iniciadas ou concluídas, garantindo que sejam realizadas de acordo com as etapas estabelecidas, na sequência correta e no prazo definido.
Esses documentos podem ser feitos no modo tradicional, usando papel e caneta, ou de forma digital, através de softwares que conseguem integrar a produção de checklists a outros mecanismos de gestão.
O checklist pode ser utilizado em diversas áreas, inclusive:
- Manutenção;
- Controle de atividades;
- Controle de estoque e materiais;
- Inspeções e auditorias;
- Conferência de equipamentos;
- Conferência de fluxo logístico;
- Acompanhamento de tratativas;
- Rotina de estudos;
- Planejamento de eventos;
- Entre outros.
Para que serve o checklist?
O checklist pode ser usado para várias coisas, entre elas:
- Lembrar a equipe de atividades que precisam ser realizadas;
- Controlar e organizar a execução de tarefas periódicas;
- Descomplicar o gerenciamento de tarefas;
- Padronizar processos, garantindo que as tarefas sejam executadas sempre da mesma maneira;
- Indicar a ordem de execução das atividades a serem realizadas;
- Monitorar o progresso de um projeto;
- Garantir o cumprimento dos prazos;
- Reduzir falhas, erros, esquecimentos e retrabalhos que comprometam as entregas;
- Alinhar procedimentos;
- Prevenir riscos.
Quais são os benefícios de um checklist?
O uso do checklist pode trazer diversos benefícios para as empresas. Olha só alguns deles:
Redução de custos
O checklist permite visualizar melhor os gastos da empresa, uma vez que o acompanhamento do trabalho é feito mais de perto. Dessa forma, é possível identificar onde ocorrem os maiores custos e como reduzi-los.
Organização e planejamento
Como o checklist ajuda a estruturar tarefas e seguir um fluxo lógico, ele facilita a priorização do que deve ser feito primeiro.
Diminuição de erros e esquecimentos
Ao seguir uma lista de itens para verificação, sua equipe garante que nenhuma etapa importante seja pulada. Assim, o checklist evita falhas humanas, especialmente em processos repetitivos.
Aumento da produtividade e eficiência
O checklist ainda economiza tempo ao evitar retrabalho, já que ele permite que tarefas sejam concluídas de forma mais rápida e padronizada.
Melhoria na qualidade e segurança
O uso do checklist para conferência de itens ajuda a manter padrões de qualidade elevados. Em setores como saúde e construção civil, ele ainda evita riscos e acidentes.
Facilidade no treinamento
Novos colaboradores podem seguir checklists para aprender processos, garantindo que qualquer pessoa possa executar as tarefas corretamente.
Acompanhamento e controle
O checklist permite registrar o que já foi feito e o que ainda precisa ser concluído. Assim, ele facilita auditorias e avaliações de desempenho.
O que deve conter no checklist?
Os campos do documento vão depender conforme as necessidades da sua empresa, mas via de regra, um checklist bem estruturado deve conter os seguintes elementos:
Título e identificação
O cabeçalho com título do checklist e dados de identificação é muito importante para a organização da empresa. Ele pode incluir:
- Nome do checklist (exemplo: “Checklist de Manutenção Preventiva”);
- Data de criação e/ ou do preenchimento;
- Nome do responsável pela execução.
Itens a serem verificados
Em seguida, liste todos os itens que devem ser verificados, sejam eles atividades a serem feitas, peças a serem inspecionadas, ou outros.
O ideal é que a listagem seja clara e objetiva, mas é possível incluir uma descrição detalhada, se necessário, para evitar dúvidas.
Você pode utilizar critérios para cada item, como “conforme”, “não conforme” e “não se aplica”.
Prazos e frequência
Defina quando o checklist deve ser aplicado (frequência diária, semanal, mensal ou outra periodicidade) e o prazo máximo para conclusão das tarefas.
Nos checklists digitais do Produttivo, você pode determinar uma data e horário para preenchimento do checklist, e o sistema registra automaticamente as informações quando o técnico começar a preencher.
Experimente grátis: Software para criação de checklists digitais com modelos prontos
Observações
Não se esqueça de criar um campo para anotações adicionais ou observações sobre problemas encontrados. Esse campo é muito importante para serviços que precisam de um parecer técnico ou opinião de especialistas.
Evidências
Se desejar, você pode criar um checklist com possibilidade de anexar fotos, documentos ou assinaturas para comprovação.
No Produttivo, é possível inserir fotos da galeria ou tiradas na hora, com marcação de dia e horário, e coletar assinaturas pelo celular ou tablet.
Responsáveis
Finalize com os nomes das pessoas encarregadas de revisar e aprovar o checklist. Uma sugestão é incluir os nomes dos responsáveis no cabeçalho, e as assinaturas ao final do documento.
Lembre-se que os campos do checklist podem e devem ser personalizados para atender às necessidades da sua empresa.
Como se faz um checklist?
Criar um checklist eficiente envolve algumas etapas simples. Aqui está um passo a passo para você montar o seu:
Escolha o melhor formato de checklist de acordo com seu objetivo
Antes de pensar nas questões que vão compor o seu checklist, você precisa escolher o melhor estilo de documento, entendendo os benefícios de cada formato e qual deles pode cumprir com o objetivo que você almeja na aplicação do checklist.
Por isso, comece pensando em quais soluções você deseja encontrar com a aplicação do documento e como a ferramenta escolhida pode trazer melhores resultados para a sua empresa e operação.
Entenda abaixo as diferenças e vantagens de cada formato:
Checklist em papel
Apesar de ser um formato muito comum, o checklist em papel hoje em dia é o menos recomendado: o papel fica sujeito a perdas e rasuras, e ainda é preciso transcrever as informações depois.
Esse tipo de checklist só é indicado para situações em que as versões digitais, como veremos mais abaixo, não forem possíveis de serem aplicadas.
Checklist em Word ou Excel
Já os modelos em Word ou Excel são opções mais indicadas para checklists simples e empresas menores, que desejam utilizá-los para controle de atividade diárias e acompanhamento de projetos pontuais.
Isso acontece porque esses sistemas oferecem algumas limitações à produção do checklist — eles não possuem recursos que otimizem o preenchimento de trabalhos em campo, nem garantam a autenticidade das informações apresentadas.
Nesses casos, o uso do checklists fica limitado a checagens de tarefa e acompanhamento da execução correta de etapas.
Se você está em busca de alguns modelos de checklist em Word, aproveite os modelos gratuitos do Produttivo! É só clicar na imagem abaixo e acessar os 23 modelos disponíveis gratuitamente.
Checklist online
Os checklists online são documentos digitais feitos em softwares e aplicativos. Entre os diferenciais do checklist online estão:
- São preenchidos no celular ou tablet da equipe de campo;
- Não dependem de conexão com a internet;
- Têm recursos de preenchimento automático para informações recorrentes, o que poupa tempo de preenchimento da equipe técnica;
- As fotos tiradas na hora do preenchimento saem com marca d’água do dia, data e localização de quando foram tiradas, aumentando a segurança das informações apresentadas;
- O próprio sistema preenche os dados de localização de onde o preenchimento foi iniciado, horário de início e do fim da visita;
- As assinaturas são colhidas na tela do celular ou do tablet dos técnicos;
- As não conformidades geram alertas que saem no painel do gestor para que ele crie planos de ação para resolvê-las;
- As questões podem ser marcadas como obrigatórias evitando que aconteçam esquecimentos;
- À inclusão das fotos da galeria podem ser bloqueadas, permitindo que apenas fotos tiradas na hora sejam inseridas ao documento.
Além disso, o checklist online acaba com alguns problemas muito comuns do uso de checklists em papel, como o alto volume de documentos gerados, a dificuldade no arquivamento e na busca de informações de histórico, erros, rasuras e esquecimentos de preenchimentos, e claro, a dificuldade de inclusão de fotos comprobatórias.
O Produttivo oferece todos esses recursos na produção dos seus checklists e relatórios, faça um teste grátis e confira todos os modelos disponíveis!
Defina a frequência de uso do checklist e o que deve ser verificado
Após a identificação do formato que atende melhor às necessidades da empresa, é hora de definir quais questões deverão fazer parte do checklist e a frequência do seu uso.
Vamos tomar como exemplo um checklist que será utilizado para a execução e comprovação da realização de manutenções. Nesse caso, o checklist poderia ser dividido de acordo com a frequência da inspeção e dos itens que devem ser verificados a cada visita.
Por exemplo: em uma manutenção semanal, os sistemas elétricos e hidráulicos devem ser verificados. Já nas inspeções mensais, a limpeza e lubrificação dos itens devem ser averiguadas. Logo, é possível criar um checklist para cada modelo de inspeção.
Inclua recursos adicionais ao checklist
O checklist não precisa ser apenas uma lista de verificação: você pode incrementá-lo incluindo dados que são relevantes e que complementam as informações apresentadas no documento, como:
- Registros fotográficos de “antes e depois”;
- Horário de início e de fim de atendimento;
- Diagnóstico dos problemas encontrados;
- Soluções aplicadas;
- Recomendações da equipe técnica;
- Lista de peças e materiais utilizados no serviço;
- Lista de serviços realizados;
- Valores e orçamentos;
- Assinaturas.
Padronize e customize o checklist
Nada como entregar ao cliente um documento profissional, bem apresentado, com as cores e logo da empresa!
Por isso, a última dica para criar um bom checklist é personalizar o documento. Se possível, também inclua a logo do cliente. Isso vai chamar mais atenção, demonstrar o capricho e cuidado da empresa, além de passar mais segurança aos clientes.
Quais são os tipos de checklist?
Como vimos, os checklists podem ser utilizados por diversos segmentos para os mais variados objetivos. Conheça os usos mais comuns:
Verificação de segurança
Os checklists de verificação de segurança são usados para assegurar o cumprimento das normas regulamentadoras nos locais de trabalho, reduzindo a incidência de acidentes e o desenvolvimento de doenças ocupacionais.
Veja um exemplo de checklist de NR-12 que você pode baixar gratuitamente e adaptar para o seu segmento:
Projeto
O gerenciamento de projetos também pode acontecer a partir de um checklist. Esse recurso é utilizado para garantir que todas as etapas sejam concluídas corretamente, na sequência exata e no prazo determinado.
Inspeção
Os checklists de inspeção são usados para averiguar um local ou um equipamento e garantir que cumprem as regulamentações do setor ou que estão em boas condições de funcionamento.
Veja abaixo um exemplo de checklist de inspeção de EPIs, que serve para certificar que os trabalhadores estão usando os equipamentos adequados para a realização do serviço:
Afazeres
O checklist de afazeres é a famosa to do list ou “lista de coisas a fazer”, em que são descritas todas as tarefas que precisam ser realizadas dentro de um determinado prazo ou projeto. Ela pode ser criada para todas as áreas da empresa e adaptada de acordo com as tarefas diárias de cada setor.
Manutenção
As manutenções só são realizadas mediante checklists que guiam a execução dos serviços. Neles são descritos os sistemas e outros itens de verificação que devem ser averiguados nos equipamentos para garantir que estão em perfeito funcionamento e não representam riscos.
Veja um modelo de checklist de manutenção preventiva que pode ser baixado e adaptado ao seu segmento:
Solução de problemas
Usado como uma forma de prevenção, o checklist de solução de problema elenca soluções aplicáveis à cenários de riscos, e geralmente, é criado tendo como base diretrizes de normas regulamentadoras, técnicas e outras regulamentações do setor, para assegurar que a equipe saiba o que fazer em situações de emergências.
Processo
Esses modelos de checklists servem para padronizar processos e assegurar que as etapas sejam realizadas da mesma forma, independentemente de quem as esteja executando, fazendo com que as entregas ocorram com qualidade e consistência.
Separamos um exemplo de checklist de veículos de processo para a verificação de saída de automóveis, o qual detalha passo a passo o que deve ser conferido antes das liberações:
Coordenação
O checklist de coordenação é utilizado pela equipe de gestão para acompanhar o progresso de execução de processos, projetos e tarefas.
É um tipo de formulário indispensável quando os projetos reúnem vários times e permite centralizar as informações e conferir as entregas realizadas por cada time, levando em conta o cronograma acordado.
Conferência de etapas
Os checklists de conferência de etapas costumam ser aplicados para tarefas que demandam uma sequência cronológica exata, em que uma etapa só pode iniciar com a finalização da anterior.
É uma ótima estratégia usá-lo para realizar entregas em prazos curtos e ainda sim preservar a qualidade da entrega final.
Quais são os erros comuns ao criar checklists?
Ao criar um checklist, alguns erros comuns podem comprometer sua eficácia. Fique de olho nos principais e veja como evitá-los:
Itens muito genéricos ou vagos
Evite usar descrições como “Verificar equipamento” sem detalhar o que precisa ser analisado. Prefira instruções mais específicas, como “Verificar nível de óleo do motor – mínimo: 2L, máximo: 4L”.
Checklist muito longo e complexo
Incluir muitos itens desnecessários torna o checklist cansativo e improdutivo. Mantenha apenas os itens essenciais para a tarefa, e agrupe itens semelhantes para simplificar.
Falta de um responsável claro
Não definir quem deve preencher o checklist resulta em tarefas esquecidas ou duplicadas desnecessariamente. Sempre indique o nome do responsável e, se necessário, o prazo de execução.
Não definir frequência de uso
Criar um checklist sem especificar se deve ser aplicado diariamente, semanalmente ou mensalmente também pode trazer problemas. Prefira indicar a periodicidade exata no documento.
Ausência de espaço para anotações e evidências
Outro erro comum é não permitir que os responsáveis relatem problemas ou insiram observações. Para evitar isso, você pode adicionar um campo para comentários e, se necessário, a opção de anexar fotos.
Não revisar e atualizar o checklist
Um checklist desatualizado não reflete mudanças nos processos. Portanto, revise-o periodicamente para garantir que ele continue relevante e eficiente.
Criar um checklist só por criar
Implementar um checklist sem treinar a equipe ou garantir que ele será usado corretamente só vai gerar retrabalho. Ao implementar uma cultura de registro de informações, explique a importância do checklist e como preenchê-lo corretamente.
Checklist digital no aplicativo vale a pena?
O aplicativo de checklist é uma versão mais moderna do material que ainda é bastante utilizado em formato impresso ou em ferramentas digitais, como o Excel.
Também é mais confiável, já que não está sujeito a danos físicos (como o papel), e pode ser acessado em tempo real de qualquer lugar, diferente das planilhas que não ficam salvas em nuvem.
Esse tipo de documento é muito mais do que uma lista de verificação, como ocorre em um checklist de viagem ou de compras. Ele pode ajudar a direcionar, monitorar e comprovar os serviços realizados pela equipe.
Uma das principais características do checklist online é que o gestor pode controlar tudo por meio de um aparelho móvel, como celular ou tablet, com poucos cliques. Também é possível definir quem vai ter acesso ao conteúdo, garantindo mais assertividade e produtividade.
No aplicativo Produttivo, por exemplo, você pode usar um checklist digital gerar as seguintes informações:
- Ordens de serviços online;
- Relatórios fotográficos completos;
- Relatórios de auditorias;
- Laudos técnicos;
- Planos de manutenção;
- Relatórios de visita técnica;
- Checklists personalizados;
- Inspeções;
- Vistorias.
O Produttivo ainda te ajuda a registrar as informações de forma clara e organizada, com aparência customizada com a logo e cores da sua empresa, e você pode personalizar as questões como quiser. Também é possível anexar fotos e gerar gráficos automaticamente.
A Manu IA, inteligência artificial do Produttivo, ajuda a evitar erros ortográficos, fazendo a revisão do seu checklist antes de enviar. Assim, você mostra mais profissionalismo, os dados ficam sempre dentro do mesmo padrão, e tanto clientes como gestores e técnicos conseguem acessar.
Faça um teste grátis e veja como o Produttivo pode ajudar na gestão de serviços por meio do checklist app e muitos outros recursos!
