Como você controla as visitas técnicas e o desempenho dos seus ativos? O relatório de manutenção é a maneira mais eficaz de fazer esse gerenciamento. Isso porque o documento reúne uma série de informações que dão um panorama geral da operação para os gestores.
Entenda como o relatório de manutenção pode ser utilizado pelas empresas, como criar um do zero e tenha acesso a modelos prontos que podem ser baixados ou usados no sistema do Produttivo.
Experimente grátis: Modelo digital de relatório de manutenção em formato de checklist
- O que é relatório de manutenção?
- Modelo de relatório de manutenção PDF
- Relatório de serviço de manutenção Word
- Por que o relatório de manutenção deve ser feito?
- Tipos de relatório de manutenção
- O que deve constar num relatório de manutenção?
- Como fazer um bom relatório de manutenção?
- Quais são os 6 erros mais comuns na hora de gerar relatórios de manutenção?
- Aplicativo e software para gerar relatórios de manutenção
O que é relatório de manutenção?
O relatório de manutenção é um documento que reúne detalhes sobre a inspeção de algum equipamento ou sistema.
Nele encontram-se informações sobre o equipamento que passou pela inspeção, o técnico responsável, os itens que foram verificados ou trocados e os procedimentos realizados.
Além disso, o relatório de manutenção também serve para orientar a equipe técnica em suas checagens, funcionando como uma lista de verificação de todos os itens que devem ser inspecionados.
Sua função é ser um registro confiável e verídico das manutenções realizadas, incluindo análises e avaliações técnicas, além de evidências fotográficas que comprovem o relato apresentado.
Através dele, a gestão consegue reunir e metrificar dados importantes para a operação, como:
- Quais são os equipamentos que precisam de manutenção com mais recorrência;
- Qual o tempo médio entre as falhas de um ativo;
- Materiais, ferramentas e peças mais utilizadas nas inspeções;
- Número de ordens de serviço realizadas em um período de tempo;
- Custos das atividades de manutenção;
- Nível de desempenho da equipe técnica;
- Não conformidades mais comuns;
- Tempo de atendimento investido para cada tipo de reparo;
- Entre outros.
Todos esses dados contribuem para um planejamento operacional mais eficaz e uma gestão assertiva, totalmente baseada em dados.
Exemplo de relatório técnico de manutenção
O formato do relatório de manutenção muda de acordo com o tipo de manutenção que está sendo realizada, sendo os modelos de preventiva e corretiva os mais comuns.
Veja abaixo um exemplo de relatório de manutenção que pode ser utilizado no sistema do Produttivo:
Use o modelo de relatório de manutenção do Produttivo
Modelo de relatório de manutenção PDF
Os modelos de relatório de manutenção em PDF são gerados em sistemas digitais e, diferente dos modelos comuns, contam com uma série de recursos que agilizam o preenchimento da equipe técnica e trazem mais confiabilidade para as informações apresentadas.
Confira alguns exemplos de modelos que podem ser utilizados dentro do sistema do Produttivo:
Relatório de manutenção de ar condicionado PDF
O relatório de manutenção de ar condicionado é utilizado como uma forma de comprovar o cumprimento e realização do Plano de Manutenção Operação e Controle (PMOC) exigido pela lei nº 13.589/2018.
Esses relatórios fazem o registro de falhas e irregularidades encontradas nos equipamentos. Normalmente são compostos de informações sobre o cliente, dados de identificação do equipamento, verificações realizadas e assinaturas.
Experimente o modelo de relatório de manutenção de ar condicionado
Um diferencial do modelo em PDF do Produttivo é que é possível exportar todos os preenchimentos realizados no ano, de forma compilada, facilitando a comprovação da realização do PMOC.
Relatório de manutenção preventiva PDF
O relatório de manutenção preventiva é usado para acompanhar o desempenho de equipamentos e sistemas, entendendo quando alguma peça ou componente deve ser substituído, antes que se torne um problema grave.
Seu principal objetivo é evitar as paradas não programadas nos equipamentos e aumentar a confiabilidade e disponibilidade dos ativos.
Veja um exemplo de modelo digital de relatório de manutenção preventiva do Produttivo, que pode ser editado e adaptado à sua necessidade:
Experimente o modelo de relatório de manutenção preventiva
O diferencial dos relatórios feitos no sistema do Produttivo, é que as questões de checklist tem pontuações, que contribuem para a identificação de problemas detectados durante a visita técnica e facilitam o acompanhamento da saúde dos equipamentos.
Relatório de manutenção preditiva PDF
Esse tipo de relatório também serve para monitorar o desempenho e saúde dos ativos, sua diferença é que além das checagens de dispositivos e sistemas, o relatório também traz campos para anotações e coletas de dados, que permitem uma análise mais aprofundada dos equipamentos.
É comum que os modelos apresentem campos para registro de análises de vibração ou de análise termográfica, como nos exemplos abaixo:
Modelo de relatório de manutenção preditiva
Modelo de relatório de manutenção preditiva
Nos relatórios feitos no Produttivo, os campos textuais com observações e avaliações técnicas podem ser preenchidos através do comando de voz, dispensando o trabalho manual de ter que digitar seu diagnóstico.
Relatório de manutenção de equipamentos PDF
O relatório de manutenção de equipamentos pode ser usado por diferentes segmentos e para os mais diversos fins: gestão de equipamentos hospitalares, inspeção de máquinas agrícolas, manutenção de elevadores e até para gerenciamento de equipamentos industriais.
Por isso, sua estruturação depende do objetivo pela qual foi criada e dos sistemas que precisam ser averiguados. Mas o que une os relatórios de todos os tipos de equipamentos são os registros das não conformidades detectadas. Confira um modelo:
Modelo de relatório de manutenção de máquinas e equipamentos
Para facilitar o preenchimento das informações, no Produttivo o próprio sistema realiza o preenchimento dos dados de identificação da empresa, do cliente, do local da inspeção e dos equipamentos inspecionados, acabando com o trabalho manual da equipe técnica.
Relatório de manutenção de geradores PDF
Os geradores são equipamentos críticos, principalmente quando falamos de locais em que seu funcionamento depende deles, como é o caso de hospitais. Por isso, o relatório de manutenção para esses equipamentos têm uma preocupação a mais.
Nesses casos, os relatórios são fundamentais para garantir o funcionamento correto dos equipamentos, avaliando desgaste de peças, falhas de funcionamento e capacidade de produção de energia.
Devem ser checados a parte mecânica e elétrica, os sistemas de arrefecimento, o combustível, os painéis de comando, filtros e outros tantos detalhes. Veja um modelo de relatório pronto e em formato de checklist:
Modelo de relatório de manutenção de geradores
Para facilitar o controle de não conformidades, nos relatórios gerados pelo Produttivo, sempre que algum item é marcado como “não conforme” pela equipe de campo, um alerta é gerado para os gestores, que podem abrir novas atividades e serviços para resolver o problema detectado.
Relatório fotográfico de manutenção PDF
Como o próprio nome diz, o diferencial do relatório fotográfico são as imagens presentes nele. Elas servem tanto para comprovar o serviço, como para oferecer um “antes e depois” da atividade executada, o que garante mais profissionalismo e seriedade aos clientes.
Modelo de relatório fotográfico
No Produttivo os relatórios ficam ainda mais confiáveis, porque é possível bloquear a inclusão de registros vindos da galeria do celular dos técnicos e as imagens feitas na hora acompanham data e horário de quando foram tiradas, garantindo a veracidade das informações apresentadas.
Relatório de serviço de manutenção Word
Os relatórios de manutenção em Word geralmente são utilizados em papel, para acompanhar a equipe técnica em campo. São simples de criar e editar e podem ser um ótimo caminho para empresas que querem começar a organizar a forma como registram as manutenções.
Veja algumas opções de modelos que podem ser baixados gratuitamentes em nosso Kit Checklist:
Relatório técnico de manutenção Word
O modelo de relatório técnico de manutenção preventiva disponível no kit checklist pode ser adaptado para diferentes tipos de máquinas e equipamentos.
Ele reúne 22 questões sobre aparência do equipamento, sistemas de segurança, lubrificação, manutenção elétrica e sistema mecânico. Confira:
Baixe grátis o modelo de checklist de manutenção preventiva
Relatório de manutenção de ar condicionado Word
O relatório de manutenção de ar condicionado em Word, é indispensável para empresas de climatização e refrigeração, porque ajuda na comprovação do PMOC.
O modelo disponível no kit aborda questões sobre a aparência do ar condicionado e funcionamento dos sistemas elétricos, mecânicos e de refrigeração. São 17 questões que orientam a inspeção e que podem ser personalizadas.
Baixe grátis o modelo de checklist de manutenção preventiva de ar condicionado
Relatório de manutenção corretiva Word
As manutenções corretivas ocorrem quando um equipamento para de funcionar inesperadamente ou ocorre uma falha de operação.
No relatório devem constar as causas da falha e o que foi realizado para o conserto, além do valor das peças e serviços executados.
Baixe o checklist de manutenção corretiva
Relatório de manutenção predial Word
O relatório de manutenção predial é utilizado para verificar a condição da estrutura predial, incluindo o funcionamento de equipamentos e a limpeza de espaços coletivos.
Ao mapear as principais atividades que precisam ser realizadas para garantir a conservação dos edifícios, o relatório garante o controle de qualidade dos serviços prestados.
No modelo presente no kit checklist, são abordadas questões sobre a portaria, instalações elétricas e hidráulicas, sistemas contra incêndio, limpeza e conservação.
Baixe o checklist de manutenção predial
Relatório técnico de manutenção elétrica Word
A segurança deve ser o principal pilar de inspeções realizadas em instalações elétricas e o relatório de manutenção é usado justamente para garantir o correto funcionamento dos sistemas e a aplicação das diretrizes de normas regulamentadoras específicas do setor.
No modelo disponibilizado pelo Produttivo, que pode ser baixado gratuitamente, estão disponíveis para checagem questões relacionadas a documentações exigidas pelas normas de segurança, sinalização, quadros elétricos, componentes e demais equipamentos elétricos.
A medição termográfica dos equipamentos e sistemas também pode ser registrada no relatório. Confira:
Baixe o checklist de instalações elétricas
Relatório de manutenção de veículos Word
Visando aumentar a confiabilidade e disponibilidade da frota é que os relatórios de manutenção de veículos são utilizados pelas empresas. Eles ajudam a prevenir falhas graves e aumentar a segurança dos condutores.
No Kit Checklist você encontra dois modelos de relatório de manutenção: um mais focado em entrada e saída de veículos e outro em caminhões. Veja mais sobre cada modelo:
Baixe o modelo de checklist de veículos
Por que o relatório de manutenção deve ser feito?
O relatório de manutenção deve ser feito para:
- Comprovar os serviços executados;
- Acompanhar quais equipamentos e ativos foram inspecionados e estão em pleno funcionamento;
- Identificar conformidades, não conformidades e planos de ação;
- Agendar as próximas manutenções;
- Ter previsibilidade de paradas;
- Reunir dados sobre os equipamentos que orientem as decisões da gestão;
- Auxiliar na definição de estratégias em curto, médio e longo prazo;
- Contribuir com o planejamento operacional das manutenções;
- Ajudar a medir o desempenho dos ativos e a produtividade da equipe técnica;
- Prevenir acidentes de trabalho;
- Reduzir custos de manutenções;
- Evitar a necessidade de realização de manutenções corretivas;
- Criar um histórico de dados e indicadores;
- Controlar o estoque de materiais, ferramentas e peças utilizadas no serviço.
Experimente grátis: Software de manutenção com elaboração de relatórios digitais e controle de serviços automático
Tipos de relatório de manutenção
O relatório de manutenção pode ser criado em vários formatos. Nos tópicos acima apresentamos alguns exemplos de checklists pensados para a execução de serviços periódicos de manutenção preventiva, mas ainda existem outras opções. Olha só:
Auditorias
Em auditorias, o relatório de manutenção deve apresentar dados, fatos e evidências sobre possíveis irregularidades encontradas. Pode ser um relatório em checklist ou descritivo, com avaliações técnicas. Seu objetivo é alinhar os processos da empresa, respeitando os procedimentos padrões definidos previamente.
Veja também: O que é um relatório de auditoria e como fazer?
Inspeções periódicas
Relatórios desse tipo costumam ser respondidos rotineiramente e por isso devem ser padronizados. Sua função é coletar dados para ter uma visão ampla sobre o desempenho dos ativos e identificar pontos de melhoria mais rapidamente.
Relatórios fotográficos
Como o próprio nome diz, os modelos de relatórios fotográficos de manutenção servem para registrar o serviço prestado através de fotos. É comum que eles sejam utilizados para demonstrar alguma irregularidade ou apresentar o “antes e depois” de algum serviço.
Resultados
Os relatórios de manutenção de resultados são mais focados em dados e reúnem informações sobre os principais indicadores de manutenção acompanhados.
Nele estão dispostos os dados que apresentam pontos de atenção, as causas raízes dos problemas, e indicativos de ações que podem ser empregadas para sua solução.
Intervenções
O relatório de manutenção de intervenções é criado com base nas ações que já foram executadas. Sua função é mapear e registrar todos os procedimentos realizados, o que não pôde ser executado, as dificuldades para realização do serviço e as sugestões de próximos passos.
O que deve constar num relatório de manutenção?
Como vimos, um relatório de manutenção pode ser elaborado com diferentes objetivos, mas é comum que algumas informações se repitam independente do modelo. As mais comuns são:
- Dados da empresa (Nome, razão social, CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Dados do cliente (Nome, razão social, CNPJ, endereço, telefone, e-mail);
- Identificação do profissional que executou o serviço;
- Data e hora de início e fim da manutenção;
- Tempo previsto e tempo de execução;
- Local de realização da manutenção;
- Dados do equipamento (Nome, marca, modelo, tipo, número de série);
- Tipo de manutenção a ser realizada;
- Descrição da atividade realizada;
- Listagem de peças e materiais utilizados no serviço;
- Custos dos serviços;
- Diagnóstico com avaliação técnica;
- Observações e recomendações;
- Evidências fotográficas;
- Assinatura do cliente e do responsável pela manutenção.
Lembre-se que a falta de informações em um relatório de manutenção pode ocasionar em retrabalho, falhas e até acidentes.
Como fazer um bom relatório de manutenção?
Existem alguns pontos essenciais que vão aumentar a confiabilidade e qualidade do seu relatório de manutenção. Vamos listar a seguir:
Estabeleça quais as prioridades dos relatórios de manutenção
Dependendo do tipo de manutenção, o objetivo muda: se é uma manutenção corretiva, a prioridade é resolver o problema emergencial. Caso seja preventiva, é possível listar quais componentes dos equipamentos e ativos precisam ser revisados.
Por isso, é importante que o objetivo e as prioridades de cada operação sejam definidos antes da produção do relatório, para entender quais dados são mais importantes de serem coletados e apresentados em cada caso.
Use métricas e indicadores para justificar os relatórios de manutenção
Métricas e indicadores precisam ser acompanhados, porque norteiam decisões e contribuem para a aplicação de melhorias em todo o processo.
A partir dos relatórios é possível obter dados sobre desempenho dos ativos, custos de manutenção, tempo médio entre falhas, tempo médio de cada intervenção e muito mais!
Para a coleta e análise desses dados a tecnologia faz toda a diferença. Os softwares de gestão de manutenção auxiliam na identificação de gargalos na execução do serviço, na criação de histórico de informações e na identificação das causas das falhas.
Faça um checklist em todos os relatórios de manutenção
Além de agilizar o preenchimento do relatório, os checklists de manutenção contribuem para que o técnico não esqueça nenhum ponto importante da manutenção, incluindo aqueles listados por lei.
Descreva os responsáveis e o status de cada tarefa
A descrição dos responsáveis pela execução dos serviços permite que os técnicos tenham clareza em suas atividades, tornando o processo mais rápido e seguro. Além disso, conhecer o status de cada tarefa ajuda no planejamento dos próximos passos.
Defina o tempo de cada atividade
O tempo de cada atividade faz parte dos indicadores que devem ser acompanhados pela gestão. Saber esse dado com exatidão é importante para que o gestor entenda quanto tempo a equipe técnica leva para realizar cada tarefa, podendo precificar melhor o serviço ou fazer alteração de contrato com seus clientes.
Número da ordem de serviço
O número da ordem de serviço tem a finalidade de contribuir para um melhor controle interno, facilitando a consulta dentro de sistemas de manutenção e o gerenciamento de quantos serviços foram realizados em um determinado período.
Nome dos responsáveis pelo relatório
Incluir o nome dos técnicos responsáveis pela manutenção, confere mais autoridade e confiabilidade ao documento, além de ajudar o gestor a saber qual o volume de manutenções realizadas por técnico.
Cabeçalho profissional
Um bom cabeçalho contém informações que ajudam na rápida identificação e diferenciação entre relatórios. Ao consultar o cabeçalho é importante saber quem realizou o serviço, qual é o cliente e quando a atividade foi executada.
Por esse motivo, o cabeçalho deve apresentar dados como:
- Nome da empresa e do cliente;
- CNPJ;
- Endereço;
- Telefone;
- Logo;
- Técnico responsável pela manutenção;
- Data de realização;
- Horário de início e finalização do serviço;
- Número de OS.
Tudo isso demonstra um relatório mais profissional, o que impressiona os clientes.
Padronização
A padronização do relatório de manutenção ajuda na organização e consulta dos documentos, sem falar no profissionalismo que passa para os clientes.
Um formato bonito, contento logo do cliente e uma distribuição organizada das informações faz toda a diferença.
Identifique as informações principais
Este item é primordial para o bom entendimento do técnico sobre o que precisa ser checado. Por isso, pense sempre numa ordem inteligente e que respeite a sequência de itens que precisam ser inspecionados, isso traz agilidade ao processo e elimina retrabalhos.
Questões de conformidade e não-conformidade
Em auditorias e inspeções, essa é uma opção fundamental para entender o estado dos ativos, o tempo de vida útil de cada um e os próximos passos para as manutenções ou trocas dos equipamentos.
Dependendo da maturidade do processo e da tecnologia utilizada, as questões de conformidade também podem estar vinculadas com a geração de dados. Portanto, a sequência de itens deve ser pensada com cautela para que não falte nenhuma informação relevante durante os processos.
Evidências dos serviços realizados
Por último, é recomendado que um relatório de manutenção traga evidências dos itens que foram apontados com problemas e irregularidades.
Além de comprovar a realização do serviço, as imagens também ficam guardadas como histórico, o que ajuda os técnicos a estudarem os erros, entendendo causas e melhores soluções.
Quais são os 6 erros mais comuns na hora de gerar relatórios de manutenção?
Não basta saber todas as informações que um relatório de manutenção precisa apresentar ou conhecer os principais modelos se alguns erros que podem atrapalhar toda a operação são cometidos nesse processo.
Entenda o que evitar:
1 – Não ouvir o cliente
É comum levar em consideração somente a equipe com experiência na área e não ouvir as demandas do cliente. Por isso, é preciso estudar o histórico de atendimentos dos clientes, ativos e equipamentos, entendendo quais informações são importantes para constar no relatório.
Você pode perguntar, por exemplo, em qual formato ele prefere que seja entregue o relatório de manutenção ou se ele já possui um padrão a ser seguido.
2 – Erros de digitação
Relatórios de manutenção preenchidos manualmente, seja em Excel ou no papel, estão passíveis de erros de digitação e má interpretação devido à caligrafia. E caso seja necessário transferir as informações do papel para o computador, os dados podem ser esquecidos.
Isso tudo pode resultar em um relatório com erros ou incompleto e, convenhamos, que esse tipo de situação pega muito mal com o cliente, não é mesmo?
3 – Não revisar os dados
Alguns erros comuns na produção de relatórios de manutenção podem ser evitados com revisões. Peça para que a equipe técnica tenha o cuidado de sempre reler o relatório antes de enviá-lo aos clientes.
Com essa simples consulta é possível corrigir erros de digitação e encontrar inconsistência, como a anexação de imagens erradas ao relatório.
4 – Falta de confiabilidade
O relatório tem como função principal comprovar a manutenção realizada. Portanto, registre tudo, tire fotos, guarde essas imagens e monte um histórico completo dos seus clientes e ativos.
Vale também registrar o tempo de atendimento da equipe, mostrando ao cliente o cuidado com o cumprimento de prazos e a confiabilidade da empresa.
5 – Não ter um histórico de manutenção
O histórico não ajuda só na comprovação e confiabilidade, como também na definição de rotinas mais estratégicas e aderentes para os equipamentos e ativos. Através dele é possível saber:
- Quais peças já foram trocadas;
- Técnicos responsáveis por cada serviço;
- Periodicidade das visitas;
- Quais clientes requerem maior tempo de atendimento;
- Índice de satisfação dos clientes.
6 – Ausência de ferramentas para emissão e registro de relatórios de manutenção
A comprovação dos serviços é uma etapa muito importante e que assegura que todos os pontos apontados pela equipe de manutenção foram seguidos corretamente.
Caso ocorram discrepâncias, é o histórico e o relatório de manutenção que ajudarão a pontuar todas as etapas que foram executadas.
Aplicativo e software para gerar relatórios de manutenção
Os processos de registro e análise das manutenções se tornam ainda mais eficazes quando digitalizados. Os relatórios são preenchidos rapidamente, com recursos antifraude, a anexação de fotos é feita na hora e o próprio sistema automatiza atividades recorrentes da equipe técnica.
Um exemplo de sistema que permite a criação de relatórios automáticos e inteligentes é o Produttivo. Nele o agendamento de serviços é feito pelo painel do gestor e a equipe técnica sempre é notificada sobre as atividades, incluindo informações sobre o local da inspeção e o formulário que deve ser respondido.
No aplicativo, mesmo sem acesso à internet, os técnicos conseguem preencher relatórios, laudos e checklists, com mais de 13 recursos que facilitam o preenchimento. E assim que a inspeção é finalizada, o relatório de manutenção já está pronto para ser enviado ao cliente, conforme o padrão da sua empresa.
Conheça alguns diferenciais do relatório de manutenção criado no Produttivo:
- As informações sobre a empresa, o cliente e o ativo que passou pela manutenção são preenchidas pelo próprio sistema com base nos cadastros realizados;
- As fotos são anexadas automaticamente ao relatório final;
- É possível bloquear a anexação de fotos vindas da galeria do celular da equipe técnica;
- As fotos tiradas na hora pelo aplicativo saem com marcação de data, horário e localização;
- O próprio sistema calcula quanto tempo o formulário levou para ser preenchido;
- A localização também é preenchida pelo próprio sistema;
- Os campos textuais podem ser preenchidos por comando de voz;
- As assinaturas são coletadas digitalmente na tela do celular dos técnicos;
- É possível personalizar o relatório escolhendo entre 13 tipos de campo de resposta, cor das seções, tamanho das imagens e fontes e ainda incluir as logos da empresa e dos clientes.
Ao usar sistemas digitais, além de aumentar a agilidade com que a equipe técnica produz o relatório, as informações apresentadas ao cliente se tornam mais seguras, profissionais e confiáveis.
O Produttivo é um sistema completo que oferece soluções para todo o processo de manutenção. Através da ferramenta é possível:
- Agendar serviços manualmente ou de forma automática, quando as atividades são recorrentes;
- Acompanhar o status de realização de cada serviço;
- Criar ordens de serviço, checklists e relatórios totalmente digitais e personalizados;
- Acompanhar dados e indicadores criados a partir das informações dos relatórios;
- Receber alertas sempre que uma não conformidade é detectada e agendar atividades corretivas para elas;
- Acompanhar o nível de satisfação dos clientes através do disparo de pesquisas de satisfação.
Você pode testar o Produttivo gratuitamente, experimentando diversos modelos de relatórios de manutenção. Se cadastre no sistema e tenha acesso a todas as funcionalidades.
