O cronograma de serviços é uma ferramenta essencial para todo gestor, porque a partir de um planejamento adequado, você garante que todas as atividades sejam executadas com qualidade e no prazo previsto.
Com isso, sua empresa garante mais lucro e satisfação dos seus clientes. Mas por onde começar? No artigo a seguir, saiba a importância do cronograma de serviços, veja dicas valiosas para fazer seu planejamento, conheça modelos gratuitos de cronograma em Excel e ainda conheça um curso online para te ajudar no seu planejamento com profissionalismo e eficiência. Boa leitura!
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- O que é um cronograma de serviços?
- Para que serve o cronograma de serviços?
- Qual a importância do planejamento de serviços para o cronograma?
- Como montar um cronograma de serviços?
- Modelo de cronograma de serviços em Excel
- Como fazer um cronograma de serviços digital?
- Curso de planejamento de serviços e manutenção
O que é um cronograma de serviços?
Um cronograma de serviços é um planejamento detalhado das atividades que precisam ser executadas dentro de um período específico. Ele organiza as tarefas de acordo com prazos, responsáveis, recursos necessários e sequência de execução.
Na manutenção e instalação, por exemplo, um cronograma de serviços pode incluir:
- Datas e horários previstos para cada serviço;
- Profissionais responsáveis por cada tarefa;
- Equipamentos e ferramentas necessários;
- Prioridade das atividades;
- Prazos de conclusão.
Isso ajuda a evitar atrasos, melhorar a organização da equipe e garantir que os serviços sejam executados de forma eficiente.
Para que serve o cronograma de serviços?
O cronograma de serviços serve para organizar, planejar e controlar a execução das atividades, garantindo que sejam realizadas dentro do prazo e com eficiência.
No dia a dia da empresa, algumas funções do cronograma envolvem:
- Organização: o cronograma define o que precisa ser feito, quando e por quem;
- Controle de prazos: ajuda a evitar atrasos e retrabalho;
- Distribuição de tarefas: cada profissional sabe sua responsabilidade;
- Gestão de recursos: permite alocar materiais e equipamentos de forma eficiente;
- Redução de imprevistos: antecipação de problemas e melhor planejamento;
- Acompanhamento e ajustes: permite monitorar o progresso e fazer correções quando necessário.
Se você trabalha com prestação de serviços, um cronograma pode ajudar a gerenciar melhor os atendimentos e otimizar a produtividade da equipe.
Qual a importância do planejamento de serviços para o cronograma?
O planejamento de serviços é essencial para a construção de um cronograma eficiente, porque é a partir dele que serão definidas as atividades, os recursos e os prazos necessários para a execução de cada tarefa.
Sem um bom planejamento, o cronograma pode ficar desalinhado com a realidade, gerando atrasos, desperdício de recursos e baixa produtividade. Vamos entender melhor:
- Com a definição clara das atividades, o planejamento evita falhas e retrabalho;
- Ao usar o planejamento para criar uma estimativa realista de prazos, o cronograma garante que cada etapa tenha tempo suficiente para ser concluída;
- Planejando a alocação eficiente de recursos, os materiais, equipamentos e equipe são distribuídos corretamente;
- A redução de imprevistos passa a ser possível por meio da antecipação de possíveis problemas e riscos;
- Sua equipe trabalha de forma mais organizada e eficiente, aumentando a produtividade;
- O cumprimento de prazos e qualidade previsto no cronograma assegura que os serviços sejam entregues no tempo certo e com qualidade.
Por isso, antes de iniciar a elaboração do cronograma, faça um planejamento detalhado e só então coloque a agenda em prática.
Como montar um cronograma de serviços?
Montar um cronograma de serviços envolve planejamento, organização e controle para garantir que todas as atividades sejam executadas no prazo e com eficiência. Preparamos um passo a passo para te ajudar, olha só:
Defina os objetivos do projeto
Primeiro, defina qual é o objetivo do seu cronograma: é criar uma agenda de campo para os técnicos? Garantir que os chamados dos clientes sejam atendidos conforme prioridade, em vez de ordem de chegada?
Estabeleça seu objetivo com o planejamento e só então passe para a prática — ao manter um objetivo, você garante que seu cronograma funcione de maneira que faça sentido para as metas da empresa.
Liste as atividades
Com o objetivo em mente, liste todas as atividades realizadas pela empresa, como manutenção, instalação, inspeção e reparos. Caso haja algum processo interno, liste-o também.
Estabeleça a sequência de atividades
A ordem em que os serviços serão executados vai depender da prioridade e criticidade de cada uma. Essa análise deve ser feita caso a caso, por meio de metodologias como a curva ABC, a matriz de criticidade e o método HRN.
Além disso, é importante deixar margem para imprevistos. Manutenções corretivas, por exemplo, tendem a ser emergenciais e pode ser necessário priorizá-las. Já manutenções preventivas pré-programadas muitas vezes têm uma janela que permite seu reagendamento sem ônus para o cliente ou para o equipamento.
Defina prazos para cada tarefa
Com a sequência de atividades definida, determine datas de início e término para cada serviço, considerando urgência, prazos contratuais e disponibilidade da equipe.
Para fazer a definição desses prazos, analise seus indicadores e estabeleça metas realistas com base no histórico da empresa. É melhor fazer um planejamento abrangente e conseguir cumprir com os prazos do que tentar reduzi-los e não conseguir, gerando atrasos e insatisfação do cliente.
Atribua um responsável
Atribua tarefas para os profissionais adequados, levando em conta suas habilidades e disponibilidade. Para isso, você pode usar recursos como a agenda de serviços dos técnicos ou cronogramas de visitas.
Monitore e ajuste o cronograma
Revise o cronograma regularmente para garantir que os serviços estão sendo cumpridos no tempo correto e faça ajustes caso surjam imprevistos.
Automatize o cronograma de serviços
Se você lida com um grande volume de serviços, um software de gestão, como o Produttivo, pode facilitar o planejamento e execução do cronograma.
Os sistemas digitais oferecem recursos que automatizam toda a parte burocrática, assim sua equipe não perde tempo com processos manuais e pode se dedicar a tarefas mais importantes e lucrativas.
Modelo de cronograma de serviços em Excel
Para te ajudar na elaboração do cronograma de serviços, o Produttivo criou dois modelos gratuitos em Excel. Veja só:
Cronograma de manutenção em Excel
O cronograma de manutenção leva em consideração as necessidades de cada equipamento, definindo a periodicidade dos serviços necessários para que esses ativos estejam sempre funcionando corretamente.
Dê uma olhada:
Ele é ideal para empresas de manutenção e até organizações que precisam fazer o controle de equipamentos. Preparamos um vídeo para te ajudar a entender melhor como usar a planilha:
Baixe grátis: Modelo de cronograma de manutenção em Excel + guia de boas práticas
Cronograma de visita técnica em Excel
Já o cronograma de visita técnica em Excel é direcionado para a organização da agenda dos técnicos, proporcionando aos gestores um entendimento completo do calendário da equipe.
Assim, ele evita duplicidade de agendamentos, ociosidade e outros problemas que podem ser causados pela falta de acompanhamento. Veja como fica:
Baixe grátis: Modelo de cronograma de visitas em Excel + dicas para fazer o planejamento
Como fazer um cronograma de serviços digital?
O cronograma de serviços em Excel é ideal para quem ainda não tem nenhum tipo de controle e nós recomendamos que o importante é fazer o planejamento, independentemente do formato.
Mas para equipes maiores ou que lidam com grande volume de serviços, o mais indicado é investir em um sistema digital para automatizar o cronograma de serviços.
Softwares como o Produttivo permitem o controle da operação de ponta a ponta: desde o recebimento da solicitação do cliente, até o envio do relatório final, preenchido e assinado.
Vamos entender melhor como o Produttivo pode ajudar:
- Com o Produttivo, a empresa pode receber chamados diretamente por um link exclusivo ou QR Code anexado ao equipamento. Esses chamados são enviados para o gestor, que a partir deles pode elaborar o cronograma da equipe;
- Por meio do plano de atividades automático, serviços recorrentes podem ser agendados automaticamente, gerando lembretes quando um contrato está prestes a vencer. Você escolhe a periodicidade e o sistema faz todo o resto, assim não é preciso agendar cada serviço individualmente;
- Por meio da visão de calendário, o gestor sabe qual a disponibilidade dos técnicos e pode direcionar os chamados para o profissional mais próximo ou com mais tempo disponível;
- Os técnicos são notificados pelo celular ou tablet, assim não é necessário retornar ao escritório para obter as informações necessárias. Sua equipe pode ir de uma visita direto para a outra;
- O Produttivo oferece modelos ilimitados de relatórios, ordens de serviço, checklists e outros formulários para documentar o serviço prestado. O preenchimento é feito pelo dispositivo móvel dos técnicos, mesmo sem internet, e os formulários podem ser enviados automaticamente ou armazenados em nuvem;
- Após o serviço, é possível enviar pesquisas de satisfação para medir a reputação da sua empresa com o cliente;
- Por meio do painel do gestor, a liderança acompanha tudo mesmo à distância, tendo acesso aos formulários, à agenda dos técnicos e às informações repassadas. Assim, você fica sabendo de tudo que acontece na sua empresa com poucos cliques;
- O próprio sistema extrai e gera automaticamente dados que mostram os principais indicadores da sua empresa, como pontos fortes e oportunidades de melhoria. A partir disso, você pode tomar decisões mais embasadas.
O Produttivo te ajuda no acompanhamento completo do dia a dia da sua empresa, com recursos que automatizam tarefas e melhoram sua gestão de tempo, produtividade e lucratividade.
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Curso de planejamento de serviços e manutenção
Se você precisa de uma forcinha para começar o planejamento de serviços da sua empresa, o Produttivo oferece um curso completo com dicas e ferramentas para você dar os primeiros passos.
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